Auszeichnung/Projekt-Senior-Spezialist in HIAS

POSITIONSZUSAMMENFASSUNG

Der Award-/Projektspezialist für die HIAS-Programmabteilung ist dafür verantwortlich, die effektive Koordination, Verwaltung und Optimierung aller Prozesse im Zusammenhang mit dem Award-Management sicherzustellen. Der Schwerpunkt dieser Position liegt auf der Verwaltung der Vergabezyklen von der Bewerbung über die Implementierung bis hin zur Berichterstattung, der Verbesserung betrieblicher Prozesse und der Funktion als zentraler Ansprechpartner zwischen den Abteilungen. Der Auszeichnungs-/Projektspezialist wird außerdem damit beauftragt, Systeme zu schaffen, die Effizienz und Klarheit fördern und sicherstellen, dass alle Beteiligten aufeinander abgestimmt sind und dass Zeitpläne, Budgets und Ergebnisse eingehalten werden.

VERANTWORTLICHKEITEN UND WESENTLICHE FUNKTIONEN:  

1. Vergabemanagement und Prozessoptimierung (40 %)

· Überwachen Sie den gesamten Vergabelebenszyklus, einschließlich Antrags-, Verhandlungs-, Implementierungs-, Überwachungs- und Abschlussphasen.

· Stellen Sie sicher, dass Prozesse im Zusammenhang mit der Vergabeverwaltung rationalisiert und optimiert werden, um maximale Effizienz zu erzielen.

· Entwickeln, implementieren und warten Sie Systeme und Tools zur Verfolgung von Vergabefortschritten, Leistungen, Budgets und Fristen.

· Koordinieren Sie sich mit den Finanz-, MEAL- und Betriebsteams, um die Abstimmung von Budgets, Berichten und Compliance-Anforderungen sicherzustellen.

· Identifizieren Sie Engpässe in aktuellen Prozessen und schlagen Sie Lösungen zur Optimierung von Abläufen und Rationalisierung von Arbeitsabläufen vor.

2. Abteilungsübergreifende Koordination (25 %)

· Sie fungieren als Hauptansprechpartner für alle internen und externen Stakeholder, die am Vergabeprozess beteiligt sind, und sorgen für eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teams.

· Halten Sie die Dokumentation zu Auszeichnungen auf dem neuesten Stand und stellen Sie eine ordnungsgemäße Einreichung in Übereinstimmung mit der Organisation und dem Spender sicher Richtlinien.

3. Compliance und Berichterstattung (20 %)

· Stellen Sie sicher, dass alle Auszeichnungen den Spenderanforderungen, Organisationsrichtlinien und gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen.

· Verwalten Sie die rechtzeitige Einreichung und genaue finanzielle und programmatische Berichte an Spender und Interessengruppen.

· Arbeiten Sie eng mit MEAL-Teams zusammen, um die notwendigen Daten für die Berichterstattung zu sammeln und die Abstimmung mit Überwachungs- und Bewertungsrahmen sicherzustellen.

4 . Dokumentation und Wissensmanagement (15 %)

· Stellen Sie sicher, dass die gesamte Projekt- und Vergabedokumentation gut organisiert und zugänglich ist, einschließlich Verträgen, Berichten, Budgets und Korrespondenz.

· Verwalten Sie eine zentrale Datenbank oder ein System für Auszeichnungsinformationen, um Transparenz und einfachen Zugriff für alle relevanten Teammitglieder zu fördern. 

ERFORDERLICHE KENNTNISSE, FÄHIGKEITEN UND FÄHIGKEITEN:

· Betriebliche Koordination: Nachgewiesene Fähigkeit, Prozesse zu rationalisieren, Arbeitsabläufe zu verwalten und sicherzustellen Koordination zwischen mehreren Abteilungen und Teams.

· Fachwissen im Bereich Award-Management: Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung des gesamten Award-Lebenszyklus, einschließlich Compliance-, Reporting- und Abschlussphasen.

· Prozessoptimierung: Fähigkeit, Ineffizienzen zu identifizieren und Lösungen zu implementieren, die Prozesse rationalisieren und die allgemeine betriebliche Effektivität verbessern.

· Finanzieller Scharfsinn< /u>: Verständnis für Budgetierung, Finanzverfolgung und Spender-Compliance-Anforderungen.

