Head of Finance / Керівник/-ця фінансового департаменту в HELVETAS Swiss Intercooperation

Helvetas Ukraine у пошуках керівника/-ці фінансового департаменту (Head of Finance), який/(яка) відповідатиме за забезпечення фінансової та адміністративної відповідності, ефективне управління ресурсами та розвиток команди. У цій ролі ви будете контролювати дотримання місцевого законодавства, організаційних політик та вимог донорів, організовувати фінансові та адміністративні процеси, координувати роботу фінансових співробітників та надавати стратегічні консультації керівництву офісу та проєктів. Ваша робота сприятиме ухваленню ефективних рішень і підготовці звітності на проєктному, національному та інституційному рівнях.

Детальний опис обов’язків та очікувань наведено нижче.

Helvetas Swiss Intercooperation is a Swiss international development organization present in 35 countries across Africa, Asia, Latin America, and Eastern Europe. It’s activities are focused on sustainable development initiatives, infrastructure recovery, economic recovery, and resilience.

Helvetas applies a nexus approach, engaging civil society, government, and the private sector.

In Ukraine, Helvetas implements programmes for economic recovery and development and supports the rehabilitation of housing and water infrastructure in communities. Our solutions are grounded in strong analysis of Ukraine’s labour market and economic trends, ensuring effective, sustainable and scalable approaches to recovery.

Helvetas currently operates in the Kyiv, Kharkiv, Chernihiv, Sumy, Dnipropetrovsk and Poltava regions and plans to expand its activities. Working at multiple levels, Helvetas collaborates with national and local authorities, businesses, and a network of civil society partners to deliver on its objectives.

Overall goals

• Compliance: Ensure the overall compliance of financial and administrative processes with local legal framework, organisational policies and standards, and donor requirements – including measures to prevent fraud and corruption.
• Financial Management: Execute financial and administrative procedures in compliance

  with organisational rules, local legal framework and donor requirements in an efficient

  manner by ensuring good coordination between all actors involved in different processes,

  including high quality accounting, audit, as well as financial monitoring of the program

  portfolio and Program Office (PO). The work of the HoF conнадає перевагу ефективному

  прийняттю та звітуванню на рівні проекту, країни та установи.

• Стратегічне керівництво та управління талантами: HoF забезпечує розвиток

  знань і можливостей у сфері фінансового менеджменту всередині країни та ширшої

  організації та координації необхідного розвитку потенціалу. HoF також керує фінансовим

  персоналом у країні, який підпорядковується HoF, і забезпечує їх ефективність і

  особистісний розвиток, включаючи регулярне оцінювання персоналу. HoF також консультує та

  підтримує керівництво та ключовий персонал у PO та Projects з питань управління фінансами

  .

• Інше: Надавати підтримку команді BD для розробки бюджетів нових проектів та виконання будь-яких інших завдань, доручених CD/ED або регіональним фінансовим управлінням.

1. Відповідність: 
1.1. Дотримання законодавства та внутрішній контроль: 

• Забезпечення дотримання місцевих податків положення, стандарти бухгалтерського обліку та внутрішні політики. 
• Запровадити внутрішній фінансовий контроль, щоб захистити активи та забезпечити ефективне використання ресурсів. 
• Контроль за належним проведенням внутрішнього контролю на всіх рівнях (PO/PR) і забезпечення дотримання внутрішніх правил організації контрольрамки та фінансове регулювання 
• Забезпечити дотримання вимог і угод донорів щодо фінансової звітності. 
• Забезпечте дотримання банківських правил та інших законів у фінансовому секторі (наприклад, антикорупційного чи грошового) відмивання).

1.2. Відповідність правовим нормам 

• Координувати отримання необхідних формальних дозволів і авторизацій
• Забезпечити своєчасне дотримання офіційних процедур НУО з відповідними державними установами/органами 
Забезпечити дотримання законів у питаннях, пов’язаних із податком на прибуток, ПДВ/податком на послуги та іншим застосовним фіскальним законодавством, а також своєчасне подання звітів до відповідних податкових органів.

1.3. Звітність і аудит: 

• Готувати та подавати щомісячні, квартальні та річні фінансові звіти відповідним зацікавленим сторонам. 
• Ведення всіх фінансових записів, забезпечуючи прозорість і точність. 
• Надавати фінансовий аналіз і оновлення керівництву та іншим зацікавленим сторонам. 
• Відповідає за нагляд за відкриттям, обслуговуванням, звіркою та закриттям банківських рахунків PO для забезпечення точного фінансового управління та дотримання нормативних вимог. 
• Очолюйте процеси зовнішнього аудиту, забезпечуючи належне планування аудиту, підготовку, координацію та звітування, а також реагування керівництва, відстеження та підтримку, що призводить до повного закриття.

2. Управління фінансами:

2.1. Фінансове управління та нагляд:

• Контроль за підготовкою та моніторингом бюджетів офісу в країні.
• Забезпечити своєчасний і точний процес RAP (постійний річний план), перегляд і затвердження 
• Забезпечення належного фінансового планування, моніторингу, звітності та прогнозування для портфеля проектів країни відповідно до організаційних стандартів і вимог донорів.
• Розробити та забезпечити ефективне впровадження механізмів розподілу витрат і відшкодування витрат PO. 
• Переглядайте та затверджуйте фінансові звіти та звіти відповідно до вимог донорів, місцевого законодавства та організаційної політики.
• Забезпечення своєчасного виконання законодавчих вимог до різних регуляторних органів
• Підтримувати зв’язки з банківськими установами та іншими фінансовими установами та регуляторними органами банківського сектору.

