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FIN/HR-Assistent in Medair Ukraine
55 Ansichten
Medair Ukraine
Herzlichen Glückwunsch! Vielen Dank für Ihr Interesse an den offenen Stellen unserer Organisation – Medair-Zweigstelle in der Ukraine.
Unser multinationales Team ist bestrebt, den schwächsten Bevölkerungsgruppen der Welt zu helfen und praktische und mitfühlende Hilfe zu leisten . Zur Umsetzung der Mission in der Ukraine suchen wir einen Finanz- und Personalassistenten (FHRA), der für die Unterstützung aller laufenden Finanz- und Personalprozesse im Büro in Charkiw verantwortlich sein wird.
Was die Finanzen betrifft, das hier Der Assistent sorgt für eine korrekte und rechtzeitige Abwicklung von Zahlungen und die Erstellung von Buchhaltungsberichten gemäß allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (Berichtsunterlagen, Bankkonten und Quittungen) für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Unternehmensfinanzen. Es wird täglich für die Ausführung verschiedener Buchhaltungsfunktionen bereitgestellt, die erforderlich sind, um den Finanzbedarf des Notfallprogramms in der Ukraine sicherzustellen und um sicherzustellen, dass alle Finanztransaktionen ordnungsgemäß und gemäß den Anweisungen ausgeführt und aufgezeichnet werden der Spender, der Zentrale und der örtlichen Geschäftsstellen.
Im Bereich Personalmanagement wird unter der Gesamtleitung des Leiters Personalmanagement der Finanz- und Personalassistent die Abteilung Personalmanagement unterstützen bei der Gewährleistung einer wirksamen und effiziente Personalführung im Büro mit hoher Qualität, Genauigkeit und Konsistenz. Der Assistent führt Aufklärungsarbeiten durch und wendet Richtlinien, Regeln und Vorschriften zum Personalmanagement an, implementiert interne Verfahren zur Personalrekrutierung, besetzt offene Stellen, führt Audits durch und dokumentiert Geschäftsreisen.
Projektübersicht: Medair (Medair) ist eine internationale christliche humanitäre Organisation, die den am stärksten gefährdeten Menschen in Konflikten, Krankheiten und Katastrophen Nothilfe leistet ihr Leben in Würde und Hoffnung. Sie nahm ihre Aktivitäten in der Ukraine Anfang März 2022 als Folge der Eskalation der russischen Militäroperationen in der Ukraine auf. Medair hat zahlreiche Aktivitäten in verschiedenen Bereichen durchgeführt, darunter Wohnen, Gesundheitsfürsorge, Bargeld und nichtfinanzielle Informationen, soziale Unterstützung, WASH und psychische Gesundheit. Medair-Teams sind im Osten, Norden und Westen der Ukraine stationiert und bieten einen sektorübergreifenden Hilfsansatz. Wir suchen eine qualifizierte Fachkraft, die sich uns bei der Unterstützung gefährdeter Gemeinschaften anschließt.
Möchten Sie mehr über die Organisation und ihre Geschichte erfahren? Wir laden Sie auf die Website www.medair.org
DETAILLIERTE JOBBESCHREIBUNG
FUNKTIONALE KONTAKTE
(mit wem der Assistent bei der Erfüllung seiner Aufgaben interagiert)
Intern:
Finanzmanager, HR-Manager, HR-Manager, Projektunterstützung, Senior Finanzen Manager, Personalfachleute, Logistiker, Buchhalter, Projektmanager, Projektkoordinatoren, alle nationalen Mitarbeiter und bei Bedarf andere Medair-Mitarbeiter.
Extern:
Lokale Lieferanten, Liefer- und Autovermietungsdienste, lokale Behörden, Partner anderer NGOs, Prüfer und Administratoren in der Zentrale.
VERANTWORTLICHKEITEN UND HAUPTAKTIVITÄTEN:
Allgemeines
- Die Werte von Medair wahren und das Wohlbefinden fördern Team als aktives Mitglied.
Finanzaktivitäten
A) Zahlungsabwicklung
- Rechtzeitige Bearbeitung von Zahlungsdokumenten.
