Verwaltungsbeamter von Atlas Logistics (Verwaltungsbeamter) in Handicap international

Atlas-Verwaltungsbeamter 

BERICHTET AN:  ATLAS PROJECT MANAGER TRANSPORT 

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch

Kontext der Mission 

Seit 1993 bietet Humanitarian and Inclusion (HI) über seine Logistikplattform Atlas Logistique Logistikdienstleistungen für humanitäre Akteure an, die auf Krisen in 15 verschiedenen Ländern reagieren. 

Seit März 2022 ist Atlas Logistique (AL) in der Ukraine tätig, um humanitären Organisationen logistische Lösungen anzubieten (humanitärer-zu-humanitärer Ansatz), um die Lieferung von Hilfe schneller, sicherer und einfacher zu machen effizienteste Weise die am stärksten betroffenen Bevölkerungsgruppen.  

Derzeit bietet HI mit drei Logistikzentren in Dnipro, Charkiw und Mykolajiw gemeinsame Lager- und Transportdienste (auch an schwer erreichbaren Zielorten) für andere humanitäre Akteure an. Gemäß den auf der Website beobachteten Bedürfnissen Am Boden bietet HI auch Kühlketten-/temperaturkontrollierte Lager- und Transportdienste für Organisationen an, die temperaturempfindliche humanitäre Güter an betroffene Bevölkerungsgruppen und lokale Partner liefern.

AUFGABEN / VERANTWORTLICHKEITEN 

Mission 1. Datenverfolgung und -überwachung:  

1.1 Er/sie sammelt und überprüft die Gültigkeit aller Dokumente der Spediteure und Partner (GPS-Koordinaten, Volumen/Gewicht der Fracht auf dem SRF…) 

1.2 Stellt sicher, dass ATLAS-Transportaktivitäten/-systeme/-prozesse den Bundes-, Provinz- und Territorialgesetzen entsprechen. 

1.3 Stellt die Einhaltung der Verfahren der HI-Plattform sicher. 

1.4 Stellt sicher, dass data-Sammlung und der Brunneneintrag in der unterschiedlichen Datenbank im Hinblick auf Lagerung und Transport (Excel). 

1.5 Er/sie ist für die Sammlung, Aufzeichnung, Überwachung und Archivierung aller Transportkaufdateien verantwortlich. 

1.6 Erklärt den Beförderern die Klauseln der Beförderungsverträge und/oder der TTN. 

1.7 Bietet Kommunikations- und Identifikationstools für Spediteure/Förderer (GPS, Tracker, Mission Order, Sichtbarkeit usw.), abhängig von der Sicherheitsabteilung  < /p>

1.8 Sammelt Lieferanteninformationen und integriert sie in die Datenbank „Vertragsüberwachung“.  

Auftrag 2. Administrative Nachverfolgung:  

2.1 Stellt die administrative und HR-Beziehung zwischen der Transportverwaltung sicher sowie der Verkehrsexperte und Marktanalysebeauftragte. 

2.2 Überprüfen Sie die vom Transportexperten und Marktanalysebeauftragten gesendeten Spediteurrechnungen, bevor Sie sie dem Transportexperten und Marktanalysebeauftragten zur Validierung übergeben. 

2.3 Befolgen Sie den Zahlungsvorgang und die Zahlungsbelege der Lieferanten. 

2.4 Verantwortlich für die Verwaltung der Papierfabrik und die Befriedigung der Grundbedürfnisse der Transporttätigkeit. 

2.5 Regelmäßig oder auf Anfrage seiner Hierarchie Berichte und Statistiken über Transportaktivitäten erstellen.  

2.6 Schlägt Modifikationen von Tools und Formaten vor, beteiligt sich aktiv an der Dynamik der kontinuierlichen Verbesserung und der Suche nach Effizienz des Plattformprojekts.  

2.7   Sorgen Sie für eine gute Kommunikation zwischen den operativen Aktivitäten, dem Transportbeauftragten, dem Datenbank- und Prozessbeauftragten und der Verwaltungs-/Finanzabteilung. 

