Finance and Administration Officer, Фахів-чиня/-ець з фінансово-адміністративних питань в HELVETAS Swiss Intercooperation

Helvetas – це організація, яка спеціалізується на співробітництві та гуманітарному реагуванні у Швейцарії. Наше бачення — це справедливий світ, у якому всі люди визначають хід свого життя в умовах гідності та безпеки, використовуючи ресурси довкілля в екологічний спосіб.

Ми вітаємо заявки від мотивованих людей із Києва, Україна. Очікувана дата початку якомога швидше або за домовленістю. 

Термін дії контракту: проект передбачає укладення трудового договору на 12 місяців з можливістю продовження.

RECONOMY – це програма інклюзивного та зеленого економічного розвитку Шведського агентства з міжнародного співробітництва (Sida), яка реалізується HELVETAS Swiss Intercooperation у країнах Східного партнерства та Західних Балкан.  Більше інформації про RECONOMY можна знайти тут: https://www.reconomyprogram.com/.

У рамках програми RECONOMY в Україні спільно з Volvo Group буде впроваджено новий проект «Navigating the Road Ahead: Creating Shared Values through MSD in Ukraine» під керівництвом групи сприяння програмі (PFU) Відновлення України через системне вдосконалення логістики, транспорту та будівництва. Проект зосереджується на трьох взаємопов’язаних напрямках роботи: (1) розвиток робочої сили, (2) зростання приватного сектору та (3) покращення сприятливого середовища.

У рамках розвитку робочої сили проект модернізує професійну освіту та навчання (ПТО) у сфері мехатроніки та навичок, пов’язаних з логістикою, орієнтуючись на молодь, жінок, ВПО та ветеранів. Розвиток приватного сектору зосереджується на зміцненні МСП шляхом покращення доступу до фінансування, бізнес-послуг і впровадження технологій. Робочий потік сприятливого середовища спрямований на підтримку місцевих ініціатив для оптимізації галузевої політики та нормативних актів, одночасно сприяючи цифровізації та державно-приватному діалогу.

Фінансовий та адміністративний спеціаліст забезпечить високоякісне, відповідне та прозоре фінансове та адміністративне управління. Нагляд за щоденними фінансовими операціями, платежами, партнерськими угодами та інвентарем, надаючи чіткі вказівки та технічну підтримку команді та партнерам із впровадження. 

Він/вона керуватиме точним, своєчасним і повним фінансовим та адміністративним звітуванням для проекту, завчасно виявляючи вузькі місця та підтримуючи якість послуг, що надаються аутсорсингом. Підтримуйте ефективний моніторинг бюджету, надавайте спеціальну звітність керівництву та наглядайте за всіма процесами закупівель, щоб гарантувати відповідність правилам і стандартам якості RECONOMY.

Співробітник з фінансів і адміністрування забезпечить відповідність діяльності програми необхідним адміністративним (і фінансовим) процесам, що найважливіше, належне управління ризиками. Забезпечте своєчасну підтримку з питань адміністрування, пов’язаних із впровадженням проекту.

Обов'язки:

