Verwaltungsprogrammbeauftragter in People in Need

Arbeitsort: Dnipro

Startdatum: März-April 2026

PIN ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Daher werden Bewerbungen von allen qualifizierten Kandidaten ohne Diskriminierung aus irgendwelchen Gründen, einschließlich Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Nationalität, Alter, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität und anderen, angenommen. PIN nimmt Bewerbungen verschiedener Gruppen entgegen und legt Wert auf Vielfalt.

Allgemeine Informationen zur Mitarbeiterrolle:

Unter der Gesamtleitung des Leiters der Programmimplementierung leistet der Programmverwaltungsspezialist administrative und organisatorische Unterstützung für die Programmleitung, Notfallprogrammmanager und Programmteams.  

Ziel der Stelle ist die Gewährleistung einer effektiven Koordination interner Prozesse, der Organisation des Dokumentenflusses, der Übersetzung, der Unterstützung von Geschäftsreisen und anderer im Folgenden beschriebener Aufgaben. 

Beschreibung der allgemeinen Verantwortlichkeiten:

Administrative Unterstützung des Programmmanagements:

• Bereitstellung administrativer Unterstützung für den Leiter der Programmumsetzungsabteilung; 

• Unterstützung der Leiter von Nothilfeprogrammen bei der Organisation von Meetings, der Koordination von Anfragen und dem Dokumentenfluss 

• Organisation und Koordination interner Meetings von Programmteams (Buchung von Räumlichkeiten, Vorbereitung von Materialien auf Anfrage); 

• Führen von Sitzungsprotokollen (falls erforderlich) und Steuerung administrativer Aufgaben; 

• Erstellung von offiziellen Memos, Briefen, interner KorrespondenzSponsoring auf Wunsch des Managements; 

• Koordination der Signierungsdokumente der Programmleitung. 

 

• Hilfe bei der Organisation von Programmveranstaltungen, Schulungen und Arbeitstreffen; 

• Sicherstellung der korrekten Speicherung der Programmdokumentation im elektronischen Archiv; 

• Interaktion mit anderen Abteilungen (HR, Finanzen, Logistik) im Hinblick auf die administrative Koordination von Programmprozessen. 

 

• Dolmetschen bei Besprechungen (falls erforderlich); 

• Überprüfen und Bearbeiten übersetzter Materialien. 

Berufserfahrung: 

Erfahrung in einer Verwaltungs-, Koordinations- oder Büroposition ist von Vorteil.  

Notwendige Kenntnisse:

• Grundlagen der Dokumentenverwaltung und administrativen Unterstützung; 

• Verstehen der Programmaktivitäten einer humanitären Organisation; 

• Grundsätze für den Umgang mit vertraulichen Informationen; 

• Beherrscht MS Office (Word, Excel, Outlook); 

Erforderliche Fähigkeiten und Qualitäten:

• Hohes Maß an Organisation und Liebe zum Detail; 

• Fähigkeit, mit einer großen Menge an Informationen zu arbeiten; 

• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten; 

• Entwickelte Kommunikationsfähigkeiten; 

• Stressresistenz und Flexibilität; 

• Die Möglichkeit, mit mehreren Anfragen gleichzeitig zu arbeiten. 

700">Wir bieten:
• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt von 1301EUR (vor Steuern) in der Probezeit + 3 % nach der Probezeit;
• Berufliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten wie Schulungen, Seminare und mehr
• 28 Tage Jahresurlaub + 3 Neujahrsbonusurlaubstage.
• Ein Tag pro Woche Remote-Arbeitsmöglichkeit für Büroangestellte.
• Unterkunft und Tagegeld für Geschäftsreisen außerhalb der Region des festen Büros und/oder bei übermäßiger Entfernung oder Reisezeit, entsprechend den Reisen von Menschen in Not Richtlinie.
• Bereitstellung von Laptop, Mobiltelefon (einschließlich Prepaid-SIM-Karten) und Produkten der Marke People in Need (Rucksack, Thermoskanne, Notebook, tragbares Ladegerät).

• Die Büros von People in Need sind mit allen notwendigen Sicherheits- und Energieunabhängigkeitseinrichtungen mit kontinuierlichem Internetzugang ausgestattet.

• Kostenloser Kaffee, Tee, Milch und Wasser in den Büros.
• Multikulturelle und freundliche Atmosphäre im Team, ca. 300 Mitarbeiter im Programm in der Ukraine.

Anwendungsablauf:

Bitte beachten Sie, dass für PIN in keiner Phase des Einstellungsprozesses Gebühren erhoben werden.