- Zahlungsdokumente zur Genehmigung einreichen und ordnungsgemäße Beifügung von Quittungen als Nachweis der Bestätigung durch Anbieter/Lieferanten sicherstellen.
- Kontakt mit der Finanzabteilung Abteilung zu allen Fragen rund um Bargeldlieferung ins Büro.
- Verweisen Sie korrekt und angemessen auf Zahlungsdokumente und halten Sie sie frei von Duplikaten.
- Halten Sie sich bei der Verarbeitung von Zahlungen an Verfahren, Richtlinien und das Medair-Finanz- und Beschaffungshandbuch.
- Überwachen Sie, dass Barvorschüsse verbucht und Ausgaben zeitnah erfasst werden, wie im Jahresabschluss gefordert.
B) Cash Management
- Halten Sie ausreichend Bargeld bereit (wenn möglich). Das Büro sollte zu keinem Zeitpunkt knapp bei Kasse sein.
- Es sollten tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Zählungen durchgeführt werden Bargeld und gleichen es mit Buchhaltungsberichten ab.
- Erstellen Sie wöchentliche Prognosen des Bargeldbedarfs für die Basis unter Beteiligung des Logistik- und Programmteams.
C) Audit und interne Kontrolle
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- Übernehmen Sie eine aktive Rolle bei der Aufrechterhaltung interner Kontrollen und stellen Sie sicher, dass die festgelegten Verfahren eingehalten werden und Betrug nicht toleriert wird.
- Audit Empfehlungen, die für den Anwendungsbereich relevant sind Verantwortlichkeiten werden innerhalb von zwei Monaten nach Veröffentlichung des Auditberichts (sowohl intern als auch extern) durchgeführt.
- Unterstützung bei der Beschaffung der erforderlichen Dokumentation und Muster, um die reibungslose Durchführung des Audits zu ermöglichen.
D) Kreditorenbuchhaltung
- Überprüfen Sie die Konten, um sicherzustellen, dass die Ausgaben dem richtigen Hauptbuchkonto, Fonds, Projekt, Sektor, Standort und der Einhaltung der Rechnungslegungsgrundsätze zugeordnet sind Buchhaltung.
- Beteiligen Sie sich am monatlichen und jährlichen Rechnungsabschluss.
- Zuschussverwaltungstool – nutzen Sie nach Möglichkeit regelmäßig das Zuschussverwaltungstool, um den Spender zu identifizieren und verschiedene Ausgaben zuzuordnen in verschiedenen Zeiträumen während des Projektzyklus.
E) Archivierung
- Gewährleisten Sie das tägliche Scannen und Speichern klarer und lesbarer Finanzdaten im Sharepoint-Cloud-Speicher Dokumente,
- Kontrollieren Sie, dass Finanzdokumente sowohl in Papierform als auch in gescannten Kopien vollständig aufbewahrt werden.
F) Schulung
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Arbeit der Finanzabteilung der Abteilung (PDF-Ausfüllung, korrektes Verständnis des Kontenplans).
Aktivitäten im Zusammenhang mit Personalressourcen
G) Zahlungsabwicklung
- Verantwortlich für die Aufrechterhaltung eines effizienten und genauen Personalaufzeichnungssystems, das dies erleichtertruft bei Bedarf Dokumente und Informationen ab.
- Entwickelt und pflegt ein zuverlässiges Arbeitsverfolgungssystem, aktualisiert es kontinuierlich und stellt dem HRM und dem stellvertretenden HRM Informationen über Änderungen zur Verfügung.
- Erstellt persönliche Dateien für neue Mitarbeiter und Sicherstellung der Verfügbarkeit aller notwendigen Dokumente in der Personalakte
- Rechtzeitige Verarbeitung der Informationen für Medair-Mitarbeiterausweise
H) Vertragsmanagement
- Sicherstellung der Verfügbarkeit, Abrechnung, ordnungsgemäße Unterzeichnung aller Verträge und sonstiger vertraglicher Vereinbarungen sowie ggf. Überwachung deren Umsetzung.