• Відповідає за нагляд і забезпечення якості фінансових і адміністративних процесів. Підтримує менеджерів з фінансів і операцій RECONOMY (FOM) і надає вказівки для команди щодо щоденного фінансового управління.
• Контролює та забезпечує дотримання правил і положень фінансової та адміністративної Керівництво (FAM), забезпечуючи його неупередженість і прозорість, а також надає технічну підтримку сторонам, залученим до команди RECONOMY та фінансових процесів RECONOMY.
• Підтримує організацію, управління та контроль платежів, пов’язаних з проектом, готує та подає готові до оплати відскановані документи до FM для затвердження та до Асистента програми для виконання платежу. Sangama. Забезпечує заповнення платежів і відповідні підтверджуючі документи та їх узгодження з процесами та засобами внутрішнього контролю, визначеними в FAM.
• Перевіряє та підтверджує вимоги щодо витрат на персонал, підтверджує код бюджету, гарантує, що підтверджуючі документи заповнені та узгоджені з процесами та внутрішнім контролем, визначеними в FAM, і подає на затвердження FM та Асистенту програми для виконання платежу в Sangama. Підтримувати і оновлювати інвентаризацію офісів, включно з інвентаризацією, яка використовується персоналом. Переглядати та контролювати партнерські угоди Фінансові звіти (ІП), відповідність витрат затвердженим бюджетам.
• Підтримує відділ закупівель/фінанси RECONOMY (PFO) у моніторингу та узгодженні фінансових звітів ІП із фінансовими документами та квитанціями. Забезпечує отримання квартальних і остаточних фінансових звітів за проектом відповідно до кінцевих термінів проекту Забезпечувати регулярні оновлення фінансового стану проекту та порушувати фінансові питання щодо партнерів, щоб перевірити відповідність систем контролю та надійність фінансових звітів; перевіряти фінансові та нефінансові дані щодо точності, повноти та своєчасності; звітувати керівнику про потенційні адміністративні недоліки; послуги.
• Моніторинг використання бюджету проекту. Допомагає керівнику(ам) у звітах про моніторинг бюджету та інших спеціальних звітах.
• Підтримка спеціальної звітності для керівника(ів) і команди проекту.
• Підтримує команду проекту в процесах закупівель, надаючи інформацію про закупівлі, консультуючи та визначаючи потреби команди забезпечення дотримання процедур, визначених RECONOMY.
• Допомагає у пов’язаних із проектом процесах закупівель, готуючи заявки та перевіряючи їх повноту та підтверджуючи авторизацію/документацію, щоб переконатися, що специфікації, бюджетні положення та всі інші вимоги відповідають вимогам. 
• За запитом бере участь у процесі відбору товарів, постачальників послуг і партнерів із впровадження/акторів ринку як член комітету з оцінки тендерів (TEC). 
• Відповідає за сприяння укладанню контрактів на товари, послуги та інші необхідні закупівлі для проектної діяльності під керівництвом керівників/координаторів проекту відповідно до процедур RECONOMY.  
• Підтримує та веде табелі обліку робочого часу персоналу; Перевіряє табелі обліку робочого часу до їх затвердження лінійним керівником; Веде ведення лікарняних та відпусток персоналу; Надсилає підписані табелі до PA для архівування.
• Контролює закінчення терміну дії контракту персоналу та своєчасно інформує лінійного керівника.
• Організує матеріально-технічне забезпечення для внутрішніх і зовнішніх нарад, семінарів або семінарів.
• Підтримує програмний архів програми та бази даних.
• Допомагає команді із загальною адміністративною підтримкою, такою як підготовка програм відвідувань, бронювання зустрічей та організація логістики відвідування. 
• Допомагає команді організувати поїздки в межах регіону та поїздки, пов’язані з проектом.
• Підтримує команду проекту в управлінні поточними завданнями офісів.
• Наведені вище цілі відображають загальні обов’язки та відповідальність, які вважаються необхідними для виконання основних функцій роботи, і не повинні розглядатися як детальний опис усіх вимог до роботи на посаді. Крім того, можуть бути призначені інші пов’язані обов’язки.

Ключові якості для успіху на цій посаді:

• Практичний досвід управління проектами.
• Великий досвід у фінансовому управлінні та звітності, включаючи перевірку вимог щодо платежів і витрат.
• Практичний досвід підтримки та моніторингу Впровадження Фінансова відповідність партнерів.
• Практичний досвід із процесами закупівель і базовим управлінням контрактами.
• Перевірені навички моніторингу бюджету та підготовки точних фінансових оновлень для менеджерів.
• Досвід організації матеріально-технічного забезпечення, заходів і організації поїздок для команд із кількох країн
• Чудові навички координації для керування кількома фінансовими, закупівельними та адміністративними процесами в різних місцях.
• Сильний. аналітичні навички для перегляду звітів партнерів, перевірки відповідності та підготовки точних, своєчасних фінансових даних.
• Вміння чітко писати та звітувати для створення ТЗ, фінансових оновлень, закупівельної документації та спеціальних звітів для керівництва.
• Гарне розуміння бюджетування, управління ризиками та моніторингу фінансової ефективності для підтримки підзвітності та прозорості.
• Навички письма – для розробки ТЗ для оцінки/аналізу, розвитку щомісячні оновлення та звіти.
• Ефективні навички фасилітації для підтримки партнерів із впровадження та керівництва командою щодо послідовного застосування фінансових та адміністративних процедур.
• Чудові міжособистісні та комунікативні skпогано спілкуватися із зацікавленими сторонами та зовнішніми постачальниками послуг.
• Здатність будувати довіру з партнерами, ефективно вести переговори (наприклад, щодо закупівель або угод про хостинг) і підтримувати довгострокові домовленості про співпрацю.
• Вільні навички планування, визначення пріоритетів і управління часом.
• Спроможність координувати адаптацію, керувати передачею та підтримувати команду в підтримці безперебійної роботи в багатьох офіси.
• Здатність виявляти та усувати адміністративні вузькі місця, забезпечуючи ефективні робочі процеси та якість обслуговування.
• Можливість часто подорожувати по Україні та за кордон.
• Здатність працювати в різноманітній команді. 
• Здатність працювати над кількома завданнями одночасно.
• Організаційні навички та управління часом.
• Вільне володіння англійською та українською мовами.
• Мешканець України.

