ADMIN/HR-BEAUFTRAGTER in ACTED

ACTED ist eine 1993 gegründete französische NGO, die gefährdete Bevölkerungsgruppen unterstützt, die von humanitären Krisen auf der ganzen Welt betroffen sind. ACTED bietet gefährdeten Gemeinschaften kontinuierliche Unterstützung, indem es die Nachhaltigkeit von Interventionen nach der Krise und die Vorbereitung auf die langfristigen Herausforderungen gewährleistet, mit denen die Bevölkerung konfrontiert ist, um den Teufelskreis der Armut zu durchbrechen, die Entwicklung zu fördern und die Anfälligkeit für Katastrophen zu verringern. Unsere Mitarbeiter sind jederzeit bereit, auf Notsituationen zu reagieren und eine nachhaltige Entwicklung durch 450 Projekte in 43 Ländern zu unterstützen und wiederherzustellen.

Verantwortlichkeiten

1.Administration

• Bereiten Sie auf Anfrage Verwaltungsdokumente wie interne Memos und Briefe vor.
< li>Stellen Sie sicher, dass Verwaltungsverfahren gemäß den Organisationsrichtlinien umgesetzt werden.
• Verantwortlich für die Vertragsverwaltung und Nachverfolgung von Räumlichkeiten.

2.Ablage:

• Pflege aller Verwaltungsdateien im Landesbüro, einschließlich persönlicher Ordner für jeden Mitarbeiter
• Stellen Sie sicher, dass niemand Zugriff auf persönliche Ordner hat, außer auf ausdrückliche Anfrage vom Manager.

3.Rekrutierung:

1. Verwaltung des Rekrutierungsprozesses für neue Personalpositionen;
2. Bereiten Sie Stellenausschreibungen für die Rekrutierung nationaler Mitarbeiter für den Bereich vor und verbreiten Sie sie über relevante Kanäle.
3. Für die Rekrutierung erstellen Sie eine Auswahlliste und ein Interviewgremium, das von der Koordination genehmigt werden muss.
4. Referenzen überprüfen der Kandidaten auf Anfrage der Koordination
5. Kandidaten über die Ergebnisse der Vorstellungsgespräche informieren und die Einstellung erfolgreicher Kandidaten verfolgen.
6. Arbeitsverträge für neue Mitarbeiter vorbereiten
7. Stellen Sie sicher, dass alle Das Personal, einschließlich der neu eingestellten, ist im Besitz der geltenden Richtlinien und Verfahren und ist sich dieser bewusst.

4. Nachverfolgung durch das Personal

< li>Stellen Sie sicher, dass alle HR-Verfahren gemäß den geltenden Richtlinien und Standards umgesetzt werden;
1. Stellen Sie sicher, dass Anwesenheitslisten, Urlaubsantragsformulare und andere erforderliche Formulare im Büro vor Ort aufbewahrt werden;
2. Sammeln Sie monatlich Anwesenheitslisten, Urlaubsantragsformulare und andere erforderliche Formulare in den Außenstellen.
3. Führen Sie eine Tabelle zur Nachverfolgung von Urlaubs- und Krankheitsurlauben für alle Mitarbeiter in der Region.
4. Sorgen Sie dafür Korrekte Eingabe/Aktualisierung der Informationen zu allen Mitarbeitern in der Gehaltsakte und Verantwortung für die rechtzeitige Nachverfolgung fehlender Informationen, um sicherzustellen, dass die Zahlung von Gehältern und die Erstattung von Auslagen jeden Monat pünktlich erfolgen können;
5. Dateneingabe aus den Anwesenheitslisten der Mitarbeiter des Bereichs in die Lohn- und Gehaltsabrechnung;
6. Regelmäßige Aktualisierung und Aktualisierung der Daten der Mitarbeiter des Bereichs in den Lohn- und Gehaltsabrechnungen;
7. Überwachen und Genehmigen der Mitarbeiterliste für alle Mitarbeiter in den Bereichen, denen im nächsten Monat eine Verpflichtungsstufe zuerkannt werden soll, und erstellen Sie monatlich das entsprechende Memo;
8. Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen in den Beschäftigungsbüchern auf Verlangen der Mitarbeiter ordnungsgemäß geführt werden;
9. Verwalten Sie rechtzeitig die Personalakte der Bereiche und übertragen Sie sie monatlich an die Abteilung für Kapitalfinanzierung
10. Bereiten Sie Vertragsänderungen auf Anfrage der Koordination vor;
11. Stellen Sie sicher, dass regelmäßig Personalbeurteilungen gemäß den geltenden Richtlinien durchgeführt werden;
12. Bereiten Sie die monatlichen HR-Berichte vor gemäß den geltenden Richtlinien.

