Executive Associate, G7, FTA – UNDP in UNDP Careers

StellenbeschreibungHintergrundVielfalt, Gerechtigkeit und Inklusion sind Kernprinzipien bei UNDP: Wir schätzen Vielfalt als Ausdruck der Vielfalt der Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, wir fördern Inklusion, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter befähigt sind, zu unserer Mission beizutragen, und wir stellen sicher Gerechtigkeit und Fairness in all unserem Handeln. Wenn wir bei unseren Diversitätsbemühungen den Ansatz verfolgen, „niemanden zurückzulassen“, erhöhen wir den Anteil unterversorgter Bevölkerungsgruppen. Personen, die sich einer marginalisierten oder ausgegrenzten Bevölkerungsgruppe zuordnen, werden dringend aufgefordert, sich zu bewerben. Erfahren Sie mehr über die Arbeit bei UNDP, einschließlich unserer Werte und inspirierenden Geschichten. UNDP duldet keine sexuelle Ausbeutung und keinen sexuellen Missbrauch, keine Belästigung jeglicher Art, einschließlich sexueller Belästigung, und keine Diskriminierung. Alle ausgewählten Kandidaten werden daher strengen Referenz- und Hintergrundüberprüfungen unterzogen. Das Entwicklungsprogramm der Vereinten Nationen (UNDP) ist in rund 170 Ländern und Territorien tätig und trägt dazu bei, Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu verringern und Widerstandsfähigkeit aufzubauen, damit Länder nachhaltige Fortschritte erzielen können. Als Entwicklungszweig der Vereinten Nationen unterstützt UNDP strategische Kapazitätsentwicklungsinitiativen zur Förderung von integrativem Wachstum und nachhaltiger menschlicher Entwicklung. In der Ukraine arbeitet UNDP seit 1993 mit nationalen und lokalen Behörden, Interessenträgern des öffentlichen und privaten Sektors und Partnern in der gesamten UN zusammen System, Zivilgesellschaft und lokale Gemeinschaften zur Förderung integrativen Wachstums und nachhaltiger menschlicher Entwicklung. Unsere Arbeit orientiert sich an der Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung und ihren 17 Zielen für nachhaltige Entwicklung (SDGs), um gezielte Lösungen für die Entwicklungsherausforderungen des Landes zu entwickeln. Wir arbeiten in enger Zusammenarbeit mit wichtigen Ministerien, Abteilungen und Agenturen auf robuste, integrierte Weise durch sechs Signaturlösungen. Armut und Ungleichheit, Governance, Widerstandsfähigkeit, Umwelt, Energie, Gleichstellung der Geschlechter. In der Ukraine sind diese Lösungen integriert und zielgerichtet, wobei der Schwerpunkt auf drei programmatischen Unterstützungsbereichen liegt: Inklusive Entwicklung, Erholung und Friedenskonsolidierung, demokratisch GovernanceEnergie und UmweltAlle drei dieser Programme sind auf die nationalen Prioritäten abgestimmt, zu denen die Beschleunigung eines nachhaltigen Wirtschaftswachstums und die Anziehung grüner ausländischer Investitionen, die Bekämpfung von Korruption, ein robuster Wiederaufbau und die Friedenskonsolidierung in den vom Konflikt betroffenen Gebieten auf der Grundlage der Prinzipien „Niemand zurücklassen“ und „Aufbauen“ gehören Besserer Rücken und Straffung der digitalen Governance, um alle staatlichen Dienste elektronisch zugänglich zu machen. Der Amtsinhaber wird das Mandat von UNDP als geschlechtergerechte Organisation mit Nulltoleranz für jede Art von diskriminierendem und missbräuchlichem Verhalten, einschließlich sexueller Belästigung, sexueller Ausbeutung und Missbrauch, fördern Unter Anleitung und direkter Aufsicht des Resident Representative und in enger Abstimmung mit dem stellvertretenden Resident Representative gewährleistet der Executive Associate ein effektives und effizientes Funktionieren seiner jeweiligen Büros, vollständige Vertraulichkeit in allen Aspekten des Auftrags, die Aufrechterhaltung der Protokollverfahren, die Verwaltung des Informationsflusses usw Einhaltung von Fristen und eingegangenen