Finanzassistent in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Teufelskreis der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen.

ZIELE:

Aktualisieren von Finanztabellen mit täglichen Transaktionen

Vorbereiten monatlicher Bilanzen

Verfolgen und Abgleichen von Kontoauszügen

Halten Sie alle unterstützenden Dokumente auf dem Laufenden und gut organisiert

Respekt und die Finanzabläufe des ACTED verfolgen

Überweisungen und Geldwechsel erledigen

Die Portokasse verwalten

Bankzahlungen verwalten

Cashflow-Follow-up (PRATIC)

Unterstützung des internen Prüfers durch das Sammeln, Zusammenstellen und Analysieren finanzieller, logistischer und administrativer Informationen

PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

1. Finanzen verwalten Transaktionen

• Aktualisieren Sie Finanztabellen mit täglichen Transaktionen und Räumlichkeitentabellen
• Erfassen Sie Verbindlichkeiten und Forderungen in Excel und SAGA
< li>Bilanzen vorbereiten
• Kontoauszüge verfolgen und abgleichen
• Rechnungen bearbeiten und bei Bedarf Kontakt mit der Logistikabteilung, Lieferanten und Partnern aufnehmen
• Administrative Unterstützung bei der Budgetierung leisten Vorbereitung
• Archivieren Sie die Rechnungen der Auftrag
• Führen Sie monatlich die doppelte Einreichung von Buchhaltungsbelegen durch.
• Überprüfen Sie die Dokumente des Partners auf Übereinstimmung mit den ACTED-Verfahren.
• Archivieren Sie die Buchhaltungsdokumentation gemäß ACTED Verfahren

Verwalten Sie die Barkassenzahlungen

• Verwalten Sie den Vorschuss und aktualisieren Sie das Kassenbuch
• Überprüfen Sie die Kaufgenehmigung und geben Sie die erforderlichen Mittel frei
• Geben Sie Vorabanfragen ein im Vorausbuch
• Empfangen und prüfen Sie die Berechtigung der zur Zahlung eingereichten Rechnungen (Einhaltung der Bestellung, erforderliche Informationen)
• Einkaufsrechnungen im Kassenbuch erfassen
• Bezahlen Sie Barvorschüsse (hauptsächlich für Reisen von Mitarbeitern).
• Schließen Sie das Geldkonto jeden Monat: physische Zählung, Drucken von Buchhaltungsunterlagen, Überprüfung von Belegen.
• Übersetzen Sie unterstützende Buchhaltungs-/Zahlungsbelege als benötigt
• Mögliche Buchhaltung anbieten Verbesserungen des Vorabverfahrens.

Monatspaket aus der Hauptstadt:

• Organisieren Sie die rechtzeitige Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung der Stützpunkte
• Überprüfen Sie die Informationen der Buchhaltungsdokumente, einschließlich der Konsistenz zwischen Belegen und Kassenbüchern, physischer Zählung und Salden
• Überprüfen Sie die Konsistenz der elektronischen Buchhaltungsgrundlagen: Buchhaltungscodes, Projektcodes, Budgetlinien, Titel
• Rechnungsberechtigung prüfen und sicherstellen
• Buchhaltungsbeleg prüfen Einreichungen (Übersetzung, Nrering, Layout)
• Änderungen bei Fehlern dem Country Finance Manager vorschlagen 

Einhaltung der Einkaufsabläufe sicherstellen:

• Qualitätskontrolle des Ausschreibungsverfahrens durchführen
• Qualitätskontrolle der Rechnungen sicherstellen
• Überprüfen Sie die Art des Dokuments und seine Präsentation (Fotokopie, Original). , Proforma, Übersetzung, Datum, Unterschrift, Stempel, verwendete Begriffe, Genauigkeit der Berechnungen, usw.)

Archivieren und archivieren Sie die Dokumente:

• Fotokopieren Sie alle Rechnungen
• Archivieren Sie die Originale nach Budget (Vertrag) und Budgetzeile
• Überprüfen Sie, ob alle Rechnungen für jede Budgetzeile und jeden Vertrag vorhanden sind
• Verbessern Sie nach Möglichkeit die Qualität der Präsentation der Dokumente: Übersetzung, Datum (laut Datenbankdatei), Hinzufügung eines Berechnungsvermerks (Ticket), usw.
• Überprüfen Sie nach dem monatlichen Buchhaltungsabschluss die Buchhaltungscodes, die Projektcodes und die Budgetcodes.
• Archivieren Sie die Fotokopien der Rechnungen gemäß den Büchern (Bargeld und Bank) aller Arbeiten Grundlagen
• Archivieren Sie alles sehr gewissenhaft.
• In den seltenen Fällen einer Kostenumverteilung ordnen Sie die Rechnungen bei Bedarf entsprechend ihren neuen Budgetlinien um, insbesondere wenn sie in verschiedenen Vorgängen verwendet wurden (Umverteilung von das ursprüngliche Budget Zeilen)

Nehmen Sie an vierteljährlichen und jährlichen Audits teil

• Bereiten Sie am Ende des Vertrags oder jährlich die Unterlagen vor Versand an die Zentrale (endgültige Prüfung der Rechnungen und deren Vorhandensein, ggf. Vervollständigung der Risikoakte)
• Vorbereitung der Dokumentenbasis auf Anfrage externer/interner Prüfer 
• Abschluss der Aktenversand durch Hinzufügen Etiketten und angemessene Verpackung

SCHLÜSSELLEISTUNG INDIKATOREN

• Genauigkeit des monatlichen Kapitalbasispakets
• Grad der Autonomie des Finanzteams
• Genauigkeit der SAGA-Einträge
• Genauigkeit bei Barzahlungen

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

28 Kalender 2021-02-04;

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„ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung.“ (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“