5.Archivverwaltung

1. Unterstützung des Archivadministrators/HR-Assistenten beim Scannen und Archivierungsprozess;
2. Mitmachen Schulungen/Meetings zur Arbeit mit der Archivplattform, durchgeführt von der T&C-Abteilung;
3. Informieren Sie Sr. Admin/HR-Manager über alle Änderungen oder Anforderungen in Bezug auf den Archivierungsprozess, die von der T&C-Abteilung vorgeschlagen werden;
< li>Interaktion mit dem Archivierungsunternehmen hinsichtlich administrativer Aufgaben und entsprechend den Anforderungen des Senior Admin/HR-Managers.

6. Schutz persönlicher, vertraulicher und sensibler Daten:

• Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf HR-Personalordner haben und bewahren Sie den Inhalt dieser Ordner jederzeit vertraulich auf;< /li>
• Befolgen Sie die Datenschutzrichtlinie von Acted in allen Aspekten der täglichen Arbeit des Personalverantwortlichen und verlangen Sie, dass auch andere Teammitglieder alle persönlichen Daten – ob intern oder extern – gemäß der Richtlinie von Acted verwalten (einschließlich der Anwendung eines Passwortschutzes). auf Dateien mit personenbezogenen Daten Daten).

7. Recht

• Stellen Sie die Übereinstimmung der Personalrichtlinien, der internen Personalordnung, der Tools und Verfahren mit dem rechtlichen Rahmen sicher.
• Veranlassen Sie die Vorbereitung von Aufträgen, Stellenbeschreibungen und anderen Vorlagen und Dokumente gemäß den Anforderungen der ukrainischen Gesetzgebung.

8. Berichterstattung und Unterstützung bei anderen HR-Aktivitäten:

• Erstellen Sie monatliche HR-Berichte mithilfe von Acted-Standardvorlagen und gemäß Acted-Richtlinien.
• Auf Anfrage des Vorgesetzten Unterstützung bei der Bewältigung von Beschwerden oder anderen Beschwerden des Personals, wobei Sie jederzeit respektvoll und vertraulich handeln.
• Verwaltungsdokumente vorbereiten, um das Personal bei Feldeinsätzen zu unterstützen.
• Andere Aufgaben ausführen wie vom Vorgesetzten gewünscht. 

Erfahrung und Fähigkeiten:

• Einschlägiger Abschluss und mehr als zwei Jahre Berufserfahrung im Personalwesen in der Ukraine (einschließlich einer guten Verständnis des ukrainischen Arbeitsrechts).
• Eine Universitätsausbildung im Personalmanagement wird als Vorteil angesehen.
• Mindestens 1 Jahr Erfahrung im humanitären und/oder Entwicklungssektor (stark). bevorzugt).
• Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Initiative zu ergreifen Entwicklung und Umsetzung von Aufgaben, die auf das Wohlergehen des Personals und die Entwicklung der Personalkapazität ausgerichtet sind;
• Fähigkeit, mit Microsoft Excel, Word und Outlook zu arbeiten.
• Fließende Ukrainischkenntnisse und gute Kenntnisse in Wort und Schrift Englisch ist erforderlich (und wird durch ein Vorstellungsgespräch bewertet).
• Motiviert, als Teil einer Teamarbeit in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten, erfordert Flexibilität und die Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten.