Menedżer subgrantowania w Polish Humanitarian Action / POLSKA GUMANITARNA AKCIYa

Polska Akcja Humanitarna (PAH) poszukuje obecnie Subgranting Managera do wsparcia realizacji projektów.

Informacje ogólne:

• Organizacja: Polska Akcja Humanitarna (PAH), międzynarodowa organizacja pozarządowa z siedzibą w Warszawie posiadająca przedstawicielstwo na Ukrainie
• Stanowisko: Subgranting Manager
• Lokalizacja: Kijów z regularnymi wizytami terenowymi
• Warunki pracy: pełen etat
• Rodzaj pracy: umowa o pracę
• Data rozpoczęcia: ASAP
• Czas trwania: 12 miesięcy (3 miesiące okresu próbnego) z możliwością przedłużenia

O PAH:

Polska Akcja Humanitarna (PAH) to międzynarodowa organizacja pozarządowa, która od 1992 roku niesie pomoc humanitarną i rozwojową na całym świecie. Do tej pory interwencje przeprowadzono w 46 różnych krajach. Posiadając wieloletnie doświadczenie w realizacji projektów z zakresu wody, warunków sanitarnych i higieny, bezpieczeństwa żywnościowego i środków utrzymania, a także żywienia i edukacji, PAH koncentruje swoje globalne działania na zapewnieniu zrównoważonego i stabilnego rozwoju regionów dotkniętych skutkami konfliktów zbrojnych, klęsk żywiołowych i innych kryzysów humanitarnych.

PAH jest obecna na Ukrainie od sierpnia 2014 roku, dostarczając pomoc humanitarną najsłabszej części ludności dotkniętej konfliktem. PAH udziela pomocy osobom wewnętrznie przesiedlonym, osobom starszym i samotnym matkom, działającym w sektorach ochrony bezpieczeństwa żywnościowego i źródeł utrzymania. PAH Ukraina rozszerza obecnie program z pomocy humanitarnej na interwencje wczesnej rekonwalescencji i interwencje rozwojowe, które zapewniają dotkniętej ludności możliwości trwałych źródeł utrzymania.

Więcej informacji można znaleźć w www.pah.org.pl.

Kluczowe obowiązki i obowiązki:

Zarządzanie poddotacjami:

• Prowadzenie i zarządzanie pełnym cyklem poddotacji po podjęciu decyzji o wyborze partnera, w tym koordynacja procesów należytej staranności, przygotowanie, negocjacje, zmiany, monitorowanie kluczowych etapów umowy i poddotacji zakończenie.
• Nadzoruj opracowywanie, negocjowanie i administrowanie umowami o poddotację/umową o współpracy partnerskiej (PCA) w ścisłej koordynacji z programami, finansami, dotacjami i raportowaniem, MEAL i odpowiednimi jednostkami centrali.
• Zapewnij, że umowy o poddotację dokładnie odzwierciedlają zatwierdzone projekty projektów, budżety partnerów, wymagania umowne z darczyńcami, obowiązki w zakresie raportowania, postanowienia dotyczące zabezpieczeń i odpowiedzialności oraz określone środki ograniczania i eskalacji ryzyka.
• Administrowanie i eskalacja monitoruj mechanizmy finansowe i raportowanie poddotacji, w tym harmonogramy płatności, warunki transz, wymagania dotyczące dokumentacji i terminowe podejmowanie działań następczych w związku ze zgłoszeniami partnerów w koordynacji z zespołami finansowymi i programowymi.

Monitorowanie i kontrola poddotacji:

• Monitoruj realizację umowy w sprawie poddotacji według ścieżkiwyznaczanie kamieni milowych, rezultatów, terminów raportowania i progów zmian oraz proaktywne zgłaszanie kierownikowi programów i odpowiednim zespołom ryzyka ryzyk lub odchyleń związanych z realizacją poddotacji.
• Wspieranie opracowywania i podejmowania działań korygujących związanych z ryzykiem lub opóźnieniami w realizacji poddotacji w koordynacji z kierownikami projektów i partnerów, zespołami ds. finansów, MEAL i dotacji, bez przejmowania obowiązków w zakresie audytu lub badania zgodności.

Koordynacja z menedżerem ds. partnerstwa & Partners Support:

• Ściśle koordynuj współpracę z Menedżerem ds. partnerstwa, aby przełożyć zatwierdzone strategie partnerstwa, wybór partnerów i decyzje wdrożeniowe na operacyjne umowy o dotację przy jednoczesnym zachowaniu jasnego podziału ról i obowiązków.
• Przekazuj Menedżerowi ds. partnerstwa uporządkowane aktualizacje na temat statusu poddotacji, ryzyka umownego, zmian i ograniczeń wdrożeniowych, aby wspierać świadomy nadzór nad partnerstwem i podejmowanie decyzji.
• Zapewnij partnerom praktyczne wskazówki dotyczące umów o poddotację, wymagania administracyjne i sprawozdawcze, w tym standardy dokumentacji, harmonogramy, procedury zmian i warunki płatności, bez podejmowania funkcji wdrożeniowych lub zarządzania partnerstwem.

