Операційний менеджер в DAI

Посада: Операційний менеджер Проект: Реформи управління надходженнями та видатками USAID/Україна введені в дію (RevGRO)Максимальний рівень зусиль: повна зайнятість LTTABаза діяльності: Київ, Україна. Посада підпорядковується: Директору з фінансів та адміністрування. ІНФОРМАЦІЯ ДІЯЛЬНОСТІ Реформи управління надходженнями та видатками USAID/Україна Операціоналізований (RevGRO) Діяльність сприятиме фіскальній стійкості, прозорості та підзвітності шляхом покращення формування державних доходів та фінансового управління в Україні. Це буде досягнуто завдяки трьом цілям Діяльності: збільшення національних надходжень через підтримку податкової та митної політики, адміністративних та інституційних реформ; Посилення управління державними інвестиціями, управління видатками та аудиту відповідно до міжнародних стандартів; а також посилення громадського контролю та залучення приватного сектору та фіскальної політики. МЕТА ПОСАДИ Операційний менеджер забезпечуватиме операційне та адміністративне управління RevGRO у таких сферах: операційна та адміністративна підтримка команди проекту, закупівлі та субпідряди, загальна відповідність контрактам та підтримка управління клієнтами, офісне управління та логістика подорожей/безпеки. У координації з фінансово-операційним директором RevGRO, операційний менеджер відіграватиме ключову роль у нагляді за фінансовим та операційним управлінням і забезпеченні дотримання Посібника з польових операцій проекту (FOM), нормативних актів USAID, контрактних вимог та обмежень, а також відповідних місцевих законів. , вимоги та методи підтримки технічних вимог до управління проектами, коли вони виникають. Він/вона керує оперативним персоналом і наглядає за парком транспортних засобів, офісом проекту та активами проекту. ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬВідповідає за отримання повних знань Керівництва з польових операцій (FOM) проекту та включає політику, процедури та практику для підтримки щоденних адміністративних операцій проекту, включаючи приміщення, матеріально-технічне забезпечення, управління записами та файлами. Керує виконанням обов’язків спеціаліста з операцій, ІТ Офіцер і водій (водії). Відповідає за проведення навчання персоналу проекту щодо операційних процедур і вимог до документації. Забезпечує належну організацію, підтримку й оновлення адміністративних записів. Забезпечує належне навчання персоналу проекту системам управління даними проекту та співробітники активно впроваджують систему управління даними (TAMIS) у повсякденну проектну діяльність. Діють як основна контактна точка для операційних потреб проекту в Києві, включаючи управління офісними завданнями, планування/запрошення, технологічні ресурси та усунення несправностей, керування відеоконференціями, резервування кімнат, закупівля пристроїв і програмного забезпечення, замовлення канцелярських товарів, проведення аудитів інвентаризації, оновлення організаційних схем проекту та списків контактів (за потреби команди RevGRO Ops/HR), а також ведення календарів проекту (поїздки, звіти, оцінювальні панелі тощо); Надання адміністративної допомоги щодо технічної діяльності шляхом перегляду рахунків-фактур і звітів про витрати, звірки виписок P-Card, підтримки операційних закупівель, відповідей на питання, пов’язані з операціями чи процедурами, координації млогістика зустрічей і подій, координація логістики подорожей і безпеки, а також підтримка процесу запуску та завершення роботи. Контролює обслуговування та управління рахунком дрібної готівки. Керує закупівлями операційних товарів і послуг і готує відповідні графіки та засоби відстеження за потреби. Моніторинг і звітність щодо операційних графіків платежів і зобов’язань постачальників. Подальші дії щодо періодичних платежів, пов’язаних із оперативними закупівлями, збором і перевіркою пов’язані рахунки-фактури з виданими записами про купівлю. Керує модулями скринінгу та перевірки в TAMIS і веде відповідні записи. Контролює логістику проекту, управління парком транспортних засобів і керує відповідним модулем у TAMIS. Підтримує відносини з орендодавцем, керівництвом офісної будівлі та продавцями або постачальниками які надають адміністративну та/або операційну підтримку проекту. Координує місцеві процеси та документообіг з житловими документами для проекту Експати. Координує організацію поїздок/логістику та підтримує графік поїздок за проектом. Керує активами/інвентарем проекту, забезпечує належне брендування, відстеження та документування майна проекту та координує відповідну звірку з фінансовим підрозділом. Підтримує персонал, субпідрядників та інших гостей проекту, які відвідують проект офіс. Координує потреби проекту з місцевим юридичним радником. Координує планування та підготовку матеріалів для зустрічей, конференцій, семінари та навчальні заняття за потреби. Відповідає за координацію передачі та отримання предметів, які можуть потребувати митного очищення та інших регуляторних органів. Інші обов’язки за призначенням. КВАЛІФІКАЦІЯ Ступінь бакалавра з ділового адміністрування або інших суміжних галузей; Бажано вчений ступінь у вищеперелічених областях. 8-9 років відповідного досвіду роботи в операційній сфері, офісному адмініструванні, логістиці чи іншій суміжній сфері, бажано в рамках проекту, що фінансується донорами. Комп’ютерна грамотність і продемонстроване знання програм Microsoft Office. Продемонстровано комунікативні, письмові та презентаційні навички. Сильні навички командної роботи, а також ефективні навички міжкультурного міжособистісного спілкування. Вільне володіння українською та англійською мовами. Посилання для подачі заявки: https://fs23.formsite.com/OLJTgx/nqcfsmwxl6/index Інструкції щодо подання заявки: Виберіть посаду, на яку ви зацікавлені в подачі заявки, заповніть необхідну інформацію та завантажте резюме. Кандидатам пропонується подати заявку якомога швидше, оскільки співбесіди проводитимуться на постійній основі. Будь ласка, зверніть увагу, що через кількість заявок, які ми отримуємо, і терміновість заповнення вакансій, лише заявники, які пройшли короткий список, отримають сповіщення про наступні кроки. Про DAIDAI — це глобальна компанія з розвитку, яка має офіси в Сполучених Штатах, Великій Британії та ЄС , Нігерії, Пакистані та Палестині та проектні операції по всьому світу. Ми вирішуємо фундаментальні проблеми соціального та економічного розвитку, викликані неефективними ринками, неефективним управлінням і нестабільністю. DAI працює на передовій глобального розвитку. Перетворення ідей на дії — дії на вплив. Ми прагнемо створити світ, зручніший для життя. Показати більшеShow less Посадовий рівень Старший середній рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Інше Галузі Міжнародна торгівля та розвиток