Виконавчий помічник в International rescue committee

Міжнародний комітет порятунку (IRC) реагує на найгірші гуманітарні кризи у світі, допомагаючи відновити здоров’я, безпеку, освіту, економічний добробут і владу людям, які постраждали від конфліктів і катастроф. Заснована в 1933 році за закликом Альберта Ейнштейна, IRC є однією з найбільших у світі міжнародних гуманітарних неурядових організацій (МНГО), яка працює в більш ніж 50 країнах і більш ніж 25 містах США, допомагаючи людям вижити, відновити контроль над своїми майбутнє та зміцнювати свої громади. Сила людства, співробітники IRC забезпечують тривалий вплив, повертаючи безпеку, гідність і надію мільйонам. Якщо ви орієнтовані на рішення та пристрасно змінюєтеся, приєднуйтесь до нас, щоб позитивно вплинути на життя мільйонів людей у ​​всьому світі заради кращого майбутнього. Огляд роботи Помічник виконавчого директора — це старший спеціаліст служби підтримки, відповідальний за широкий спектр адміністративні та допоміжні послуги для Групи вищого керівництва України (SMT) у складі 6 членів. Він/вона підтримуватиме відмінні системи управління та комунікацій, щоб команда вищого керівництва в Україні могла працювати на найвищому рівні. Посада звітує перед Директором країни та тісно співпрацює з усіма іншими членами SMT. Посада базуватиметься в Києві, але може передбачати поїздки до інших територіальних офісів IRC у Харкові, Дніпрі та Одесі для надання підтримки членам SMT у разі потреби. Ключові обов’язки Адміністративні організації всіх зустрічей, де член SMT є ініціатором та організатором, у тому числі координація та встановлення порядку денного, ведення нотаток та виконання планів дій, якщо це необхідно. Відслідковувати деталі поїздки, візи, дозволи на тимчасове проживання, довіреності та інші документи, які можуть знадобитися, розміщення, відправлення особистих речей для членів SMT після їх прибуття до КП та/або після від’їзду, або у зв’язку з їх призначенням в Україні. Надання допомоги в організації відряджень для учасників SMT, в тому числі супровід адміністративного відділу з бронюванням квитків, проживання, підготовка TAF, TER для учасників SMT. Координуйте графіки для відвідувачів CP та надайте матеріально-технічну підтримку за потребою. Допомога в організації заходів, включаючи щоквартальні зустрічі SMT і ESMT, включаючи бронювання місць і замовлення кейтерінгу в координації з ланцюгом постачання/адміністративним відділом, підготовка порядку денного, замовлення канцтоварів і необхідних матеріалів тощо. Будьте готові виконувати та допомагати з іншими адміністративними завданнями в запит члена SMT. Комунікації Допомога у складанні внутрішнього або зовнішнього повідомлення від імені члена SMT. Перекладайте повідомлення електронної пошти англійською та/або українською мовами, забезпечуйте перевірку перекладених електронних листів перед надсиланням від імені члена SMT. Забезпечувати особистий переклад на англійську для членів SMT, якщо це необхідно, на зустрічах чи заходах, які відбуваються українською мовою. Професійно та дипломатично представляти IRC всередині та ззовні, коли це необхідно. Підтримуйте та оновлюйте зовнішній список контактів програми країни (CP), а також внутрішні списки розсилки CP, включаючи оновлення контактів у People Director та оновлення груп електронної пошти, Групи чату команд. Підтримка в підготовці презентацій, звітів за запитом члена SMT. Управління проектом Виявлення прогалин та управління вдосконаленням систем/процесів для підвищення ефективності міжвідомчої роботи країни. Під керівництвом регіонального директора в Україні допомагайте з іншими потребами департаменту та спеціальними проектами. Ключові робочі стосунки. Посада підпорядковується: регіональному директору. Посада безпосередньо керує: N/A. Внутрішній регіональний директор в Україні та всі члени команди вищого керівництва CP в Україні Часті контакти ESMT, польові координатори, HR, ланцюг постачання та адміністративні команди. Вимоги до роботи. Освіта: ступінь бакалавра в галузі ділового адміністрування, маркетингу, міжнародних відносин або будь-якої суміжної галузі. Досвід роботи: 3-4 роки досвіду роботи на аналогічній посаді, бажано працювати в середовищі міжнародної організації. Продемонстровані навички та компетенції. Сильна комунікація та міжособистісні відносини. навички: продемонстрована здатність ефективно працювати у великій, складній організації, як на стороні, так і по вертикалі, і дипломатично спілкуватися з різними людьми в мультикультурному середовищі; Відмінні організаторські навички: здатність працювати самостійно в швидкоплинному, детально орієнтованому середовищі та ефективно організовувати робочий процес швидкоплинної команди; бажано досвід роботи в матричній структурі; Критичне мислення та нестандартне мислення; Перевірена увага до деталей: здатність відстежувати й обробляти декілька деталей одночасно й точно; Гнучке ставлення до роботи: вміння