Koordynacja wewnętrzna i zapewnienie jakości:

• Ścisła koordynacja z kierownikiem projektu, finansami, MEAL, dotacjami i raportowaniem oraz zespołami centrali, aby zapewnić zgodność między procesami subgrantowania, wdrażaniem programu i cyklami raportowania darczyńców.
• Tworzenie, utrzymywanie i ciągłe doskonalenie narzędzi do podfinansowania, szablony, moduły śledzące i standardowe procedury operacyjne poprzez uwzględnienie wyciągniętych wniosków oraz zapewnienie spójności i przejrzystości między projektami.

Modyfikacja projektu i raportowanie:

• Skonsoliduj wszystkie zmiany partnerów w jeden, spójny, zgodny z darczyńcami dokument dotyczący rewizji/modyfikacji projektu zgodnie z wymaganiami darczyńcy.
• Przekazuj dane wejściowe do wewnętrznej koordynacji i raportowania zarządczego dotyczącego statusu poddotacji, ryzyka i postępu we wdrażaniu, jak wymagane.
• Skonsoliduj raporty opisowe wszystkich partnerów w jeden, spójny raport zgodny z wymogami darczyńców, zapewniając spójność, kompletność, zgodność z zatwierdzonymi umowami o dofinansowanie oraz zgodność z formatami, wskaźnikami, harmonogramami i wymogami raportowania specyficznymi dla darczyńców, w ścisłej koordynacji z kierownikiem projektu, zespołami ds. dotacji i raportowania, finansami i MEAL.

Inne zadania:

• Udział w procesie opracowywania propozycji projektów, w tym. opracowanie budżetu.
• Inne obowiązki związane z programami przydzielone przez opiekuna.

Kierownik subgrantowania zostanie wybrany w oparciu o wymagania kwalifikacyjne opisane poniżej:

• Wyższe wykształcenie zawodowe na odpowiednim kierunku studiów (magister, specjalista.
• Minimum 5–7 lat doświadczenia w zarządzaniu compliance, grantami lub subgrantami w ramach programów humanitarnych lub rozwojowych
• Udokumentowane doświadczenie zarządzanie subgrantami dla lokalnych organizacji pozarządowych w ramach projektów finansowanych przez darczyńców, najlepiej ze Stanów ZjednoczonychDepartament Stanu (poprzednio – USAID) lub porównywalni darczyńcy.
• Doskonała wiedza na temat wymogów dotyczących zgodności darczyńców, należytej staranności wobec partnera i ram zarządzania ryzykiem.
• Doświadczenie w pracy z systemami zabezpieczeń i PSEA w kontekście humanitarnym.
• Wykazano umiejętność równoważenia egzekwowania zgodności ze wsparciem partnerów i wzmacnianiem potencjału.
• Duża dbałość o szczegóły w połączeniu z rozsądnym osądem i wysokim poziomem świadomości ryzyka.
• Doskonała koordynacja i umiejętności komunikacyjne, z możliwością efektywnego działania w matrycowych strukturach zarządczych.
• Pryncypialne, umożliwiające podejście do lokalizacji i zaangażowania partnerów, równoważące zgodność ze wzmacnianiem potencjału.
• Doskonałe umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej w języku angielskim (konieczność) i ukraińskim.

Co oferuje PAH:

• Doświadczenie pracy w profesjonalnej i elastycznej międzynarodowej organizacji pozarządowej, która jest jedną z największych organizacji pozarządowych w regionie środkowo-wschodnim Europa;
• Praca w dynamicznym i zmotywowanym zespole;
• Możliwość udziału w rozwoju programowania zabezpieczeń PAH;
• Konkurencyjne wynagrodzenie.

Jak aplikować:

Jeśli jesteś zainteresowany aplikowaniem na to stanowisko, prześlij nam następujące dokumenty przygotowane w języku ANGIELSKIM:

• Krótkie CV (maks. 2 strony) zawierające istotne informacje na temat Twojego wykształcenia i pracy doświadczenie;
• Krótki list motywacyjny;
• Oczekiwane wynagrodzenie;
• Oznaczenie dyspozycyjności do rozpoczęcia pracy w PAH;
• Trzy referencje.

Termin nadsyłania zgłoszeń upływa 7 marca 2026.

Skontaktujemy się i zaprosimy na rozmowy kwalifikacyjne wyłącznie wybranych kandydatów.

Uwaga: ze względu na pilną potrzebę obsadzenia stanowiska, rekrutacja będzie prowadzona w trybie ciągłym, przy czym PAH zastrzega sobie prawo do rekrutacji przed upływem terminu.