Фахівець з персоналу та корпоративної культури / People and Culter Officer в FHI 360

Про FHI 360 і EpiC 

FHI 360 – це некомерційна організація людського розвитку, яка займається довготривалим покращенням життя шляхом просування інтегрованих місцевих рішень. Наш штат включає експертів у сфері охорони здоров’я, освіти, харчування, навколишнього середовища, економічного розвитку, молоді, досліджень, технологій, комунікацій та соціального маркетингу, створюючи унікальне поєднання можливостей для вирішення сучасних взаємопов’язаних проблем розвитку. FHI 360 обслуговує понад 50 країн і всі штати та території США. 

Проект Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control (EpiC) – це восьмирічний (2019–2027) глобальний проект у сфері охорони здоров’я, який спочатку фінансувався Державним департаментом США (DoS) як частина Надзвичайного плану президента щодо боротьби зі СНІДом (ПЕПФАР). EpiC працює приблизно в 50 країнах, вирішуючи ключові проблеми громадського здоров’я, такі як ВІЛ/СНІД, готовність до пандемії та глобальна безпека охорони здоров’я.  

В Україні проект отримує фінансування Глобальної безпеки охорони здоров’я (GHS) для зміцнення глобальних, регіональних і місцевих систем громадського здоров’я, спираючись на широкий досвід і наявні можливості, які відповідають національним пріоритетам GHS і цілям уряду США. EpiC підтримуватиме національні та регіональні заклади охорони здоров’я, заклади охорони здоров’я, науково-дослідні інститути та регіональні управління Державної служби України з питань безпечності харчових продуктів та захисту споживачів, наукові установи, а також організації громадянського суспільства. посилити потенціал GHS у сфері запобігання та контролю інфекцій (IPC), антимікробної резистентності (AMR), управління надзвичайними ситуаціями у сфері охорони здоров’я (HEM), з особливим акцентом на запобіганні, виявленні та реагуванні на спалахи інфекційних захворювань епідемічного значення. Вся діяльність буде узгоджена з національними правилами, рекомендаціями та стандартами, а також відповідними міжнародними рамками.  

Ця посада базуватиметься в Києві, Україна. Ця посада відкрита для громадян України, які проживають в Україні або бажають переїхати в Україну. Обов’язкове професійне володіння письмовою та усною українською мовою. 

 Підсумок роботи:    

Під повсякденним наглядом старшого спеціаліста з питань персоналу та культури і в тісній співпраці з командою P&C, людиe and Culture Офіцер надаватиме підтримку працівникам, консультантам і персоналу в кількох функціональних сферах, включаючи підбір персоналу, відносини з працівниками, адміністрування пільг/компенсацій, винагороду, підготовку документів для нарахування заробітної плати. Служить початковим контактним пунктом для працівників із запитаннями, пов’язаними з особистою інформацією про них. Обробляє різні форми, пов’язані з документуванням діяльності з управління персоналом, як-от нових співробітників, нових консультантів, зміну статусу, оцінку ефективності, пільги, звільнення тощо. Проводить інструктаж для нових працівників і може обробляти або сприяти співбесіді з працівниками при звільненні. Підтримує оформлення віз для міжнародних співробітників.  

Обов’язки та відповідальність  

• Співпрацює з керівництвом і керівництвом щодо запитів на роботу.  

• Керує процесом співбесіди від початку до завершення, включно з перевіркою та керуванням письмовими тестами, планує співбесіди та зустрічі, збирає та опрацьовує документацію про прийом на роботу та роботу; 

• Підготувати файли інтерв’ю для членів комісії; збирати документи оцінки інтерв’ю членів комісії. Розпочніть збір документів, необхідних для розробки трудових і консультаційних контрактів, включаючи перевірку даних і рекомендацій, як того вимагає FHI 360 і місцеве трудове законодавство.   

• Розробляє та веде записи кандидатів для співбесід.  

• Готує та обробляє листи з пропозиціями про роботу на випадок непередбачених обставин і надає звіти про стан і оновлення для менеджерів з найму 

• Створює та впорядковує файли персоналу в SharePoint, регулярну перевірку завершення файлів і проводить регулярний аудит P&C.   

• Підготувати нові трудові контракти найманця та угоди з консультантами з надання послуг для перегляду старшим спеціалістом з питань технічного обслуговування та затвердження керівником відокремленого підрозділу.  

• Забезпечте своєчасне розірвання або поновлення строкових контрактів, якщо такі є. 

• Керувати та зберігати точні записи, файли та звіти працівників, включаючи відповідальність за ведення персональних файлів; забезпечити конфіденційність керування файлами. 

• Тісно співпрацює зі старшим офіцером P&C іrves як резервний контактний пункт для співробітників із запитаннями, пов’язаними з P&C. 

• Забезпечує адміністративну підтримку системи керування робочим часом, навчає нових співробітників використанню TESS / системи обліку часу. 

• За потреби брати участь у підготовці відомостей про заробітну плату. 

• Ефективно спілкуватися в усній і письмовій формі з усім персоналом щодо політики та процедур P&C;  

• Керувати та підтримувати точні записи, файли та звіти, включаючи відповідальність за ведення персональних файлів.  

• Створює звіти для обов’язкових частин навчання, таких як Кодекс етики 

• Додаткові завдання за запитом 

 Освіта та досвід 

Ступінь бакалавра, еквівалент у сфері бізнесу, соціальних наук 

• 3-5 років досвіду надання підтримки з підбору персоналу в офісі. 

• Досвід роботи в неурядовій організації (НУО) плюс.  

• Здатний ефективно й тактовно спілкуватися з усіма рівнями персоналу, представниками різних культур і громадськістю.  

• Виконує рутинні адміністративні проекти для відділу кадрів.  

• Володіння MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) і системами HRIS / Data Base. 

• Вільне володіння українською, усне та письмове володіння англійською. 

   

Типові фізичні потреби: 

1. Типове офісне середовище. 

2. Здатність проводити довгі години, дивлячись на екран комп’ютера та виконуючи повторювану роботу на клавіатурі. 

3. Здатність сидіти та стояти протягом тривалого часу. 

4. Можливість піднімати/переміщувати до 5 фунтів. 

    

Технологія, яка буде використовуватися: 

1. Персональний комп’ютер/ноутбук, програми Microsoft (наприклад, Office 365, SharePoint, Teams), мобільні телефони/мобільні технології та стандартне офісне обладнання. 

     

Вимоги до поїздки: 

1. Менше 10% 

     

**Або еквівалентне поєднання відповідної освіти та/або досвіду, достатнього для успішного виконання ключових обов’язків посади. Ця посадова інструкція підсумовує основні обов’язки посади. Вона не приписує та не обмежує точні завдання, які можуть бути доручені для виконання цих обов’язків. Цей документ жодним чином не слід тлумачити як трудовий договір. Керівництво залишає за собою право переглядати та переглядати цей документ за адресою у будь-який час.