Archivadministrator/HR-Assistent in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Teufelskreis der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren, die nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Verantwortlichkeiten

Dokumentenprüfungen und Archiv-Upload

Verantwortlichkeiten

Dokumentenprüfungen und Archiv-Upload

Qualitätssicherung:  

Prüfen Sie gescannte Dokumente gründlich, um sowohl Qualität als auch Sicherheit sicherzustellen Vollständigkeit.

Scannen und Hochladen: 

Verwenden Sie geeignete Geräte, um fehlende Dokumente zu scannen und hochzuladen gemäß den angegebenen ACTED-Richtlinien zum Scannen und Archivieren.

FLATS-Dokumentenhandhabung:

Verpacken und stapeln Sie FLATS-Dokumente gemäß ACTED Scanning & Archives Richtlinien.

Allgemeiner Umgang mit Dokumenten: 

Verpacken und stapeln Sie andere Dokumente gemäß den bereitgestellten Richtlinien.

Archivverwaltung

Tagging und Indexierung: 

Implementieren Sie einen systematischen Tagging- und Indexierungsprozess für gescannte Dokumentation mithilfe des ACTED-Archivs Lösung.

Ablage und Indexierung: Stellen Sie die ordnungsgemäße Ablage und Indexierung der Dokumentation innerhalb der ACTED Archive-Lösung sicher.

Wartung der Barrierefreiheit:

Gewährleistung der Zugänglichkeit der archivierten Daten für autorisierte Mitarbeiter.

Abteilungsbezogen Unterstützung:

Bieten Sie Unterstützung für verschiedene Abteilungen, die daran beteiligt sind ACTED-Scan- und Archivierungsprozess, einschließlich Finanz-, Logistik-, Personal- und Programmpersonal.

Entfernung veralteter Dokumente:< strong>

Entfernen Sie anschließend unnötige und/oder veraltete Papierdokumente aus dem Archivhalter Erhalt der Genehmigung von HQ Transparency & Audit.

Berichterstattung

Problemberichterstattung:

Melden Sie sofort alle während des Archivierungsprozesses festgestellten Probleme.

< starkeOptimierung Vorschläge: 

Kommunizieren und melden Sie potenzielle Optimierungen zur Verbesserung der Effizienz des Archivierungsprozesses.

Interaktion mit dem Archivierungsunternehmen

Besuche des Archivierungsunternehmens:

Besuchen Sie das Archivierungsunternehmen, wie vom Stellvertreter/Senior gefordert Admin/HR-Manager, Senior/Payroll Officer.

Dokumentenbearbeitung:

Führen Sie gemeinsam Aufgaben wie Kopieren, Scannen, Extrahieren und Hinzufügen von Dokumenten zu persönlichen ACTED-Dateien aus mit Vertretern des Archivierungsunternehmens.

Anforderungen:

• Kandidaten mit Behinderungen werden bevorzugt.
• Stark zwischenmenschliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv im Team zu arbeiten.
• Fähigkeit dazu Arbeiten Sie mit minimaler Aufsicht und liefern Sie Ergebnisse.
• Ehrlichkeit, Seriosität und Zuverlässigkeit sind wesentliche Eigenschaften.
• Vorkenntnisse in einer Büroumgebung sind auf jeden Fall von Vorteil.
• Beherrscht die Microsoft Office Suite, einschließlich Word, Excel und PowerPoint.
• Vertrautheit mit Tools wie Teams und Outlook.

Achtung! Gesetzgebung, wenn sie beschäftigt sind, werden sie eingezogen Bürger der Ukraine sind verpflichtet, militärische Registrierungsdokumente vorzulegen und ihre militärischen Registrierungsdaten zu aktualisieren.

Achtung! Gemäß der geltenden Gesetzgebung müssen wehrpflichtige Personen aktualisierte militärische Registrierungsdokumente vorlegen während der Beschäftigung.

Wir bieten

• Offizielle Anstellung;
• Regelmäßige Überprüfung der Gehälter;
• 28 Kalendertage Urlaub pro Jahr;
• Freundliches multikulturelles Team;
• Komfortables Büro in der zentrale Teil der Stadt;
• Karrierewachstum;
• Krankenversicherung nach der Probezeit (3 Monate) .

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“ACTED verfolgt einen Null-Toleranz-Ansatz gegenüber sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (SEAH). Bitte beachten Sie, dass jeder Kandidat, dem eine Stelle angeboten wird, den Kodex unterzeichnen wird Verhaltensregeln und damit verbundene Richtlinien als Teil ihres Arbeitsvertrags können zur Entlassung führen.“