Starszy specjalista ds. projektów (Senior Project Officer - CCCM (Site Management Support)) w ACTED

ACTED to francuska organizacja pozarządowa założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie bezbronnym społecznościom, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, polegające na przerwaniu kręgu ubóstwa, promowaniu rozwoju i zmniejszeniu podatności na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

< mocny styl ="font-weight: 700">Cel zadania

Od 2015 roku ACTED odpowiada na pilne i długoterminowe potrzeby bezbronnej, marginalizowanej i dotkniętej konfliktem ludności na Ukrainie. W ramach swojego portfolio ACTED realizuje wiele projektów mających na celu poprawę jakości życia, bezpieczeństwa i godności wysiedleńców, zapewniając najlepszą możliwą ochronę i usługi pomocy osobom wewnętrznie przesiedlonym mieszkającym w ośrodkach zbiorowych na terenie całego kraju.

Starszy specjalista ds. projektu w CCCM ma głównie za zadanie codzienny nadzór nad zespołem SMS oraz realizację działań projektowych w lokalizacjach otrzymujących wsparcie ACTED. Działania programowe obejmują między innymi koordynację z zainteresowanymi stronami (agencjami humanitarnymi, kierownikami obiektów i władzami lokalnymi); komunikacja i współpraca z osobami wewnętrznie przesiedlonymi w obiektach zbiorowych i poza nimi; organizacja działań w zakresie budowania potencjału dla zainteresowanych stron zajmujących się pomocą humanitarną; monitorowanie świadczenia usług na poziomie obiektu i zarządzanie informacją; świadczenie pomocy materialnej osobom wewnętrznie przesiedlonym zamieszkującym na terenie obiektów zbiorowych i poza nimi (prace naprawcze i utrzymanie obiektów, dystrybucja pomocy humanitarnej). Wybrany kandydat będzie działał pod bezpośrednim kierownictwem Koordynatora Obszarowego ACTED lub jego bezpośrednich przedstawicieli w terenie, przy wsparciu i wskazówkach Koordynatora Projektu.

Starszy specjalista ds. projektu CCCM jest odpowiedzialny za opracowanie i wykonanie miesięcznego planu pracy, realizację wysokiej jakości działań pomimo ograniczeń finansowych i czasowych oraz regularne raportowanie do Koordynatora Obszarowego i Koordynatora Projektu.

Zadania:

 Realizacja działań (obszary techniczne)

Wsparcie w zakresie koordynacji i monitorowania witryn zbiorczych

• Współpraca i koordynacja ze wszystkimi partnerami humanitarnymi i stronami zainteresowanymi pracującymi w obiektach.
• Weź udział w spotkaniach koordynacyjnych z klastrami niższymi niż krajowe (w razie potrzeby przede wszystkim CCCM, schroniskami i ochroną).
• Opracuj i wdroż harmonogram wizyt w obiektach zbiorowych w celu monitorowania i identyfikacja luk w świadczeniu usług.
• terminowe zgłaszanie wszelkich luk i/lub powielania się w świadczeniu usług oraz wspieranie za pośrednictwem odpowiedniego mechanizmu osiągnięcia uzgodnionych minimalnych standardów i jakości świadczenia usług.
• Regularne aktualizacje narzędzi monitorujących (mapowanie tabel/usług 4W, macierz analizy luk, listy kontaktów itp.).

 Łączność ze społecznością, mobilizacja i odpowiedzialność w witrynach zbiorowych

• Promuj regularną komunikację między personelem ACTED a mieszkańcami obiektu poprzez indywidualne konsultacje lub spotkania społeczności.
• Wspieranie zarządzania punktami informacyjnymi oraz mechanizmem składania skarg i opinii (CFM), w tym gromadzenie, analiza i odpowiadanie na odwołania otrzymane od mieszkańców obiektu.
• Nadzorowanie organizacja działań informacyjnych i socjalizacyjnych we współpracy z lokalnymi partnerami.

 Działania związane z budowaniem potencjału

• Przeprowadź ocenę potrzeb edukacyjnych i opracuj raport.
• Wsparcie planowania i realizacji działania szkoleniowe, w tym identyfikacja stażystów, miejsc, zamówień i udziału w wydarzeniach szkoleniowych.
• Utwórz raport ze szkolenia.