2.2. Керування готівкою:

• Керуйте грошовими потоками офісів країни, забезпечуючи наявність коштів для задоволення програмних потреб.
• Контроль за виплатою коштів, забезпечення своєчасних платежів і обробки транзакцій.
• Забезпечте належний і правильний запит на фінансування відповідно до потреб у грошових потоках на рівні країни.
• Моніторинг і оптимізація грошових залишків на локальних рахунках проектних офісів.

2.3. Фінансовий моніторинг та оцінка:

• Моніторинг / Відстеження фінансових показників усіх проектів через регулярні проміжки часу, перегляд бюджету порівняно з фактичними витратами, аналіз і уважний моніторинг обмінного курсу, аналіз ключових показників і надання вхідних даних, керівництво та консультування CD щодо впровадження коригувальних дій.
• Аналіз фінансових даних використовується в процесах моніторингу (польові візити) та оцінки проекту для оцінки ефективності та результативності витрат.
• Проводьте регулярні відвідування проектних офісів для фінансового моніторингу, щоб оцінити ICS та фінансову ефективність проекту.
• Візьміть участь як ключовий член комітетів з оцінки партнерів і оцінки закупівель, щоб переконатися, що всі фінансові міркування, вимоги відповідності та бюджетні наслідки ретельно оцінені й інтегровані в процеси прийняття рішень.
• Плануйте та проводите регулярні заходи щодо моніторингу партнерів і вказівки для команд проекту щодо відволікання, втрати або нецільового використання коштів проекту.

2.4. Управління зацікавленими сторонами та координація з проектами:

• виконувати функції основного фінансовий контакт із HO, донорами, місцевими органами влади, банками та іншими зацікавленими сторонами.
• Координуйте роботу з керівниками проектів, щоб забезпечити відповідність фінансових аспектів програм бюджетні плани.
• Переконайтеся, що фінансова інформація доступна керівництву для цілей планування та звітності. 
• Переконайтеся, що фінансові звіти, подані партнерами-виконавцями, відповідають як внутрішнім політикам, так і зовнішнім нормативним актам вимоги.
• Переконайтеся, що звіти донорів точні, своєчасні та відповідають вказівок.
• Відповідайте на запити HO та донорів щодо фінансових питань і надавайте пояснення, як потрібно.

3. Стратегічне керівництво та управління талантами

3.1. Стратегічний фокус і управління командою:

• Надання фінансового аналізу та інформації для прийняття стратегічних рішень на рівні країни. 
• Як член SMT (команди вищого керівництва), координуйте роботу з вищим керівництвом, щоб узгодити фінансові стратегії з програмними та організаційними цілями.
• Надайте внесок у фінансову стратегію, фінансове планування, включаючи довгострокове планування сталого розвитку.
• Підтримувати розробку конкурентоспроможних і прийнятних бюджетів у процесі придбання.
• Контролюйте та керуйте фінансовою командою PO, організовуйте регулярні зустрічі, забезпечуючи безперебійні робочі відносини та ефективне управління організацією.
• Забезпечення технічного нагляду та підтримки фінансових працівників та/або УДФ.
• Проведення оцінювання ефективності членів фінансової команди PO.

3.2. Навчання та професійний розвиток:

• Забезпечення навчання та підвищення кваліфікації персоналу країни для покращення навичок і знань фінансового менеджменту.
• Повідомляйте та інформуйте персонал про зміни в системі/структурі/процедурах бухгалтерського обліку HSI HO за допомогою навчальних сесій/презентацій
• Консультувати партнерів організацій щодо: i. Підготовки бюджетів, перегляду/моніторингу та вимірювань ii. Посилення своїх систем і процедур iii. Навчання для сприяння суворому дотриманню вимог і своєчасного звітування iv. Забезпечення регулярних тренінгів для партнерів-виконавців щодо політики Helvetas, ICS, передового досвіду та відповідних правил донорів та правила.
• Навчіть і проінформуйте ключових співробітників щодо ефективних процедур і практики відповідності, внутрішньої політики та вимог донорів.
 Навчайте та підтримуйте членів команди у підвищенні їхньої професійної спроможності у сфері фінансового менеджменту, моніторингу бюджету, бухгалтерського обліку та надійних фінансових методів

Ключові якості для успіху на цій посаді:

• Вища фінансова освіта, як-от ступінь з економіки та комерції, фінансів або виконавчого менеджменту чи бізнес-адміністрування.
• Тверде знання нанаціональне податкове законодавство
• Досконале знання трудового права
• Тверде знання бюджетів і моніторингу бюджету
Фінансовий контролінг
• Мінімум 10 років досвіду роботи в сфері фінансів
Хороше знання донорівДоведене знання антикорупційних норм і заходів країни 400">Незалежний і добре структурований режим роботиЗдатність до ефективного спілкування та адекватного розподілу навантажень між членами командиДуже добре знання англійської та української мови в усній та письмовій формі.

Ми пропонуємо:

• Конкурентоздатна заробітна плата, яка відповідає кваліфікації та досвіду.

• Медична страховка для забезпечення вашого здоров’я та безпеки.

• Доступ до служб психологічної підтримки, щоб допомогти підтримувати благополуччя у складні часи.

• Охоплення професійного навчання та курсів розвитку для постійного зростання.

• Гібридний формат роботи, що дозволяє поєднувати офісну та віддалену роботу.

• Курси англійської мови для підвищення рівня знань.

• Офіс, розташований лише за 2 хвилини ходьби від метро, забезпечений надійним інтернетом, генератором, навісом для безпеки.

Ми наймаємо – широкі можливості! 

Ми в Helvetas віримо, що різноманітність і інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми вітаємо професіоналів з обмеженими можливостями та готові забезпечити сприятливе та доступне робоче середовище.