Starszy Asystent ds. Zaopatrzenia w UNHCR, the UN Refugee Agency

Poziom trudnościDFTyp rodzinyNiż rodzina z lokalizacją mieszkalnąTyp rodzinyNonRodzina z lokalizacją mieszkalnąNiebezpieczne wynagrodzenieLokalizacja miejsca zamieszkania (jeśli dotyczy)Budapeszt, WęgryStopieńGS5Członek personelu/Typ członka personeluOgólna przyczynaRegularne > regularne przydziałPraca zdalnaakceptowanaNieDocelowa data rozpoczęcia2024-11-01Termin składania wniosków 3 listopada 2024Standardowy opis stanowiskaSenior Supply AssistantUstawienia organizacyjne i prace Relacje Starszy asystent ds. dostaw zapewnia wsparcie dostaw we wszystkich działaniach związanych z funkcją łańcucha dostaw, w tym planowaniem, zaopatrzeniem i zaopatrzeniem, transportem, wysyłką, odprawą celną, magazynowaniem, zarządzaniem aktywami i flotą oraz monitorowaniem w obszarze odpowiedzialności (AoR). Osoba dominująca jest nadzorowana przez stanowisko zaopatrzeniowe wyższego szczebla i otrzymuje regularne wskazówki i instrukcje od przełożonego dotyczące kolejnych kroków. Pracuje samodzielnie przy rutynowych zadaniach, natomiast w bardziej złożonych kwestiach postępuje zgodnie z instrukcjami przełożonego. Osoba piastująca tę funkcję może mieć kontakty na poziomie roboczym w określonych kwestiach z innymi biurami UNHCR, agencjami ONZ, organizacjami pozarządowymi, partnerami rządowymi i wykonawcami komercyjnymi na danym obszarze, aby ułatwić pełnienie funkcji dostaw. Obowiązkiem osoby na tym stanowisku jest wspieranie zarządzania zasobami materialnymi na danym obszarze geograficznym, przy jednoczesnym efektywnym wykorzystaniu tych zasobów. Wszyscy pracownicy UNHCR są odpowiedzialni za wykonywanie swoich obowiązków zgodnie z opisem ich stanowiska pracy. Robią to w ramach swoich delegowanych organów, zgodnie z ramami regulacyjnymi UNHCR, które obejmują Kartę Narodów Zjednoczonych, Regulamin i zasady pracownicze ONZ, Politykę UNHCR i Instrukcje administracyjne, a także odpowiednie ramy odpowiedzialności. Ponadto od pracowników wymaga się wykonywania swoich obowiązków w sposób zgodny z podstawowymi, funkcjonalnymi, międzyfunkcyjnymi i kierowniczymi kompetencjami oraz podstawowymi wartościami UNHCR, takimi jak profesjonalizm, uczciwość i poszanowanie różnorodności. Obowiązki Zgodnie z zasadami łańcucha dostaw i procedur, wspierać powiązane działania związane z dostawami, aby ułatwić UNHCR kompleksowe procesy, których rezultatem jest terminowa i wysokiej jakości dostawa towarów i usług zainteresowanym osobom. Stosuj strategię UNHCR dotyczącą zaopatrzenia i zamówień przy planowaniu zakupu ważnych towarów i usług. Inicjuj odprawę celną przesyłek, projekty wniosków o zwolnienie i współpracuj z lokalnymi agentami. Wspieraj zarządzanie magazynem i pomagaj w planowaniu dostaw towarów i usług, a także dostarczaj informacje o statusie zamówień i dostępności artykułów w łańcuchu dostaw. Prowadzić dokładną i kompleksową dokumentację dotyczącą działań związanych z zaopatrzeniem oraz okresowo i na żądanie dostarczać raporty i aktualizacje. Sprawdzaj prośby o zakup, aby zapewnić zgodność i współpracuj z osobami składającymi prośby. Przygotowywanie zapytań ofertowych i ofert, tworzenie tabel ofertowych z ofert oraz przygotowywanie zamówień zakupu do zatwierdzenia. Wysyłaj zatwierdzone Zamówienia zakupu i monitoruj dostawę zamówionych towarów i usług. Dostarczanie informacji na temat wszystkich działań związanych z zamówieniami w ramach AoR. Twórz standardowe raporty dotyczące zarządzania