Assistent für Finanzen und Zuschüsse in IREX / International Research and Exchanges Board

Wer wir sind

 Bei IREX streben wir nach einer gerechteren, wohlhabenderen und integrativeren Welt – in der Einzelpersonen ihr volles Potenzial entfalten, Regierungen Sie dienen ihren Menschen und Gemeinschaften gedeihen. 

 Aber rund um den Globus hindern anhaltende Armut, Unterdrückung und Ungerechtigkeit zu viele Menschen daran, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.  Um diese Probleme anzugehen, konzentrieren wir uns auf die Menschen und nicht auf Impfstoffe, Straßen oder Brunnen. Wir unterstützen Einzelpersonen und Institutionen dabei, Veränderungen in ihren eigenen Gemeinschaften herbeizuführen – und persönliche Brücken zwischen Nationen zu schaffen. 

IREX arbeitet mit Partnern in mehr als 100 Ländern in vier für den Fortschritt wesentlichen Bereichen zusammen: Ausbildung von Führungskräften, Stärkung der Jugend, Stärkung von Institutionen und Verbesserung des Zugangs zu hochwertiger Bildung und Informationen.

Finanzen & Die Assistentendienste für Substipendiaten werden auf Vollzeitbasis in Anspruch genommen, um den reibungslosen Finanzbetrieb des IREX-Büros in Kiew zu gewährleisten und alle von IREX in der Ukraine durchgeführten Programme zu unterstützen, indem sie die Teams bei einer Reihe von Finanz-, Beschaffungs- und Substipendienfragen unterstützen Probleme. Diese Position berichtet direkt an den Sr. Finance and Budget Manager und arbeitet eng mit dem Senior Accountant, Accountant und Sr. Finance & Subgrants Coordinator zusammen.

Sind Sie das nächste Mitglied unseres Teams?

• Bachelor-Abschluss
• Mindestens 1+ Jahr einschlägige Erfahrung
• Verständnisse im Rechnungswesen und Buchhaltung Verfahren
• Erweiterte Kenntnisse in MS Office
• Vertrautheit mit Buchhaltungssoftware wie 1C, QuickBooks, SAP Concur Expense & Invoice ist ein Plus)
• Ausgezeichnet quantitativ und qualitativ analytische Fähigkeiten
• Sehr gute Liebe zum Detail, Zuverlässigkeit, Gründlichkeit und Genauigkeit im Umgang mit Zahlen
• Selbstorganisationsfähigkeiten, Fähigkeit, mit großen Mengen an Transaktionen/Dokumenten zu arbeiten und sich strikt daran zu halten Fristen
• Muss über starke interkulturelle und kommunikative Fähigkeiten verfügen
• Muss in der Lage sein, mehrere Aufgaben zu erledigen und in Stresssituationen ein ruhiges, freundliches Auftreten zu bewahren
• Oberes mittleres Niveau von Englische Sprache ist ein Muss
• Muss einen gültigen Nachweis einer uneingeschränkten Arbeitserlaubnis in der Ukraine vorlegen.

 Dein Daily Aufgaben

Finanzen:

• Unter der Aufsicht des leitenden Finanz- und Budgetmanagers unterstützen Sie bei der Erstellung monatlicher Spesenberichte (Ausgaben eingeben). in QuickBooks täglich; Scannen Sie die Sicherungsdokumentation für Ausgaben und hängen Sie sie alle zwei Wochen an QB-Transaktionen an).
• Kontoauszüge in QuickBooks verfolgen und abgleichen.
• Originale der Primärdokumentation sammeln, archivieren und organisieren (Rechnungen und Annahmeakte, Vereinbarungen, Verträge).
• Unterstützung des Finanz- und Programmpersonals bei der Verwaltung von SAP Concur (Ukraine): Überprüfung von Lieferanten, Bestellungen (Procurement Action Memos) und Rechnungen, Konsultation des lokalen Programms Mannschaften bei der Beschaffung und stellen Sie sicher, dass die gesamte Dokumentation den IREX-Richtlinien und -Verfahren entspricht.
• Überprüfen Sie die Dokumentation zur Unterstützung der Zahlungen gemäß den örtlichen und Gebervorschriften (Genehmigungen, Rechnungen, Memos usw.)
• TrFügen Sie bei Bedarf unterstützende Buchhaltungs- und Zahlungsdokumente hinzu.
• Bereiten Sie Bankzahlungen im Internet Client Bank-Programm für die weitere Verarbeitung vor (überwachen Sie die Verfügbarkeit von Geldern in der lokalen Währung; stellen Sie sicher, dass die Wechselkurse korrekt sind, um Währungsgewinne/-verluste zu minimieren ).
• Führen Sie ein Registrierungsbuch mit Vollmachtsdokumenten für den Empfang von Waren von Lieferanten und bereiten Sie diese auf Anfrage vor.
• Stellen Sie bei Bedarf unterstützende Unterlagen für Spenderberichte und Prüfanfragen bereit.
• Unterstützung bei Verträgen Überprüfung.
• Unterstützung des Finanzteams nach Bedarf.
• Weitere Aufgaben nach Zuweisung.

 Unternehmer:

• Unter der Aufsicht des leitenden Finanz- und Budgetmanagers leisten Sie Unterstützung bei der Verwaltung von Unterzuschüssen. Dazu gehören Aufgaben wie die Gestaltung von Unterzuschüssen, Wettbewerb, Due Diligence, Verhandlungen, Vorbereitung von Unterzuschussdokumenten, Verwaltung, Überwachung und Abschluss.
• Stellen Sie sicher, dass die Unterzuschussdateien auf dem neuesten Stand sind und rechtzeitig in die interne Online-Dokumentenverwaltung von IREX hochgeladen werden Systeme.
• Unterstützung bei der gesamten internen Koordination von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Entwicklung und Ausführung von Unterzuschüssen, einschließlich interner Zertifizierungs-/Freigabeverfahren, Finanzüberwachung und fristgerechter Zahlungsauszahlungen Art und Weise.
• Unterstützen Sie Sr. Finance and Budget Manager bei der Überprüfung von Budgets und Spesenberichten und geben Sie Feedback und Empfehlungen für Änderungen.
• Unterstützen Sie bei der Erstellung verschiedener Subgrant-Dokumentationen, wie z. B. Subgrant-Vereinbarungen und Änderungen, weitere Dokumente nach Bedarf.
• Weitere Aufgaben nach Zuweisung.

 Wir führen Hintergrundüberprüfungen aller erfolgreichen Kandidaten durch.

Diese Position ist mit Sitz in Kiew, Ukraine.

Diese Stelle hat keinen Anspruch auf Einwanderungssponsoring.

BITTE KEINE TELEFONANRUFE

EOE – Arbeitgeber für Chancengleichheit

Wir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit, auch für Behinderte/Veteranen.

Anwenden: Interessierte Kandidaten werden gebeten, Lebensläufe und Anschreiben an  zu senden [email protected]  so schnell wie möglich unter Angabe des Stellentitels in der Betreffzeile. Die Vorstellungsgespräche werden fortlaufend durchgeführt. Die Stelle ist offen, bis sie besetzt ist.

Bewerbungsschluss:  The Die Stelle ist offen, bis sie besetzt ist. Bewerbungen werden auf einer Stelle geprüftling-Basis. Es werden nur Bewerber kontaktiert, die für Vorstellungsgespräche ausgewählt wurden.