Verwaltungs- und Finanzbeamter, befristete Anstellung (364 Tage), NO-1, Lemberg, Nr. 130019 – Nur für ukrainische Staatsangehörige geöffnet in Unicef

UNICEF arbeitet in über 190 Ländern und Territorien, um das Leben von Kindern zu retten, ihre Rechte zu verteidigen und ihnen zu helfen, ihr Potenzial auszuschöpfen, von der frühen Kindheit bis zum Jugendalter. Bei UNICEF sind wir engagiert, leidenschaftlich und stolz auf das, was wir tun. Die Förderung der Rechte jedes Kindes ist nicht nur ein Job – es ist eine Berufung. UNICEF ist ein Ort, an dem Karrieren aufgebaut werden: Wir bieten unseren Mitarbeitern vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, die ihnen dabei helfen, eine erfüllende Karriere zu entwickeln und gleichzeitig eine lohnende Arbeit zu leisten Mission. Wir sind stolz auf eine Kultur, die den Mitarbeitern zum Erfolg verhilft, gepaart mit einem attraktiven Vergütungs- und Leistungspaket. Besuchen Sie unsere Website, um mehr über unsere Arbeit bei UNICEF zu erfahren. Für jedes Kind, HoffnungUNICEF UkraineWie können Sie etwas bewirken?Die grundlegende Mission von UNICEF ist die Förderung der Rechte jedes Kindes, überall und bei allem, was die Organisation tut – in Programmen, bei der Interessenvertretung und im Betrieb. Die Gerechtigkeitsstrategie, die den Schwerpunkt auf die am stärksten benachteiligten und ausgegrenzten Kinder und Familien legt, setzt dieses Engagement für die Kinderrechte in die Tat um. Für UNICEF bedeutet Gerechtigkeit, dass alle Kinder die Möglichkeit haben, zu überleben, sich zu entwickeln und ihr volles Potenzial auszuschöpfen, ohne Diskriminierung, Voreingenommenheit oder Bevorzugung. In dem Maße, in dem ein Kind ungleiche Chancen im Leben hat – in seinen sozialen, politischen, wirtschaftlichen, staatsbürgerlichen und kulturellen Dimensionen – werden seine Rechte verletzt. Es gibt immer mehr Belege dafür, dass Investitionen in die Gesundheit, Bildung und den Schutz der am stärksten benachteiligten Bürger einer Gesellschaft – die Bekämpfung von Ungleichheit – nicht nur allen Kindern die Möglichkeit geben, ihr Potenzial auszuschöpfen, sondern auch zu nachhaltigem Wachstum und Stabilität in den Ländern führen werden. Deshalb ist der Fokus auf Gerechtigkeit so wichtig. Es beschleunigt den Fortschritt bei der Verwirklichung der Menschenrechte aller Kinder, was das universelle Mandat von UNICEF gemäß der Konvention über die Rechte des Kindes darstellt, und unterstützt gleichzeitig die gerechte Entwicklung der Nationen. Zweck der Stelle: Verwaltungs- und Finanzbeauftragter ist für die Ausführung einer breiten Palette standardisierter Verwaltungs- und Finanzaufgaben verantwortlich, die umfassende Kenntnisse der Verwaltungs- und Finanzverfahren, -prozesse und -richtlinien von UNICEF erfordern. Dieser Posten unterstützt hauptsächlich den NO-2/NO-1 Operations Officer bei der Bereitstellung effizienter und kostengünstiger administrativer Unterstützungsdienste und bietet Leitlinien für den Betrieb administrativer Unterstützungsdienste. Diese Stelle stellt sicher, dass die Verwaltungsabläufe und -dienste des Büros den Verwaltungsrichtlinien, -verfahren, -regeln und -vorschriften der Organisation entsprechen. In dieser Funktion ist es für die Qualität der Prozessbereitstellung von entscheidender Bedeutung, das Image eines glaubwürdigen und zuverlässigen Dienstleisters zu vermitteln, und die Auswirkungen der Arbeit wirken sich direkt auf den Gesamtruf des Teams in Bezug auf die Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse und die Qualität des Prozesses aus Ausführung. In dieser Position kann das allgemeine Servicepersonal beaufsichtigt werden. Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen/Verantwortlichkeiten, administrative Unterstützung und Dienstleistungen, Reisemanagement, Beauftragung von Beratern und Dienstleistern, Unterstützung der Finanzkontrolle, einschließlich Treasury- und Cash-Management, Aufzeichnungen und DateiverwaltunggementWissen und Kapazitätsaufbau Administrative Unterstützung und Dienstleistungen Übernimmt die Bereitstellung und Verbesserung von administrativer Unterstützung und Bürodienstleistungen, einschließlich Raummanagement, Transportdienstleistungen, Fahrzeugnutzung und -wartung, Ausrüstung, Konferenz- und Reisearrangements, Dokumentenreproduktion, Kommunikation, Post- und Lieferdienste, lokale Beschaffung und Rechnung Zahlungen von Versorgungsleistungen. Gewährleistet die rechtzeitige und kostengünstige Bereitstellung grundlegender Bürodienstleistungen, einschließlich Raummanagement, Ausrüstung, Kommunikation und Sicherheit, um die Sicherheit und Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Gewährleistet eine effektive Verwaltung von Verwaltungsmaterialien, Bürogeräten, Fahrzeugen und anderen Immobilien und führt regelmäßige Überprüfungen durch und Zählübungen und reagiert zeitnah auf die entsprechende Unternehmensberichterstattung an die Büroleitung und die Zentrale. Bietet offizielle Übersetzungen von Dokumenten (Polnisch ins Englische und umgekehrt, die intern verwendet oder an GSSC übermittelt werden. Unterstützt die Ansätze des Inter-Agency Operations Management Teams für Verbesserung der gemeinsamen Dienste der UN, um Effizienz und Effektivität zu erreichen. Hilft bei der Verhandlung und Verwaltung von Angelegenheiten im Zusammenhang mit Büroräumen, Versorgungseinrichtungen und Dienstleistungen mit Anbietern und Agenturen. Arbeitet eng mit IKT, Versorgung und anderen relevanten Abteilungen für Budget, Abrechnungszertifizierung, Inventar und Vermögensverwaltung zusammen. Trägt bei zur Aufrechterhaltung und Umsetzung des Business-Continuity-Plans. Reisemanagement Bietet dem Personal technische Unterstützung bei Reisearrangements und Ansprüchen auf der Grundlage der Regeln und Richtlinien der Organisation. Arbeitet mit relevanten Reiseanlaufstellen zusammen, um sicherzustellen, dass die Organisation den besten Service und Preis für alle Reisen erhält. Unterweist/bespricht die Mitarbeiter über Fragen im Zusammenhang mit damit verbundenen Verwaltungsangelegenheiten wie Visa, Sicherheitsüberprüfung und Dokumentationsverfahren. Auszüge, Eingaben, Pflege und überprüft die Korrektheit der Reiseaufzeichnungen im Reisesystem der Organisation, um genaue Transaktionen im Zusammenhang mit Reisekosten und Personalreisen sicherzustellen. Hilft bei der Erstellung von Reisekostenbudgets und der Führung von Aufzeichnungen zur Reisebudgetkontrolle. Überwacht Reisebescheinigungen und Reisekosten, identifiziert und behebt Probleme und Herausforderungen Gewährleistung einer effektiven Nachverfolgung und zeitnahen Lösung und Schließung von Reisedokumenten. Unterstützt die Umsetzung der Geschäftsreisestrategien und -systeme. Empfiehlt dem Team Verbesserungen und Vorschläge. Beauftragung von Beratern oder anderen Dienstleistern. Stellt sicher, dass alle Verwaltungstransaktionen und Vertragsvereinbarungen den geltenden Richtlinien, Verfahren, Regeln und Vorschriften entsprechen. Beteiligt sich an den Überprüfungen der Vertragsvereinbarungen im Zusammenhang mit der Verwaltungsunterstützung ( (z. B. Kurierdienst, Instandhaltung von Räumlichkeiten, zusätzliche administrative Unterstützung, Fahrzeugwartung, Gerätewartung usw.), um sicherzustellen, dass die Bedingungen aller Verträge von den Dienstleistern eingehalten werden. Bietet Unterstützung bei der Aushandlung kosteneffizienter Verwaltungsvertragsvereinbarungen mit Dienstleistern sowie bei Bedarf mit Implementierungspartnern und schlägt vor, etwaige erforderliche Änderungen zu überwachen. Überwacht Zahlungen anhand vertraglicher Verpflichtungen.Unterstützung der Finanzkontrolle einschließlich Treasury- und Cash-Management. Überprüfen und verarbeiten Sie Zahlungen in VISON im Zusammenhang mit HACT, Versorgungszahlungen, Lieferungen, Bestellungen, Vorschüssen und anderen Finanztransaktionen im Rahmen des Global Shared