Verwaltungsassistent/Beauftragter für die EU-geförderte Aktion „EU-Integrationsfazilität für die Ukraine“ in Central Project Management Agency

BEWERBUNGSFRIST | 31. Januar 2025, 23:59 Uhr Kiewer ZeitSECTORS | VerwaltungOPPORTUNITY TYPE | Servicevertrag für 12 Monate mit der Möglichkeit der Verlängerung bis zum Ende des Projekts. BUDGET GEPLANT | max. 2.300 EUR pro Monat (Dienstleistungsvertrag einschließlich aller damit verbundenen Steuern und sonstigen damit verbundenen Kosten). Andere (nicht persönliche) Ausgaben im Zusammenhang mit der Umsetzung des Projekts werden gemäß den Projektregeln und -verfahren zusätzlich abgedeckt. VORAUSGESEHENES STARTDATUM | 1. Quartal 2025ORGANISATION | Central Project Management Agency (CPVA), Litauen. STANDORT | Kiew, Ukraine (Projektbüro)KONTAKTSTELLE | CPVA-Projektmanagerin Frau Simona Petrulytė [email protected] UND VERANTWORTLICHKEITEN DES VERWALTUNGSASSISTENTEN/BEAMTEN: Zu den Dienstleistungen gehören allgemeine Unterstützungsdienste für den Teamleiter (TL) und das Büroteam in Bezug auf Verwaltungsunterstützung, Büromanagement, Korrespondenz, Aufzeichnungen und Ablage-, Buchhaltungs- und Übersetzungs- und Dolmetscherdienste sind in enger Abstimmung mit TL, internationalen und nationalen Schlüsselexperten sowie dem CPVA-Team bereitzustellen Folgendes, aber nicht beschränkt auf:Allgemeine Unterstützung des TL- und Büroteams in Bezug auf administrative Unterstützung, Büromanagement, Korrespondenz, Führung und Archivierung von Aufzeichnungen, Buchhaltung und Rechnungswesen;Verfassen schriftlicher Materialien in Bezug auf das Projekt in ukrainischer/englischer Sprache;Unterstützung das TL- und Büroteam in organisatorischen, logistischen und technischen Angelegenheiten, insbesondere bei der Organisation von Konferenzen, Schulungen, Workshops, Treffen, Expertenmissionen und Studienbesuchen von Experten und anderen; Aufbau und Pflege enger Arbeitskontakte mit am Projekt beteiligten ukrainischen Beamten, die Komponentenleiter des Projekts (international und national), das CPVA-Projektteam mit Sitz in Vilnius, die besuchenden Kurzzeitexperten (im Folgenden: STE); Hilfe oder Organisation von Kontakten oder Besprechungen, Teilnahme an Besprechungen und Erstellung und Verbreitung von Protokollen; Unterstützung des TL und des Büros Team (falls relevant) bei Überwachungs- und Berichtsaufgaben; Unterstützung des STE in organisatorischen und technischen Angelegenheiten, einschließlich Unterstützung bei der Lösung von Reise-, Unterbringungs- und anderen damit verbundenen Problemen; Beitrag zu sozialen Medien, Online-Präsenz und anderen Sichtbarkeitsaktivitäten bei Bedarf und in Abstimmung mit dem Projektkommunikations- und Sichtbarkeits-/Wissensmanagementbeauftragten; Vertretung des/der Dolmetscher/Übersetzer: o Dolmetschen während Besprechungen oder anderen mündlichen Gesprächen (der Assistent kann bei speziellen Aufgaben durch professionelle Dolmetscher unterstützt werden) von Ukrainisch ins Englische und umgekehrt;o Übersetzen Sie Projektdokumente (juristische Dokumente, Vorschriften, Schulungsmaterial, Informationsmaterial, Berichte und anderes schriftliches Material) aus dem Ukrainischen (ins Englische und umgekehrt);o Führen Sie das Korrekturlesen der in die ukrainische Sprache übersetzten Dokumente durch ;o Assist des TL- und Büroteams und des STE in Bezug auf Sprachprobleme; Unterstützung des TL- und Büroteams und des/der Dolmetscher/Übersetzer bei der Identifizierung, Beauftragung