Feldmanager in International rescue committee

HINTERGRUND:

Das International Rescue Committee (IRC) reagiert auf die schlimmsten humanitären Krisen der Welt und hilft dabei, Gesundheit, Sicherheit, Bildung, wirtschaftliches Wohlergehen und Macht für Menschen wiederherzustellen, die durch Konflikte und Katastrophen zerstört wurden. Das IRC wurde 1933 auf Anregung von Albert Einstein gegründet und ist eine der weltweit größten internationalen humanitären Nichtregierungsorganisationen (INGO), die in mehr als 40 Ländern und 29 US-Städten tätig ist und Menschen hilft, zu überleben, die Kontrolle über ihre Zukunft zurückzugewinnen und ihre Gemeinschaften zu stärken. Als Kraft für die Menschheit leisten IRC-Mitarbeiter nachhaltige Wirkung, indem sie Millionen Menschen Sicherheit, Würde und Hoffnung zurückgeben. Wenn Sie ein lösungsorientierter, leidenschaftlicher Veränderer sind, unterstützen Sie uns dabei, das Leben von Millionen von Menschen weltweit für eine bessere Zukunft positiv zu beeinflussen.

JOBÜBERSICHT:

Unter der Aufsicht des Field Coordinators (FC) ist der Field Manager (FM) dafür verantwortlich, eine qualitativ hochwertige Unterstützung für die Bereitstellung von Programmen in der Außenstelle sicherzustellen. Ein besonderer Schwerpunkt der Rolle liegt auf der Leitung effektiver und effizienter Programmunterstützungsfunktionen. Darüber hinaus wird der FM eine Schlüsselrolle bei der Verbindung mit den ukrainischen Regierungsbehörden spielen, einschließlich der Beseitigung etwaiger Hindernisse und der Bewältigung von Risiken für eine wirksame Umsetzung. 

Der FM wird die Supportteams vor Ort direkt leiten – Lieferkette (einschließlich Flotte und Lager), Verwaltung, Personal und Kultur (P&C) und Finanzen – um die strikte Einhaltung der IRC-, ukrainischen Regierungs- und Geberrichtlinien und -verfahren sicherzustellen. Der FM wird in allen Phasen des Projektzyklus kontextbezogenen operativen Input und Ratschläge geben, dabei kontinuierlich die Qualität und Wirksamkeit der Programmunterstützung bewerten und entsprechende Anpassungen vornehmen. Die Position wird eng mit den Programmmanagern/-verantwortlichen vor Ort und ihren Teams zusammenarbeiten, um die Bereitstellung der operativen Unterstützung für die Programmumsetzung zu optimieren. 

VERANTWORTLICHKEITEN

Leitung der Außendienstunterstützung Team

• Analysieren Sie Lieferketten-, Verwaltungs-, Finanz- und P&C-Funktionen auf Feldebene, um sicherzustellen, dass Programmunterstützungsdienste effektiv und effizient arbeiten. Setzen Sie auf der Grundlage dieser Analyse kontinuierliche Verbesserungsbemühungen um und geben Sie bei Bedarf Empfehlungen an FC und/oder Supportleiter auf zentraler Ebene. 
• Leiten Sie die Entwicklung und laufende Überprüfung von Betriebsplänen zur Unterstützung von Programmaktivitäten und der Skalierung/richtigen Programmierung gemäß dem genehmigten SAP-Land. 
• Überwachen Sie die Einhaltung aller IRC- und Geberrichtlinien und -verfahren für Beschaffung und VermögensverwaltungVerwaltung. 
• Nehmen Sie an Sitzungen des Beschaffungsausschusses teil und liefern Sie Input, wenn strategische Beschaffung/groß angelegte Beschaffung geplant ist.
• Stellen Sie in Abstimmung mit dem Supply-Chain-Team sicher, dass die Lager mit den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen und Ausrüstung gut für den Betrieb gerüstet sind.
• Überwachen Sie in Abstimmung mit dem Flottenteam die Fahrzeugbewegungen, um die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen und zu maximieren Programmsicherheit, Verantwortlichkeit und effiziente Nutzung der Flottenressourcen.
• Unterstützen Sie Verwaltungsbeamte, um sicherzustellen, dass Büro und Einrichtungen gut gepflegt und zweckmäßig sind, um das Personal sicher unterzubringen. Melden Sie alle IT-Probleme dem zentralen Betriebsteam und/oder dem FC zur Unterstützung.
• Unterstützen Sie den Finanzbeauftragten bei der Wahrnehmung der Finanzmanagementaufgaben, einschließlich der Durchführung von Zahlungen, der Erstellung von Finanzberichten und der Unterstützung der Programmunterstützungsteams bei der Verwaltung ihrer Budgets. 
• Unterstützen Sie den P&C-Beauftragten, um die Einführung verschiedener HR-Richtlinien und -Verfahren, verschiedener HR-Routinen (Leistungsüberprüfungszyklus und Zielsetzung), Personalentwicklungspläne usw. für alle Teammitglieder der Südregion sicherzustellen.