Services Center (GSSC) rechtzeitig und stellen Sie sicher Einhaltung von Budgetgrenzen, IPSAS und Organisationsvorschriften, Regeln, Richtlinien, Verfahren, Standards der Rechenschaftspflicht und Ethik. Ergreifen Sie bei ausstehenden Rechnungen rechtzeitig Maßnahmen, um ausstehende Probleme zu lösen. Dazu gehören der Dialog und die Nachverfolgung mit dem GSSC, um die rechtzeitige Bearbeitung der an das Zentrum übermittelten Finanztransaktionen zu erleichtern. Verarbeiten Sie (gemäß der delegierten Behörde) die Auszahlung von Zahlungen, wenn diese vor Ort per Bankbrief, Scheck oder Portokasse erfolgen. Verarbeiten Sie Geldeingänge und gleichen Sie Einkommensbeiträge ab, um deren rechtzeitige Einzahlung und Erfassung in UNICEF-Systemen sicherzustellen. Führen Sie die entsprechenden Kontoschließungsaktivitäten (monatlich, vierteljährlich und jährlich) rechtzeitig und gemäß den Abschlussanweisungen durch. Überprüfen Sie die finanziellen und Reputationsrisiken bei den vom Büro durchgeführten Transaktionen und Alarme setzen, wenn das Management Handlungsbedarf hat. Bereiten Sie finanzielle Ausnahmeberichte vor, heben Sie ungewöhnliche Aktivitäten und Transaktionen hervor, untersuchen Sie Anomalien und halten Sie den Vorgesetzten auf dem Laufenden, damit rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können. Führen Sie regelmäßige Qualitäts- und Compliance-Überprüfungen von Finanztransaktionen durch, einschließlich DCTs (Übertragung, Anpassungen, Neuprogrammierung und Liquidation) unterstützender Dokumente, um sicherzustellen, dass Dokumente aufgezeichnet werden ordnungsgemäß und die Kosten sind angemessen. Unterstützen Sie die Kontrolle, den Betrieb und die Verwaltung von Bank-, Klein- und Kassenkonten gemäß den Finanzvorschriften und -regeln von UNICEF/UN und den lokalen Bankpraktiken. Halten Sie sich über Verfahren und Vorschriften zur Führung von Bankkonten sowie zu Wechselkursen und Zinssätzen auf dem Laufenden. Halten Sie Vorgesetzte und relevante Kollegen auf dem Laufenden, damit rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können. Halten Sie bei routinemäßigen betrieblichen Angelegenheiten Kontakt mit der örtlichen Bankleitung. Reichen Sie dem GSSC monatliche Kontoauszüge zum Abgleich ein und ergreifen Sie die erforderlichen Korrekturmaßnahmen zu den vom Zentrum festgestellten Feststellungen. Pflegen Sie ein System zur Überwachung und Prognose des periodischen Bargeldbedarfs. Stellen Sie dem Management aktuelle Informationen zur Liquiditätslage/Prognose zur Verfügung und geben Sie Empfehlungen, um eine ausreichende Verfügbarkeit von Ressourcen für Programme und Betriebsaktivitäten sicherzustellen. Führen Sie Aufzeichnungen und Dateiverwaltung. Überprüfen Sie, ob die Anträge über die erforderlichen Belege verfügen, in der Regel das Originaldokument, die Gültigkeit der Gebühr usw sind vom zuständigen Personal zertifiziert und korrekt kodiert. Archivieren Sie die Transaktionen und die damit verbundenen Belege regelmäßig und geben Sie bei Bedarf Kopien an relevante Abschnitte weiter. Pflegen Sie harte und elektronische Dateien und aktualisieren Sie Datenbanksysteme, um eine rechtzeitige und angemessene Aufzeichnung, sichere Aufbewahrung und Entsorgung vertraulicher Informationen sicherzustellen. Entwickeln Sie ein effizientes Ablagesystem, um Aktualisierungen und Abrufe durchzuführen Dateien einfacher verwalten und Richtlinien und Vertraulichkeitsbestimmungen befolgen, um Daten und Informationen zu schützen. Organisieren Sie den Papierkram gemäß dem Ablagesystem und digitalisieren Sie alle wichtigen Dokumente. Schützen und aktualisieren Sie Dateien nach Bedarf. Wissens- und Kapazitätsaufbau. Fördern Sie die Kultur der High-Tech-UnternehmenEthische Standards und Verhalten bei der Verwaltung der UNICEF-Ressourcen. Unterstützung von Initiativen zur Verbesserung des Managements durch Erfassung, Institutionalisierung und Weitergabe bewährter Verfahren und