Feldassistent in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die weltweit von humanitären Krisen betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind immer bereit, auf Notfälle zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

ASSIGNMENT

IMPACT ist seit 2015 in der Ukraine aktiv und arbeitet hauptsächlich in staatlich kontrollierten und nicht staatlich kontrollierten Gebieten von Donezk und Luhansk. Nach der umfassenden Invasion im Februar 2022 weitete IMPACT seine Aktivitäten erheblich aus und operierte im ganzen Land, um eine evidenzbasierte Planung und Priorisierung zu unterstützen. Unter der Aufsicht des Außendienstmitarbeiters für jeden Bereich leistet der Außendienstassistent allgemeine Unterstützung bei der Umsetzung von Datenerfassungsaktivitäten. Der Feldassistent unterstützt das/die Feldteam(s) je nach Bereich bei Verwaltungsaufgaben, der Organisation von Besprechungen/Schulungen/Veranstaltungen, der Entwicklung eines internen und externen Kommunikationsnetzwerks, Materialien, Werkzeugen usw., nimmt an Felddatenerfassungsaktivitäten teil und/oder ist Mitglied des Felddatenerfassungsteams. Stakeholder

FUNKTIONEN

Administrative Aufgaben

• Unterstützen Sie FLAT dabei, alle erforderlichen Dokumente von den temporären Außendienstmitarbeitern nach Bereichen rechtzeitig zu erhalten. 
Verträge, Verhaltenskodizes, Richtlinienannahmeformulare, monatliche Stundenzettel, Leistungsnachweise usw.) in den angegebenen Verzeichnissen/Servern.
• Bieten Sie administrative Unterstützung für die HR-Dokumentation, einschließlich des Druckens von HR-Dokumenten auf Anfrage; Sammeln und Pflegen des kompletten Dokumentationspaketses für temporäres Außendienstpersonal; und Überprüfung der eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Konformität (z. B. korrekte Unterschriften, Anzahl der Arbeitstage, Verfügbarkeit der erforderlichen Dokumente und Kopien, Dokumenttypen und Richtigkeit der Namen und Positionen der Empfänger/Absender).
• Weitere Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit den Aufgaben, die den Verwaltungsfunktionen der Außendiensteinheit zugewiesen sind.

Aufgaben im Feldbetrieb

• Unterstützung der Gesamtplanung der Datenerfassung nach Bereichen, Koordination mit FLAT, Sicherheit und Gebietskoordinator und andere relevante Schritte. 
• Suchen und überprüfen Sie relevante Informationen in/aus Internetressourcen.
• Verwalten Sie die offizielle Korrespondenz mit einer Vielzahl von Akteuren (lokale Gemeinden, Behörden, Einrichtungen usw.) über bevorstehende Feldaktivitäten unter der Aufsicht der jeweiligen Anlaufstelle.
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Schulungen für Feldteam(s) (Aufzähler und Teamleiter). 
• Systematisierung und Archivierung von Fotomaterialien, einschließlich derjenigen, die über das Einreichungsformular der Fotobank sowie aus anderen Quellen gesammelt wurden, einschließlich der Organisation, Klassifizierung und Pflege des Projektfotoarchivs gemäß der internen SoP.
• Gewährleistung der Nachverfolgung und fortlaufenden Kommunikation unter Verwendung aller geeigneten Kommunikationskanäle mit lokalen Behörden und relevanten Interessengruppen in Bezug auf geplante Feldaktivitäten.
• Weitere Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit den Aufgaben, die der Feldarbeit des zugewiesen sind Einheit.

 Externes Engagement

• Unterstützen Sie die Mitglieder des Außendienstteams nach Gebiet in Zusammenarbeit mit lokalen Behörden, militärischen Strukturen, Einrichtungen, Partnern und anderen relevanten Interessengruppen.
• Nehmen Sie an externen Teambesprechungen teil und erstellen Sie nach Bedarf Besprechungsprotokolle. 
• Pflege und aktualisiere regelmäßig eine zentrale Kontaktdatenbank für die Ukraine, die lokale Behörden, Interessenvertreter des privaten Sektors, Partnerorganisationen usw. umfasst, die in Bewertungsbereichen tätig sind.
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen mit verschiedenen Interessenvertretern nach Bedarf.
• Bereitschaft, beruflich bedingte Reisen zu unternehmen, um die Umsetzung von Feldaktivitäten zu unterstützen.
• Andere Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit den Aufgaben, die dem externen Engagementprozess des Feldes zugewiesen sind Einheit.

ANFORDERUNGEN

• 1 Jahr einschlägige Berufserfahrung (vorzugsweise humanitär und/oder im Bereich der Kommunalverwaltung)
• Das Verständnis der Struktur öffentlicher Behörden und der Kommunalverwaltung ist eine Voraussetzung Vorteil.
• Englischkenntnisse sind von Vorteil.
• Computerkenntnisse, Umgang mit Office-Software, insbesondere Google Sheets und Excel, MS Word, PowerPoint usw.
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten und im Team, aktives Eintreten für eigene Ideen.
• Stressresistenz und Multitasking-Fähigkeiten sind erforderlich
• Hohe Lern- und Arbeitsmotivation. 

So bewerben Sie sich:

Bitte senden Sie eineLebenslauf auf Englisch um sich für diese Stelle zu bewerben. Bitte stellen Sie sicher, dass aus Ihrem Lebenslauf deutlich hervorgeht, warum Sie für diese Stelle mit REACH gut geeignet sind. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für ein Vorstellungsgespräch kontaktiert. ACTED setzt sich für Chancengleichheit als Arbeitgeber ein.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Bürger der Ukraine, die zum Militär eingezogen werden, bei der Beschäftigung militärische Registrierungsdokumente vorlegen und ihre militärischen Registrierungsdaten aktualisieren.

Wir bieten

• Offizielle Anstellung;
• Regelmäßige Lohnüberprüfung;
• 28 Kalendertage Jahresurlaub;
• 3 zusätzliche Urlaubstage pro Jahr gemäß internen Richtlinien;
• Auszahlung des Krankenurlaubs in Höhe von 100 % des Gehalts (bis zu 15 Tage pro Jahr) gemäß internen Richtlinien;
• Fähigkeit, gemäß internen Richtlinien an 2 Tagen in der Woche remote zu arbeiten;
• Kranken- und Lebensversicherung nach Ablauf der ersten Vertragslaufzeit;
• Ein komfortables, modernes Büro mit einem Loungebereich, in dem immer Tee und Kaffee verfügbar sind;
• Ein freundliches multikulturelles Team, das Entwicklung und Offenheit unterstützt;
• Zugang zu Konsultationen mit einem professionellen Psychologen zur Unterstützung der psychischen Gesundheit;
• Englischkurse zur Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten;
• Aussichten für berufliches Wachstum.

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"ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Verhaltenskodex und die damit verbundenen Richtlinien als Teil seines Arbeitsvertrags unterzeichnen wird. Fehlverhalten kann zur Entlassung führen.“