- Verfolgen Sie proaktiv Kopien von Verträgen und anderen Dokumenten, die sich auf den Lohn auswirken (Mitteilungen über Vertragskündigungen, Entlassungsdokumente).
- Verfolgen Sie Feedback zu veröffentlichten Mitarbeitergesprächen.
I) Prüfungsunterstützungsfunktion
- Verantwortlich für die Bereitstellung unterstützender Dokumentation und die Verwaltung etwaiger Prüfungsprozesse von der Geschäftsführung entsprechend den Wünschen der Spender verlangt werden. Zum Beispiel: ECHO, OFDA, CHF usw. Führen Sie Akten, scannen Sie alle erforderlichen Dokumente und stellen Sie Prüfern diese zur Verfügung.
J) Delegierte Befugnis
- Wahrung und Gewährleistung der Vertraulichkeit von Mitarbeiterinformationen
< p >- Arbeiten Sie mit relevanten Kollegen zusammen, um eine zeitnahe Verwaltung der HR-Prozesse sicherzustellen.- Überwachen Sie, dass alle Beschäftigungspraktiken für auf nationaler Ebene eingestellte Mitarbeiter im Einklang mit den örtlichen Arbeitsgesetzen stehen Gesetzgebung
WÜNSCHE AN DEN KANDIDATEN:
QUALIFIKATION / ERFAHRUNG:
Berufliche Qualifikation - Diplom in B. Personalmanagement, Verwaltung oder Finanz-/Buchhaltung, Betriebswirtschaftslehre, Management. Diplom in HR oder Betriebswirtschaft BEVORZUGT. Zertifizierter Buchhalter.
Berufserfahrung - 1 Jahr im Bereich Finanzen oder Personalmanagement und/oder Verwaltungs-/Archiverfahrung, vorzugsweise in einer NGO; Mehr als zwei Jahre Erfahrung im Finanz- und HR-Bereich wären von Vorteil. Berufserfahrung im Bereich Logistik – 1 Jahr in einer NGO.
Sprachen – sichere Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich), fließend Ukrainisch mit guten Grammatikkenntnissen (mündlich und schriftlich). geschrieben)
IT - Fähigkeit, mit dem Microsoft Office-Paket zu arbeiten, einschließlich Outlook, Word und Excel. GEWÜNSCHT – Erfahrung mit Buchhaltungs- und Logistikpaketen, Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.
FÄHIGKEITEN
Motivation – Wunsch, anderen zu dienen, hohe Motivation. WÜNSCHENswert Mitfühlend, zielorientiert, energisch, unabhängig, enthusiastisch, energisch.
Teamarbeit – Teamplayer, aber auch in der Lage, unabhängig zu arbeiten, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und Konfliktlösungsfähigkeiten, kann das gut Arbeit in einem multikulturellen Team, entscheidungsfreudiger und selbstbewusster Charakter. GEWÜNSCHT Fähigkeit zu ermutigen und zu unterstützen.
Anpassungsfähigkeit – Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und mit dem persönlichen Stresslevel umzugehen, Kreativität, Offenheit, Flexibilität, Selbstlernfähigkeit; gutes Verständnis für interkulturelle Themen; die Fähigkeit, im Multitasking-Modus zu arbeiten, unter Druck einen kühlen Kopf zu bewahren, vorauszudenken und pünktlich zu arbeiten; „Können“, positive Einstellung und flexible Herangehensweise; Fähigkeit, jederzeit vertraulich zu arbeiten.
Technisches Fachwissen – allgemeine Verwaltungserfahrung mit nachweislichem Erfolg beim Nachweis von Liebe zum Detail sowie schriftlichen und kommunikativen Fähigkeiten. Fähigkeit, Probleme zu lösen. Verpflichtung zu Best Practices. Erfolgreiche Erfahrung in der Arbeit mit detaillierten Prozessen und Verfahren.
