Executive Assistant & Information Management (IM) Officer – Kiew – 858873 in International Committee of the Red Cross

Das Internationale Komitee vom Roten Kreuz (IKRK) ist eine unparteiische, neutrale und unabhängige Organisation, deren ausschließlich humanitäre Mission darin besteht, das Leben und die Würde von Opfern bewaffneter Konflikte und anderer Gewaltsituationen zu schützen und ihnen Hilfe zu leisten. Das IKRK hat den Auftrag, in Ländern zu arbeiten, die von bewaffneten Konflikten oder anderen Gewaltsituationen betroffen sind. Das IKRK ist in über 100 Ländern vertreten und beschäftigt weltweit 18.000 Mitarbeiter. Im Jahr 2014 weitete das IKRK seine Präsenz in der Ukraine aus. Wir haben über 900 Teammitglieder, die im ganzen Landkreis in verschiedenen Berufsfeldern arbeiten.

Über den Job 

Die Management Unit des ICRC sucht einen hochqualifizierten Executive Assistant und Information Management Officer zur Verstärkung unseres Teams in Kiew. Der Executive Assistant und der IM Officer sind Verantwortlich für die Bereitstellung hochrangiger administrativer Unterstützung und die Überwachung des Informationsmanagements. In dieser Rolle fungieren Sie als Referenzperson für schriftliche Protokolle, Korrespondenz und Standardwerkzeuge. 

Startdatum: Ab sofort 

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Arbeiten Sie eng mit dem Informationsmanagement-Koordinator zusammen, um Ziele zu definieren, Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv auf die Informationsumgebungsstrategie abgestimmt sind.
• Halten Sie unsere Richtlinien und Verfahren auf dem neuesten Stand und stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder informiert und gesund sind -geschult, wodurch ein reibungsloser und effizienter Informationsfluss im gesamten Unternehmen gewährleistet wird Organisation
• Verwalten Sie den Zugriff und die Updates für unsere kollaborativen Tools, Datenbanken und Referenzmaterialien. Seien Sie der Experte unseres Intranets und helfen Sie Kollegen dabei, sich einfach in den Ressourcen zurechtzufinden.
• Übernehmen Sie die Führung bei der Verwaltung von Terminen, der Priorisierung von Anfragen und der Koordinierung interner und externer Meetings und Veranstaltungen, bei denen Sie das IKRK vor hochrangigen Vertretern repräsentieren. Kontakte auf Ebene
• Spielen Sie eine aktive Rolle in Management- und Koordinationsteams, indem Sie Erkenntnisse einbringen, Fortschritte bei Entscheidungen verfolgen und wichtige Probleme kennzeichnen
• Selbstständige Erstellung, Überprüfung und Verfeinerung von Dokumenten, einschließlich Korrespondenz, Präsentationen und Berichte zur Unterstützung effektive Kommunikation
• Schulung und Einweisung des Personals in Informationsmanagementpraktiken, schriftliche Protokolle und Einhaltung von Regeln bezüglich Signaturen, Speicherung und Archivierung
• Vertretung des Managements in Arbeitsgruppen und Besprechungen auf Anfrage, Bearbeitung Interne Kommunikation und Koordination von Dokumenten im Zusammenhang mit Beratern und Trainern

Was wir Ihnen bieten

• Ein großartiges Team, mit dem man zusammenarbeiten kann, und eine Organisation, in der man eine hat Auswirkungen
• Arbeitsvertrag nach ukrainischem Arbeitsrecht mit flexiblen Arbeitsregelungen 
• Konkurrenzfähiges Bruttogehalt zwischen 70.000 und 102.000 UAH vor Steuern
• Krankenversicherung für Sie und Ihre abhängigen Familienmitglieder
• Umfassende Einarbeitungs- und Lernmöglichkeiten
• 20 Tage bezahlter Jahresurlaub
• Günstige Bürolage in der Stadt Zentrum

Das IKRK ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und der Sicherheit des Personals Priorität einräumtund Sicherheit. Wir setzen uns für Vielfalt und Inklusion in unserer Belegschaft ein und ermutigen qualifizierte weibliche und männliche Kandidaten aller Hintergründe, einschließlich Kandidaten mit Behinderungen, sich für das zu bewerben Position. Wir legen außerdem Wert auf die berufliche Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter und bieten ein unterstützendes und integratives Arbeitsumfeld. Weitere Informationen finden Sie auf der Website http://www.icrc.org/.

Über Sie

• Ukrainische Staatsbürgerschaft oder dauerhafte Aufenthaltserlaubnis in der Ukraine
• Universitätsabschluss oder gleichwertige Zertifizierung oder Erfahrung, Master-Abschluss von Vorteil
• Erfahrung in der Koordinierung eines Teams
• Erfahrung in Projektmanagement und -verfolgung
• Professionelle Sprachkenntnisse in Englisch und Ukrainisch 
• Fortgeschrittene Computerkenntnisse, einschließlich Microsoft Office Suite, SharePoint und IBM Lotus Notes.
• Selbstmotiviert mit einem starken Engagement für Teamarbeit und humanitäre Prinzipien
• Flexibel, enthusiastisch und lernbereit
• Fähigkeit, unabhängig und effektiv unter Aufsicht zu arbeiten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu organisieren und zu priorisieren
< li>Fähigkeit, in einem vielfältigen Team zu arbeiten und gute Arbeitsbeziehungen in einem multiethnischen, multikulturellen und multidisziplinären Umfeld aufzubauen und aufrechtzuerhalten

Interessiert? Ja? DANN BEWERBEN SIE SICH!

Bitte senden Sie Ihren englischen Lebenslauf zusammen mit Ihrem Motivationsschreiben und Ihren Gehaltsvorstellungen an den Menschen- und Kulturteam des IKRK. Bitte beschriften Sie Ihren Lebenslauf mit Ihrem Vor- und Nachnamen (Vorname NACHNAME). Füllen Sie außerdem den obligatorischen ICRC-Fragebogen aus. Der Fragebogen ist über den folgenden Link verfügbar: https://forms .office.com/e/APw3dvQMHJ. (Klicken Sie auf den Link oder kopieren Sie den Link in Ihren Internetbrowser.)

Ihre Bewerbung wird erst berücksichtigt, wenn Sie den ICRC-Fragebogen ausgefüllt und Ihren englischen Lebenslauf hochgeladen haben .

Bewerbungsfrist: 02. Dezember 2024

Nur Kandidaten, die die oben genannten Kriterien erfüllen, werden kontaktiert im Rekrutierungsprozess vorankommen.

Das IKRK behält sich das Recht vor, die Stelle neu zu vergeben, den Rekrutierungsprozess abzubrechen, eine Stelle in einer niedrigeren Besoldungsgruppe, mit einer angepassten Stellenbeschreibung oder einer anderen Dauer anzubieten oder dies zu tun Rekrutieren Sie einen Kandidaten, der den erforderlichen PR entsprichtofile vor Ablauf der Frist.