Stellvertretender Projektkoordinator [Humanitäre Bargeldhilfe] in ACTED

ACTED ist eine französische Nichtregierungsorganisation 1993 gegründete Organisation, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Kreislauf der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

JOB-ZWECK

Der stellvertretende Projektkoordinator mit Sitz in Kiew hilft bei Sie überwacht die Umsetzung des Projekts und stellt sicher, dass die Cash-Aktivitäten und die Umsetzung während des gesamten Projekts effektiv und rechtzeitig abgeschlossen werden, dass qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielt werden und Ergebnisse mit maximaler Wirkung für die Begünstigten erzielt werden. Der stellvertretende Projektkoordinator unterstützt die Projektmitarbeiter bei der täglichen Verwaltung aller Aspekte des Cash-Projekts und unterstützt die Verbindung mit relevanten internen Abteilungen sowie externen Partnern und Projektbeteiligten.

ZIEL

Um zum Gesamterfolg des Cash-Projekts beizutragen und dafür zu sorgen, dass die Ergebnisse pünktlich, im Rahmen, im Rahmen des Budgets, innerhalb akzeptabler Qualitätsniveaus und im Einklang mit den Anforderungen des Spenders und auf der Grundlage der Bedürfnisse des Begünstigten eintreffen. Koordination mit den Mitarbeitern des Cash-Programms, um zeitnahe Cash-Aktivitäten sicherzustellen und den Kapazitätsaufbau für neue Cash-Mitarbeiter in den ACTED-Büros in der Ukraine zu organisieren.

PFLICHTEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

1. Programmierung

1.1 Projektplanung

a) Unterstützen Sie die Entwicklung der Gesamtstrategie zur Implementierung des Cash-Projekts (einschließlich der Übergangs-/Auslaufstrategie), der Systeme, Ansätze, Werkzeuge und Materialien;

b) Unterstützung bei der Entwicklung und Aktualisierung der Standard of Procedures (SOPs) die verschiedenen Projektleistungen und die termingerechte Umsetzung der Cash-Aktivitäten zu organisieren;

c) Mitwirken bei Erstellung des Arbeitsplans und Tracking-Tools gemäß Zeitplan als umfassende und detaillierte Modellkarte für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts;

d) Unterstützung bei der Organisation und Planung des Projektauftakts und anderer mit der Projektplanung verbundener Besprechungen sowie Nachverfolgung der projektbezogenen Aktionspunkte, die sich aus diesen Besprechungen ergeben.

1.2 Nachbereitung der Projektumsetzung

b) Helfen Sie bei der Dokumentation des Implementierungsfortschritts und der Herausforderungen, indem Sie das Project Management Framework (PMF) regelmäßig aktualisieren und es mit der Cash-Projektkoordination teilen und technischer Koordinator;

c) Stellen Sie sicher, dass relevante technische Qualität und Standards während der Projektumsetzung berücksichtigt und respektiert werden;

d) Befolgen Sie die „Do No Harm“-Grundsätze, um sicherzustellen, dass Projekte für Gemeinschaften sicher sind;

e) Helfen Sie dabei, Risiken und Probleme zu antizipieren und zu mindern und unvorhergesehene Herausforderungen während der Projektumsetzung zu beheben;

f) Unterstützung bei der Koordinierung und dem Management von Änderungen bei der Projektumsetzung, insbesondere bei der Identifizierung erforderlicher Änderungen, der Überprüfung vorgeschlagener Änderungen, der Analyse ihrer Auswirkungen auf den Projektplan, der Genehmigung/Ablehnung angeforderter Änderungen und der Kontrolle und Aktualisierung des Umfangs, der Kosten, des Budgets, des Zeitplans und der Qualitätsanforderungen auf der Grundlage genehmigter Änderungen und in Abstimmung mit der Projektentwicklungseinheit und der Finanzabteilung;

g) Stellen Sie dem Projektkoordinator, den DCDs und dem Cash Technical Coordinator sowie anderen Teammitgliedern regelmäßig und zeitnah Updates über Fortschritte und Herausforderungen zur Verfügung.

