Koordinator für Verwaltung, Finanzen und Personal in Bibliotheques Sans Frontieres

BERATUNGSANRUF  

Koordinator für Verwaltung, Finanzen und Personalwesen 
(Antwort der Ukraine, Kiew)  

BIBLIOTHEKS OHNE GRENZEN / BIBLIOTHEKEN SANS FRONTIERES  

Bibliotheques Sans Frontieres (Bibliotheken ohne Grenzen) wurde 2007 vom französischen Historiker Patrick Weil gegründet und ist eine NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen durch den Austausch von Kultur, Bildung und Informationen stärkt. Es führt integrative und innovative Projekte in über 30 Ländern durch und ermöglicht Menschen, die von Krisen und Prekarität betroffen sind, sich weiterzubilden, zu träumen und ihr Leben (wieder) aufzubauen. Dank seiner innovativen Tools, seiner Inhaltsbibliothek und seines Fachwissens in der Mediation bewältigen BSF und seine Partner die großen Herausforderungen des 21. Jahrhunderts wie Bildung, Kultur, Staatsbürgerschaft, Gemeinschaftsaufbau, Gesundheit, Beschäftigung oder Unternehmertum.   

Unsere Arbeit in der Ukraine  

Seit 2022 ist BSF an verschiedenen Standorten in der Ukraine im Einsatz, von öffentlichen Bibliotheken bis hin zu Flüchtlingszentren. In Zusammenarbeit mit lokalen und anderen internationalen Organisationen bieten wir gefährdeten Kindern sichere Orte, an denen sie an Bildungs-, Kultur- und Freizeitaktivitäten teilnehmen können. BSF in der Ukraine strebt eine Ausweitung seiner Aktivitäten und den Aufbau lokaler Partnerschaften mit Schwerpunkt auf Bildung, psychischer Gesundheit und Informationsunterstützung durch innovative Tools und angepasste Inhalte an.  

Ziele der Mission  

Der Verwaltungs-, Finanz- und HR-Koordinator berichtet direkt an den Ländervertreter und arbeitet eng mit dem Programmkoordinator sowie mit den Finanz-, Logistik- und HR-Abteilungen auf Hauptsitzebene zusammen.  

1. Administrative Koordinierung 

• Unterstützt den Ländervertreter und Programmkoordinator bei der Kontaktaufnahme mit lokalen Regierungsbeamten, um die Einhaltung sicherzustellen mit den örtlichen Vorschriften und Protokollen. 

• Fungiert als Hauptansprechpartner für administrative Angelegenheiten und externe Anbieter. 

• Gewährleistet die Entwicklung und Anpassung offizieller Dokumente und Vereinbarungen in Bezug auf Programme, Verwaltung, Registrierung bei ukrainischen Behörden und Spenderverfahren.  

2. PersonalwesenManagement 

• Sorgt für die Einhaltung der Umsetzung des ukrainischen Arbeitsrechts.  

• Stellt die Einhaltung der Personalrichtlinien von BSF sicher und trägt zu deren kontinuierlicher Verbesserung bei. 

• Zentralisiert Daten im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, überwacht die Vertragsverfolgung und Gehaltsabrechnungen und fungiert als Verbindung zu externen Buchhaltern bei der Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Sicherstellung einer genauen Buchhaltung. 

• Gewährleistet die rechtliche Überwachung personalbezogener Themen. 

• Überwacht die Rekrutierung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Führt bei Bedarf die Rekrutierung und Verwaltung von Beratern, Neueinstellungen und/oder einfachen Dienstleistern (Fahrern usw.) durch, die einen Bezug zu Verwaltung, Finanzen oder Logistik haben. 

• Hat ein offenes Ohr für die von den Teams aufgeworfenen Fragen und gewährleistet zufriedenstellende Arbeitsbedingungen. 

3. Finanz- und Budgetverwaltung 

• Stellt die Einhaltung unserer Budgets sowohl mit internen Verfahren als auch mit Spendern sicher administrative und finanzielle Regeln und Vorschriften. 

• Erstellt Standardbetriebsverfahren, die auf die Praktiken im Hauptquartier abgestimmt sind und den Spendervorschriften entsprechen. 

• Unterstützt den Landesvertreter bei der Definition der Finanzstrategie, um die finanzielle Stabilität von BSF in der Region sicherzustellen. Erstellt in enger Abstimmung mit dem Programmkoordinator und dem Ländervertreter die Budgetprognose für Programme, Operationen und Verwaltungskosten. 

