Verwaltungsspezialist in Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH sucht eine qualifizierte Verwaltungsfachkraft für den Good Multi-Level Governance Cluster („MLG Cluster“):  

Verwaltungsfachkraft < strong>(Vollzeit, Kiew)

(interner SAP-Code: Verwaltungsspezialist) < /p>

Der Verwaltungsspezialist ETOM wird der Cluster-Management-Einheit beitreten Good Multi-Level Governance Cluster („MLG Cluster“) der GIZ Ukraine. 

Der Cluster „Gute Multi-Level-Governance“ im Ukraine-Portfolio der GIZ umfasst Projekte, die eine transparente, effiziente und nachhaltige Governance-Reform im Rahmen der bereits laufenden Wiederherstellungsbemühungen in dem vom Krieg heimgesuchten Land unterstützen und seine Zukunft als modernes Land gestalten Europäische Nation. Die Projekte sorgen für eine wirksame Zusammenarbeit der nationalen, regionalen und lokalen Verwaltungsebenen und fördern die Subsidiarität als Prinzip der Demokratie, während sich die Ukraine an den gemeinschaftlichen Besitzstand der Europäischen Union anpasst. 

Die Cluster Management Unit (CMU) erbringt mit ihren rund 40 Mitarbeitern kaufmännische und administrative Dienstleistungen für die Projekte im MLG Cluster. Die CMU ist in drei Teams organisiert (Finanzen und Rechnungswesen; Verträge und Beschaffung; Veranstaltungen, Reise- und Büromanagement [ETOM]).

Als Verwaltungsspezialist ETOM sind Sie für die Sicherstellung eines professionellen Büromanagements und damit verbundener Aufgaben verantwortlich . 

Aufgabenbereiche 

• Gewährleistung professioneller Office-Management-Dienstleistungen; Übernahme des Büros (2 Etagen, 2500 qm, Großraumbüro) inkl. Verwaltung und Koordination aller damit verbundenen Aufgaben (Sicherstellung optimaler Arbeitsbedingungen; Wartung, Reparatur und Verbesserungen; Überwachung und Organisation der Einrichtung von Besprechungsräumen, Sozialbereichen, Arbeitsbereichen, Sanitärbereichen, Unterkünften; Beschaffung aller relevanten Büroartikel).
• Weiterentwicklung der Büroflächen für komfortable und moderne Arbeitsbedingungen; Planung und Umsetzung von Umbau-, Bau- und Verbesserungsmaßnahmen.
• Sicherstellung optimaler Arbeitsbedingungen im Büro (Heizung, Lüftung, Klimaanlage, Beleuchtung, Sonstiges) durch Abstimmung mit dem Vermieter.
• Koordination der Arbeit von Hausmeistern/Reinigungspersonal, Rezeptionisten und dem Fahrer.
• Strategische und operative Entwicklung und Anpassung von Prozessen für das Office Management.
• Erlass und Überarbeitung von Regeln für das Office Management , Sicherheit, Schutz, Parken usw.
• Verwaltung von Miet- und Untermietverträgen; Recherche des Immobilienmarktes mit regelmäßigen Kostenvergleichen.
• Verwaltung des Anlagevermögens, jährliche Inventur und damit verbundene Prozesse.
• Durchführung von Schulungen zu allen relevanten Themen.
• Unterstützung bei der Organisation interner und externer Veranstaltungen.
• Vorbereitung und Überwachung von Dienstleistungsverträgen und Beschaffungen; Koordination von Dienstleistern, Bauunternehmen und Zulieferern.
• Beratung von Führungskräften und Mitarbeitern zu Prozessen rund um das Office Management.
• Fungieren als Security Focal Point (SFP) für Büropersonal und Räumlichkeiten.
• Performing weitere Aufgaben und Aufgaben auf Wunsch der Geschäftsführung.
• Organisation von Logistikdienstleistungen.

Erforderliche Qualifikationen, Erfahrungen und Kompetenzen: 

• Bachelor-Abschluss oder gleichwertiger Abschluss in einem relevanten Bereich. 
• Nachgewiesene Erfahrung als Büroleiter/Facility Manager in Büros ab 1000 qm. 
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position. 
• Berufserfahrung bei der GIZ und/oder anderen internationalen Organisationen ist von Vorteil. 
• Spaß an kreativem Arbeiten und Gestalten.
• Zuverlässigkeit, Vertraulichkeit, Flexibilität und Stressresistenz, Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und eine hohe Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten. 
• Teamplayer mit interkulturellen Kommunikationsfähigkeiten, kunden- und serviceorientierter Einstellung. 
• Ergebnisorientiertes und lösungsorientiertes Vorgehen. 
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, Termine einzuhalten. 
• Hohes Maß an Loyalität, Selbstorganisation und Motivation. 
• Muttersprache Ukrainisch, fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind von Vorteil. 
• Gute Computerkenntnisse, einschließlich MS Office-Paket und -Anwendungen. 
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten. 
• Bereitschaft, sich je nach den auszuführenden Aufgaben weiterzubilden. 
• Bereitschaft für gelegentliche Geschäftsreisen innerhalb der Ukraine aufgrund unterschiedlicher Projektstandorte.

Wir bieten:

• Offizielle Anstellung.
• Festes Gehalt in EUR, leistungsabhängige Prämien und 13. Gehalt.
• Krankenversicherung, 29 Urlaubstage jährlich.
• Sprachunterricht, hart und Soft Skills-Trainings.
• Einzel- und gruppenpsychologisch Unterstützung.
• Mögliche Remote- und flexible Arbeit.
• Sinnvolle und wertvolle Arbeit, internationales Umfeld.

Anstellungsbedingungen

Vollzeitstelle mit 40-Stunden-Woche. Der Einsatz beginnt so schnell wie möglich. Dienstort: ​​Kiew. Die Vertragslaufzeit beträgt bis zum 31.12.2025, mit Möglichkeit zur Verlängerung. 

Die GIZ ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert und ein attraktives und herausforderndes Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur Kompetenzentwicklung bietet.

Bewerbung 

Bewerbung bestehend aus dem Lebenslauf des Bewerbers und einem Anschreiben in englischer Sprache, in dem die Motivation für die Bewerbung dargelegt wird, ist bis an [email protected] zu senden COB 27. Januar 2025, Montag< /strong>.

Mit dem Absenden der Bewerbung erklärt sich der Kandidat mit der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten ausschließlich für den Zweck des Einstellungsverfahrens einverstanden. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden für die nächsten Phasen des Rekrutierungsprozesses kontaktiert.