Starszy Sekretarz – Akademia Szkoleniowa w zakresie Zatrudnialności Kobiet w Fondazione Progetto Arca

1. TŁO I KONTEKST Fondazione Progetto Arca to organizacja społeczeństwa obywatelskiego zaangażowana w programy pomocy humanitarnej i rozwoju, z siedzibą we Włoszech i działającą na Ukrainie od lutego 2022 r.

W ramach tego trzyletniego projektu finansowanego przez Włoską Agencję Współpracy Rozwojowej (AICS), którego celem jest poprawa sytuacji kobiet na Ukrainie poprzez promowanie szans na zatrudnienie i integracji społeczno-pracowniczej w miastach Kijów i Równe dla bezbronnych kobiet, Fundacja poszukuje starszego sekretarza Akademii z siedzibą w Kijowie, gotowego do udziału w misjach do Równego. 

2. OPIS STANOWISKA
Projekt EmpowerHER ma na celu promowanie zatrudnienia kobiet na Ukrainie, w szczególności wśród 600 kobiet znajdujących się w trudnej sytuacji (weteranek, weteranek, osób wewnętrznie przesiedlonych i młodzieży NEET), poprzez wspieranie zintegrowanych ścieżek szkoleniowych (szkolenia techniczno-zawodowe, umiejętności miękkie i menedżerskie) dostosowanych do potrzeb rynku pracy, a także tworzenie start-upów w przestrzeniach wielofunkcyjnych.

Sekretarz jest odpowiedzialny za zapewnienie uporządkowanego, wydajnego i ciągłego zarządzania wszystkimi działaniami sekretariatu związanymi ze szkoleniami i działalnością Akademii, pełniąc funkcję pierwszego punktu kontaktowego dla beneficjentów, trenerów, personelu projektu i partnerów lokalnych.

Sekretarz będzie pracował pod nadzorem Kierownika Projektu i Zastępcy Kierownika Projektu Fondazione Progetto Arca na Ukrainie, we współpracy z partnerami lokalnymi i centralą we Włoszech, i będzie nadzorował Sekretarza Równego Hubu.

3. OBOWIĄZKI I OBOWIĄZKI
Zarządzanie zapisami i dokumentacją stażystów 
-Zarządzanie procesem zapisów na kurs: rozpowszechnianie formularzy, zbieranie wniosków, weryfikacja kompletności i archiwizacja (papierowa i cyfrowa). 
-Przygotowywanie, aktualizacja i archiwizacja dokumentacji poszczególnych stażystów (formularze zapisów, testy wstępne i końcowe, listy obecności, certyfikaty, skierowania do innych służb, jeśli dotyczy). 
-Zarządzaj listami oczekujących i zastępstwami w przypadku rezygnacji lub rezygnacji, w koordynacji z zespołem projektowym.

Wsparcie organizacyjne kursów szkoleniowych
-Wspieranie planowania operacyjnego kursów (kalendarzy, harmonogramów, składu klas, zarządzanie klasą) wraz z kierownikiem projektu, trenerami i partnerami. 
-Kontaktuj się ze stażystami w sprawie dat rozpoczęcia kursów, testów, rozmów orientacyjnych i sesji wsparcia psychospołecznego przez telefon, e-mail i komunikatory internetowe. 
-Zapewnij odpowiednią konfigurację zajęć (listy obecności, formularze, podstawowe materiały szkoleniowe, wsparcie dla sprzętu ICT i komputerów PC) w koordynacji z personelem technicznym. 
-Zbieraj i archiwizuj dzienne listy obecności, testy wstępne i końcowe, kwestionariusze satysfakcji i wydane certyfikaty. 
-Wsparcie organizacji konkretnych wydarzeń (dni otwarte, sesje informacyjnens, spotkania z firmami, wydarzenia publiczne w kawiarniach-bistrach), przygotowywanie list uczestników, materiałów i list obecności.