2.8 Stellen Sie sicher, dass Sie alle Kaufdateien ordnungsgemäß archivieren und den Ordner auf dem neuesten Stand und sauber halten. Archivierung und Pflege der verschiedenen Dateien in der richtigen Reihenfolge (Soft- und Hardcopy) 

Mission 3 . Vertretung: 

3.1 Nimmt an wöchentlichen Besprechungen mit der Transportabteilung teil 

3.2 Trägt dazu bei, Partnern und Spediteuren ein professionelles und herzliches Image zu vermitteln Gefahrenbereich und Meldung von Bewegungen an die Sicherheitsabteilung 

3.4 Durchführung von Marktstudien, Angeboten und Verhandlungen mit Transportunternehmen.  

3.5 EStellen Sie sicher, dass die Transporte operativ nachverfolgt werden (Kontakt mit Spediteuren, Fahrern, Vertretern).  

3.6 Sorgen Sie für eine gute Nachvollziehbarkeit der Prozessdokumente und stellen Sie deren Genauigkeit sicher von Informationen. (TTN, Rechnung, ACT, Berichterstattung) 

3.7 Analysieren Sie den Transportmarkt auf bestimmten Straßen 

3.9 Bietet Kommunikations- und Identifikationstools für Förderer/Förderer (GPS, Tracker, Mission Order usw.) 

3.10 Durchführung von Unterstützungseinsätzen (Schulung, Mentoring, Support, Rekrutierung, interne Revision, Übergaben) 

3.11 Sorgen Sie für gute Kommunikation, Koordination und Informationen mit und zwischen Mitgliedern des Team 

3.12 Sorgen Sie für eine ordnungsgemäße logistische Verwaltung des operativen Teams und eine enge Zusammenarbeit mit den Supportdiensten 

3.13 Helfen Sie den Partnern bei der geeigneten Logistik für ihre Aktion und schlagen Sie die beste Transportlösung vor 

PROFIL GESUCHT 

Qualifikation(en):

• Bachelor-Abschluss in einem verwandten Bereich (Logistik, Entwicklung usw.) 

• Anstelle einer Ausbildung wird Berufserfahrung akzeptiert 

• Vorzugsweise - Qualifikation im Bereich Logistik 

Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Transportsektor oder in der Lieferkette (NGO oder Privatunternehmen) 

Fähigkeiten:

• Fähigkeit, auf Englisch und Ukrainisch zu kommunizieren. 

• Gute Übersetzungs-, Erklärungs- und Verhandlungsfähigkeiten 

• Gute Kenntnisse des ukrainischen Rechts 

• Microsoft Office-Paket 

• Gute Excel-Kenntnisse (wird getestet) 

Persönliche Qualitäten: 

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen, ausgeprägte Organisationsfähigkeiten 

• Echte Motivation für die Arbeit im humanitären Bereich 

• Autonomie und Teamfähigkeit 

ARBEITSBEDINGUNGEN:

Vertrag: Arbeitsvertrag (gemäß ukrainischer Gesetzgebung) befristet

Art der Anstellung: Vollzeit

Vorteile Paket:

Krankenversicherung für HI-Mitarbeiter und einen Angehörigen (Steuer wird von HI bezahlt)
• Individuelle Beratungsgespräche für HI-Mitarbeiter
• Für die Führungspositionen und Schlüsselpositionen kann bei Bedarf ein Umzugspaket gewährt werden 
• Relevante unterstützende Maßnahmen für Menschen mit Behinderungen (falls erforderlich)

CHANCENGLEICHHEIT

HI ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir legen Wert auf Vielfalt und setzen uns dafür ein, ein integratives Umfeld zu schaffen, das auf gegenseitigem Respekt für alle Mitarbeiter basiert. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Geschlecht, Behinderungsstatus oder Religion , ethnische Herkunft, Hautfarbe, Rasse, Familienstand oder andere geschützte Merkmale. 

Wenn Sie eine Behinderung haben und besondere Vorkehrungen benötigen, um Sie während des Vorstellungsgesprächs zu unterstützen, informieren Sie uns bitte über die erforderlichen Details.

Handicap International verfügt über klare institutionelle Richtlinien zu den Themen „Kinderschutz“, „Bekämpfung von Betrug, Bestechung und Korruption“, „Behinderung, Geschlecht und Alter“ und „Schutz von Leistungsempfängern vor sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung“. Daher ist es für alle Mitarbeiter verpflichtend, sich dazu zu verpflichten, diese Richtlinien zu respektieren, einzuhalten und zu fördern und den HI-Verhaltenskodex zu unterzeichnen.

Mit der Einreichung der Lebenslaufbewerbung erteilt der Bewerber seine Einwilligung zur Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten (gemäß der Gesetzgebung der Ukraine).