· Stakeholder-Management: Nachgewiesene Erfahrung beim Aufbau und der Pflege von Beziehungen zu Spendern, Partnern und internen Teams.< /p>

· Softwarekenntnisse: Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) und Projektmanagement-Tools (z. B. SharePoint, Visio oder gleichwertig).

· Kommunikationsfähigkeiten: Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, in der Lage, klare, prägnante Berichte und Präsentationen zu erstellen.

· Problemlösung: Fähigkeit Sie arbeiten unabhängig, denken kritisch und schlagen innovative Lösungen für betriebliche Herausforderungen vor.  

QUALIFIKATIONEN: 

· Bachelor-Abschluss in IT, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich.

· Mindestens 3–5 Jahre Erfahrung im Projektmanagement, in der Projektkoordination oder in verwandten Funktionen im humanitären oder Unternehmenssektor.

· Nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der Optimierung betrieblicher Prozesse und der Sicherstellung der pünktlichen Lieferung von Projektergebnissen.

• Fließende Ukrainisch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.   

BEVORZUGTE QUALIFIKATIONEN:

· Erfahrung mit der Verwaltung humanitärer Programme in Konflikt- oder Postkonfliktsituationen.

· Vertrautheit mit Ergebnissen- Based Management (RBM) und IT-Frameworks.

HAFTUNGSAUSSCHLUSS:

Diese Stellenbeschreibung soll die allgemeine Art und das Niveau der ausgeführten Arbeit beschreiben. Es handelt sich nicht um eine erschöpfende Liste aller Verantwortlichkeiten, Pflichten, erforderlichen Fähigkeiten oder des ständigen Standorts. Der Standort kann je nach programmatischen Anforderungen geändert werden. Flexibilität ist für unser Wachstum und unsere Entwicklung unerlässlich. Der erfolgreiche Kandidat muss sich in einem schnelllebigen, sich verändernden Arbeitsumfeld mit vielen wichtigen Fristen wohlfühlen. Bei Bedarf kann von allen Teammitgliedern verlangt werden, Aufgaben außerhalb ihrer normalen Arbeitszeiten zu erledigen. 

EINSTELLUNGSPROZESS:

Wir verpflichten uns zu einem fairen und respektvollen Einstellungsprozess und tun unser Bestes, um auf jeden Bewerber zu reagieren. Wir legen Wert auf Kommunikation und Transparenz mit allen Kandidaten, auch mit denen, die nicht vorankommen. Hier ist eine Momentaufnahme unseres Einstellungsprozesses: 

Schritt 1: Senden Sie Ihre Bewerbung!

Schritt 2: Telefonbildschirm mit einem Mitarbeiter der Personalabteilung.

Schritt 3 : Interview mit dem einstellenden Manager.

Schritt 4: Interview mit einer Gruppe von HIAS-Mitarbeitern.

Schritt 5: Referenzprüfung.

Schritt 6: Angebot und Hintergrundüberprüfung.

Schritt 7: Beginnen Sie Ihre berufliche Reise mit HIAS! 

Hinweis: Einige unserer Einstellungsprozesse können variieren und nicht alle Kandidaten kommen zu jeder Stufe weiter. 

ÜBER UNS:

Vor über hundert Jahren gründete die jüdische Gemeinde HIAS (ursprünglich Hebrew Immigrant Aid Society) in New York City, dem Einwanderungstor nach Amerika. Unsere Gründer unterstützten Juden, die vor Verfolgung und Armut in Osteuropa flohen, und ließen sich dabei von den Traditionen leitenAusmaße und Geschichte des jüdischen Volkes – eine Geschichte der Unterdrückung, Vertreibung und Diaspora. HIAS hat seitdem Generationen von Juden geholfen, die aufgrund ihrer Identität Gewalt ausgesetzt waren, und HIAS setzt sich weiterhin dafür ein, jüdischen Flüchtlingen überall auf der Welt zu helfen. Heute kommen unsere Kunden bei HIAS sowie unsere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Glaubensrichtungen, Ethnien und Hintergründen. Wir bringen unsere Erfahrung, Geschichte und Werte in unsere Arbeit auf fünf Kontinenten ein und stellen sicher, dass Flüchtlinge heute die lebenswichtigen Dienstleistungen und Möglichkeiten erhalten, die sie zum Gedeihen benötigen.