 Prace renowacyjne i utrzymanie obiektu (w obiektach zbiorowych i poza nimi)

• Wsparcie w ocenie potrzeb i wyborze dzieł, które przyniosą korzyści użytkownikom witryny i są opłacalne.
• Wsparcie Inżyniera w przygotowaniu planów robót centralnych oraz przygotowaniu dokładnych zestawień ofertowych i formularzy dotyczących zakupu materiałów budowlanych i/lub outsourcingu robót.
• Monitoruj realizację prac przez zespół ds. infrastruktury budowy i/lub wykonawców, jeśli zajdzie taka potrzeba.

 Wsparcie w zakresie dystrybucji rzeczowej (w witrynach zbiorowych i poza nimi)

• Wspieraj zespół w zbieraniu potrzeb w zakresie artykułów higienicznych, niestandardowych NFI i innych rodzajów pomocy humanitarnej.
• Wsparcie w procesie zakupowym, w tym przygotowanie dokumentów wewnętrznych i formularzy do rozpoczęcia zakupów.
• Nadzorowanie dystrybucji pomocy rzeczowej, w tym odbiór dokumenty uzupełniające i aktualizacjawewnętrzne trackery. 
• Wsparcie w zarządzaniu towarami rzeczowymi w magazynie, zapewniając, że artykuły i ich transport na miejsce są odpowiednio zaplanowane, a zapasy wyczerpane.
• Bezpośrednia praca z mieszkańcami i menadżerami obiektów w celu promowania przejrzystości w dystrybucji pomocy, w tym regularne monitorowanie wykorzystania przekazywanych wartości i wsparcie zespołu MEAL podczas przeglądu wewnętrznego.

• Uwzględnianie kwestii związanych z płcią, ochroną i przemocą związaną z przemocą seksualną we wszystkich aspektach działalności.
• Promowanie i przestrzeganie polityki i wytycznych w zakresie zapobiegania wykorzystywaniu seksualnemu i molestowaniu (dla mieszkańców ośrodka, personelu ACTED, agencji partnerskich, pracowników dorywczych).
• Wspieranie i promowanie udziału kobiet , młodzież, osoby o szczególnych potrzebach i grupy marginalizowane.
• Odwoływanie się do partnerów zajmujących się ochroną i kontaktowanie się z nimi w zakresie identyfikacji i rozwiązywania przypadków luk w zabezpieczeniach w witrynie.
• Zapewnij przestrzeganie zasad poufności danych w działaniach związanych z zarządzaniem informacjami oraz ochronę wrażliwych danych beneficjentów podczas ich przechowywania lub udostępniania, jeśli jest to absolutnie konieczne.   
• Zapewnienie, że wszystkie prace konserwacyjne centrum i interwencje w infrastrukturze są przeprowadzane z uwzględnieniem słabych punktów, a za każdym razem, gdy wdrażane są działania związane z konserwacją centrum, zawsze należy brać pod uwagę dostępność infrastruktury i włączenie osób ze specyficznymi wymagania. 

Zarządzanie projektami i raportowanie

Planowanie, wdrażanie i Raportowanie

• Opracowywanie tygodniowych i długoterminowych planów pracy nad projektem wdrażanie, wyznaczanie kierunku poprzez ustalanie priorytetów i organizowanie działań i zasobów w celu osiągnięcia celów projektu oraz zapewnienie regularnych działań następczych w zakresie realizacji planów.
• Organizowanie regularnych spotkań wewnętrznych personelu. 
• Terminowe raportowanie problemów i wyzwań w centrum kierownikowi liniowemu i koordynatorowi projektu (np. realizacja działań, pilne skargi i wątpliwości zgłaszane przez społeczność itp.).< /li>
• Terminowe przesyłanie raportów wewnętrznych (cotygodniowych, miesięcznych i doraźnych raportów dawców).
• Wspieranie działań MEAL podczas oceny projektu i uwzględniania zaleceń w celu zwiększenia efektywności działań w ramach projektu i maksymalizacji efektów. 