Verpflichtungen. Der Executive Associate arbeitet eng zusammenmit UNDP-Mitarbeitern, UN-Agenturen und nationalen Behörden, um einen effizienten Informationsfluss, Maßnahmen gemäß Anweisungen und Tagesordnungen sicherzustellen. Der Amtsinhaber ist mit der laufenden Verwaltung und dem Fluss der internen Kommunikation betraut und wird daher von ihm/ihr erwartet, dass er Informationen zweckdienlich liefert. Effizienz, Diskretion und Fingerspitzengefühl mit den verschiedenen Einheiten in den Kommunikations-, Betriebs- und Programmteams. UNDP verfolgt einen Portfolio-Ansatz, um sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden und Verknüpfungen zwischen Interventionen zu nutzen, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Daher wird vom UNDP-Personal erwartet, dass es abteilungs-, funktions-, team- und projektübergreifend in multidisziplinären Teams arbeitet, um die horizontale Zusammenarbeit zu verbessern und zu ermöglichen. Pflichten und Verantwortlichkeiten: Sicherstellung des effektiven und effizienten Funktionierens der RR- und DRR-Büros. Verwaltung der RR- und DRR-Büros ein Umfeld der Professionalität und Teamarbeit zu jeder Zeit, das vorbildliche Verhaltensstandards für das Team des Landesbüros (CO) setzt. Verwalten Sie die Zeitpläne von RR und DRR effizient und diskret, unter gebührender Berücksichtigung einer ausgewogenen Arbeitsbelastung, stellen Sie Pünktlichkeit sicher und tragen Sie dazu bei, ein professionelles Image aufrechtzuerhalten und Verhalten für das CO-Unterstützungspersonal. Organisieren Sie regelmäßige und Ad-hoc-Besprechungen, führen Sie Protokolle und fassen Sie Maßnahmen zur Weiterverfolgung durch RR und DRR zusammen. Überprüfen Sie alle eingehenden Mitteilungen über das elektronische Register, legen Sie Prioritäten fest und beraten Sie RR und DRR, filtern Sie ausgehende Korrespondenz Führen Sie für die Unterschriften von RR und DRR Aufzeichnungen über ausgehende Briefe und nachfolgende Aktionen anderer Mitarbeiter. wo zutreffend.Missions- und Reisemanagement: Abwicklung von RR/DRR-Missionen und offiziellen Reisen im In- und Ausland, einschließlich der Erstellung von Reiseanträgen, der Organisation der Logistik (Transport, Unterkunft), der Erstellung von Briefing-Mappen, der Bereitstellung von Kommunikationsunterstützung und der Sicherstellung der rechtzeitigen Einreichung der erforderlichen Formulare nach der Reise gemäß den Richtlinien und Verfahren. Bereiten Sie formelle und informelle Übersetzungen von Notizen, Einladungen und anderen von RR und DRR geforderten Informationen vor. Sorgen Sie für eine effektive Kommunikation und administrative Unterstützung des Büros. Ergreifen Sie Initiativen bei der Bearbeitung von Routineangelegenheiten in enger Absprache mit dem RR und dem DRR. Stellen Sie den effektiven Informationsaustausch des UNCT für eine wirksame Beteiligung der UNDP-Führung sicher. Halten Sie aktuelle Informationen und Daten über die UN aufrecht Länderteam, Aktivitäten und Initiativen der UN-Themengruppen. Entwerfen Sie routinemäßige Korrespondenz, büroübergreifende Rundschreiben, allgemeine Briefing-Notizen, Dokumente, Berichte und auf Anfrage Protokolle von Sitzungen. Führen Sie nach Bedarf Informationssuchen und Recherchen durch. Rechtzeitige Nachverfolgung der Vorbereitung mit den zuständigen Mitarbeitern von RR- und DRR-Reden und überprüfen Sie diese vor der Fertigstellung. Stellen Sie sicher, dass die CO-Teams bei der Kommunikation mit der Regierung und anderen externen Partnern die festgelegten Protokoll- und Korrespondenzrichtlinien vollständig einhalten. Halten Sie die Programmteams über wichtige Unternehmensinitiativen, Richtlinien und Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Programmierung und auf dem Laufenden Betriebsabläufe. Organisieren Sie Mitarbeiterbesprechungen, Programmbesprechungen, Management- und