Finanzspezialist in HELVETAS Swiss Intercooperation

1. Hintergrund

HELVETAS ist die grösste Schweizer Nichtregierungsorganisation mit einem Doppelmandat für langfristige Entwicklung und humanitäre Hilfe. Sie ist seit mehreren Jahren in der Ukraine präsent und führt Entwicklungsprojekte hauptsächlich mit lokalen Partnern durch.

Im Jahr 2022 hat HELVETAS Nothilfe initiiert. Derzeit bauen wir unsere operative Präsenz aus, um eine umfassende Reaktion auf die aktuelle humanitäre Krise zu liefern. HELVETAS plant, in den nächsten 5 Jahren in der Ukraine aktiv zu sein.

 1. Voraussetzungen

HELVETAS ist die grösste Schweizer Non-Profit-Organisation. Regierungsorganisation mit doppeltem Auftrag: langfristige Entwicklung und humanitäre Hilfe. Sie ist seit mehreren Jahren in der Ukraine präsent und setzt Entwicklungsprojekte hauptsächlich über lokale Partner um.

Im Jahr 2022 hat HELVETAS mit der Bereitstellung von Nothilfe begonnen. Wir bauen derzeit unsere operative Präsenz aus, um eine umfassende Reaktion auf die anhaltende humanitäre Krise zu leisten. HELVETAS plant, die nächsten 5 Jahre in der Ukraine zu arbeiten.

2. Ziel(e) der Beratung und Hauptaufgaben der Berater:

• Unterstützung des Finanzmanagers bei der Prüfung aller Finanzberichte und Belege von Partnerorganisationen;
• Bereiten Sie Bank- und Barzahlungen vor;
• Stellen Sie sicher, dass die Spesenjournale und Kassenbücher in Excel täglich aktualisiert werden, um den tatsächlichen Status der vorhandenen Bargeldzählung und des Bankguthabens in allen Währungen widerzuspiegeln;
• Reichen Sie Kontoauszüge ein und unterschriebene Kassenbestände und Kassenbücher vor dem 5. eines jeden Kalendermonats an den Finanzmanager;
•  Stellen Sie sicher, dass die Monatsendbuchhaltung, einschließlich Bargeldzählungen und Bankabstimmungen, rechtzeitig erfolgt;
• Stellen Sie sicher, dass alle Ausgaben zu Buchhaltungszwecken gemäß der ukrainischen Gesetzgebung monatlich in das BAS-Buchhaltungsprogramm eingegeben werden.
•  Bestätigung und Unterzeichnung von Kaufanforderungen und Zahlungsgenehmigungen durch die Finanzabteilung Seite;
•  Stellen Sie sicher, dass Buchhaltungseinträge im Einklang mit internen Richtlinien und der ukrainischen Gesetzgebung genau und zeitnah vorgenommen werden, indem Sie Journale vor ihrer Veröffentlichung überprüfen und genehmigen;
•  Stellen Sie sicher, dass gescannte Belege in OneDrive gespeichert werden monatlich;
• Überprüfen Sie die vom Logistikmanager bereitgestellten Protokollblätter und Kraftstoffberechnungsformulare, stellen Sie Kraftstoffvorschüsse und Kraftstofferstattungen bereit.
• Beteiligen Sie sich aktiv an der Harmonisierung der Betriebsabläufe Arbeit: Ideen austauschen, Tools erstellen, Leitlinien aktualisieren usw.;
•  Stellen Sie sicher, dass die Supportkosten (Kraftstoff, Gehälter, Miete usw.) auf der Grundlage nachvollziehbarer Kostenaufstellungen zugewiesen werden, die durch relevante Belege untermauert werden;
• Weitere Arbeitsaufgaben im Zusammenhang mit operativen Aufgaben der Finanzabteilung.

2. Der Zweck der Beratung und die Hauptaufgaben der Berater

• Unterstützung des Finanzmanagers bei der Prüfung aller Finanzberichte und Begleitdokumente von Partnerorganisationen;
• Vorbereitung der Bank und Barzahlungen;
• Gewährleistung der täglichen Aktualisierung von Spesenprotokollen und Kassenbüchern im Excel-Format, um den tatsächlichen Kassenbestand und den Banksaldo widerzuspiegelnBilanz in allen Währungen;
• Bankauszüge und unterschriebene Kassenbücher bis zum 5. eines jeden Kalendermonats beim Finanzmanager einreichen;
• Sorgen Sie für eine zeitnahe Monatsendbuchhaltung, einschließlich Bargeldzählung und Abgleich der Bankkonten;
• Sicherstellung der monatlichen Eingabe aller Ausgaben in das BAS-Buchhaltungsprogramm für Buchhaltungszwecke gemäß der ukrainischen Gesetzgebung;
• Überprüfung und Kaufanfragen unterzeichnen, Zahlungen von der Finanzabteilung genehmigen;
• Gewährleistung korrekter und zeitnaher Buchhaltungstransaktionen gemäß den internen Anweisungen und der ukrainischen Gesetzgebung durch Überprüfung und Genehmigung von Buchungen vor deren Erstellung;
• Stellen Sie sicher monatliche Speicherung gescannter Gutscheine in OneDrive;
• Überprüfen Sie die vom Logistikmanager bereitgestellten Reisedokumente und Kraftstoffberechnungsformulare und gewähren Sie Vorschüsse für Treibstoff und Erstattung der Treibstoffkosten.
• Aktive Mitarbeit bei der Harmonisierung der betrieblichen Arbeit: Ideenaustausch, Erstellung von Tools, Aktualisierung von Anleitungen usw.;
•  Sicherstellung der Verteilung der Supportkosten (Treibstoff). , Löhne, Miete usw.) auf der Grundlage nachvollziehbarer Kostenkalkulationen, die durch relevante Belege untermauert werden;
• Andere Arbeitsaufgaben im Zusammenhang mit den operativen Aufgaben der Finanzabteilung Abteilung.
  

3. Anforderungen

• Mindestens 3 Jahre einschlägige Erfahrung.
• Gute MS-Office-Kenntnisse, einschließlich Excel, 1C, BAS.
• Gute Organisation Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse

Anforderungen

• < span style="font-style: inherit; font-weight: inherit">Mindestens 3 Jahre einschlägige Erfahrung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie Liebe zum Detail
• Gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse

4. Leistungen

Die folgenden Leistungen werden während dieser Beratung erwartet:

Stundenzettel.

5. Ergebnisse

Während dieser Konsultation werden folgende Ergebnisse erwartet:

Tabelle.

6. Zeitrahmen des Auftrags und der Programmierung

Der Beratungszeitraum ist vom 02. Januar 2025 bis 31. Dezember 2025, Vollzeit. Der Berater stellt für alle Arbeitstage die Stundenzettel mit den jeweiligen Tätigkeiten zur Verfügung (Vorlage wird zur Verfügung gestellt). 

7. Zeitrahmen der Aufgabe und Programmierung

Der Berater wird vom 2. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2025 in Vollzeit arbeiten. Der Berater stellt für alle Arbeitsstunden einen Stundenzettel zur VerfügungTage mit entsprechenden Aktivitäten (eine Vorlage wird zur Verfügung gestellt).

8. Logistik

Logistische Unterstützung in der Ukraine wird von den HELVETAS Ukraine-Büros in Kiew bereitgestellt. 

9. Logistik

Logistische Unterstützung in der Ukraine wird vom HELVETAS-Ukraine-Büro in Kiew bereitgestellt.

10. Berichterstattung

Der Berater berichtet direkt an den Finanzmanager.

11. Berichterstattung

Der Berater berichtet direkt an den Finanzmanager.