продуктивно працювати в команді та самостійно; бути адаптованим до змін і невизначеності; Надійний із здатністю зберігати конфіденційну інформацію; Досконалі навички роботи з комп’ютером: здатність ефективно та точно працювати з MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint та адаптуватися до нових програм. Сильні візуальні навички: здатність допомагати з підготовкою діаграм і графіків в Excel і PowerPoint; Солідні навички письма та редагування: вміння складати та редагувати професійні документи та листування англійською та українською мовами; мова: володіння англійською та українською мовами є обов’язковим. Працівники IRC мають право на наступні переваги Конкурентоспроможна заробітна плата Цілеспрямована робота та можливості розвитку Курси англійської мови та необмежені навчальні онлайн-курси. Страхування життя. Медичне страхування для персоналу та членів сім’ї. Безкоштовна психологічна підтримка співробітників та членів їхніх сімей. 30 календарних днів щорічної відпустки з гнучкістю, що перевищує встановлені законом мінімальні вимоги. До 10 днів оплачуваної відпустки за станом здоров’я. ПРОФЕСІЙНИЙ СТАНДАРТSIRC будує різноманітні та інклюзивні команди професіоналів, які сприяють залученню команди, включенню та згуртованості, критичному осмисленню, розподілу повноважень, дебатам та об’єктивності для надання найкращих послуг нашим клієнтам. Міжнародний комітет порятунку сповнений рішучості захищати людей, яких він обслуговує, свій персонал і будь-яку особу пов’язані з усіма видами шкоди, жорстокого поводження та насильства, включаючи сексуальну експлуатацію, насильство та домагання. Він прагне вжити всіх необхідних профілактичних заходів і створити середовище, в якому люди почуватимуться в безпеці та зможуть повідомити про неправомірну поведінку. Співробітники IRC повинні дотримуватися основних цінностей і принципів, викладених у IRC Way – Стандартах професійної поведінки. Це чесність, служіння, рівність і підзвітність. IRC також керує набором додаткових інституційних політик для захисту клієнтів і персоналу від шкоди та жорстокого поводження за допомогою політики захисту дорослих і дітей, політики поваги на роботі та політики без домагань на робочому місці, політики боротьби з помстою та політики захисту журналістів, які доповнюються рекомендаціями IRC Global Reporting. З цими зобов’язаннями можна ознайомитися англійською та українською мовами за цим посиланням: https://rescue.box.com/v/irc-safeguarding-policies. У разі підозри в неправомірній поведінці IRC дотримується підходу нульової терпимості та вживає всіх необхідних заходів і коригувальні заходи. Розслідувальний підрозділ IRC складається з експертів і навчених слідчих, які забезпечують проведення професійних розслідувань, зосереджених на постраждалих, якщо повідомляють про звинувачення у порушеннях безпеки через безпечні та доступні канали повідомлень, які IRC надає своїм співробітникам, партнерам і клієнтам. IRC також є активним членом Міжвідомчої робочої групи із захисту від сексуальної експлуатації та насильства (PSEA), створеної в Україні. Гендерна рівність: IRC прагне зменшити гендерний розрив на керівних посадах. Ми пропонуємо пільги, які створюють сприятливе середовище для участі жінок у нашій робочій силі, включаючи відпустку по догляду за дитиною, протоколи безпеки з урахуванням гендерних особливостей та інші додаткові пільги та надбавки. Роботодавець із рівними можливостями: ми є роботодавцем із рівними можливостями та цінуємо різноманітність у нашій компанії. Ми не проводимо дискримінації на основі раси, релігії, кольору шкіри, національного походження, статі, гендерного самовираження, сексуальної орієнтації, віку, сімейного стану, статусу ветерана чи інвалідності. Ми подбаємо про те, щоб людям з обмеженими можливостями були надані розумні умови для участі в процесі подачі заявки на роботу чи співбесіди, для виконання основних робочих функцій та для отримання інших переваг і привілеїв зайнятості. Стандарт професійної поведінки: IRC і працівники IRC повинні дотримуватися до цінностей і принципів, викладених у IRC Way – нашому Кодексі поведінки. Це чесність, обслуговування, підзвітність і рівність. Зобов’язання щодо гендерних питань, рівності, різноманітності та інклюзії: IRC прагне створити різноманітне, інклюзивне, шанобливе та безпечне робоче середовище, де до всіх людей ставляться справедливо, з гідністю та повагою. . IRC прямо забороняє та не терпітиме дискримінацію, переслідування, помсту або залякування осіб IRC у будь-якому робочому середовищі. Ми прагнемо збільшити представництво жінок, людей із країни та громад, які ми обслуговуємо, а також людей, які вважають себе расами та етнічними приналежностями та недостатньо представлені в глобальних структурах влади. Показати більше Показувати менше Посадовий рівень Старший середній рівеньТип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Адміністрація Галузі Некомерційні організації