Старший офіцер притулку в ACTED

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

Project Planning

• Contribute inputs to Shelter related strategy development, project proposals and provide input on needs and gaps.
• Promote and share ideas for improvement and necessary changes in the activities.
• Jointly with Shelter Deputy Project Coordinator update overall project implementation strategy, systems, approaches, tools, and materials.
• Jointly with Shelter Deputy Project Coordinator plan technical stages of project implementation and set direction by prioritizing and organizing activities and resources to achieve project objectives.
• Jointly with Senior Shelter Engineers plan stages of project implementation in the Areas and set direction by prioritizing and organizing activities and resources to achieve project objectives.
• Participate in planning and conducting activities for communication, coordination and implementation of the project in certain Areas, provide support in meetings with external participants to improve coordination between local authorities, humanitarian organizations and UN agencies in the project implementation.

Project Implementation Follow-up

• Technical guidance to team of Shelter Officers who will be responsible for creating and managing technical team databases.
• Line management of capital-based assistants who will be responsible for managing databases. 
• Designing and maintaining the individual beneficiary assessment database templates for key technical areas.
• Jointly with MEAL to ensure harmonized datasets across projects and program teams.
• Supporting ACTED Shelter teams as necessary in data cleaning, data processing, data analysis and data visualization.
• Jointly with MEAL to Lead in dashboard design and other data visualization with relevant data.
• Engage with Area AME Teams on learning activities through data visualization and analysis.
• Designing questionnaires and tools for data collection including mobile data collection tools in Kobo toolbox.
• Providing other support to assigned Shelter teams in the Areas as necessary. 
• Support in mainstreaming geospatial analysis in project databases.
• Jointly with Senior Shelter Engineers in Areas to ensure that implementation of Shelter activities is effective and align with planned.
• Track progress of activities in line with workplan, project indicators and take appropriate steps with Shelter Deputy PM, AC/BM to adjust project activities if nнадано.
• Координація на рівні столиці з гуманітарними організаціями та забезпечення того, щоб дублювання та можливий механізм перенаправлення були включені в процес реалізації.
• Керівництво організацією сесій поінформованості та відносинами з місцевою владою. 
• Переконайтеся, що відповідна документація бенефіціара збирається та зберігається. 
• Очолювати процес ідентифікації та перевірки для відбору бенефіціарів. 
• Очолюйте підзвітність і адаптивність, приділяючи особливу увагу в якості основного співрозмовника з постраждалим населенням і бенефіціарами, застосовуючи стратегії слухання та уважність у поведінці. 
• Визначайте випадки для перенаправлення іншим агентствам/постачальникам послуг.
• Відповідайте на скарги бенефіціарів відповідно до скарг щодо підзвітності та механізму зворотного зв’язку. 
• Працюйте з командою MEAL, контролюйте процес відбору бенефіціарів і надсилайте відгуки.
• Працюйте з командою MEAL, забезпечте своєчасне виконання заходів PDM.
• Участь у базових і кінцевих обстеженнях.
• Спільно зі старшим інженером з укриття керують розробкою Оцінки ризиків укриття, включаючи збір інформації в цільових областях. 
• Проактивне планування та координація з матеріально-технічним забезпеченням і командами на місцях.
• Переконайтеся, що проекти «Життя» спрямовані на найбільш уразливі верстви населення та що бенефіціари вибираються відповідно до критеріїв цільового призначення програм «Життя», критеріїв ACTED та донорів керівних принципів.
• За результатами оцінок, допомога у визначенні конкретних місць для проектів, розробці та впровадженні відповідних втручань у житло за координацією із заступником Координатор укриття.
• Брати участь і зменшувати ризики та вирішувати будь-які непередбачені проблеми під час реалізації проекту.
• Спільно із заступником керівника укриття регулярно оновлювати робочий план, засіб відстеження результатів, PMF та інше документи, що мають відношення до ефективного управління проектом
• Виконувати інші обов’язки відповідно до запитів заступника ПК з укриття.
• Контролювати використання бюджетні кошти та ресурси на всіх етапах проектів, відстеження фактичних витрат із запланованими для оптимізації розподілу ресурсів.
• Розробка та впровадження технічних рішень та інструментів, які полегшать рутинну роботу команд у регіонах, а також як проводити тренінги, щоб підвищити ефективність своєї роботи.

