Старший HR/адміністратор в Norwegian People's Aid

Бачення Norwegian People’s Aid – «Солідарність у дії». Ми є політично незалежною членською організацією, яка працює в Норвегії та понад 30 країнах світу. Заснована в 1939 році як організація гуманітарної солідарності робочого руху, NPA прагне покращити умови життя людей і створити суспільства, які є більш справедливими та більш демократичними. Міжнародна діяльність NPA охоплює три основні сфери: протимінну діяльність та роззброєння, демократизацію та справедливий розподіл влади та ресурсів, а також гуманітарну діяльність та реагування на кризи. NPA відкрила програму протимінної діяльності та роззброєння, щоб захистити цивільне населення від загрози вибухонебезпечних боєприпасів (ВБ) в Україні.

Норвежська народна допомога (NPA) шукає Старшого HR/Admin Officer. Основне місце роботи – місто Миколаїв. Досвід водіння буде значною перевагою (є службове авто).

Ми також розглядаємо кандидатів з обмеженими можливостями.

НПА працює у повній відповідності до законодавства України, і ми очікуємо від наших кандидатів (якщо це чоловіки) актуальні військові документи.

Дедлайн подачі резюме – 5 березня, 2026

Завдання та обов’язки: 

Основні обов’язки 

Набір і підготовка персоналу 

• Керувати наскрізними процесами найму (внутрішніми та зовнішніми), від отримання запитів на наймання до передача підписаних пропозицій визначеним зацікавленим сторонам, зокрема: 

• Координація відбору кандидатів та спілкування 

• Збір підписаних листів із пропозиціями 

• Отримання та перевірка електронних підтвердження прийняття від кандидатів  

• Збір необхідних працівників документація 

• Перевірка WatchDog 

• Перевірка рекомендацій 

• Організація та сприяння процесам ознайомлення та адаптації для новачків  

• 
  

Кадрові записи, табелі та юридичні Відповідність 

• Забезпечити належне ведення кадрового діловодства відповідно до трудового законодавства України та внутрішньої політики організації. 

• Контролювати точність і повноту кадрової документації, включаючи, але не обмежуючись: 

• накази про наймання, переведення та звільнення; 

• трудові договори та доповнення до них; 

• особові справи працівників; 

• записи про відпустки, лікарняні та інші види неявок. 

• Проведення перегляду та затвердження табелів обліку робочого часу працівників у закріплених регіонах (Миколаїв та Широке), забезпечуючи: 

• точність обліку робочого часу; 

• дотримання затверджених графіків роботи, наказів та фактична явка; 

• своєчасне затвердження та подання даних табеля обліку робочого часу до фінансового відділу. 

• Забезпечте узгодженість між даними табелів, кадровими системами та розрахунками заробітної плати. 

• Здійснювати моніторинг та контроль за дотриманням законодавства України про працю в т.ч.але не обмежуючись цим: 

• робочий час і періоди відпочинку; 

• положення про понаднормову роботу; 

• пільги та соціальні гарантії у відпустці; 

• процедури працевлаштування, переведення та звільнення. 

• Визначайте потенційні ризики відповідності та порушення, ініціюйте коригувальні дії та передавайте проблеми керівництву, якщо потрібно. 

• Надавати консультативну підтримку співробітникам відділу кадрів і лінійним керівникам з питань управління персоналом і трудового права. 

• Брати участь у внутрішніх оглядах, аудитах і підготовці документації у відповідь на запити регуляторних або наглядових органів. 

Системи управління кадрами та звітність 

• Введіть і зберігайте точні дані щодо новоприйнятих співробітників у BAS і Soliday. 

• Готувати та подавати обов’язкову звітність, пов’язану з працевлаштуванням, через: 

• Кабінет платника податків 

• Пенсійний фонд України (ПФУ) 

• Реєструвати всі види переміщень працівників у BAS та Workday, зокрема: 

• Тимчасові переміщення 

• Постійні переміщення 

• Зміни ролей 

• Забезпечте своєчасне та точне оновлення змін статусу співробітника в системах управління персоналом. 