1.3 Dokumentation und Compliance

a) Stellen Sie sicher, dass Projektaufzeichnungen und -dokumente, insbesondere Dokumente, die den Abschluss von Aktivitäten nachweisen (Begünstigtenliste, Anwesenheitslisten, Berichte von Finanzdienstleistern usw.), gemäß den ACTED-Verfahren angemessen vorbereitet, zusammengestellt und archiviert werden Spenderspezifische Verfahren;

1.4 Engagement und Rechenschaftspflicht des Begünstigten

a) Stellen Sie sicher, dass sich die Projektmitarbeiter an den Verhaltenskodex von Acted halten und alle Begünstigten mit Respekt und ohne jegliche Unterscheidung oder Diskriminierung behandeln. bbasierend auf Nationalität, Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Stamm, Geschlecht, religiösen Überzeugungen, politischer Meinung oder Behinderung;

b ) Hilfe bei der Überwachung der angemessenen, erreichbaren und akzeptablen Auswahl von Projektbegünstigten;

c) Unterstützung bei der Entwicklung a Kommunikationsstrategie mit Communities, damit den Projektbeteiligten sachliche, objektive und umsetzbare Informationen zur Verfügung gestellt werden;

d) Stellen Sie sicher Projektbeteiligte sind befugt, sich während des gesamten Projektzyklus zu beteiligen;

e) Stellen Sie sicher, dass der Beschwerde- und Reaktionsmechanismus von Acted vorhanden ist werden den Zielgemeinden kommuniziert und Beschwerden im Zusammenhang mit dem Projekt in Abstimmung mit der MEAL-Einheit gelöst.

1.5 Interne Koordination

a) Hilfe bei der Organisation regelmäßiger Projektkoordinationstreffen mit dem Cash-Projektteam;

1.6 Externe Koordination und Stakeholder-Engagement

a) Kommunikations- und Verbindungsaktivitäten unterstützen, erleichtern oder durchführen, um Begünstigte, wichtige Informanten, Akteure, Partner und Interessenvertreter in allen Phasen des Projektdesigns (Zusammenarbeit mit der PD-Einheit) und der Umsetzung aktiv zu konsultieren und einzubeziehen;< /span>

b) Unterstützung bei der Identifizierung von Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Koordinierung von Bemühungen mit anderen Organisationen, um sicherzustellen, dass unsere Aktivitäten auf der Arbeit anderer aufbauen und diese nicht replizieren;

< span style="font-weight: 400; font-style: normal">c) Unerfüllte Bedürfnisse an andere relevante Akteure weiterleiten;

d) Externes Lernen und Innovation mit Communities und anderen Interessengruppen teilen.

1.7 Partnerverwaltung

b) Unterstützen Sie Partner bei der Projektumsetzung und stellen Sie eine zeitnahe und qualitativ hochwertige Umsetzung sichervon Projekten durch Partner im Einklang mit ACTED und Spenderanforderungen;

c) Lead-Review-Meetings mit Partnern, mit Besonderes Augenmerk wird auf die Beziehungsaspekte der partnerschaftlichen Zusammenarbeit gelegt und sichergestellt, dass alle Probleme oder Streitigkeiten zeitnah gelöst werden.

1.8 Sicherheit

a) Unterstützung bei der Kontextanalyse im Projektumsetzungsbereich durch Identifizierung und Verfolgung von Mikrosignalen (z. B. Sicherheitsindikatoren, sozioökonomische Indikatoren) und Unterstützung des Bereichskoordinators und der Sicherheitsabteilung;

d) Verhandeln Sie bei Bedarf den Zugriff mit lokalen Interessengruppen.