Personalmanagement

• Verwaltung des Programm-Support-Teams im Außendienst in Abstimmung mit den Support-Leitern auf zentraler Ebene (Lieferkette, Verwaltung, P&C und Finanzen); Sie betreuen und betreuen direkt Supportleiter auf Feldebene. 
• Stellen Sie sicher, dass alle Leistungsbewertungen für alle Mitarbeiter der Programmunterstützung pünktlich durchgeführt werden. Überprüfen Sie alle Bewertungen, um Qualität und Konsistenz sicherzustellen.
• In Zusammenarbeit mit den Betriebs-, P&C- und Finanzleitern implementieren Sie Personalrichtlinien, einschließlich Coaching, Leistungsbewertung, Personalentwicklung und Disziplinarmaßnahmen für das Programmunterstützungsteam.

Budget- und Zuschussverwaltung

• Verwalten Sie das Budget im Vergleich zum tatsächlichen Budget (BVA) und den Ausgabenplanprozess für das Programmunterstützungs- und Betriebsbudget für die Region Süd auf monatlicher Basis. 
• Ermitteln Sie zeitnah alle erheblichen tatsächlichen oder prognostizierten Unter- oder Überausgaben für Programmunterstützung und Betriebsbudgets und leiten Sie die Analyse an FC weiter, um Abhilfemaßnahmen oder Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. 
• Überprüfen Sie alle Budgetcodes in Beschaffungsanfragen, Bestellungen, Gutscheinen und anderen zugehörigen Dokumenten und genehmigen Sie sie gemäß den FM-Schwellenwerten.
• Unterstützen Sie das FC bei der Organisation von Eröffnungsbesprechungen für Zuschüsse auf Feldebene, um sicherzustellen, dass Projekte mit dem angemessenen Maß an Programmunterstützung für eine effektive Umsetzung in die Praxis umgesetzt werden. 
• Mitwirken bei der operativen Überprüfung und Budgetierung im Projektdesign, bei Betriebsbudgets uswd Masterbudgets auf Feldebene, um sicherzustellen, dass die Programmunterstützung kontextbezogen angemessen ist und mit ausreichenden Ressourcen ausgestattet ist. 

Feldmanagement

• Überwachen Sie gemeinsam mit dem FC und dem Humanitarian Access and Safety (HASS) Officer die Ereignisse in aktuellen und geplanten Einsatzgebieten genau (humanitäre Lage, Politik, Sicherheit) und Unterstützung bei der Kontextanalyse. Stellen Sie sicher, dass die Betriebsfunktionen angemessen an den sich ändernden Kontext angepasst werden. 
• Stellen Sie gemeinsam mit dem FC sicher, dass die Programmunterstützungsfunktionen auf die Anforderungen der Programmumsetzung abgestimmt und mit angemessenen Ressourcen ausgestattet sind.
• Unterstützen Sie die Bewertung und Umsetzung der Bemühungen zum Aufbau operativer Kapazitäten mit den IRC-Partnern in der Südregion.
• Unterstützen Sie den stellvertretenden Direktor für Feldmanagement (DDFM) bei Bedarf für feldbasierte FC-Aufgaben Der FC ist nicht im Büro.
• Übernahme anderer Aufgaben, die vom FC übertragen werden können. 

