Finanzassistent in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Teufelskreis der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen.

ZIELE:

Aktualisieren von Finanztabellen mit täglichen Transaktionen

Vorbereiten monatlicher Bilanzen

Verfolgen und Abgleichen von Kontoauszügen

Halten Sie alle unterstützenden Dokumente auf dem Laufenden und gut organisiert

Respektieren und befolgen Sie die Finanzverfahren des ACTED

Kümmern Sie sich um Überweisungen und Geldwechsel

Verwalten Sie die Portokasse

Verwalten Sie Bankzahlungen

Unterstützung des internen Prüfers durch das Sammeln, Zusammenstellen und Analysieren finanzieller, logistischer und administrativer Informationen

PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

1. Finanztransaktionen verwalten

• Finanztabellen mit täglichen Transaktionen und Räumlichkeitentabelle aktualisieren
• Kreditoren- und Debitorenkonten in Excel und SAGA erfassen
• Bereiten Sie Bilanzen vor
• Verfolgen und stimmen Sie Kontoauszüge ab
• Bearbeiten Sie Rechnungen und setzen Sie sich bei Bedarf mit der Logistikabteilung, Lieferanten und Partnern in Verbindung
• Bieten Sie administrative Unterstützung bei der Budgeterstellung< /li>
• Führen Sie die Rechnungen der Mission ein
• Führen Sie monatlich die doppelte Einreichung von Buchungsbelegen durch
• Überprüfen Sie die Dokumente des Partners auf Übereinstimmung mit den ACTED-Verfahren
• Archiviert die Buchhaltungsdokumentation gemäß den ACTED-Verfahren

2. Verwalten Sie die Portokassenzahlungen.

• Verwalten Sie den Vorschuss und aktualisieren Sie das Kassenbuch.
• Überprüfen Sie die Kaufgenehmigung und geben Sie die erforderlichen Mittel frei.
• Geben Sie ein Vorabanfragen im Vorabbuch
• Entgegennahme und Überprüfung der Berechtigung der zur Zahlung eingereichten Rechnungen (Einhaltung der Bestellung, erforderliche Informationen)
• Einkaufsrechnungen im Kassenbuch erfassen
< li>Bezahlen Sie Barvorschüsse (hauptsächlich für Reisen der Mitarbeiter)
• Schließen Sie das Geldkonto jeden Monat: physische Zählung, Drucken von Buchhaltungsunterlagen, Überprüfung der Belege
• Übersetzen Sie die unterstützende Buchhaltung/Zahlung Dokumente nach Bedarf
• Bieten Sie mögliche Verbesserungen im Vorabbuchhaltungsverfahren an.

3. Monatspaket aus der Hauptstadt:

• Organisieren Sie die rechtzeitige Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung der Stützpunkte
• Überprüfen Sie die Informationen der Buchhaltungsdokumente, einschließlich der Konsistenz zwischen Belegen und Kassenbüchern, physisch Zählen und Salden
• Überprüfen Sie die Konsistenz der elektronischen Buchhaltung: Buchhaltungscodes, Projektcodes, Budgetlinien, Titel
• Überprüfen und stellen Sie die Berechtigung der Rechnungen sicher
• Überprüfen Sie den Buchhaltungsbeleg Einreichungen (Übersetzung, Anzahling, Layout)
• Änderungen bei Fehlern dem Country Finance Manager vorschlagen 

4. Stellen Sie sicher, dass die Einkaufsverfahren eingehalten werden:

• Qualitätskontrolle des Ausschreibungsverfahrens durchführen
• Qualitätskontrolle der Rechnungen sicherstellen
• Beschaffenheit prüfen des Dokuments und seiner Präsentation (Fotokopie, Original, Proforma, Übersetzung, Datum, Unterschrift, Stempel, verwendete Begriffe, Genauigkeit der Berechnungen usw.)
  5. Archivieren und archivieren Sie die Dokumente:
• Fotokopieren Sie alle Rechnungen
• Archivieren Sie die Originale entsprechend Budget (Vertrag) und Budgetlinie
• Überprüfen Sie alles Die Rechnungen sind für jede Haushaltslinie und jeden Vertrag vorhanden.
• Verbessern Sie nach Möglichkeit die Qualität der Präsentation der Dokumente: Übersetzung, Datum (gemäß der Datenbankdatei), Hinzufügung einer Berechnungsnotiz (Ticket). usw.
• Überprüfen Sie nach dem monatlichen Buchhaltungsabschluss die Buchhaltungscodes, die Projektcodes und die Budgetcodes.
• Archivieren Sie die Fotokopien der Rechnungen gemäß den Büchern (Bargeld und Bank) aller Arbeitsgrundlagen
• Archivieren Sie alles sehr gewissenhaft. 
• In den seltenen Fällen einer Kostenumverteilung ordnen Sie die Rechnungen bei Bedarf entsprechend ihren neuen Budgetlinien um, insbesondere wenn sie in verschiedenen Vorgängen verwendet wurden (Umverteilung). der ursprünglichen Haushaltslinien)

6. Nehmen Sie an vierteljährlichen und jährlichen Audits teil

• Am Ende des Vertrags oder jährlich bereiten Sie die Dateien vor, die an die Zentrale gesendet werden sollen (abschließende Prüfung der Rechnungen und deren Vorhandensein, Vervollständigung der Risikoakte). (falls erforderlich)
• Bereiten Sie die Dokumentenbasis auf Anfrage externer/interner Prüfer vor 
• Schließen Sie den Versand der Dateien ab, indem Sie Etiketten und eine angemessene Verpackung hinzufügen

< strong>VORAUSSETZUNGEN:

AUSBILDUNG: Bachelor-Abschluss in Finanzen, Rechnungswesen oder Wirtschaftswissenschaften

BERUFSERFAHRUNG: Arbeit Erfahrung als Finanzassistent, Finanzbeamter, Buchhalter oder in einer ähnlichen Position

FÄHIGKEITEN UND WISSEN: 

• Gute Kenntnisse der Buchhaltungs- und Buchhaltungsverfahren< /li>
• Fortgeschrittene MS-Excel-Kenntnisse (Erstellung von Tabellenkalkulationen und Verwendung von Finanzfunktionen)
• Vertrautheit mit Buchhaltungssoftware (SAGA)
• Gute Englischkenntnisse
• Äußerste Liebe zum Detail, mit der Fähigkeit, numerische Fehler zu erkennen
• Selbstorganisationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit einem Minimum an Aufsicht zu arbeiten

Увага! облікові documenti та оновити свої військово-облікові дані.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige während ihrer Beschäftigung aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen.

_______________________________________________________________________________________________

“ ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“