Specjalista ds. wsparcia technicznego, specjalista ds. wsparcia operacyjnego (Impact) w Team4ua

1. Tło

Team4UA to ukraińska organizacja charytatywna założona w marcu 2022 r. realizująca inicjatywy humanitarne, odbudowę i odbudowę na całej Ukrainie we współpracy z partnerami międzynarodowymi, agencjami ONZ i organizacjami społeczeństwa obywatelskiego.

The Projekt IMPACT (Natychmiastowa wielosektorowa pomoc priorytetowa dla terytoriów dotkniętych konfliktem) zapewnia szybką wielosektorową pomoc humanitarną dla ludności dotkniętej konfliktem na obszarach frontu oraz dla nowo wysiedlonych osób. Projekt koncentruje się na wsparciu ratującym życie w strefie frontu 0–50 km, w tym w nagłych przypadkach pomocy pieniężnej, dystrybucji rzeczowej, wsparciu zdrowotnym i usługach ewakuacyjnych.

Ze względu na kontekst operacyjny wysokiego ryzyka i wielopartnerski model realizacji niezbędne są solidne systemy zarządzania projektem i monitorowania aby zapewnić koordynację, odpowiedzialność i zgodność z wymaganiami darczyńców.

2. Cel zlecenia

Specjalista ds. usług wsparcia (SSO) wspiera sprawną realizację projektu IMPACT poprzez koordynację procesów operacyjnych i administracyjnych.

Rola przyczynia się do skutecznego funkcjonowania operacji projektu poprzez wspieranie zaopatrzenia, finansów, zasobów ludzkich, logistyki i usług administracyjnych zgodnie z zasadami i procedurami organizacyjnymi.

Ściśle współpracując z zespołami projektowymi, personelem operacyjnym i partnerami zewnętrznymi, SSO zapewnia, że usługi wsparcia ułatwiają terminową realizację działań i wyników projektu.

3. Kluczowe obowiązki

A. Wsparcie operacyjne i administracyjne

• Koordynuj procesy operacyjne i administracyjne wspierające realizację projektu.
• Zapewnij zgodność z wewnętrznymi procedurami i politykami operacyjnymi.
• Prowadź dokumentację i zapisy związane z działaniami operacyjnymi.
• Zapewnij wsparcie operacyjne zespołom programowym i kierownictwu projektów.

B. Wsparcie w zakresie zakupów i umów

• Wsparcie w zakresie zakupów towarów i usług zgodnie z procedurami organizacyjnymi.
• Pomoc w przygotowaniu planów zakupów, zapotrzebowań i dokumentacji zakupowej.
• Wsparcie w przygotowaniu SIWZ (ToR), zapytań ofertowych (RFQ) i zapytania ofertowe (RFP).
• Pomocw procesach oceny i administrowaniu umowami.
• Monitoruj procesy zamówień, aby zapewnić przejrzystość i zgodność.

C. Wsparcie finansowe

• Pomoc w planowaniu finansowym i monitorowaniu wydatków projektu.
• Prowadzenie dokumentacji finansowej wymaganej do raportowania i audytu.
• Wspieranie przetwarzania płatności zgodnie z procedurami finansowymi.
• Monitorowanie wykorzystania budżetu i współudział w raportowaniu finansowym.

D. Wsparcie kadr

• Wsparcie procesów rekrutacji i wdrażania personelu projektu.
• Pomoc w prowadzeniu dokumentacji kadrowej i umów.
• Monitorowanie obecności, urlopów i dokumentacji podróżnej.
• Wsparcie działań w zakresie szkoleń i rozwoju personelu.

E. Logistyka i zarządzanie aktywami

• Wspieranie koordynacji logistyki, w tym zaopatrzenia, dostaw i zarządzania zapasami.
• Prowadzenie rejestrów aktywów i ewidencji zapasów.
• Pomoc w zarządzaniu flotą i operacjach biurowych.
• Koordynowanie organizacji podróży i logistyki misji.

F. Koordynacja i raportowanie

• Współpraca z zespołami programowymi, partnerami i dostawcami usług.
• Wsparcie w przygotowaniu raportów operacyjnych i dokumentacji.
• Przyczyń się do monitorowania procesów operacyjnych i zarządzania wiedzą.

4. Produkty

• Efektywne wsparcie operacyjne i administracyjne działań w ramach projektu.
• Procesy zakupowe prowadzone zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
• Dokładna dokumentacja finansowa, administracyjna i operacyjna.
• Funkcjonalna logistyka i systemy zarządzania aktywami.
• Regularne raportowanie operacyjne i finansowe.

5. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie:

• Licencjat lub magister w dziedzinie administracji biznesowej, administracji publicznej, zarządzania operacyjnego, logistyki, finansów lub pokrewnych pola.

Doświadczenie:

• Minimum 3-5 lat doświadczenia zawodowego w operacjach, administracji, zaopatrzeniu, finanse lub logistyka.
• Doświadczenie w pracy z organizacjami pozarządowymi, INGO, organizacjami międzynarodowymi lub systemem ONZ będzie dodatkowym atutem.

Języki:

• Płynna znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Nadzór i raportowanie

Specjalista ds. usług wsparcia podlega bezpośrednio Kierownikowi projektu i ściśle współpracuje z zespołami projektowymi, działami operacyjnymi i partnerami zewnętrznymi.