gewonnener Erkenntnisse. Empfehlen Sie Verbesserungen in Prozessen und Verfahren zur Steigerung von Produktivität und Leistung, einschließlich der Umsetzung von Kosteneinsparungsstrategien. Nehmen Sie an Schulungs- und Lernveranstaltungen teil und/oder organisieren Sie diese, um die Kapazitäten von Mitarbeitern und Stakeholdern/Partnern auszubauen. Auswirkung der Ergebnisse Die Fähigkeit des Verwaltungs- und Finanzbeauftragten, Finanztransaktionen und Verwaltungsdienste effektiv zu verwalten und auszuführen, wirkt sich direkt auf die Erfüllung der organisatorischen/personalbezogenen Anforderungen und die Programmdurchführung aus von Zielen und Vorgaben. Dies wiederum trägt dazu bei, die Glaubwürdigkeit von UNICEF als effektiver und verantwortungsbewusster Verwalter der der Organisation anvertrauten Ressourcen aufrechtzuerhalten bzw. zu stärken und das Image von UNICEF als kompetente Organisation für die Bereitstellung kosteneffizienter und nachhaltiger Programmergebnisse zu stärken. Qualifizierung als Anwalt für jedes Kind Sie verfügen über…BildungMindestanforderungen:Ein Universitätsabschluss in einem der folgenden Bereiche ist erforderlich: Betriebswirtschaft, Finanzmanagement, Rechnungswesen, öffentliche Finanzen, damit verbundene Betriebsfunktionen (International Business, Projektmanagement usw.) oder ein anderer sozialwissenschaftlicher Bereich. Berufserfahrung: Mindestens ein Jahr Berufserfahrung auf nationaler und/oder internationaler Ebene ist erforderlich, insbesondere in einem oder mehreren Bereichen des Betriebsmanagements, einschließlich Budget; Finanzmanagement und Berichterstattung; Facility-Management; Verwaltung. Vertrautheit mit Microsoft Office-Anwendungen ist erforderlich. Sprachanforderungen. Fließende Englisch- und Ukrainischkenntnisse sind erforderlich. Wünschenswert: Arbeitserfahrung in einem Entwicklungsland und/oder Vertrautheit mit Notfällen. Erfahrung in einer Agentur des UN-Systems, einem großen privaten oder öffentlichen Unternehmen ist von Vorteil. Erfahrung in der Arbeit in einem Entwicklungsland und/oder im humanitären/Notfallkontext ist von Vorteil. Erfahrung in der Arbeit mit Unternehmens-ERPs (Enterprise Resource Planning) und IPSAS (International Public Sector). Rechnungslegungsstandards) ist äußerst wünschenswert. Kenntnisse einer anderen offiziellen UN-Sprache oder der Landessprache werden als Vorteil angesehen. Für jedes Kind zeigen Sie ... Die UNICEF-Grundwerte Fürsorge, Respekt, Integrität, Vertrauen sowie Rechenschaftspflicht und Nachhaltigkeit (CRITAS) untermauern alles, was wir tun und wie wir es tun. Machen Sie sich mit unserer Wertecharta vertraut: UNICEF-Werte. Die für diesen Beitrag erforderlichen UNICEF-Kompetenzen sind: Baut Partnerschaften auf und pflegt sie. Demonstriert Selbstbewusstsein und ethisches Bewusstsein. Strebt danach, wirkungsvolle Ergebnisse zu erzielen. Innoviert und nimmt Veränderungen an. Bewältigt Unklarheiten und Komplexität. Denkt und handelt strategisch. Arbeitet mit anderen zusammen Fördert, führt und verwaltet Menschen. Machen Sie sich mit unserem Kompetenzrahmen und seinen verschiedenen Ebenen vertraut. UNICEF ist hier, um den am stärksten benachteiligten Kindern der Welt zu helfen, und unsere globale Belegschaft muss die Vielfalt dieser Kinder widerspiegeln. Die UNICEF-Familie verpflichtet sich, jeden einzubeziehen, unabhängig von Rasse/ethnischer Zugehörigkeit, Alter, Behinderung, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Religion, Nationalität, sozioökonomischem Hintergrund oder anderen persönlichen Merkmalencteristic.Wir bieten eine breite Palette von Maßnahmen zur Einbindung einer vielfältigeren Belegschaft, wie zum Beispiel bezahlte Elternzeit, Freistellung zum Stillen und angemessene Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen. UNICEF empfiehlt nachdrücklich die Nutzung flexibler Arbeitsregelungen. UNICEF stellt keine Kandidaten ein, die mit Kindern verheiratet sind (Personen unter 18 Jahren). UNICEF verfolgt eine Null-Toleranz-Politik gegenüber Verhaltensweisen, die mit den Zielen der Vereinten Nationen und UNICEF unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung und Missbrauch, sexueller Belästigung, Autoritätsmissbrauch und Diskriminierung. UNICEF setzt sich dafür ein, den Schutz und die Bewahrung aller Kinder zu fördern. Alle ausgewählten Kandidaten werden strengen Referenz- und Hintergrundprüfungen unterzogen und es wird erwartet, dass sie diese Standards und Grundsätze einhalten. Zu den Hintergrundüberprüfungen gehört die Überprüfung der akademischen Qualifikation(en) und des beruflichen Werdegangs. Ausgewählte Kandidaten müssen möglicherweise zusätzliche Informationen bereitstellen, um eine Hintergrundüberprüfung durchführen zu können. UNICEF-Termine unterliegen einer ärztlichen Genehmigung.  Für IP-Positionen ist die Ausstellung eines Visums durch das Gastland des Dienstorts erforderlich und wird von UNICEF erleichtert. Für Termine können auch Impfpflichten, unter anderem gegen SARS-CoV-2 (Covid), gelten. Sollten Sie für eine Stelle bei UNICEF ausgewählt werden, müssen Sie entweder die erforderlichen Impfungen vorweisen oder eine medizinische Ausnahmegenehmigung von der zuständigen UN-Abteilung erhalten. Andernfalls wird die Auswahl annulliert.BemerkungenGemäß Artikel 101 Absatz 3 der Charta der Vereinten Nationen ist die wichtigste Überlegung bei der Beschäftigung des Personals die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität sicherzustellen.UNICEF Ein aktives Engagement für Vielfalt und Inklusion ist entscheidend, um die besten Ergebnisse für Kinder zu erzielen. Für diese Position werden berechtigte und geeignete Frauen aufgefordert, sich zu bewerben. Regierungsangestellte, die für eine Anstellung bei UNICEF in Betracht gezogen werden, müssen normalerweise von ihren Regierungspositionen zurücktreten, bevor sie einen Auftrag bei UNICEF annehmen. UNICEF behält sich das Recht vor, ein Terminangebot entschädigungslos zurückzuziehen, wenn innerhalb einer angemessenen Frist aus irgendeinem Grund kein Visum oder keine ärztliche Genehmigung vorliegt oder die erforderlichen Impfungen nicht erfüllt sind. UNICEF erhebt zu keinem Zeitpunkt eine Bearbeitungsgebühr seiner Rekrutierungs-, Auswahl- und Einstellungsprozesse (d. h. Bewerbungsphase, Interviewphase, Validierungsphase oder Ernennung und Schulung). UNICEF fragt die Bewerber nicht nach ihren Bankkontodaten. Alle UNICEF-Stellen werden ausgeschrieben und nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden kontaktiert und gelangen in die nächste Phase des Auswahlverfahrens. Ein interner Kandidat, der auf der Ebene der Stelle im relevanten Funktionsbereich tätig ist, oder ein interner/externer Kandidat in der entsprechenden Talentgruppe kann bei Eignung für die Stelle ohne Beurteilung anderer Kandidaten ausgewählt werden. Berechtigte Mitarbeiter auf fester Position befristete, fortlaufende oder unbefristete Verträge, die für IP-TA-Positionen an einem als L2/L3 bezeichneten Dienstort gelten, können möglicherweise ein Pfandrecht und ihre befristeten Ansprüche behalten, vorbehaltlich der Genehmigung durch ihren AbteilungsleiterBüro. Die Bedingungen für die vorübergehende Entsendung variieren je nach Status ihrer Stelle und die Umzugsansprüche können gemäß den entsprechenden Richtlinien eingeschränkt sein. Weitere Informationen zur Arbeit für UNICEF finden Sie hier. Diese Stelle hat ihren Sitz in Lemberg, und der Stelleninhaber wird es auch sein Voraussichtlich wird vor Ort gearbeitet. Abhängig von den Sicherheitsbedingungen und den Empfehlungen muss er/sie jedoch innerhalb der Ukraine umziehen. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Посадовий рівень Базовий рівень Typ зайнятості Тимчасова зайнятість Weitere Informationen Geschäftskunden, Geschäftskunden und Geschäftskunden/-büros Galuzi Finanzielle Unterstützung bei Nichtregierungsorganisationen