Польовий координатор в SVIT

WeWorld шукає одного (1) польового координатора для харківського офісу в місті Харків
Місце служби: Харків
Посада звітує: Керівник програми

Інформація про контракт:
Посада/тип контракту: трудовий договір на повний робочий день
Контракт Тривалість: 3 місяці випробувального терміну з можливістю продовження залежно від ефективності та наявності фінансування
Дата початку: якнайшвидше

Як подати заявку: Надішліть своє резюме (із зазначенням двох рекомендацій: ім’я, контактний телефон та електронна адреса) та мотиваційний лист на [email protected]. Будь ласка, вкажіть контрольний номер вакансії Ref: Field Coordinator/Kharkiv у темі вашого електронного листа.
Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.


Довідкова інформація WeWorld:
WeWorld – це міжнародна організація, яка працює в 25 країнах і є частиною ChildFund Alliance. WeWorld має багаторічний досвід у впровадженні багатосекторального реагування на надзвичайні ситуації (наприклад, Сирія, Палестина, Гаїті, Малі). В Україні WeWorld надає багатогалузеву допомогу з порятунку життя в Київській, Харківській, Донецькій та Миколаївській областях, а також у нещодавно звільнених районах, використовуючи існуюче партнерство та потенціал для вчасного виявлення та реагування на потреби. Наразі офіси WeWorld відкриті в Києві та Харкові.


Під керівництвом та наглядом керівника програми та керівника програми польовий координатор відповідатиме за координацію, реалізацію, моніторинг та звітність проектів WeWorld під керівництвом Київського офісу. Роль передбачає виконання функції координаційного центру для місцевих партнерів, органів влади та кластерів, забезпечення відповідності вимогам WeWorld і донорів, а також підтримку стратегічного розвитку програмної діяльності.

ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ОБОВ’ЯЗКИ
Мета роботи. Польовий координатор Харківського офісу відповідає за загальне управління, координацію та якісне впровадження Польова діяльність WeWorld у зоні відповідальності офісу. Роль включає стратегічне планування операцій на місцях, управління командою та адміністрування харківського офісу, забезпечення досягнення результатів проекту та представлення організації на місцевому рівні.
Польовий координатор відіграє ключову роль у забезпеченні ефективної взаємодії з місцевими партнерами, органами влади та бенефіціарами, одночасно забезпечуючи дотримання внутрішньої політики WeWorld та вимог донорів.

Польові операції. Керівництво
· Розробляти та координувати робочі плани, забезпечуючи дотримання термінів, якості та результатів.
· Приймати оперативні рішення для вирішення проблем у реалізації проекту в координації з керівником програми та керівником програми.
· Забезпечувати досягнення ключових показників ефективності (KPI) і результатів проекту.
· Регулярно аналізувати прогрес проекту та ініціювати коригувальні дії.

Команда Керівництво
· Безпосередньо керувати та координувати роботу Харківського персоналу на місцях
· Планувати та розподіляти завдання між членами команди відповідно до проектупріоритети.
· Моніторинг якості роботи та ефективності кожного члена команди.
· Забезпечення технічної та управлінської підтримки, регулярний зворотній зв’язок і наставництво.
· Проведення регулярних координаційних зустрічей з командою на місцях.
· Оцінка продуктивності команди разом із керівником програми та надання рекомендацій щодо розвитку.
· Підтримка ефективної співпраці між технічним персоналом та іншими відділами (МЕАЛ, логістика, фінанси).

Адміністрування офісу
· Керувати щоденними адміністративними операціями харківського офісу.
· Контролювати організацію офісу, координацію ресурсів і забезпечення необхідним обладнанням і матеріалами у координації з відділом логістики та закупівель.
· Забезпечувати безперебійну роботу офісу та координувати внутрішні логістичні процеси у координації з відділом логістики та закупівель відділ.

 Логістика та операційна підтримка
- Координація з відділами логістики та закупівель для підтримки діяльності на місцях.
- Контроль якості та відповідності наданих товарів і послуг.
- Планування та організація поїздок і переміщень.
- Керування автопарком у Харківській області, включаючи планування та відстеження використання транспортних засобів за підтримки логістики відділ. Контролюйте графіки технічного обслуговування та обслуговування, а також підтримуйте відділ логістики, надаючи точну/повну документацію до київського офісу (бортові журнали, страхування та дозволи).
- Контролюйте управління безпекою на польовому рівні, включаючи впровадження процедур безпеки, відстеження переміщень та заходи щодо зменшення ризиків. Забезпечувати дотримання організаційних протоколів безпеки, проводити регулярні брифінги для персоналу, підтримувати зв’язок із координаторами безпеки та контролювати розвиток контексту безпеки в Харкові для підтримки безпечного та ефективного виконання програми.

Стратегічний внесок і розвиток програми
- Надавати рекомендації щодо вдосконалення програмної діяльності на основі досвіду на місцях.
- Брати участь у розробці нових проектних ідей та пропозиції.
- Визначайте місцеві потреби та нові можливості втручання.
- Підтримуйте документацію про найкращі практики та отримані уроки.

Координація та представництво
- Дійте як головна контактна точка для WeWorld на польовому рівні з місцевою владою, партнерами та іншими зацікавленими сторонами.
- Забезпечуйте ефективну координацію з місцевими НУО, ОГС та гуманітарні учасники.
- Представляти організацію на місцевих координаційних зустрічах відповідно до делегованих повноважень.
- Сприяти партнерству та зміцнювати співпрацю.

Планування, моніторинг і звітність
- Участь у розробці детальних планів діяльності на місцях у координації з керівником програми.
- Забезпечувати своєчасну та якісну підготовку звітів про проект (щотижневих і місячних) для офіс і донорів.
- Нагляд за збором, перевіркою та підтвердженням показників проекту.
- Надання суттєвого внеску до донорів і внутрішньої звітності.
- Забезпечення належного документування всіх заходів.
- Підготовка, моніторинг і забезпечення підписання всіх необхідних документів, пов’язаних з діяльністюдокументи, включно з меморандумами, контрактами та актами передачі/прийняття.

Моніторинг, оцінка, підзвітність і навчання (MEAL)
- Забезпечте впровадження процесів MEAL у співпраці з відділом MEAL.
- Контролюйте якість і точність зібраних даних.
- Підтримуйте впровадження механізмів зворотного зв’язку та звітності для бенефіціарів.
- Визначайте ризики та проблеми та негайно інформуйте керівництво.

Відповідність і стандарти
- Переконайтеся, що діяльність на місцях відповідає політиці WeWorld і вимогам донорів.
- Контролюйте належне використання ресурсів, матеріалів і обладнання.
- Дотримуйтесь процедур закупівлі в рамках сфери відповідальності.
- Забезпечуйте дотримання місцевих законів та нормативні акти.
- Підготовка та перегляд документації для аудитів.

Інші обов’язки
- Виконання будь-яких інших завдань на вимогу керівника програми та керівника програми для підтримки ефективної реалізації місії WeWorld в Україні.

Посадові характеристики
ОСНОВНІ ВИМОГИ
Кваліфікація та Знання:
· Ступінь бакалавра в галузі соціальних наук, міжнародного розвитку або суміжної галузі.
· Знання програм гуманітарного розвитку та розвитку.
· Розуміння принципів управління проектами, моніторингу та звітності.
Професійний досвід:
· Мінімум 2 роки відповідного досвіду в гуманітарних проектах або проектах розвитку.
· Досвід роботи з місцевими органами влади, НУО або громадські організації в Україні.
· Перевірений досвід реалізації діяльності на місцях та управління логістикою проекту.
Навички та здібності:
· Сильні організаційні навички та навички управління часом.
· Відмінні комунікативні та міжособистісні навички, здатність ефективно працювати з різними зацікавленими сторонами.
· Здатність працювати самостійно та в команді під тиском.
· Компетентність у MS Офіс; знайомство з інструментами управління проектами та звітності.
· Вільне володіння українською та англійською мовами (письмово та усно).

БАЖАНІ ВИМОГИ
· Знання вимог до звітності донорів та управління проектним циклом.
· Досвід у нагляді за персоналом та нарощуванні потенціалу.



WeWorld уважно ставиться до рівних прав на працевлаштування для уразливі групи, тому ми особливо заохочуємо подавати заявки від жінок і людей з обмеженими можливостями.

WW не допускає будь-якої шкоди чи експлуатації дитини чи вразливої дорослої особи з боку наших співробітників, пов’язаних осіб або партнерів. Зобов’язання WW бути безпечною організацією починається з процесу набору персоналу, який включає ретельні перевірки, такі як перевірка судимостей або перевірка розголошення попередніх судимостей, щоб забезпечити захист дітей і вразливих людей і запобігти жорстокому поводженню. Перевірки безпеки є частиною процесу відбору, і кандидату може бути запропоновано судимість.
Кандидат заявляє про відсутність SEAH/інших серйозних порушень, пов’язаних із занепокоєнням щодо його/її посади, і погоджується з попередніми даними.перевірки як частину процесу відбору.