Finanz-/Personalbeauftragter in humedica e.V

Finanz- und Verwaltungsbeauftragter  GFFO-Projekt

Positionstitel: Finanz- und Verwaltungsbeauftragter

Dauer : pro Jahr, mit der Möglichkeit der Verlängerung, Probezeit von 3 Monaten

Beginndatum: ASAP 

Arbeitsort : Dnipro Ukraine  

HINTERGRUND: 

humedica e.V., eine etablierte deutsche humanitäre Organisation mit über vier Jahrzehnten Erfahrung, engagiert sich seit 1999 aktiv in der Ukraine mehr als 10 Jahre. Seit Beginn des Krieges im Jahr 2022 hat humedica seine Einsätze deutlich ausgeweitet, um den dringenden Bedarf aus der Krise zu decken. humedica ist auf Interventionen im Gesundheitssektor spezialisiert, engagiert sich aber auch in den Bereichen Ernährung, Wasser, Sanitärversorgung und Unterkünfte und ist bestrebt, den vom Konflikt Betroffenen umfassende Hilfe zu leisten.

Während humedica seine Präsenz in der Ukraine ausbaut Wir suchen engagierte Personen, die sich unserem Team anschließen und zu unserer Mission beitragen. Wenn Sie sich leidenschaftlich für humanitäre Arbeit engagieren, über entsprechende Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen und sich dafür einsetzen, das Leben der von Krisen betroffenen Menschen positiv zu beeinflussen, laden wir Sie ein, sich auf die folgende Stelle zu bewerben. Lassen Sie uns gemeinsam weiterhin bedürftigen Gemeinden lebenswichtige Hilfe und Unterstützung leisten.

BESCHREIBUNG

1. Wesentliche Funktionen:

• Berater-, Subunternehmer- und Lieferantenverträge entwickeln, ausführen und verwalten, Zahlungen an Berater, Subunternehmer und Lieferanten autorisieren und genehmigen.
• Sorgen Sie für Effizienz Bearbeitung von Bank- und Bargeldtransaktionen, einschließlich Abstimmungen.
• Stellen Sie die Vollständigkeit der Begleitdokumente für die Zahlung sicher.
• Stellen Sie sicher, dass alle Beschaffungen den 3 Angeboten des Wettbewerbs entsprechen.
• Verwalten Sie die Archivierung /Archivierung aller humedica-Dokumente und Verwaltungsdateien

Überprüfung der Projektbelege und Rechnungen (Vier-Augen-Prinzip) und aller Berichterstattung auf Einhaltung der Projektrichtlinien, humedica-Regeln und Spenderanforderungen und Kommunikation von die Ergebnisse an die Projektfinanzierung

Meldung der Projektausgaben an den Finanz-/HR-Manager für Buchhaltungszwecke

1. Buchhaltung:

• Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungsunterlagen auf dem neuesten Stand und überprüfbar sind.
• Stellen Sie die Vollständigkeit und Richtigkeit der Buchhaltungsunterlagen sicher und schließen Sie die Buchhaltungsbücher zeitnah ab.
• Stellen Sie sicher, dass die gesamte Buchhaltung eine unterstützende Dokumentation hat Transaktionen erfüllen zumindest die Mindestanforderungen der Agentur und der Spender.
• Stellen Sie sicher, dass alle Budgetänderungen ordnungsgemäß im Buchhaltungssystem der Agentur berücksichtigt werden.
• Stellen Sie sicher, dass monatliche Finanzberichte erstellt werden und andere Finanzberichte nach Bedarf gemäß den von humedica festgelegten Fristen.
• Stellen Sie sicher, dass alle Bargeld- und Bankabstimmungen rechtzeitig vorbereitet und überprüft werden.
• Überprüfen Sie Fonds und Organisationen Abstimmungen.
• Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Kostenverteilung und Kostenerstattung.
• Überprüfen Sie die monatlichen Finanzberichte und verteilen Sie diese zeitnah an die humedica-Projektmanager und den Finanz-/Verwaltungsmanager.
< li>Stellen Sie sicher, dass sErstellung neuer Projektbücher und regelmäßige Sicherung der Finanzdaten.
• vollständige dokumentarische Unterstützung von Geschäftsreisen (Bestellungen, Prüfberichte usw.)

< li>Programmprüfungen 

• Übernehmen Sie bei Bedarf eine unterstützende Rolle bei Prüfungen (intern und extern), einschließlich der Vorbereitung von Dokumenten für interne, externe und Geberprüfungen, in der Außenstelle. 
• Kontakt mit internen und externen Prüfern zu prüfungsbezogenen Themen.
• Erleichtern Sie Prüfern die Durchführung von Vor-Ort-Besuchen. 
• Unterstützung bei der Bereitstellung von Antworten des Managements auf Prüfungsberichte und rechtzeitige Umsetzung der Prüfungsempfehlungen.
• Nachgewiesene Erfahrung mit GFFO ist von großem Vorteil