2.Human Resource

a) Hilfe bei der Definition der Struktur des Cash-Projektteams und Entwicklung des Projektorganigramms im Rahmen des Budgets und entsprechend der Priorität;

c) Unterstützung der Einreichung des Rekrutierungsplans für das Projekt bei der Personalabteilung;

e) Stellen Sie sicher, dass die Projektmitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und in der Lage sind, diese auszuführen;

f) Nachverfolgung der Arbeitspläne und täglichen Aktivitäten der Projektmitarbeiter;

g) Sorgen Sie für ein positives Arbeitsumfeld und eine gute Teamdynamik;

i) Zwischenmenschliche Konflikte bewältigen;

3. Logistik

a) Beteiligen Sie sich an den Beschaffungsplanungsprozessen, starten Sie die für das Projekt erforderlichen Beschaffungen zeitnah und verfolgen Sie die Beschaffungen in Zusammenarbeit genauZusammenarbeit mit der Logistik;

b) Senden Sie rechtzeitig genaue und präzise Bestellformulare;

c) Überprüfen Sie die Qualität der benötigten Waren/Lieferungen sowohl in der Vertragsphase als auch an der Empfangsstelle und tragen Sie zur Beschaffung bei Ausschüsse, um die Lieferantenauswahl entsprechend dem jeweiligen Szenario abzuschließen;

d) Engmaschige Nachverfolgung der Projektbestände in Koordination mit der Logistik und Überwachung des aktuellen Bestands, der Pipeline, des verteilten und benötigten Bestands proaktiv;

e) Mitmachen bei der effektiven Flottenverwaltung durch rechtzeitige und angemessene Fahrzeuganfragen;

f) Stellen Sie sicher, dass das Projektteam über ausreichende Ressourcen verfügt zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich.

4. Finanzen

a) Nehmen Sie an der Überprüfung der BFU teil, prognostizieren Sie anfängliche und regelmäßige Kosten und überprüfen Sie die Ausgaben für Cash-Projektaktivitäten;

b) Unterstützung bei der Prognose des monatlichen Geldbedarfs des Projekts und Übermittlung an AC;

5. Qualitätskontrolle

ab) Unterstützung bei der Planung und Organisation interner Qualitätsprüfungen durch das Projektteam;

c) Bewerten Sie die durchgeführten Aktivitäten und stellen Sie eine effiziente Nutzung der Ressourcen sicher;

e) Besprechen, planen und implementieren Sie geeignete Korrekturmaßnahmen, auch auf der Grundlage von MEAL-Ergebnissen und -Empfehlungen;

f) Helfen Sie bei der Sammlung und Anwendung geeigneter gewonnener Erkenntnisse und Best Practices für aktuelle Projekte und stellen Sie sicher, dass diese gewonnenen Erkenntnisse proaktiv mit dem Vorgesetzten, dem MEAL und anderen Teammitgliedern geteilt werden, um sie in Zukunft anzuwenden Projektentwicklungsprozesse.

6. Grant Management

b) Einen Beitrag leisten zur Erstellung von (externen) Projektfortschrittsberichten, um die Qualität und Genauigkeit der bereitgestellten technischen Informationen sicherzustellen;

c ) Beitrag zur Organisation des Projektabschlusstreffens und zur Nachbereitung der projektbezogenen Aktionspunkte, die sich aus diesem Treffen ergeben;

d) Nehmen Sie an Kommunikationsaktivitäten teil, indem Sie regelmäßig Bilder und Geschichten im Zusammenhang mit Projektaktivitäten sammeln.

e) Beteiligen Sie sich an Prozessen zur Entwicklung neuer Vorschläge durch die Bereitstellung fachkundiger programmatischer Beratung in Bezug auf Kontextwissen;

f) Nehmen Sie gegebenenfalls Kontakt zu Spendern auf und arbeiten Sie eng mit Partnern an Projektaktualisierungen, Besuchen vor Ort und anderer Kommunikation zusammen, in Abstimmung mit der Projektentwicklungseinheit.

7. Andere

a) Alle anderen vom Vorgesetzten zugewiesenen Aufgaben.

Увага! облікові documenti та оновити свої військово-облікові дані.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen Wehrpflichtige aktuelle Militärregistrierungsdokumente vorlegen während der Anstellung

Eine amtlich zugelassene Plattform, ein Tarifbüro, das gehandelt hat;