erweiterte Besprechungen des leitenden Managementteams und verfolgen Sie angeforderte Aufgaben. Unterstützung bei Partnerschaften und Kommunikation mit externen Partnern undKollegenEtablieren Sie Netzwerke und bauen Sie starke Partnerschaften mit Kollegen innerhalb des UNDP und anderen UN-Organisationen auf. Bieten Sie Hilfe und logistische Unterstützung für Besuchsmissionen. Unterstützen Sie bei der Organisation von Treffen für RR und DRR mit der UN-Gemeinschaft und externen Parteien, einschließlich Regierung, Zivilgesellschaft, Wirtschaft und Wissenschaft und das diplomatische Korps. Erleichtern Sie den Aufbau und Austausch von Wissen im CO. Bieten Sie fundierte Beiträge zu Wissensnetzwerken und Praxisgemeinschaften. Organisieren Sie spezielle Schulungen für Teammitglieder. Organisieren Sie Schulungen zu Koordinations-, Verwaltungs- und Protokollfragen für UN-Mitarbeiter. Nehmen Sie an Schulungen in relevanten Fachgebieten teil und stärken Sie diese die Teamleistung durch Wissensaustausch. Der Amtsinhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden. Aufsichts-/Managementaufgaben: Kann Unterstützungspersonal beaufsichtigen, das in den Bereichen Registrierung, allgemeine Dienste und Telefon tätig ist Operator/Rezeptionist.KompetenzenKernErgebnisse erzielen – STUFE 2: Lösungen skalieren und Prozesse vereinfachen, Geschwindigkeit und Genauigkeit bei der Arbeitserledigung in Einklang bringen. Innovativ denken – STUFE 2: Neue Ideen anbieten/offen für neue Ansätze, systemisches/integriertes Denken demonstrieren. Kontinuierlich lernen – STUFE 2: Nach draußen gehen Komfortzone, von anderen lernen und ihr Lernen unterstützen. Sich mit Agilität anpassen – STUFE 2: Prozesse/Ansätze an neue Situationen anpassen, andere in den Veränderungsprozess einbeziehen. Mit Entschlossenheit handeln – STUFE 2: Kann durchhalten und mit mehreren Druckquellen gleichzeitig umgehen. Engagieren und Partnern – STUFE 2: Ist Vermittler/Integrator, bringt Menschen zusammen, baut/pflegt Koalitionen/Partnerschaften. Ermöglicht Vielfalt und Inklusion – STUFE 2: Erleichtert Gespräche, um Unterschiede zu überbrücken, berücksichtigt bei der Entscheidungsfindung. PersonalmanagementUNDP-Personalmanagementkompetenzen finden Sie auf der speziellen Website. Funktionsübergreifend & Technische KompetenzenDefinition des thematischen BereichsUnternehmensmanagement Kundenzufriedenheit/KundenmanagementFähigkeit, rechtzeitig und angemessen mit einem Gefühl der Dringlichkeit zu reagieren, konsistente Lösungen bereitzustellen und zeitnahe und qualitativ hochwertige Ergebnisse und/oder Lösungen zu liefern, um die tatsächlichen Kundenbedürfnisse zu erfüllen und zu verstehen. Geben Sie Input für die Entwicklung der Kundendienststrategie. Suchen Sie nach Möglichkeiten, einen Mehrwert zu schaffen, der über die unmittelbaren Wünsche der Kunden hinausgeht. Fähigkeit, die bevorstehenden Bedürfnisse und Anliegen des Kunden vorherzusehen. Kommunikation im Unternehmensmanagement. Fähigkeit, klar, prägnant und eindeutig sowohl schriftlich als auch mündlich zu kommunizieren. Nachrichten maßzuschneidern und Kommunikationsmethoden je nach Zielgruppe auszuwählen. Fähigkeit, die Kommunikation intern und extern über Medien, soziale Medien und andere geeignete Kanäle zu verwalten. Unternehmensführung, Betriebsführung. Fähigkeit, die Geschäftsprozesse der Organisation effektiv zu planen, zu organisieren und zu überwachen, um ihre Vermögenswerte in die umzuwandeln beste Ergebnisse auf die effizienteste Art und Weise. Kenntnisse relevanter Konzepte und Mechanismen, Verwaltung und Betrieb, Registrierung und Korrespondenzmanagement, Fähigkeit zum Sammeln, Registrieren, Verwalten und Zustellen von Post und UNDP-Beuteln; Fähigkeit zuArchive verwalten.Verwaltung und Betrieb Reiserichtlinien und -verfahrenKenntnis der Reiserichtlinien und -verfahren; Fähigkeit, Reiserichtlinien, Personalregeln, Verwaltungsrundschreiben und Finanzvorschriften sowie Regeln zu reisebezogenen Angelegenheiten zu interpretieren. Verwaltung und Betrieb, Dokumenten- und Aufzeichnungsverwaltung. Gesamtdokumentenverwaltung (hart oder elektronisch). Registrierungs- und Aufbewahrungsrichtlinie einschließlich Speicherung und Archivierung. Verwaltung und Betrieb. Veranstaltungsmanagement (einschließlich Exerzitien, Schulungen und Meetings). Fähigkeit zur Verwaltung von Veranstaltungen, einschließlich der Identifizierung von Veranstaltungsorten, Unterbringung, Logistik, Catering, Transport und Bargeldauszahlungen usw. Ausbildung. Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen. Eine weiterführende Ausbildung ist erforderlich mit spezieller Sekretariatsausbildung. Ein Universitätsabschluss in Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Sozialwissenschaften oder einem gleichwertigen Bereich wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung. Erfahrung: Mindestens 7 Jahre (mit High-School-Abschluss) oder 4 Jahre (mit Bachelor-Abschluss). einschlägige Erfahrung auf nationaler oder internationaler Ebene in der Verwaltung oder in Programmunterstützungsdiensten erforderlich. Erfahrung im Umgang mit Computern, Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel usw.), Datenpaketen und webbasierten Managementsystemen wie ERP sind erforderlich. Vorkenntnisse bei der UN oder einer anderen internationalen Organisation sind von Vorteil. Erfahrung in der Organisation Veranstaltungen (online und/oder offline) sind von Vorteil. Erfahrung in der schriftlichen und mündlichen Übersetzung ist von Vorteil. Nachgewiesene Erfahrung in der Erstellung offizieller Korrespondenz, der Erstellung von Sitzungsprotokollen und anderen internen Dokumentationen ist von Vorteil. Bitte beachten Sie, dass die Fortführung der Anstellung über die Erstbesetzung hinausgeht 12 Monate sind vom erfolgreichen Abschluss einer Probezeit abhängig.HaftungsausschlussHinweisDieser Beitrag ist nur für die Einstellung vor Ort bestimmt. Es steht Bürgern der Ukraine offen. Es werden nur Bewerber kontaktiert, die in die engere Wahl kommen. Der erfolgreiche Kandidat erhält ein UNDP-Ernennungsschreiben. Informationen für Bewerber über UNDP-DienstpläneUNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen zurückbehalten und Kandidaten berücksichtigen, die sich auf diese Stelle für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf derselben Klassenstufe und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsvoraussetzungen bewerben. NichtdiskriminierungUNDP verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber sexueller Ausbeutung und sexuellem Fehlverhalten Belästigung und Amtsmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten werden daher strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen und es wird erwartet, dass sie diese Standards und Grundsätze einhalten. UNDP ist ein Chancengleichheits- und integrativer Arbeitgeber, der nicht aufgrund von Rasse, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Religion oder Nationalität diskriminiert , ethnische Herkunft, sexuelle Orientierung, Behinderung, Schwangerschaft, Alter, Sprache, soziale Herkunft oder anderer Status.BetrugswarnungDie Vereinten Nationen erheben im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- oder Einstellungsverfahren keine Bewerbungs-, Bearbeitungs-, Schulungs-, Vorstellungsgesprächs-, Test- oder sonstigen Gebühren. Sollten Sie eine Aufforderung zur Zahlung einer Gebühr erhalten, ignorieren Sie diese bitte. Bitte beachten Sie außerdem, dass Embleme, Logos, Namen und Adressen zleicht zu kopieren und zu reproduzieren. Daher wird Ihnen empfohlen, bei der Übermittlung personenbezogener Daten im Internet besondere Sorgfalt walten zu lassen. 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