aktywami i inne informacje o aktywachn, okresowo i na żądanie. Utrzymuj dokładne dane we wszystkich odpowiednich systemach biznesowych. Kompiluj informacje statystyczne na temat kwestii związanych z łańcuchem dostaw, które pomogą w podejmowaniu decyzji. W Biurach Regionalnych: Śledź globalne KPI dostaw dla regionu i w razie potrzeby pomagaj w przygotowaniu wskaźników regionalnych. Monitoruj wszystkie okresowe działania związane z dostawami, takie jak miesięczne uzgodnienia, kwartalne inwentaryzacje z natury i procedury zamykania rachunków na koniec roku, a także dostarczaj odpowiednie raporty kierownictwu wyższego szczebla. Wspieranie operacji krajowych w zarządzaniu MSRP. Działania na terenie kraju: Zapewnij lokalną łączność w celu skutecznego wspierania działań zaopatrzeniowych. Pomoc w zarządzaniu przechowywaniem towarów zgodnie z „najlepszymi praktykami” oraz zasadami i przepisami UNHCR; Pomoc w skutecznym zarządzaniu rzeczowymi aktywami trwałymi (PPE) zgodnie z zasadami i przepisami UNHCR, w tym w rejestracji i oznaczaniu nowych ŚOI, fizycznej weryfikacji ŚOI, przygotowywaniu umów i formularzy zbycia (w tym przesyłania do LAMB/AMB) oraz pomocy przy utylizacja środków ochrony indywidualnej. Wspieraj identyfikację i zarządzanie ryzykiem oraz staraj się wykorzystywać możliwości wpływające na cele w obszarze odpowiedzialności. Zapewnij podejmowanie decyzji w zakresie ryzyka w oparciu o funkcjonalny obszar pracy. Zgłaszaj ryzyko, problemy i wątpliwości przełożonemu lub odpowiednim współpracownikom funkcjonalnym. W razie potrzeby wykonuj inne powiązane obowiązki. Minimalne kwalifikacjeWykształcenie i doświadczenie zawodoweLata doświadczenia/stopień naukowyDla G5 – 2 lata odpowiedniego doświadczenia z dyplomem szkoły średniej; lub 1 rok odpowiedniego doświadczenia zawodowego z tytułem licencjata lub równoważnym lub wyższymDziedziny edukacjiNie dotyczyCertyfikaty i/lub licencjeNieokreśloneOdnośne doświadczenie zawodoweNiezbędneNieokreślonePożądaneNieokreśloneUmiejętności funkcjonalneIT-Umiejętność obsługi komputeraSC-LudzieSoft Supply Chain ManagementSC-Planowanie dostawSC-Odprawa celnaSC-LogistykaSC-Zarządzanie magazynamiSC-Zarządzanie aktywamiSC -Zarządzanie flotą (umiejętności funkcjonalne oznaczone gwiazdką* są niezbędne)Wymagania językoweW przypadku stanowisk międzynarodowych specjalistów i służb terenowych: Znajomość języka angielskiego i języka roboczego ONZ na stanowisku dyżurnym, jeśli nie jest to angielski.W przypadku stanowisk krajowych specjalistów: Znajomość języka angielskiego i języka roboczego ONZ stanowiska służbowego, jeśli nie jest to angielski i język lokalny. W przypadku stanowisk w służbach ogólnych: Znajomość języka angielskiego i/lub języka roboczego ONZ obowiązującego na stanowisku dyżurnym, jeśli nie jest to język angielski. Wszyscy pracownicy UNHCR muszą indywidualnie i zbiorowo przyczyniać się do tworzenia środowiska pracy, w którym każda osoba czuje się bezpiecznie i ma siłę do wykonywania swoich obowiązków. Obejmuje to okazywanie braku tolerancji dla wykorzystywania i molestowania seksualnego, molestowania, w tym molestowania seksualnego, seksizmu, nierówności płci, dyskryminacji i nadużycia władzy. Wszyscy, jako jednostki i menedżerowie, wszyscy muszą aktywnie zapobiegać niewłaściwemu zachowaniu i reagować na nie, wspierać ciągły dialog na temat tych sprawach oraz zabieranie głosu i zwracanie się o wskazówki i wsparcie do odpowiednich zasobów UNHCR, gdy się pojawią. Jest to standardowy opis