 Зовнішні зв’язки 

• Спільно із заступником координатора проекту «Притулок» сприяти спілкуванню та зв’язкову діяльність для активного консультування та залучення бенефіціарів, ключових інформаторів, акторів, партнерів та зацікавлених сторін на всіх етапах розробки та реалізації проекту.
• Спільно із заступником координатора проекту «Притулок» розвивати добрі стосунки з ключовими гуманітарними учасниками – місцевими та міжнародних, включаючи державні органи та недержавні суб’єкти, шляхом регулярної участі в технічних нарадах та двосторонні зустрічі.

 Адміністрація/HR 

• Керувати співробітниками відділу притулку в зонах для діяльності, пов’язаної з укриттям, у співпраці із заступником керівника проекту укриття 
• Брати участь у наборі місцевих офіцерів із питань притулку та Shelter Asпомічники (розробка організаційних схем, ТЗ, розробка тестів та їх перегляд; співбесіди тощо) 
• Переконайтеся, що співробітники притулків у зонах розуміють і здатні виконувати свої ролі та обов’язки.
• Переконайтеся, що кожен учасник обізнаний з питаннями безпеки, політикою, СОП і дотримується їх відповідно.
• Підтримуйте робочі плани та повсякденна діяльність.
• Забезпечити розвиток потенціалу персоналу проекту та передати ключові навички.
  • Забезпечити позитивне робоче середовище та хорошу командну динаміку.
  • Здійснювати регулярні оцінювання персоналу та стеження за кар’єрним керуванням.
  • Управління міжособистісними конфліктами.
• Розробка та проведення тренінгів для персоналу та партнерів щодо ключових аспектів управління проектами та технічні навички для ефективне виконання завдань.

Контроль якості

• Забезпечте документування, поширення та відображення отриманих уроків у плануванні проекту та прийнятті рішень.
• Спільно із заступником координатора проекту «Укриття» консультувати та допомагати в перевірках проектів, які проводить AMEU.
• Забезпечувати контроль якості, аналіз доданої вартості та впливу , ідентифікація та використання найкращих практик і здобутих уроків і надання відповідних відгуків для розробки нових проектів.
• Виявлення та аналіз прогалин, доданої вартості ACTED, синергії та можливостей у сферах, де проект(и) реалізуються/реалізуються, і проходити відповідні інформацію для заступника координатора з питань притулку / регіонального координатора
• Розробити стандарти та процедури для перевірки та контролю якості даних, забезпечуючи точність і повноту всього проекту документація.
• Аналіз операційної ефективності та вдосконалення процесу
• Аналіз зовнішніх факторів, які можуть вплинути на хід проекту

Звітування

• Підготовка звітів про дані проекту та допомога заступнику координатора проекту з питань укриття в проектних пропозиціях і періодичних звітах.
• •       Надання регулярних а також своєчасне оновлення інформації про прогрес і труднощі для керівників та інших членів команди.
• Взяти участь у складанні (внутрішніх і зовнішніх) звітів про хід проекту, забезпечуючи якість і точність наданої інформації.

Досвід і навички

• Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування / економіки / аналогічної галузі або відповідної практичної діяльності досвід.
• Досвід користування комп'ютерними та офісними програмними пакетами (MS Word, Excel та ін.)
• Добре знання використання електронних таблиць Excel. 
• Відданість високоякісному адаптивному та підзвітному гуманітарному програмуванню 
• Робочий рівень англійської та вільне володіння українською

Бажані вимоги:

• Попередній досвід роботи в програмах Shelter /MEAL/ Cash
• Досвід використання пакетів баз даних (наприклад, Access) 

Увага!Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язаних громадян України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention!Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд зарплат;
• 28 календарних днів відпустки на рік;
• Дружня мультикультурна команда;
• Комфортний офіс у центральній частині міста;
• Кар'єрний ріст;
• Медичне страхування після випробувального терміну (3 місяці).

_______________________________________________________________________________________________

“ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.”