Management und Führung – Gute Kommunikations- und Führungsfähigkeiten
Arbeitseinstellung – Liebe zum Detail, organisiert, ordentlich, zielstrebig, mit einer analytischen Denkweise, in der Lage, andere zu unterstützen, Teamplayer Spieler.
Andere Eigenschaften - Ehrlich, zuverlässig
MEDAIR-Niederlassung in der Ukraine ist bestrebt, vielfältige und integrative Arbeitsplätze zu schaffen und ist ein Arbeitgeber , die für gleiche Beschäftigungschancen sorgt. Für detailliertere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.
ALLGEMEINER ZWECK
Als wichtiges Mitglied eines vielfältigen Teams arbeiten, das sich für die Welt einsetzt Die am meisten gefährdeten Menschen werden mit praktischer und mitfühlender Fürsorge versorgt, den Finanzen und Human Resources Assistant (FHRA) ist für die Unterstützung der Finanz- und Personalabteilungen verantwortlich.
Im Hinblick auf Finanzen sorgt die FHRA für eine genaue und zeitnahe Abwicklung von Zahlungen und Vorbereitung Buchhaltung gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen, Aufzeichnungen (Kassenbuch, Bankgeschäfte und Quittungen) für eine gute Finanzverwaltung des Unternehmens. Die FHRA führt täglich eine Vielzahl von Buchhaltungsfunktionen aus, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass der finanzielle Bedarf des Ukraine-Reaktionsprogramms gedeckt wird und dass alle Finanztransaktionen mit Integrität und in Übereinstimmung mit Geber, Hauptquartier und … durchgeführt und aufgezeichnet werden Feldrichtlinien.
In Bezug auf HR wird die FHRA unter der Gesamtleitung des Personalmanagers die Personalabteilung dabei unterstützen, eine effektive und effiziente Bereitstellung von HR-Dienstleistungen sicherzustellen das Büro mit hoch Qualität, Genauigkeit und Konsistenz. Die FHRA wird für die Förderung kunden- und ergebnisorientierter Ansätze im Einklang mit Medairs strategischen Zielen „People-to-People“ verantwortlich sein. Die FHRA interpretiert und wendet HR-Richtlinien, -Regeln und -Vorschriften an und implementiert interne Verfahren bei der Einstellung, Besetzung, Prüfung und Reisevermittlung.
PROJEKTÜBERSICHT
Sektorübergreifendes Hilfsprogramm, einschließlich der Bereitstellung von primärer Gesundheitsversorgung, Ernährung, Gesundheits- und Hygieneförderung, Wasser- und Sanitärversorgung sowie der Verteilung von NFI und Notunterkünften an festen Einsatzorten und Notfallstandorten in der gesamten Ukraine. Ziel ist es, zur Verringerung der Morbidität und Mortalität in gefährdeten Gemeinden in der Ukraine beizutragen.
FUNKTIONALE LINKS
Intern:
Finanzmanager, HR-Manager, Projektunterstützungsmanager, Senior FIN- und HR-Beauftragte, FIN und HR Beamte, Logistikbeauftragte, Buchhalter, Projektmanager, Projektkoordinatoren, alle nationalen Mitarbeiter und bei Bedarf andere Mitarbeiter von Medair.
Extern:
Lokale Lieferanten, Transferagenten, lokale Behörden, Kollegen in anderen NGOs, Prüfer und Administratoren im Hauptquartier.
VERANTWORTLICHKEITEN und HAUPTAKTIVITÄTEN:
Allgemeines
< ul>FINANZIERTE AKTIVITÄTEN
A) Zahlung Verarbeitung
- Rechtzeitige Bearbeitung des Zahlungsbelegs.
- Zahlungsbelege zur Genehmigung einreichen und sicherstellen, dass Quittungen ordnungsgemäß als Nachweis der Anerkennung durch Anbieter/Lieferanten beigefügt sind.< /li>
- Stellen Sie die Verbindung zu Finanzagenten in allen Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Bargeldlieferung an das Büro her.
- Zahlungsbelege korrekt und korrekt referenzieren und ablegen, ohne Duplikate.
- Halten Sie sich bei der Verarbeitung von Zahlungen an das Medair-Handbuch zu Verfahren, Richtlinien, Finanzen und Beschaffung.
- Stellen Sie sicher, dass Bargeldvorschüsse verbucht und Ausgaben zeitnah erfasst werden, wie im Finanzhandbuch beschrieben.
- Führen Sie täglich, wöchentlich und monatlich einen Bargeldabgleich für alle sicheren Konten durch um sicherzustellen, dass alle Zahlungen mit dem Hauptbuch abgeglichen werden.
B) Cash Management
- Halten Sie ausreichend Bargeld bereit (falls zutreffend). Dem Büro sollte auf keinen Fall das Geld ausgehen Zeit.
- Stellen Sie täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich sicher, dass die Bargeldzählung durchgeführt und mit dem Hauptbuch abgeglichen wird.
- Bereiten Sie wöchentliche Cashflow-Bedarfsprognosen für den Standort vor, mit Eingaben von Das Logistik- und Programmteam.
C) Audits und interne Kontrolle
- Spielen Sie eine aktive Rolle bei der Aufrechterhaltung interner Kontrollen durch Sicherstellen, dass festgelegte Verfahren eingehalten werden und Nulltoleranz gegenüber Betrug eingehalten wird bis.
- Auditempfehlungen, die sich auf den Verantwortungsbereich auswirken, werden innerhalb von zwei Monaten nach Veröffentlichung des Auditberichts (sowohl intern als auch extern) freigegeben.
- Unterstützung beim Abrufen der erforderlichen Dokumentation und Muster, um ein reibungsloses Audit zu ermöglichen .
D) Kontenberichte
- Überprüfen Sie die Konten, um sicherzustellen, dass die Ausgaben codiert sind rechts Hauptbuchkonto, Fonds, Projekt, Sektor, Standorte und Buchhaltung Die Grundsätze werden eingehalten.
- Nehmen Sie teil und beteiligen Sie sich am monatlichen und jährlichen Kontoabschluss.
- Förderungsverwaltungstool – Gegebenenfalls regelmäßige Nutzung des Fördermittelverwaltungstools zur Ermittlung des Lichtspenders um verschiedene Ausgaben während verschiedener Zeiträume während des Projektzyklus abzurechnen.
E) Archivierung
- Sorgen Sie für Klarheit und Lesbarkeit Finanzdokumente werden täglich gescannt und in Sharepoint gespeichert ,
- Stellen Sie sicher, dass die Finanzdokumente sowohl in Papierform als auch in gescannten Kopien vollständig sind.
F) Schulung
- Einführung neuer Mitarbeiter in rMit Bezug auf die Finanzabteilung (Ausfüllen des PDFs, korrektes Verständnis des Kontenplans).
Personalbezogene Aktivitäten
G) Zahlungsabwicklung
- Verantwortlich für die Aufrechterhaltung eines effektiven und genauen HR-Personalablagesystems, das den erneuten Zugriff auf Dokumente und Informationen bei Bedarf erleichtert.
- Entwickeln und pflegen Sie ein solides System Funktionierendes Tracking-System, wird weiterhin aktualisiert und weitergegeben HRM und stellvertretender HRM für Eingaben
- Erstellen Sie Dateien für neu eingestellte Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente in der Personalakte enthalten sind
- Zeitnahe Verarbeitung der Informationen für Medair-Mitarbeiterausweise
H) Vertragsmanagement
- Stellen Sie sicher, dass alle Verträge und alle anderen vertraglichen Vereinbarungen vorhanden, buchhalterisch und ordnungsgemäß unterzeichnet sind, und verfolgen Sie gegebenenfalls nach benötigt.
- Verfolgen Sie proaktiv Vertragskopien und alle anderen zugehörigen Dokumente, die sich auf die Gehaltsabrechnung auswirken (Bekanntmachung über Vertragsende, Trennungsdokumente)
- Verfolgen Sie das Feedback zum Abschlussgespräch
- Verantwortlich für die Bereitstellung unterstützender Dokumente und die Leitung aller Audit-Prozesse, die das Management gemäß den Anfragen des Spenders in Anspruch nehmen könnte. Zum Beispiel; ECHO, OFDA, CHF usw. Bewahren Sie Dateien auf, scannen Sie alle erforderlichen Dokumente und geben Sie sie an die Prüfer weiter.
- Vertraulichkeit der über einzelne Mitarbeiter gespeicherten Informationen
- Arbeiten Sie mit relevanten Kollegen zusammen, um sicherzustellen, dass die HR-Prozesse zeitnah verwaltet werden
- Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigungspraktiken für auf nationaler Ebene eingestellte Mitarbeiter mit den lokalen Vorschriften übereinstimmen Arbeit Gesetze
- Während des Urlaubs oder einer anderen Aufgabe auf delegierter Ebene.
I) Support-Audit-Funktion
J) Delegierte Befugnis
K) Versicherungsschutz für Kollegen
PERSONENSPEZIFIKATION:
QUALIFIKATION/ERFAHRUNG:
Berufliche Qualifikation – Vorzugsweise hat ein Diplom in Personalwesen, Verwaltung oder Finanz-/Buchhaltung, Betriebswirtschaft, Management. Wünschenswerter Abschluss in HRM oder Betriebswirtschaft. Zertifizierter Buchhalter.
Berufserfahrung – 1 Jahr im FIN- oder HR-Bereich und/oder Verwaltungs-/Archiverfahrung, vorzugsweise in einer NGO; WÜNSCHENswert 2 + 2 Jahre Erfahrung im Bereich FIN und HR. Logistikerfahrung 1 Jahr im NGO-Sektor.
Sprachen – Beherrscht Englisch (mündlich und schriftlich), Fließend Ukrainisch (mündlich und schriftlich)
IT – Möglichkeit zur Bedienung des Microsoft Office-Pakets, insbesondere Outlook, Word und Excel. WÜNSCHENswert. Beherrschen Sie Buchhaltungs- und Logistikpakete sowie Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware.
KOMPETENZEN
Motivation – Wunsch, anderen zu dienen, hochmotiviert. WÜNSCHENswert Mitfühlend, selbstmotiviert, enthusiastisch, energisch, autonom.
Teambildung – Teamplayer, aber auch in der Lage, unabhängig zu arbeiten, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten und Konfliktlösungsfähigkeiten, können Sie arbeiten gut in einem multikulturellen Team und haben einen zielstrebigen und selbstbewussten Charakter. WÜNSCHENSWERT Ermutigend, unterstützend
Anpassungsfähigkeit – Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und die Persönlichkeit zu verwaltenl Stresslevel, kreativ, aufgeschlossen, flexibel, selbstlernend; Gutes Verständnis für interkulturelle Themen; Fähigkeit zum Multitasking, zur Bewahrung eines kühlen Kopfes, wenn man unter Druck steht, zur vorausschauenden Denkweise und zur Einhaltung von Fristen; „Can Do“, positive Einstellung und flexible Herangehensweise; Fähigkeit, jederzeit vertraulich zu arbeiten.
Technisches Fachwissen - Allgemeine Verwaltungserfahrung mit nachweislichem Erfolg beim Nachweis von Liebe zum Detail sowie schriftlichen und kommunikativen Fähigkeiten. Fähigkeit zur Problemlösung. Verpflichtung zu Best Practice. Erfolgreiche Erfolgsbilanz bei der Arbeit mit detaillierten Prozessen und Verfahren.
Management & Führung - Gute Kommunikations- und Führungsfähigkeiten
Einstellung zur Arbeit - Aufmerksamkeit für Details, organisiert, genau, hingebungsvoll, analytischer Verstand, unterstützend, Teamplayer
Andere Eigenschaften – Ehrlich, vertrauenswürdig
MEDAIR UKRAINE BRANCH ist bestrebt, vielfältige und integrative Arbeitsplätze zu schaffen und ist gleichberechtigt Beschäftigungsmöglichkeit Arbeitgeber. Für detailliertere Informationen kontaktieren Sie uns bitte.