Współpraca z beneficjentami i trenerami
- Pełnienie roli pierwszego punktu kontaktowego dla beneficjentów, dostarczanie informacji na temat możliwości szkoleń, wymogów dostępu, harmonogramów i dostępnych usług (strefa opieki nad dziećmi, wsparcie psychospołeczne itp.). 
-Utrzymuj regularną komunikację z beneficjentami, aby zmniejszyć ryzyko porzucenia nauki (przypomnienia o lekcjach, terminy, zmiany w harmonogramie). 
-Wsparcie trenerów w zarządzaniu rejestrami, dystrybucji i zbieraniu testów i kwestionariuszy oraz komunikacji logistycznej ze stażystami. 
-Niezwłocznie zgłaszaj wszelkie problemy Kierownikowi Projektu lub punktom kontaktowym partnerów (długotrwałe nieobecności, problemy logistyczne, szczególne potrzeby).

Podstawowe wsparcie administracyjne
-Współpracuj z lokalnym personelem administracyjnym i księgowym w celu gromadzenia dokumentacji do celów raportowania i monitorowania (listy obecności, raporty ze szkoleń, dokumenty uzupełniające). 
-Wsparcie w przygotowaniu krótkich okresowych raportów z działań szkoleniowych i uczestnictwa (liczba zapisanych uczestników, uczestników, wydanych certyfikatów itp.). Wsparcie w zakresie komunikacji i widoczności 
-Wspieranie rozpowszechniania informacji o kursach i możliwościach projektów za pośrednictwem mediów społecznościowych, list mailingowych, plakatów, materiałów informacyjnych oraz kontaktów z lokalnymi usługami i organizacjami. 
-Wsparcie logistyczne organizacji wizyt, wydarzeń i spotkań z delegacjami, interesariuszami i firmami na terenie Akademii. 
-Gromadź i prowadź aktualne listy kontaktowe beneficjentów, potencjalnych kandydatów, organizacji lokalnych i służb polecających, we współpracy z personelem zajmującym się tworzeniem sieci kontaktów i doradztwem zawodowym.

4. WYMAGANE DOŚWIADCZENIE I UMIEJĘTNOŚCI
-Obywatelstwo ukraińskie lub zezwolenie na pobyt stały na Ukrainie
-Ukończone studia lub dyplom w dziedzinach administracyjnych, ekonomicznych, społecznych, edukacyjnych lub pokrewnych -Specjalne szkolenie w zakresie zarządzania projektami, szkolenia zawodowego, pracy socjalnej lub HR będzie atutem.
-Co najmniej 2 lata doświadczenia na stanowiskach sekretarskich, administracyjnych, w biurze lub w zarządzaniu kursami szkoleniowymi, najlepiej w organizacjach pozarządowych, instytucjach szkoleniowych, uniwersytetach, ośrodkach VET lub projekty społeczne 
-Wcześniejsze doświadczenie w pracy z grupami bezbronnymi (kobiety, osoby wewnętrznie przesiedlone, weterani, młodzież NEET, osoby w niekorzystnej sytuacji społecznej) to atut 
-Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne, szczególnie w przypadku kobiet bezbronnych 
-Doskonałe umiejętności organizacyjne, zarządzanie czasem, dbałość o szczegóły i niezawodność 
-Umiejętność pracy w środowiskach wielopartnerskich i wielokulturowych 
-Elastyczność, umiejętności rozwiązywania problemów i zdolność do zarządzać szczytami obciążenia pracą w okresach zapisów, uruchamianiu kursów i wydarzeniach
-Umiejętność organizowania i archiwizowania dokumentacji papierowej i cyfrowej w uporządkowany sposób
-Dobre umiejętności tworzenia krótkich raportów, list i tabel monitorowania
-Doskonała znajomość narzędzi informatycznych: MS Word, Outlook, Teams i Excel 
-Znajomość kontekstu lokalnego i usług terytorialnych (urzędy pracy, opieka społeczna, organizacje społeczeństwa obywatelskiego) będą zaletą

5. FORMY I HARMONOGRAM PRACY 
Czas trwania umowy i wynagrodzenie zostaną określone na etapie kontraktowania.

Sekretarz będzie pracował samodzielnie, zarówno osobiście w biurach Fondazione Progetto Arca w Kijowie, w przestrzeniach projektowych w Kijowie, a okazjonalnie w Równem, a także zdalnie. Pracując samodzielnie, Sekretarz musi dostosować się do potrzeb projektu pod względem godzin pracy, zgodnie z ustaleniami miesięcznymi.

To stanowisko jest otwarte wyłącznie dla kandydatów posiadających ważne zezwolenie na pracę FOP na Ukrainie.

Termin: 22 lutego 2026