und Überwachung kommerzieller Übersetzungs- und Dolmetscherdienste. Unterstützung des CPVA-Projektmanagers und Finanzbeauftragten (FO ) mit erfolgreicher Verwaltung und Leitung des Projekts:o AsUnterstützung bei den finanziellen Ausgaben der Projekte; o Unterstützung bei der Lösung aller Probleme im Zusammenhang mit der Umsetzung des Projekts und der Funktionsweise des Projektteams mit den ukrainischen Behörden, z. B. Registrierung des Projekts, Einreichung von Mehrwertsteuerberichten usw.;o Sicherstellung der Einhaltung der CPVA-Beschaffungsverfahren bei der Bestellung von Büromaterial, Veranstaltungsorganisationsdiensten usw.;o Pflege von Finanzunterlagen und Bearbeitung von Rechnungen in Zusammenarbeit mit dem CPVA-FO;o Zusammenstellung der Projektansprüche für Audits;o Verantwortlich für das Büro, einschließlich Sicherheitsregeln (z. B. Brandschutzverfahren und andere);o Durchführung aller anderen Aspekte, die möglicherweise mit der Rolle im Einklang stehen.DER VERWALTUNGSASSISTENT/BEAMTER FOLGENDES PROFIL SOLLTE VORAUSSETZEN: Hochschulabschluss (Diplom) erforderlich. Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der administrativen Unterstützung bei der Projektumsetzung und -verwaltung. Erfahrung im öffentlichen Dienst, in NGOs oder im internationalen Umfeld wird als wesentlicher Vorteil angesehen (Arbeitsverträge oder Dienstzeugnisse können angefordert werden). Englisch und Ukrainisch (sowohl mündlich als auch schriftlich) sind die Arbeitssprachen. Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich. Erfahrung im Übersetzen/Dolmetschen wäre von Vorteil. Proaktive, flexible und detailorientierte Herangehensweise an Aufgaben und ein serviceorientierter Ansatz zur Unterstützung von Abläufen vor Ort. Gute Fähigkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation sowie die Fähigkeit, gute Arbeitsbeziehungen mit Menschen mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund aufzubauen. BEWERBUNGSVERFAHREN: Bitte reichen Sie Ihre Lebensläufe ein an [email protected] unter Angabe des Titels der beworbenen Stelle „Verwaltungsassistent_UA2EU“ bis zum 31. Januar 2025, 23:59 Uhr Kiewer Zeit. Bitte beachten Sie, dass nur die in die engere Wahl gezogenen Kandidaten kontaktiert werden, um an den weiteren Beschaffungsphasen teilzunehmen, die für Januar bis Februar 2025 geplant sind. PROGRAMM-/AKTIONSBESCHREIBUNG: Das Gesamtziel des EU-Programms „EU-Integrationsfazilität für die Ukraine“ (im Folgenden „UA2EU“ oder „Aktion“) ) soll die schrittweise Angleichung der Ukraine an den EU-Besitzstand und ihre gesamten EU-Integrationsbemühungen im Hinblick auf eine künftige EU-Mitgliedschaft unterstützen. Ziel dieser EU-Hilfe ist der Aufbau starker und effizienter staatlicher Mechanismen zur Steuerung des EU-Beitrittsprozesses der Ukraine und zur Umsetzung damit verbundener Reformen. Die Fazilität wird den neu entstehenden und sich weiterentwickelnden Bedürfnissen der Hauptakteure gerecht werden und eine solide institutionelle Kapazität zur Erfüllung der Beitrittskriterien aufbauen. Die Aktion wird Folgendes unterstützen:i) Stärkung der Kapazitäten der Hauptakteure und Interessenvertreter der Ukraine bei der Gesamtverwaltung, Koordinierung und Überwachung der EU-Beitrittsprozesse und der damit verbundenen Reformagenda;ii) Erhöhte Verfügbarkeit des für eine effiziente Annäherung an die ukrainische Sprache erforderlichen juristischen Fachwissens Recht in den EU-Besitzstand;iii) Verbesserte