Офіс-координатор / HR в AVSI

Офіс-координатор / HR

1. Довідкова інформація

AVSI Foundation — це міжнародна гуманітарна організація, яка займається наданням стійких рішень для вразливих громад. В Україні AVSI реалізує програми, спрямовані на захист, освіту та стійкість громади.

Офіс-координатор / HR відіграватиме ключову роль у забезпеченні ефективної адміністративної роботи в полтавському офісі та сприянні ефективній комунікації між місцевими командами, постачальниками та штаб-квартирою (HQ) AVSI, зокрема відділом кадрів (HR).

2. Цілі

Офіс-координатор / відділ кадрів забезпечуватиме безперебійну щоденну роботу офісу шляхом нагляду за адміністративними процесами, підтримки людських ресурсів і функцій закупівель, а також забезпечення дотримання внутрішньої політики AVSI, вимог донорів і місцевих нормативних актів. Ця посада має важливе значення для підтримки ефективної діяльності та підтримки реалізації програми.

3. Основні обов’язки

Адміністративна підтримка

· Підготовка, керування та архівація контрактів для національного персоналу, забезпечуючи точність і відповідність політикам AVSI та трудовому законодавству України.

· Координація процесів найму, включаючи розміщення вакансій, перевірку заявок, організацію співбесід і підтримку відбіркових комітетів у координації з відповідними департаментами.

· Розробка, перегляд і завершення меморандумів про взаєморозуміння (MoU) з місцевою владою, партнерами та іншими зацікавлені сторони.

Підтримка закупівель

· Готуйте та керуйте контрактами з постачальниками та постачальниками послуг відповідно до процедур закупівель AVSI та вимог донорів.

· Підтримуйте точні та актуальні записи щодо процесів закупівель, контрактів і транзакцій.

· Підтримуйте операційного менеджера в забезпеченні дотримання правил закупівель і стандартів документації.

HR Координація

· Діти в якості основного координатора між полтавським офісом та відділом кадрів штаб-квартири AVSI з усіх питань, пов’язаних з персоналом.

· Забезпечувати своєчасне та точне подання кадрової документації до штаб-квартири (контракти, кадрові файли, вступні документи). документи тощо).

· Підтримка адаптації of новий персонал, включаючи координацію ознайомлювальних сесій і необхідних тренінгів.

Загальне управління офісом

· Підтримуйте організовані та оновлені фізичні та цифрові системи зберігання контрактів, меморандумів про взаєморозуміння, кадрової документації та закупівельної документації.

· Забезпечте дотримання операційних, фінансових і адміністративних інструкцій AVSI для всіх призначених завдань.

· Надайте регулярні оновлення та адміністративні звіти керівнику операцій і штаб-квартирі AVSI, якщо це необхідно.

4. Вимоги

Освіта

· Ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, людських ресурсів, менеджменту, права або спорідненої галузі.

Досвід роботи

· Мінімум 1 рік досвіду роботи в офісі, координації кадрів або підтримці закупівель.

· Знайомство з українським законодавством про працю та закупівлями вважається перевагою.

Навички

· Сильні організаційні та багатозадачні навички.

· Відмінні комунікативні та міжособистісні здібності.

· Володіння Microsoft Office Suite та інструментами адміністрування.

· Вільне володіння англійською мовою на рівні B2 (письмово та розмовно).

Особисті якості

· Висока увага до деталей і точності.

· Проактивне мислення, орієнтоване на рішення.

· Уміння працювати в мультикультурному середовищі.

· Сильне почуття конфіденційності та професіоналізму в роботі з конфіденційною інформацією.

5. Лінія звітності

Координатор офісу / відділ кадрів підпорядковується безпосередньо керівнику операцій і надає регулярні оновлення щодо адміністративної діяльності, діяльності, пов’язаної з закупівлями та персоналом.

6. Умови контракту

· Місце служби: Полтава, Україна (з періодичними поїздками в інші регіони за потреби).

· Графік роботи: повний робочий день (40 годин на тиждень).

· Тривалість контракту: 6 місяців з можливістю продовження в залежності від ефективності та наявності фінансування.

· Випробувальний термін: 1 місяць.

· Зарплата: 800 євро на місяць нетто.

7. Процес подання заявки

Зацікавленим кандидатам пропонується подати:

· резюме та

· Супровідний лист англійською мовою

Заявки потрібно надіслати до 31 січня 2026 року.