Ми наймаємо – інклюзивні можливості! Ми в Helvetas віримо, що різноманітність і інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми вітаємо професіоналів з обмеженими можливостями та готові надати сприятливе та доступне робоче середовище.
___________________________________________________________________________________________

Helvetas — це організація, що спеціалізується на питаннях міжнародного розвитку та гуманітарного розвитку. реагування, заснована у Швейцарії.
Наше бачення — справедливий світ, у якому всі люди можуть самостійно визначити життєвий шлях у гідності та безпеці, раціонально використовуючи природні ресурси.

Ми запрошуємо до співпраці мотивованих кандидатів у місті Київ, Україна.
Очікувана дата початку роботи — якнайшвидше або за домовленістю.

Термін договору : проект організації трудовий договір на термін 12 місяців з можливістю продовження. 

RECONOMY — це програма інклюзивного та «зеленого» економічного розвитку, яка фінансується Шведським агентством міжнародного розвитку (Sida) та впроваджує HELVETAS Swiss Intercooperation у країни Східного партнерства та Західного Балкану.
Детальніше про програму: www.reconomyprogram.com

В межах програми RECONOMY в Україні впроваджується новий проект під керівництвом Програмного координаційного підрозділу (PFU) —
«Навігація по дорозі: створення спільних цінностей через розвиток ринкових систем в Україні», у партнерстві з Volvo Group.

Мета проєкту — підтримати відновлення України через системні покращення у сфері логістики, транспорту та будівництва.
Основні напрями роботи:

1. розвиток трудового потенціалу,

2. зростання приватного сектору,

3. вдосконалення сприятливого середовища.

Фахів-чиня/-еться з фінансово-адміністративних питань забезпечуватиме якісне, прозоре та відповідальнефінансове й адміністративне управління в межах проєкту.
До основних завдань входить нагляд за щоденними фінансовими операціями, виплатами, угодами з партнерами, веденням обліку та забезпеченням своєчасної звітності.

Фахів-чиня/-ець з фінансово-адміністративних питань також надаватиме команді та партнерам технічну та консультативну підтримку, контролюватиме відповідність усіх процесів вимогам RECONOMY, зокрема щодо бюджетування, закупівель та управління ризиками.

Основні обов'язки:

• Забезпечення контролю якості фінансових та адміністративних процесів; підтримка команди у повсякденному фінансовому менеджменті.

• Дотримання правил і процедур, визначених Finance and Admin Manual (FAM), та надання технічної підтримки команді й партнерам.

• Організація та контроль оплат, перевірка документів і забезпечення відповідності внутрішнім процедурам.

• Перевірка звітів про витрати персоналу та підготовка документів для оплати.

• Ведення та оновлення інвентаризації офісу RECONOMY, підготовка звітів та фізична перевірка активів.

• Контроль виконання фінансових умов партнерських угод, аналіз звітів виконавчих партнерів (Implementing Partners) та перевірка витрат на відповідність бюджету.

• Підготовка фінансової звітності, аналітичних довідок та контроль своєчасності даних.

• Моніторинг використання бюджету, підтримка керівництва у підготовці звітів і прогнозів.

• Участь у процесах закупівель — від підготовки технічних завдань і документів до відбору постачальників та укладання контрактів.

• Адміністративна підтримка команди: ведення табелів робочого часу, відпусток, організація логістики для заходів та поїздок.

• Підтримка архіву документів та баз даних проєкту.

Ключові якості для успіху в цій ролі:

• Досвід роботи у сфері фінансового менеджменту, бухгалтерського обліку або адміністративного управління (не менше 3 років).

• Практичний досвід підготовки фінансової звітності, перевірки витрат та управління бюджетом.

• Розуміння процедур закупівель та базових принципів контрактного менеджменту.

• Досвід фінансового моніторингу партнерів-виконавців (Implementing Partners).

• Вміння організовувати логістику заходів і відряджень.

• Навички аналізу фінансових даних і підготовки аналітичних матеріалів.

• Знання принципів управління ризиками, прозорості та підзвітності.

• Досвід роботи з міжнародними проєктами — перевага.

• Відмінні комунікативні навички, вміння налагоджувати взаємодію зі стейкхолдерами.

• Організованість, увага до деталей, вміння працювати одночасно з кількома завданнями.

• Готовність до відряджень в Україні та за кордон.

• Вільне володіння українською та англійською мовами.

• Постійне місце проживання в Україні.

Ми наймаємо – рівні можливості для всіх!

У Helvetas ми віримо, що різноманітність та інклюзивність роблять нас сильнішими. Ми відкриті до професіоналів з інвалідністю та готові забезпечити підтримку та доступне робоче середовище.