7. Czas trwania i dyżur

Czas trwania: 6 miesięcy (w oparciu o projekt)Stacja dyżurna: Dnipro, Ukraina

8. Zobowiązania organizacyjne

Team4UA promuje różnorodność, równe szanse zatrudnienia i zerową tolerancję dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Wszyscy pracownicy muszą przestrzegać ukraińskiego ustawodawstwa, Kodeksu postępowania, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.

1. Загальна інформація

У зв’язку з триваючими бойовими діями в Україні громади, розташовані поблизу лінії фронту та у нещодавно постраждалих районах, продовжують стикатися з гострими гуманітарними потребами через руйнування інфраструктури, переміщення населення та обмежений доступ до базових послуг.

Проєкт IMPACT (Natychmiastowa wielosektorowa pomoc priorytetowa dla terytoriów dotkniętych konfliktem) спрямований на надання швидкої мультисекторальної допомоги населенню, що проживає у зоні до 50 km від лінії фронту, nowy element домогосподарствам та громадам, які постраждали від обстрілів.

Проєкт реалізується через партнерів консорціуму TERA та спеціалізовані організації і передбачає надання грошової допомоги, гуманітарних наборів, медичних та захисних послуг.

Для ефективної реалізації проєкту необхідна надійна система операційної підтримки, що забезпечує прозорість, відповідність процедурам та своєчасне виконання проєктних заходів.

2. Мета посади

Фахівець із підтримки операційної діяльності забезпечує ефективну організацію операційних та адміністративних процесів у межах реалізації проєкту IMPACT. закупівельних, фінансових, кадрових, логістичних та adміністративних процесів відповідно до внутрішніх процедур організації.

Фахівець працює у тісній координації з проєктними командами, операційними підрозділами та партнерами для забезпечення своєчасної реалізації проєктних заходів.

3. Główne obowiązki

A. Wsparcie operacyjne i administracyjne

• Koordynacja procesów operacyjnych i administracyjnych wspierających realizację projektów.
• Zapewnienie zgodności z wewnętrznymi procedurami i politykami operacyjnymi.
• Prowadzenie dokumentacji i rozliczanie działań operacyjnych.
• Zapewnianie wsparcia operacyjnego zespołom projektowym.

B. Wsparcie w zakresie zakupów i umów

• Wsparcie zakupów towarów i usług zgodnie z procedurami organizacji.
• Przygotowywanie planów zakupów i wsparcie dokumentacji zakupowej.
• Udział w przygotowaniu ToR, RFQ i RFP.
• Wsparcie procesów oceny ofert i zarządzania umową.

B. Wsparcie finansowe

• Wsparcie procesów planowania finansowego i monitorowania wydatków.
• Utrzymanie dokumentacji finansowej na potrzeby raportowania i audytu.
• Wsparcie procesów płatniczych.
• Kontrola wykorzystania budżetu.

Wsparcie H. HR

• Wsparcie procesów rekrutacji i adaptacji personelu.
• Prowadzenie dokumentacji kadrowej i umów.
• Monitorowanie rozliczania czasu pracy, urlopów i podróży służbowych.
• Obsługa wydarzeń szkoleniowych dla personelu.

D. Logistyka i zarządzanie aktywami

• Koordynacja procesów logistycznych, w tym dostaw i inwentaryzacji.
• Obsługa ewidencji majątku i księgowość magazynowa.
• Wsparcie zarządzania infrastrukturą transportową i biurową.
• Organizacja podróży służbowych i misji terenowych.

E. Koordynacja i raportowanie

• Interakcja z zespołami projektowymi, partnerami i dostawcami.
• Przygotowywanie raportów i dokumentacji operacyjnej.
• Udział w monitorowaniu procesów operacyjnych.

4. Oczekiwane rezultaty pracy

• Właściwe wsparcie operacyjne działań projektowych.
• Procesy zakupowe realizowane zgodnie z procedurami.
• Dokładna dokumentacja finansowo-administracyjna.
• Sprawny system logistyki i zarządzania majątkiem.
• Regularne raportowanie operacyjne i finansowe.

5. Wymagania wobec kandydata

Wykształcenie:

• Wykształcenie wyższe w zakresie administracji biznesowej, administracji publicznej, zarządzania operacyjnego, logistyki, finansów lub dziedzin pokrewnych.

Doświadczenie:

• Co najmniej 3-5 lat doświadczenia zawodowego w obszarze operacyjnym, administracji, finansów lub logistyki.
• Doświadczenie w organizacjach pozarządowych, organizacjach międzynarodowych lub systemie ONZ będzie dodatkowym atutem.

Języki:

• Płynna znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Raportowanie i raportowanie

Specjalista ds. wsparcia operacyjnego raportuje do Kierownika projektu i ściśle współpracuje z zespołami projektowymi i działami operacyjnymi organizacji.

7. Czas trwania umowy i miejsce pracy

Czas trwania umowy: 6 miesięcy Miejsce pracy: m. Dniepr, Ukraina

8. Zasady organizacyjne

Team4UA wspiera równe szanse w zatrudnieniu, różnorodność i politykę zero tolerancji dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania ustawodawstwa Ukrainy, Kodeksu postępowania organizacji, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.