Фундація AVSI Україна прагне різноманітності та інклюзивності та заохочує подавати заявки від усіх кваліфікованих осіб незалежно від раси, етнічного походження, релігії, статі, сексуальної орієнтації, інвалідності чи віку.

Зверніть увагу, що лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку, ми зв’яжемося для подальших кроків у процесі набору.

Координатор офісу / HR

1. Передумови

Фундація AVSI — міжнародна гуманітарна організація, яка прагне забезпечити стале рішення для вразливих спільнот. В Україні AVSI реалізує програми, цілі на захист, освіту та розвиток стійкості громад.

Координатор офісу / HR ефективну ключову роль у забезпеченні ефективної адміністративної роботи Полтавського офісу та сприятиме налагодженню комунікацій між місцевими командами, постачальниками та штаб-квартирою AVSI (HQ), зокрема департаментом кадрів (HR).

2 безперебійну роботу офісу шляхом контролю адміністративних процесів, підтримки внутрішньої політики AVSI, вимог донорів та місцевого законодавства.

3. забезпечення їх точності та відповідності політикам АВСІ та трудовому законодавству України.

Підтримка закупівель

• Підготовка та ведення контрактів із постачальниками та надавачами послуг відповідно до процедури AVSI та вимог донорів.

• Ведення точних та актуальних записів про процеси закупівель, контрактів та транзакції.

• Підтримка менеджера з операцій із забезпечення дотримання політики закупівель та стандартів документації.

Координація HR

• Виконання ролі основної контактної особи між Полтавським офісом та департаментом HR HQ AVSI з усіх кадрових питань.

• Забезпечення випадкового та точного видання HR-документації до HQ (контракти, особисті справи співробітників, документи для адаптації тощо).

• Підтримка процесу адаптації нових співробітників, включно з організацією ознайомчих сесій та необхідних тренінгів.

Загальне управління офісом

• Ведення організованої та актуальної системи фізичного та цифрового архівування контрактів, MoU, HR та закупівельної документації.

• Забезпечення дотримання операційних, фінансових та адміністративних правил AVSI у всіх доручених завданнях.

• Надання регулярних оновлень та адміністративних звітів менеджеру з операцій та HQ AVSI за потреби.

4. Вимоги

Освіта

• Ступінь бакалавра з бізнес-адміністрування, управління персоналом, менеджменту, права або суміжної галузі.

Досвід

• Мінімум 1 рік досвіду в адміністративній роботі офісу, координації HR або підтримці закупівель.

• Знання трудового законодавства України та регуляцій у сфері закупівель буде перевагою.

Навички

• Високі організаційні здібності та вміння працювати з кількома завданнями одночасно.

• Відмінні комунікативні та міжособистісні навички.

• Володіння Microsoft Office Suite та адміністративними інструментами.

• Вільне володіння англійською мовою на рівні B2 або вище (усно та письмово).

Особисті якості

• Увага до деталей та точність.

• Проактивність та орієнтація на вирішення проблем.

• Здатність працювати в мультикультурному середовищі.

• Високий рівень конфіденційності та професіоналізму у роботі з чутливою інформацією.

5. Лінія підпорядкування

Координатор офісу / HR безпосередньо підпорядковується менеджеру з операцій та надає регулярні оновлення щодо адміністративної, закупівельної та кадрової діяльності.

6. Умови контракту

• Місце роботи: Полтава, Україна (з можливими поїздками до інших регіонів за потреби).

• Робочий час: повна зайнятість (40 годин на тиждень).

• Тривалість контракту: 6 місяців, з можливістю продовження залежно від результатів роботи та наявності фінансування.

• Випробувальний термін: 1 місяць.

• Заробітна плата:  (net) 800 євро на місяць.

7. Процес подання заявки

Зацікавлені кандидати запрошуються подати:

• Резюме (CV), та

• Мотиваційний лист англійською мовою.

Заявки слід надсилати до 31 січня 2026 року.

Фундація AVSI Україна дотримується принципів різноманітності та інклюзії й заохочує подавати заявки від усіх кваліфікованих осіб незалежно від раси, етнічного походження, релігії, статі, сексуальної орієнтації, інвалідності чи віку.

Зверніть увагу: лише відібрані кандидати будуть запрошені до наступних етапів процесу відбору.