Zarządzanie informacjami

• Regularna aktualizacja internal narzędzia do zarządzania informacjami (pulpity nawigacyjne, moduły śledzące itp.) zapewniają terminową rejestrację zebranych danych i dobrą jakość.
• Nadzorowanie działań związanych z zarządzaniem informacjami i udostępnianiem informacji partnerom i interesariuszom w celu poprawy koordynacji.

Logistyka

• Wysyłaj dokładne i precyzyjne formularze zamówień w odpowiednim czasie.
< li style="font-weight: 400">Potwierdź jakość doboru materiału, jeśli i kiedy ma to zastosowanie. 
• Zapewnij właściwe zarządzanie aktywami i zasobami projektu oraz ich wykorzystanie.
• Planuj ruchy zespołu w oparciu o dostępna flota i obowiązujące zasady.

Przejrzystość i zgodność

• Zapewnianie zgodności z wewnętrznymi procedurami ACTED i procedurami dawców.
< li style="font-weight: 400">Dokładne prowadzenie dokumentacji projektu, w tym zdjęć i prawidłowe przechowywanie protokołów posiedzeń, arkuszy obecności, raportów/dokumentów z oceny, przeglądanie i aktualizacja baz danych itp., w wersji miękkiej i papierowej.< /li>

Zasoby ludzkie

• Udział w rekrutacji nowego personelu.
• Wsparcie w zatrudnianiu i zarządzaniu codzienną pracą.
• Upewnij się, że pracownicy aktywnie przestrzegają swoich TOR i Kodeksu postępowania ACTED.
• Identyfikacja potrzeb i możliwości zespołu w zakresie budowania potencjału, aby je osiągnąć poprzez wsparcie lub szkolenie w koordynacji z Koordynatorem Obszaru/działem TC/HR. 
• Zapewnij pozytywne środowisko pracy i dobrą dynamikę zespołu. 
• Przeprowadzaj regularne oceny personelu.

Inne

• Podaj tłumaczenie różnych dokumentów (np. raportów, protokołów, list beneficjentów, znaków informacyjnych) w zależności od potrzeb.
• Wykonaj dodatkowe zadanie zgodnie z poleceniem przełożonego.

Kluczowe wskaźniki wydajności

• Liczba celów projektu osiągniętych terminowo i w ramach budżetu.
• Liczba terminowo zrealizowanych zadań wewnętrznych (np. monitorowanie usług, szkolenia, raporty z wyborów ) i zewnętrzne (np. cotygodniowe raporty CCCM, wskaźniki ośrodków) złożone raporty
• Rekordy i dokumenty (w tym zaświadczenia o darowiznach, listy obecności, protokoły spotkań, raporty z oceny/monitorowania) dostępne i odpowiednio przechowywane (wersje miękkie i papierowe)

WYMAGANIA

• Wykształcenie wyższe w zakresie zarządzania lub pokrewnych dyscyplin.
• Co najmniej 2 lata doświadczenia w zarządzanie projektami, najlepiej w środowisku INGO/NGO.
• Znajomość ukraińskiego kontekstu humanitarnego.
• Zrozumienie zasad humanitarnych, Kodeks postępowania
• Preferowana wiedza w jednym (lub wielu) z następujących obszarów interwencji: CCCM, WASH, schronisko/NFI, programowanie ochrony.
• Doświadczenie w zarządzaniu cyklem projektowym i stosowaniu powiązanych narzędzi.
• Umiejętność szybkiej analizy bardzo złożone problemy, umiejętność podejmowania trafnych decyzji oraz przekładanie wiedzy programowej i priorytetów na strategie operacyjne.
• Dobre umiejętności kierowania zespołem i rozwiązywania konfliktów, budowanie zespołu opartego na konsensusie i zdolność adaptacji.
• Dobra znajomość obsługi komputera i IT oraz dobre umiejętności komunikacji i pisania.
• Płynna znajomość języka angielskiego, rosyjskiego i Ukraiński. 
• Wysoki poziom elastyczności i motywacji.

< strong style="font-weight: 700">Умови:

• Oficjalny rozmiar czcionki;
• Конкурентна офіцій на заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;< /li>
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів лачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Medyчна страховка 3 місяців роботи з ACTED.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа аду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

______________________________________________________________________________________________

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić do zwolnienia”.