• Überwacht Budgets rechtzeitig und genau und erstellt bei Bedarf Finanzberichte für unsere Hauptfinanzabteilung und Projektspender oder Partner 

• Verwaltet unser lokales Bankkonto und verwaltet Zahlungen und Kassenbestände. 

• Verwaltet Geldtransfers und gewährleistet die Sicherheit von Geldern/Bargeld in Zusammenarbeit mit dem Landesvertreter. 

• Überwacht den Kassenbestand und Banküberweisungen vom Hauptsitz aus. 

• Entwickelt in Abstimmung mit dem Landesvertreter und Programmkoordinator bei Bedarf neue Budgets für Projekte. 

• Verwaltet Zahlungsprozesse für Bürogeräte, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen und gewährleistet so das beste Preis-Leistungs-Verhältnis und die Einhaltung Beschaffungsrichtlinien des BSF.  

• Bereitet und unterstützt Audits in Abstimmung mit der Verwaltung und fFinanzabteilung in der Zentrale. 

 4. Compliance & Risikomanagement 

• Stellt sicher, dass die Aktivitäten von BSF Ukraine konform sind örtlichen Gesetzen und Vorschriften. 

• Mindert administrative, finanzielle und logistische Risiken, indem sichergestellt wird, dass alle Vorgänge und Aktivitäten auf sichere und sichere Weise durchgeführt werden auf sichere Weise und unter Einhaltung der Risikomanagementprotokolle und -richtlinien der Organisation. 

• Überprüft/aktualisiert interne Kontrollen, Richtlinien und Verfahren, um potenzielle Risiken zu mindern. 

Lieferergebnisse  

• Unterstützen Sie BSF bei allen Verwaltungsverfahren im Zusammenhang mit seiner Registrierung und der Einhaltung ukrainischer Gesetze und Vorschriften 

• Unterstützen Sie BSF Ukraine bei seinem administrativen Übergang, der es der Organisation ermöglicht, von Dienstleistungsvertragsangeboten zu nationalen Gehaltspositionen zu wechseln 

• Sorgen Sie für die Eröffnung eines neuen Büros und von Gästehäusern in Kiew  

• Sorgen Sie für die finanzielle und budgetäre Überwachung . Reichen Sie alle erforderlichen Finanzberichte/Informationen gemäß den Spenderbestimmungen und Berichtsfristen ein. 

Anforderungen  

• Master-Abschluss in einem relevanten Bereich wie Betriebswirtschaft, Finanzen, Personalwesen oder einem verwandten Bereich. 

• Mindestens 6 Jahre Berufserfahrung, davon mindestens 3 Jahre in einer Verwaltungs- und Finanzfunktion bei einer Koordination Ebene. 

• Vorherige NGO-Erfahrung wäre von Vorteil. 

• Streng, organisiert und zuverlässig, mit der Fähigkeit, unabhängig und proaktiv zu arbeiten 

• Gutes Stressmanagement. 

• Zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten 

• Ausgezeichnete Schreib- und Excel-Kenntnisse. 

• Hervorragende Beherrschung der Microsoft Office Suite. 

• Arbeitskenntnisse in Englisch. 

• Fließende Ukrainischkenntnisse. 

Modalitäten  

• Status: 3 Monate, sServicevertrag 

• Startdatum: ASAP  

• Standort: Kiew, Ukraine 

• Vergütung: Die Vergütung für diesen Auftrag wird von den Parteien nach einem finanziellen Vorschlag des Kandidaten einvernehmlich festgelegt. Der Preisvorschlag darf 9.600 Euro für einen 3-Monats-Servicevertrag nicht überschreiten. 

• Reise: Abhängig von der Aufgrund der Sicherheitslage muss dieses Beratungsunternehmen zu Standorten in der Ukraine reisen, um Partner zu besuchen, deren Programme zu bewerten und Schulungen sowie Kapitalisierungs- und Lernveranstaltungen durchzuführen.  

• Dieser Beratungsaufruf steht nur ukrainischen Staatsangehörigen oder Personen mit ständigem Wohnsitz offen.  

Kontakt 

Der Antrag muss eine technische Anmerkung zur Beschreibung der vorgeschlagenen Methodik, einen Preisvorschlag und den Lebenslauf des Beraters enthalten, der daran arbeiten wird Aufgabe (auf Englisch). Bitte senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail (Betreff: AFHR Coordinator Consultancy) per E-Mail an:  

[email protected]   

Bis zum 2. Januar 2025   

An Erfahren Sie mehr über BSF: https://www.bibliosansfrontieres.org/