Administrator in Mizhnarodna asociaciya psihologiv ta treneriv-ekspertiv, GO

 Zweck der Stelle

Sicherstellung einer effektiven administrativen, organisatorischen und dokumentarischen Unterstützung der Aktivitäten der Organisation und einzelner Projekte, Koordination interner Prozesse, Interaktion mit Partnern, Teilnehmern und dem Team.

  Hauptaufgaben

1. Administrative Unterstützung der Organisation

• Organisation der Büroarbeit und Koordination der Verwaltungsprozesse der NGO.
• Pflege der internen Dokumentation, Archive, Korrespondenz, Abrechnung von Verträgen und Handlungen.
• Vorbereitung, Sammlung und Systematisierung von Dokumenten zur Berichterstattung (Spender, Partner, Kontrollorgane).
• Pflege von Datenbanken (Teilnehmer, Partner, Lieferanten, Kontakte).
• Erstellung von internen Aufträgen, Briefen, Memoranden, Protokolle.

2. Administrative Unterstützung von Projekten

• Unterstützung des Projektteams bei der Organisation von Veranstaltungen (Schulungen, Seminare, Meetings).
• Sammlung und Gestaltung von Teilnehmerlisten, Unterschriftenschreiben, Anmeldeformularen.
• Erstellung von Rechnungen, Urkunden, Berichten, Kopien von Finanzdokumenten.
• Kontrolle der Einhaltung der Verwaltungsabläufe gemäß den Spenderanforderungen.
• Koordinationslogistik – Buchungsorte, Transport, Unterkunft, Kaffeepausen, Einkäufe.
• Kommunikation mit Auftragnehmern, Partnern, Lieferanten.

3. Interne Kommunikation

• Hilfe beim Ausfüllen von Formularen für Spender.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Förderanträgen.
• Koordinierung von Freiwilligen oder Teilnehmern bei Veranstaltungen.

  Anforderungen an den Kandidaten

Ausbildung und Erfahrung

• Höhere oder noch nicht abgeschlossene Hochschulbildung (Verwaltungsleitung, Management, Sozialwissenschaften, Finanzen usw.).
• Erfahrung in einer Verwaltungs- oder Büroposition – ab 1 Jahr (Erfahrung in NGOs oder Projekten von Vorteil).

Kenntnisse

• Kenntnisse in Microsoft Office, Google Workspace, Canva, Zoom, Telegram, Excel.
• Fähigkeit, mit Dokumenten, Konten, Tabellen zu arbeiten, Formen.
• Organisation, Liebe zum Detail, Systematik.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren.
• Kommunikation, kompetente mündliche und schriftliche Kommunikation.

Persönliche Eigenschaften

• Verantwortung, Pünktlichkeit, Ehrlichkeit.
• Lernbereitschaft und Einhaltung von Organisationsstandards.
• Freundlichkeit und die Fähigkeit, in einem zu arbeiten Team.
• Empathie und Verständnis für die Werte von GO MAPTTE (psychologische Hilfe, Entwicklung, Unterstützung).

 Arbeitsbedingungen

• Remote / teilweise offline (Kiew oder andere Regionen nach Bedarf).
• Teilzeit- oder Vollzeitbeschäftigung (je nach Projektvolumen).
• Flexibler Zeitplan.
• Bezahlung – je nach Aufgaben- und Projektumfang Budgets.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, Teilnahme anSchulungen und Bildungsprogramme.