Specjalista ds. wsparcia technicznego, specjalista ds. wsparcia operacyjnego (Ease-2) w Team4ua

1. Kontekst

Team4UA to ukraińska organizacja charytatywna założona w marcu 2022 r., która wdraża inicjatywy humanitarne, odbudowę i odbudowę na całej Ukrainie.

Team4UA koordynuje TERA realizujące narodowy projekt humanitarny EASE 2.0  — pomoc w sytuacjach kryzysowych i wsparcie w ewakuacji, który zapewnia wielosektorową pomoc opartą na ochronie osobom przesiedlonym wewnętrznie i ludności dotkniętej konfliktem. Projekt obejmuje 16 obwodów Ukrainy i wspiera ludzi na każdym etapie cyklu przesiedleń – od ewakuacji i reagowania kryzysowego po reintegrację i odbudowę społeczności.

Aby zapewnić skuteczną realizację projektu, wymagana jest ścisła koordynacja między zespołami programowymi a działami wsparcia, w tym finansami, zasobami ludzkimi, zaopatrzeniem i logistyką oraz administracja.

2. Cel zlecenia

Pod nadzorem Kierownika projektu specjalista ds. usług wsparcia koordynuje usługi wsparcia operacyjnego wymagane do wdrożenia projektu EASE 2.0.

Ta rola pełni funkcję łącznika operacyjnego między zespołem projektowym a działami wsparcia organizacji, zapewniając skuteczne zaspokajanie potrzeb operacyjnych i zgodnie z wewnętrznymi procedurami i wymaganiami darczyńców.

3. Kluczowe obowiązki

A. Koordynacja operacyjna

• Koordynuj żądania operacyjne między zespołami projektowymi a działami wsparcia (finansami, zasobami ludzkimi, zaopatrzeniem i logistyką, administracją).
• Monitoruj stan procesów operacyjnych i zapewniaj terminowe rozpatrywanie wniosków o wsparcie.
• Ułatwiaj koordynację operacyjną z partnerami konsorcjum, jeśli jest to wymagane.

B. Koordynacja finansowa

• Wsparcie koordynacji finansowej działań w ramach projektu we współpracy z Działem Finansów.
• Pomoc w śledzeniu wydatków projektu i monitorowaniu wykonania budżetu.
• Wsparcie w przygotowaniu dokumentacji finansowej związanej z działaniami w projekcie.

C. Koordynacja zakupów i logistyki

• Koordynowanie wniosków o zaopatrzenie wymaganych do realizacji projektu.
• Kontakt z działem zakupów i logistykiDział ds. procesów zakupowych.
• Wsparcie ustaleń logistycznych dotyczących działań projektowych, w tym transportu i dostawy towarów i usług.

D. Wsparcie HR

• Wsparcie procesów związanych z HR dla personelu projektowego w koordynacji z działem HR.
• Pomoc w koordynacji rekrutacji i procesach onboardingu.
• Wsparcie w przygotowaniu i utrzymaniu dokumentacji pracowniczej, jeśli jest to wymagane.

E. Wsparcie administracyjne

• Pomoc w ustaleniach administracyjnych dotyczących działań w ramach projektu, w tym spotkań, warsztatów i szkoleń.
• Utrzymywanie zorganizowanej dokumentacji operacyjnej związanej z realizacją projektu.
• Wsparcie w przygotowywaniu wewnętrznych aktualizacji i raportów operacyjnych.

4. Elementy

• Terminowa koordynacja i rozwiązywanie wniosków operacyjnych pomiędzy zespołami projektowymi a działami wsparcia.
• Prawidłowo udokumentowane i śledzone procesy operacyjne związane z realizacją projektu.
• Zorganizowana i aktualna dokumentacja operacyjna projektu oraz ewidencja.
• Koordynacja zamówień i zamówień logistycznych wspierających działania projektu.
• Skutecznie ułatwione procesy administracyjne i wsparcia HR dla personelu projektu.
• Regularne aktualizacje operacyjne i raporty wewnętrzne przygotowywane dla Kierownika Projektu.
• Efektywna koordynacja operacyjna z partnerami konsorcjum, gdy jest to wymagane.
• Sprawne i zgodne wsparcie operacyjne zapewniające nieprzerwaną realizację projektu.

5. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie:

• Ukończone studia wyższe w zakresie administracji biznesowej, zarządzania, logistyki, finansów, administracji publicznej lub pokrewnej dziedziny.

Doświadczenie:

• Minimalnie 3 lata doświadczenia zawodowego w zakresie operacji, administracji, wsparcia projektów lub koordynacji.
• Doświadczenie w programach humanitarnych lub rozwojowych to zaleta.
• Pożądane jest doświadczenie w koordynowaniu procesów operacyjnych w wielu działach.

Umiejętności i kompetencje techniczne:

• Dobra organizacja i dobra koordynacja umiejętności
• Umiejętność jednoczesnego zarządzania wieloma procesami operacyjnymi
• Dobre umiejętności komunikacji i rozwiązywania problemów
• Dobre umiejętności dokumentowania i raportowania
• Umiejętność pracy w szybkimdynamiczne środowisko humanitarne

Języki:

• Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Nadzór i raportowanie

Specjalista ds. usług wsparcia podlega Kierownikowi projektu i ściśle współpracuje z działami finansów, zasobów ludzkich, zakupów i logistyki oraz administracji, a także z zespołami programowymi i partnerami konsorcjum.

7. Czas trwania i służba

Czas trwania: 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia w zależności od finansowania. Stacja dyżurna: Dniepr, Ukraina

8. Rezerwacja

Z zastrzeżeniem ukraińskiego ustawodawstwa i kwalifikowalności organizacyjnej stanowisko może kwalifikować się do rezerwacji personelu (odroczenia wojskowego) zgodnie z przepisami krajowymi.