allgemeine institutionelle, verfahrenstechnische und methodische Kapazitäten der zuständigen Institutionen für die Übersetzung des EU-Besitzstandes;iv) Gesteigertes Bewusstsein für die ukrainische Gesellschaft und wichtige InteressengruppenEr-Gruppen über den EU-Beitrittsprozess und die damit verbundene Reformagenda. Die Aktion wird in indirekter Verwaltung mit der Agentur der EU-Mitgliedstaaten durchgeführt. Die Zentrale Projektmanagementagentur (CPVA) wird die Aktion leiten und auch den Zusammenhalt und die Nachhaltigkeit aller Projektaktivitäten gewährleisten as überwacht die Umsetzung von drei Komponenten. Das Gesamtbudget für den Umsetzungszeitraum der Aktion beträgt 14 Mio. EUR, mit Kofinanzierungsbeiträgen von 1 Mio. EUR von der Republik Litauen und 3 Mio. EUR von der Republik Dänemark. Diese Finanzierung wird von der CPVA im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2027 verwaltet. Der Verwaltungsassistent/-beamte wird eng mit dem CPVA-Projektteam, einschließlich Projektmanagern und Finanzverantwortlichen, sowie mit dem Aktionsteam zusammenarbeiten. bestehend aus einem Teamleiter, einem stellvertretenden Teamleiter, internationalen und nationalen Schlüsselexperten, einem Pool von Kurz- und Mittelzeitexperten und eingebetteten Experten in den wichtigsten begünstigten Institutionen. Die Mitarbeiter des Projektbüros werden von Kiew, Ukraine, aus tätig sein. Über die ORGANISATION: CPVA verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement und wir arbeiten daran, sicherzustellen, dass öffentliche Investitionen vorteilhaft sind und verantwortungsvoll verwaltet werden. Wir verwalten Projekte und Programme und setzen die Politik der internationalen Entwicklungszusammenarbeit um. Darüber hinaus bieten wir methodische Unterstützung bei öffentlichen Investitionen für staatliche und kommunale Behörden und Institutionen und beraten zu Fragen im Zusammenhang mit öffentlich-privaten Partnerschaftsprojekten. VIELFALT UND CHANCENGLEICHHEIT: CPVA begrüßt Vielfalt und respektiert die Menschenrechte in allen Bereichen seiner Arbeit. Diskriminierung jeglicher Art, auch aufgrund von Geschlecht, Religion, sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit oder Kultur, wird nicht akzeptiert. Das Personal muss die gleichen Rechte des Einzelnen respektieren und sich bemühen, eine Atmosphäre zu schaffen, in der die Unterschiede der Menschen akzeptiert und wertgeschätzt werden. DATENSCHUTZ: Wenn Sie auf diese Interessenbekundung antworten, erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einverstanden. Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten auf dem zentralen Server der CPVA gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie auf der folgenden Website: https://www.cpva.lt/en/protection-of-personal-data/558. Alle erhaltenen Informationen werden auf unseren sicheren Servern gespeichert, die von der öffentlichen Website aus für Dritte nicht zugänglich sind. Der Zweck der Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten besteht darin, jedes geäußerte Interesse im Hinblick auf eine mögliche Vorauswahl bei der CPVA zu verwalten. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung richtet sich nach der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und Ämter der Union Agenturen und zum freien Datenverkehr. Mehr anzeigen Weniger anzeigen Посадовий рівень Базовий рівень Typ зайнятості Erster RobotertagArbeitspflichten Verwaltung Branchen Nichtkommerzielle Organisationen