Вступний курс і тренінги 

• Організуйте та сприяйте вступним процесам для:  Учасників базових навчальних програм, Учасників Refresh тренінгів 

• Координуйте навчальні процеси, зокрема: набір і зарахування учасників, Постійну підтримку протягом навчання доставка 

• Збір підтверджених списків прийому та передачі від відповідальних сторін 

• Подання остаточних списків і відповідної інформації для лінійного керівника 

• Проведення внутрішніх тренінгів для персоналу, пов’язаних з організаційними змінами, оновленнями та новими процедурами. 

Відносини з працівниками та відповідність вимогам 

• Підтримка дисциплінарних процесів, зокрема: 

• Підготовка справ 

• Участь у дисциплінарних провадженнях 

• Підготовка та архівування пов’язаних документація 

• Ведення реєстрів дисциплінарних справ 

• Підтримуйте регулярний зв’язок з операційними (Ops) групами щодо: 

• дат закінчення трудового договору 

• результатів тимчасових призначень 

• підвищення по службі, подовжень і ролі зміни 

• Керування обліковим записом. Надсилайте та координуйте запити на створення системного облікового запису для: новоприйнятих співробітників, працівників, переведених на посади, які потребують доступу до системи 

Додаткові обов’язки 

• Виконання інших завдань, пов’язаних з персоналом, якщо це необхідно для підтримки операційних потреб і організаційних пріоритетів. Підтримуйте менеджера з персоналу в усіх питаннях, пов’язаних з персоналом 

• Компетенція та кваліфікація: 

Потрібно мати:  

• університетський ступінь/диплом відповідної теми.  

• Досконале знання трудового законодавства України 

• Англійська – володіння англійською мовою (усно та письмово)itten)  

• Носія української мови 

• Досвід роботи з HRIS (BAS – обов’язковий, перевага робочого дня) 

• Висока увага до деталей і дотримання вимог 

• Здатність контролювати та наставляти персонал відділу кадрів 

• Сильна організація та звітність навички 

• Ефективне спілкування та управління зацікавленими сторонами 

Досвід:  

• Мінімум три роки досвіду роботи з підбором персоналу (бажано в гуманітарному секторі) 

• Мінімум два роки досвіду роботи з управління персоналом (бажано в гуманітарному секторі) 

• Висока стресостійкість зі здатністю ефективно працювати під тиском і в складних умовах. Принаймні один рік досвіду проведення тренінгів 

• 
  

Особисті навички: 

• Гарні культурні, мережеві та міжособистісні навички. 

• Сильні комунікативні та міжособистісні навички.   

• Систематичний і організований підхід, включаючи точність, послідовність і увагу до деталей, наполегливість і здатність працювати під тиском.  

• Здатність дотримуватись термінів і спокійно працювати під напругою з обмеженим наглядом.  

 Додаткові міркування 

Очікується, що весь персонал виконуватиме такі загальні обов’язки: 

• Працювати в рамках основних цінностей NPA та просувати бачення NPA «Солідарність у дії» 

• Працювати над досягненням програми та/або відділу цілі 

• Забезпечити ознайомлення та дотримання всіх правил і процедур NPA  

• Взяти та застосувати знання, отримані в рамках відповідних програм навчання та розвитку 

• Розуміти та підтримувати стандарти, викладені в NPA Safeguarding, діючи з належною обережністю та увагою, щоб захистити добробут усіх, хто стикається з роботою та звітністю NPA занепокоєння, якщо вони виникнуть. 

Про процес набору:

Ми постійно працюємо над більшою різноманітністю та залученістю до Норвезької народної допомоги. Ми заохочуємо всіх кваліфікованих кандидатів подати заявку.  

Просимо вас уважно прочитати Кодекс поведінки NPA, Політику захисту та Антикорупційну політику, перш ніж подавати заявку. Якщо вас обрано кандидатом на цю посаду, вам буде запропоновано заповнити та підписати самодекларацію про безпеку, а також наш Кодекс поведінки. Усі правила, пов’язані з етикою, можна знайти на нашому веб-сайт.

Ми з нетерпінням чекаємо на вашу думку!