9. Zobowiązania organizacyjne

Team4UA promuje różnorodność, równe szanse zatrudnienia i zerową tolerancję dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Cały personel musi przestrzegać ukraińskiego ustawodawstwa, Kodeksu postępowania, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.

1. Загальна інформація

Team4UA  — українська благодійна організація, створена у березні 2022 року, яка реалізує гуманітарні, відновлювальні та соціальні проєкти по всій Україні. Фонд координує консорціум TERA, який реалізує гуманітарний проєкт EASE 2.0 (pomoc w sytuacjach awaryjnych i wsparcie w ewakuacji) — мультисекторальну програму допомоги внутрішньо переміщеним особам та постраждалому від війни населенню.

Wyświetl więcej 16 znaków та охоплює повний цикл підтримки людей під час переміщення — від евакуації та екстреної допомоги до інтеграції та відновлення громад.

Dalя ефективної реалізації проєкту необхідна тісна координація між програмними командами та підрозділами підтримки, зокрема фінансами, HR, закупівлями та логістикою, а також адміністративною службою. Фахівець із підтримки операційної діяльності відіграє важливу роль у забезпеченні такої координації та належної операційної підтримки проєкту.

2. Moje typy

Фахівець із підтримки операційної діяльності координує операційну підтримку, необхідну для реалізації проєкту EASE 2.0 i pełni funkcję kluczowej osoby kontaktowej pomiędzy zespołem projektowym a jednostkami wsparcia organizacji.

3. Główne obowiązki

A. Koordynacja operacyjna

• Koordynacja wniosków operacyjnych pomiędzy zespołem projektowym a jednostkami wsparcia (finanse, HR, zaopatrzenie i logistyka, administracja).
• Monitorowanie realizacji procesów operacyjnych i terminowość rozwiązywania wniosków.
• Koordynacja kwestii operacyjnych z partnerami konsorcjum.

B. Koordynacja finansowa

• Wspieranie procesów finansowych związanych z realizacją projektu we współpracy z działem finansowym.
• Pomoc w śledzeniu kosztów projektu i realizacji budżetu.
• Przygotowywanie dokumentacji finansowej związanej z działaniami projektowymi.

B. Koordynacja zakupów i logistyki

• Koordynacja zapytań zakupowych na potrzeby projektu.
• Wsparcie procesów zakupowych we współpracy z działem zakupów i logistyki.
• Wsparcie organizacji logistyki działań projektowych, w tym transportu i dostaw towarów i usług.

Wsparcie H. HR

• Koordynowanie procesów HR dla pracowników projektu.
• Wsparcie procesów rekrutacji i adaptacji nowych pracowników.
• Zarządzanie i wsparcie dokumentacji kadrowej w miarę potrzeb.

D. Wsparcie administracyjne

• Wsparcie organizacyjne spotkań, szkoleń i innych działań projektowych. • Prowadzenie dokumentacji operacyjnej projektu. • Przygotowywanie wewnętrznych raportów operacyjnych i aktualizacji.

4. Oczekiwane rezultaty pracy

• Terminowa koordynacja procesów operacyjnych pomiędzy jednostkami organizacyjnymi.
• Prawidłowo udokumentowane procesy operacyjne realizacji projektu.
• Aktualna i uporządkowana dokumentacja operacyjna projektu.
• Koordynacja procesów zakupowych i logistycznych działań projektowych.
• Ustalono wsparcie procesów kadrowych i administracyjnych dla pracowników projektu.
• Przygotowywano regularne raporty operacyjne dla kierownika projektu.
• Zapewniano koordynację operacyjną z partnerzy konsorcjum.
• Nieprzerwane wsparcie operacyjne przy realizacji projektu.

5. Wymagania wobec kandydata

Wykształcenie:

Wykształcenie wyższe w zakresie zarządzania, administracji biznesowej, finansów, logistyki, administracji publicznej lub dziedzin pokrewnych.

Doświadczenie:

• Co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego doświadczenie w zakresie operacji, administracji lub wsparcia projektów.
• Doświadczenie w programach humanitarnych lub międzynarodowych będzie dodatkowym atutem.
• Doświadczenie w koordynowaniu procesów pomiędzy kilkoma jednostkami.

Umiejętności

• Doskonałe umiejętności organizacyjne i koordynacyjne
• Umiejętność pracy z kilkoma procesami jednocześnie
• Rozwinięte umiejętności komunikacyjne i analityczne
• Umiejętności pracy z dokumentacją i raportowaniem
• Umiejętność pracy w dynamicznym środowisku humanitarnym

Języki

Płynna znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Raportowanie i raportowanie

Specjalista ds. wsparcia operacyjnego raportuje do Kierownika projektu i ściśle współpracuje z finansami, kadrami, zaopatrzeniem i logistyką, administracją, a także zespołami programowymi i konsorcjum partnerów.

7. Czas trwania umowy i miejsce pracy

Czas trwania umowy: 12 miesięcy z możliwością przedłużenia. Miejsce pracy: Dniepr, Ukraina

8. Rezerwacja

Zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy i pod warunkiem spełnienia przez organizację ustalonych wymagań, stanowisko może przewidywać rezerwację pracownika (odroczenie mobilizacji).

9. Zasady organizacji

Team4UA wspiera równe szanse w zatrudnieniu, różnorodność i politykę zerowej tolerancji dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania ustawodawstwa Ukrainy, Kodeksu postępowania organizacji, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.