Administrator von Atlas Logistics (Verwaltungsbeamter)

LAND: Ukraine

BESTELLT VON:  Leiter von Projekten und Programmen im Bereich der materiellen (immateriellen) Produktion (Transportprogramm)

REGION: Dnipro

Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf auf Englisch

ALLGEMEINE PFLICHTEN

Missionskontext

Seit 1993 bietet Humanity and Inclusion (HI) über seine Logistikplattform Atlas Logistique Logistikdienstleistungen für humanitäre Organisationen an, die auf Krisen in 15 verschiedenen Ländern reagieren.

Seit März 2022 ist Atlas Logistique (AL) in der Ukraine tätig und bietet humanitären Organisationen Logistiklösungen (einen humanitären Ansatz) an, um eine schnellere, sicherere und effektivere Bereitstellung von Hilfe an die meisten Menschen zu ermöglichen betroffene Bevölkerung.  

HI bietet derzeit mit drei Logistikzentren in Dnipro, Charkiw und Mykolajiw anderen humanitären Organisationen gemeinsame Lager- und Transportdienstleistungen (auch an schwer erreichbare Orte) an. Je nach lokalem Bedarf bietet HI auch Dienstleistungen an für die Kühlkette/Temperaturlagerung und den Transport humanitärer Güter an Organisationen, die temperaturempfindliche humanitäre Güter an betroffene Bevölkerungsgruppen und lokale Partner liefern

AUFGABEN / PFLICHTEN

Unter der Leitung des Projektmanagers sind die Hauptaufgaben:

1.2 Stellt die Einhaltung der ATLAS-Transportaktivitäten/-systeme/-prozesse mit staatlichen, regionalen und lokalen Gesetzen sicher.

1.3 Stellt die Einhaltung der Plattform-NO-Verfahren sicher.  

1.4 Gewährleistet die Datenerfassung und die ordnungsgemäße Eingabe in verschiedene Speicher- und Transportdatenbanken (Excel).

1.5 Er/sie ist für die Sammlung, Aufzeichnung, Überwachung und Archivierung aller Beschaffungs- und Transportdateien verantwortlich. 

1.6 Erklärt den Spediteuren die Bestimmungen von Transportverträgen und/oder TTN.

1.7 Bietet Kommunikations- und Identifikationsmittel für Transportunternehmen (GPS-Tracker, Dienstzuweisung, Erkennungszeichen usw.).

1.8 Sammelt und integriert Informationen über Lieferanten in die Datenbank „Überwachungsverträge".  

2.1. Stellt administrative und personelle Beziehungen zwischen dem Datenbank- und Verarbeitungsspezialisten und dem Transportspezialisten her.

2.2. Prüft die vom Transportspezialisten gesendeten Spediteurrechnungen, bevor sie zur Bestätigung an den Datenbank- und Datenverarbeitungsadministrator weitergeleitet werden.

2.3. Überwacht den Zahlungsvorgang und die Belege für Zahlungseingang bei Lieferanten.

2.4. Verwaltet den Dokumentenfluss und erfüllt die Grundbedürfnisse der Transportlogistik.

2.6. Bietet Modifikation von Tools und Formaten, beteiligt sich aktiv an der Dynamik der ständigen Verbesserung und der Suche nach Wirksamkeit des Plattformprojekts.

2.7. Gewährleistet eine ordnungsgemäße Kommunikation zwischen Betrieb, Transportspezialisten, Datenbank- und Datenverarbeitungsadministrator und Verwaltungs-/Finanzabteilung.

2.8. Gewährleistet die ordnungsgemäße Archivierung aller Beschaffungsdateien und hält die aktuelle Datenbank in Ordnung. Archiviert und verwaltet verschiedene Dateien in der richtigen Reihenfolge (elektronische und gedruckte Kopien). 