stanowiska pracy dla wszystkich stanowisk UNHCR z tym stanowiskiem i poziomem zaszeregowania. Kontekst Operacyjny może zawierać dodatkowe istotne i/lub pożądane elementykwalifikacje związane z konkretną operacją i/lub stanowiskiem. Wszelkie takie wymagania są włączone przez odniesienie do niniejszego Opisu stanowiska i będą brane pod uwagę podczas selekcji, krótkiej listy i selekcji kandydatów. Kontekst operacyjny profilu pożądanego kandydata: Starszy asystent ds. zaopatrzenia zapewni wsparcie we wszystkich działaniach związanych z zamówieniami związanymi z administracją, ICT i bezpieczeństwem & Wymogi bezpieczeństwa obowiązujące personel UNHCR. Obejmuje to zaangażowanie w planowanie, pozyskiwanie i monitorowanie działań w obszarze odpowiedzialności (AoR). Wybrany kandydat jest nadzorowany przez stanowisko zaopatrzeniowe wyższego szczebla i otrzymuje regularne wskazówki i instrukcje od przełożonego dotyczące kolejnych kroków. Pracuje samodzielnie przy rutynowych zadaniach, natomiast w bardziej złożonych kwestiach postępuje zgodnie z instrukcjami przełożonego. Będzie koordynował działania z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi w konkretnych kwestiach związanych z zamówieniami. Do klientów tych zaliczają się inne biura UNHCR, agencje ONZ, organizacje pozarządowe, partnerzy rządowi i wykonawcy komercyjni, których zadaniem jest ułatwianie wykonywania funkcji zaopatrzenia. Do obowiązków Starszego Asystenta ds. Zaopatrzenia należy wspieranie zarządzania zasobami materialnymi na terenie objętego obszaru geograficznego przy jednoczesnym ćwiczeniu efektywności wykorzystania tych zasobów. Stanowisko znajduje się w Dziale Zakupów. Pożądany profil kandydata: Wymagane udokumentowane doświadczenie w zakupach . Mile widziane doświadczenie w zamówieniach publicznych. Mile widziane doświadczenie w ONZ/NGO. Niezbędne są umiejętności interpersonalne, takie jak komunikacja, negocjacje, praca zespołowa. Wymagane są dobre umiejętności analityczne, proaktywne, szczegółowe i zorientowane na rozwiązania podejście. Mile widziana znajomość systemów ERP (ORACLE/SAP lub podobnych). Niezbędne kwalifikacje Umiejętności funkcjonalne: Znajomość obsługi komputera, zamówienia publiczne, plan zamówień, administracja kontraktami, zaopatrzenie i zamówienia, e-zamówienia / e-przetargi, badania/ocena rynku, zarządzanie dostawcami Doskonała znajomość języka angielskiego i ukraińskiegoWymagane języki (oczekiwana ogólna umiejętność to co najmniej poziom B2): Angielski,Ukraiński,Pożądane języki,Kontekst operacyjny Względy bezpieczeństwa i higieny pracy:Charakter stanowiska:Warunki życia i pracy:UmiejętnościDodatkowe kwalifikacjeIT-Umiejętność obsługi komputera, SC-Zarządzanie aktywami, SC-Odprawa celna, SC-Zarządzanie flotą , SC-Logistyka, SC-PeopleSoft Supply Chain Management, SC-Planowanie dostaw, SC-Zarządzanie magazynemEdukacjaCertyfikatyDoświadczenie zawodoweKompetencje Odpowiedzialność, Analityczne myślenie, Orientacja na klienta i wyniki, Zaangażowanie w ciągłe kształcenie, Komunikacja, Świadomość organizacyjna, Planowanie i organizowanie, Praca zespołowa i współpraca, Technologiczne świadomośćKalkulator wynagrodzeń UNHCRhttps://icsc.un.org/Home/SalaryScalesKompendium Informacje dodatkowePoświadczenie funkcjonalneTo stanowisko nie wymaga uprawnień funkcjonalnych Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Старший середній рівенH Rodzaj zatrudnienia Pełny etat Obowiązki służbowe Zarządzanie i Przemysł Przemysły Sprawy międzynarodowe