HIAS ist eine Lerngemeinschaft, die sich für Vielfalt und Inklusion einsetzt. Wir erledigen unsere Arbeit mit Integrität, Verantwortlichkeit, Transparenz und der Verpflichtung zu höchsten ethischen Standards. Wir suchen Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlicher Lebenserfahrung zur Verstärkung unserer Teams in den Vereinigten Staaten und auf der ganzen Welt. Menschen, die sich als BIPOC identifizieren, Menschen mit Behinderungen, Menschen aus der LGBTQ+-Gemeinschaft und Menschen mit erlebten Erfahrungen mit Zwangsvertreibung oder Einwanderung werden alle aufgefordert, sich zu bewerben. Wir engagieren uns für den Aufbau einer vielfältigen Belegschaft, die unsere Vision, Mission und Werte widerspiegelt. 

VISION:

HIAS steht für eine Welt, in der Flüchtlinge Willkommen, Sicherheit und Chancen finden. 

MISSION:

Gestützt auf unsere jüdischen Werte und unsere jüdische Geschichte leistet HIAS lebenswichtige Dienste für Flüchtlinge und Asylsuchende auf der ganzen Welt und setzt sich so für deren Grundrechte ein Sie können ihr Leben neu aufbauen. 

WERTE:

Willkommen • Acogimiento • Hospitalite • ????? ?????? (Hachnasat Orchim)

Wir begrüßen den Fremden

Gerechtigkeit • Justicia • Gerechtigkeit • ??? (Tzedek)

Wir streben nach Gerechtigkeit

Empathie • Empatia • Empathie • ??? (Chesed)

Wir begegnen unseren Kunden mit Empathie

Partnerschaft • Companerismo • Zusammenarbeit • ?????? (Chevruta)

Wir glauben daran, die Welt durch Partnerschaft zu verändern

Mut • Coraje • Mut • ????< /em> (Ometz)

Wir handeln mit Mut, um eine bessere Welt aufzubauen

Resilienz • Resiliencia • Resilienz • < em>??? (Ruach)

Wir passen uns an und gedeihen und stellen kontinuierlich unsere Widerstandsfähigkeit unter Beweis. 

VIELFALT:

HIAS setzt sich für einen vielfältigen und integrativen Arbeitsplatz ein. Alle qualifizierten Bewerber werden für eine Anstellung berücksichtigt, unabhängig von Rasse, Hautfarbe, nationaler Herkunft, ethnischem Hintergrund, Abstammung, Staatsbürgerschaftsstatus, religiösem Glauben, Alter, Geschlecht, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlicher Behinderung, geistiger Behinderung, Gesundheitszustand, genetischen Informationen usw. Familienstand, eingetragener Lebenspartner oder eingetragener Lebenspartner, Familienstand, Schwangerschaft, Geburt, Militärstatus, geschützter Veteranenstatus, politische Orientierung oder anderer gesetzlich geschützter Status. 

SICHERHEIT:

HIAS setzt sich für den Schutz von Kindern, schutzbedürftigen Erwachsenen und anderen Personen vor Schäden ein, die direkt oder indirekt durch ihr Eintreten entstehen Kontakt mit HIAS. Wir tolerieren keine sexuelle Ausbeutung, keinen Missbrauch oder jede Form von Kindesmissbrauch oder Vernachlässigung durch unsere Mitarbeiter oder assoziiertes Personal. Jeder Kandidat bot eine Stelle bei HI anVon AS wird erwartet, dass er den Verhaltenskodex und die Sicherheitsrichtlinien von HIAS unterzeichnet und einhält. Alle Stellenangebote unterliegen ausreichenden Referenzen und angemessenen Überprüfungen, zu denen auch Vorstrafen gehören können. HIAS beteiligt sich auch am Behördenübergreifendes System zur Offenlegung von Fehlverhalten . Im Einklang mit diesem Plan fordern wir von den früheren Arbeitgebern der Bewerber Informationen über alle Erkenntnisse zu sexueller Ausbeutung, sexuellem Missbrauch und/oder sexueller Belästigung während des Beschäftigungsverhältnisses oder über untersuchte Vorfälle beim Ausscheiden des Bewerbers aus dem Beschäftigungsverhältnis. Ebenso wird HIAS diese Informationen weitergeben, wenn andere Organisationen im Rahmen ihres Rekrutierungsprozesses Anfragen nach aktuellen und ehemaligen HIAS-Mitarbeitern stellen. Mit der Einreichung einer Bewerbung bestätigt der Stellenbewerber, dass er diese Einstellungsverfahren verstanden hat.