Mission 3. Kommunikation über das HI-Projekt > Plattform

3.1 Nimmt an wöchentlichen Treffen mit dem Verkehrsministerium teil 

3.2 Beteiligt sich an der Bildung eines professionellen und freundlichen Images bei Partnern und Trägern 

3.3 Koordiniert die Lieferung in Gefahrenbereiche und meldet die Bewegung an die Sicherheitsabteilung 

3.4 Führt Marktforschung durch, holt kommerzielle Angebote ein und verhandelt mit Spediteuren 

3.5 Bietet betriebliche Kontrolle über den Transport (Kontakt mit Spediteuren, Fahrern, Vertretern)

3.6 Gewährleistet die ordnungsgemäße Abrechnung von Prozessdokumenten und die Genauigkeit der Informationen (TTN, Rechnung, Gesetz, Berichterstattung)

3.7 Analysiert den Markt für Transportdienstleistungen auf einzelnen Routen 

3.8 Versorgt und aktualisiert die Sicherheitsabteilung mit Transportsicherheitsinformationen (Zone, Aktualisierungsdaten, Lieferadressen usw.)

3.9 Bietet Kommunikations- und Identifikationstools für Konvois (GPS, Tracker, Missionsbefehle usw.)

3.11 Sorgt für ordnungsgemäße Kommunikation, Koordination und Informationsaustausch zwischen Teammitgliedern 

3.12 Gewährleistet ein ordnungsgemäßes Logistikmanagement durch das Betriebsteam in enger Zusammenarbeit mit den Supportdiensten 

3.13 Unterstützen Sie Partner bei der ordnungsgemäßen Logistik für ihre Abläufe und bieten Sie die besten Transportlösungen an

ERFORDERLICHE KOMPETENZEN 

Qualifikation(en): 

• Bachelor-Abschluss in einem verwandten Bereich (Logistik, Entwicklung usw.)
• Erfahrung wird statt Bildung akzeptiert 
• Wünschenswert - Hochschulabschluss in Logistik

Berufserfahrung:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Transportsektor oder in der Lieferkette (NGO oder Privatunternehmen)
• Arbeitserfahrung in einer internationalen Nichtregierungsorganisation ist von Vorteil

Fähigkeiten:

• Fähigkeit, auf Englisch und Ukrainisch zu kommunizieren.
• Gute Übersetzungs-, Erklärungs- und Verhandlungsfähigkeiten 
• Gute Kenntnisse der ukrainischen Gesetzgebung im Bereich Güterverkehr
• Wissen über Office
• Gute Kenntnisse in Excel (wird überprüft)< /li >

Persönliche Qualitäten:

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen, ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• Echte Motivation, im humanitären Bereich zu arbeiten 
• Autonomie und Teamfähigkeit 
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ARBEITSBEDINGUNGEN

Vertrag:Arbeitsvertrag (gemäß ukrainischer Gesetzgebung) Befristet

Anstellungsart:Vollzeit

Vorteile:

• 30 Kalendertage Jahresurlaub
• 12 Tage bezahlter Wellness-Jahresurlaub (pro -angerechnete Arbeitszeit)
• Krankenversicherung für HI-Mitarbeiter und ein Familienmitglied (Zuschlag wird von HI bezahlt)
• Individuelle psychologische Beratung für HI-Mitarbeiter
• Relocation-Paket für Führungspositionen und Schlüsselpositionen bei Bedarf möglich
• 400">Angemessene Unterstützungsmaßnahmen für eine Person mit Behinderungen (falls erforderlich)

OPTIONEN

HI ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir legen Wert auf Vielfalt und streben danach, ein integratives Umfeld zu schaffen, das auf gegenseitigem Respekt für alle Mitarbeiter basiert. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Geschlecht, Behinderung, Religion oder ethnischer Herkunft , Hautfarbe, Rasse, Familienstand oder andere geschützte Merkmale.

Alle interessierten Kandidaten, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, Religion, ethnischer Herkunft, Hautfarbe, Rasse, Familienstand oder anderen Merkmalen, werden aufgefordert, sich für die Stelle zu bewerben.

Wenn Sie eine Behinderung haben und besondere Vorkehrungen benötigen, um Sie während des Vorstellungsgesprächs zu unterstützen, teilen Sie uns bitte die erforderlichen Details mit.

Handicap International verfügt über transparente institutionelle Richtlinien zu Kinderschutz, Betrugsbekämpfung, Bestechung und Korruption, Behinderung, Geschlecht und Alter sowie zum Schutz von Leistungsempfängern vor sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung" Sie sind für alle Mitarbeiter verbindlich, die diese Richtlinien respektieren, einhalten und fördern und den HI-Verhaltenskodex unterzeichnen müssen.

Durch das Absenden eines Lebenslauf, der Bewerber stimmt der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten zu (gemäß der Gesetzgebung der Ukraine).