Koordination und Repräsentation:

• Unterstützen Sie den FC bei allen Koordinations- und Repräsentationsaufgaben, wie beispielsweise, aber nicht beschränkt auf, die Teilnahme an externen und internen Koordinationsplattformen und Erleichterung von Treffen und Vertretungen mit lokalen Interessengruppen, z. B. Bürgermeistern, Gouverneuren, UN-Koordination, ukrainischen Behörden, Partnern und Gemeinden.
• Als Mitglied des erweiterten SMT (ESMT) vertritt der FM zusammen mit dem FC den Kontext der südlichen Region und liefert Beiträge zur Entwicklung des Ukraine Country Program Strategy Action Plan (SAP) und des SAP Implementation Plan (SAP-IP) und unterstützt die Umsetzung strategischer Ziele. 

BEZIEHUNGEN UND KOORDINATION BERICHTEN:

Berichte an: Field Coordinator  

Überwacht: Supply Chain Manager, Admin Officers, People & Culture (P&C) Officer, Finance Officer

Schlüssel Koordination mit: HASS-Beauftragten, Programmmanagern und Finanz-, Betriebs- und P&C-Teams auf zentraler Ebene. 

ANFORDERUNGEN

Ausbildung: Hochschulabschluss

Berufserfahrung:

• Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise bei einer NGO in der Ukraine.
• Erfahrung im Aufsichtsmanagement
• Erfahrung in mindestens einer der Field Manager-Funktionen: Lieferkette, Logistik, Verwaltung, Personalwesen oder Finanzen.
• Erfahrung in der erfolgreichen Zusammenarbeit mit lokalen Interessengruppen wie z lokale und internationale NGOs, lokale Behörden, Gemeindemitglieder usw. mit Sensibilität und Diplomatie

Nachgewiesene Kompetenzen:

Erforderliche Sprachen: 
• Fließendes Ukrainisch und Englisch in Wort und Schrift

Computer-/Andere Anforderungen:

Diese Position wird an Standorten angesiedelt sein, an denen IRC präsent ist. Diese Position ist derzeit in Mykolajiw angesiedelt, da es sich jedoch um einen fließenden und sich schnell ändernden Kontext handelt, kann sich der Standort dieser Aufgabe je nach betrieblichen Anforderungen ändern.

Professionelle Standards

Das International Rescue Committee ist entschlossen, die Menschen, denen es dient, und das Personal vor allen Arten von Schaden zu schützen, einschließlich sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung. Es ist bestrebt, alle notwendigen Präventivmaßnahmen zu ergreifen und ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Menschen sicher fühlen. IRC baut vielfältige und integrative Teams von Fachleuten auf, die kritische Reflexion, Machtteilung, Debatte und Objektivität fördern, um unseren Kunden die bestmöglichen Dienste zu bieten. 

IRC-Mitarbeiter müssen sich an die Grundwerte und Prinzipien halten, die in IRC Way - Standards for Professional Conduct dargelegt sind. Dies sind Integrität, Service, Gleichheit und Rechenschaftspflicht. In Übereinstimmung mit diesen Werten arbeitet das IRC und setzt seine Schutzrichtlinien durch, um erwachsene und Kinderkunden vor jeglichem Schaden zu schützenrm vor Ausbeutung und Missbrauch, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, und seine Mitarbeiter vor sexueller Belästigung und Gewalt. 

Wenn Fehlverhalten behauptet wird, verfolgt IRC einen Null-Toleranz-Ansatz und ergreift alle notwendigen Maßnahmen und Korrekturmaßnahmen. Die IRC-Ermittlungseinheit besteht aus Experten und geschulten Ermittlern und stellt sicher, dass professionelle, auf die Überlebenden ausgerichtete Untersuchungen durchgeführt werden, wenn Vorwürfe von Schutzverstößen über die sicheren und zugänglichen Meldekanäle gemeldet werden, die IRC seinen Mitarbeitern, Partnern und Kunden zur Verfügung stellt. 

Diese Verpflichtungen sind in den Schutzrichtlinien des IRC festgelegt, die über diesen Link auf Englisch und Ukrainisch abrufbar sind: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. 

IRC ist aktives Mitglied der in der Ukraine eingerichteten Interinstitutionellen Arbeitsgruppe zum Schutz vor sexueller Ausbeutung und Missbrauch (PSEA).