Starszy specjalista ds. projektów (Senior Project Officer - CCCM (Site Management Support)) w ACTED

ACTED jest francuską organizacją pozarządową organizacja założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie bezbronnym społecznościom, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, polegające na przerwaniu kręgu ubóstwa, promowaniu rozwoju i zmniejszeniu podatności na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Cel pracy

Od 2015 r. ACTED odpowiada na pilne i długoterminowe potrzeby bezbronnej, marginalizowanej i dotkniętej konfliktem ludności na Ukrainie. W ramach swojego portfolio ACTED realizuje wiele projektów mających na celu poprawę jakości życia, bezpieczeństwa i godności wysiedleńców, zapewniając najlepszą możliwą ochronę i usługi pomocy osobom wewnętrznie przesiedlonym mieszkającym w ośrodkach zbiorowych na terenie całego kraju.

Starszy specjalista ds. projektu w CCCM ma głównie za zadanie codzienny nadzór nad zespołem SMS oraz realizację działań projektowych w lokalizacjach otrzymujących wsparcie ACTED. Działania programowe obejmują między innymi koordynację z zainteresowanymi stronami (agencjami humanitarnymi, kierownikami obiektów i władzami lokalnymi); komunikacja i współpraca z osobami wewnętrznie przesiedlonymi w obiektach zbiorowych i poza nimi; organizacja działań w zakresie budowania potencjału dla zainteresowanych stron zajmujących się pomocą humanitarną; monitorowanie świadczenia usług na poziomie obiektu i zarządzanie informacją; świadczenie pomocy materialnej osobom wewnętrznie przesiedlonym zamieszkującym na terenie obiektów zbiorowych i poza nimi (prace naprawcze i utrzymanie obiektów, dystrybucja pomocy humanitarnej). Wybrany kandydat będzie działał pod bezpośrednim kierownictwem Koordynatora Obszarowego ACTED lub jego bezpośrednich przedstawicieli w terenie, przy wsparciu i wskazówkach Koordynatora Projektu.

Starszy Specjalista ds. Projektu CCCM jest odpowiedzialny za rozwój i realizacja miesięcznego planu pracy, realizacja wysokiej jakości działań pomimo ograniczeń finansowych i czasowych oraz regularne raportowanie do Koordynatora Obszarowego i Koordynatora Projektu.

Zadania:

Działania wdrażanie (obszary techniczne)

Koordynacja i monitorowanie wsparcia dla obiektów zbiorowych

• Współpraca i koordynacja ze wszystkimi organizacjami humanitarnymi partnerzy i zainteresowane strony pracujące w obiektach.
• Weź udział w spotkaniach koordynacyjnych z klastrami na szczeblu niższym niż krajowy (głównie CCCM, schronieniem i ochroną, jeśli to konieczne).
• Opracuj i wdroż harmonogram wizyt w zbiorowych ośrodkach miejsca monitorowania i identyfikacji luk w usługach świadczenia.
• Terminowe zgłaszanie wszelkich luk i/lub powielania się w świadczeniu usług oraz wspieranie za pośrednictwem odpowiedniego mechanizmu osiągnięcia uzgodnionych minimalnych standardów i jakości świadczenia usług.
• Regularne aktualizacje narzędzi monitorujących (4W mapowanie tabel/usług, macierz analizy luk, listy kontaktów itp.). 

 Łącznik ze społecznością, mobilizacjai odpowiedzialność w obiektach zbiorowych

• Promuj regularną komunikację między personelem ACTED a mieszkańcami obiektu poprzez indywidualne konsultacje lub spotkania społeczności.
• Wspieraj zarządzanie informacjami biurka oraz mechanizm składania skarg i opinii (CFM), obejmujący gromadzenie, analizę i odpowiadanie na odwołania otrzymane od mieszkańców obiektu.
• Nadzór nad organizacją działań informacyjnych i socjalizacyjnych we współpracy z lokalnymi partnerami. 

 Działania związane z budowaniem potencjału

• Przeprowadź ocenę potrzeb edukacyjnych i opracuj raport.
• Planowanie wsparcia i realizacja działań szkoleniowych, w tym identyfikacja stażystów, miejsc, zamówień i udziału w wydarzeniach szkoleniowych.
• Utwórz raport ze szkolenia.

 Prace rehabilitacyjne i utrzymanie obiektu ( w obiektach zbiorowych i poza nimi)

• Wspieranie oceny potrzeb i wspieranie wyboru dzieł, które przyniosą korzyści ludności danego obiektu i są opłacalne. 
• Wspieranie Inżyniera w przygotowaniu planów robót centralnych oraz przygotowaniu dokładnych zestawień ofertowych i formularzy dotyczących zakupu materiałów budowlanych i/lub outsourcingu robót. 
• Monitoruj realizację prac przez zespół ds. infrastruktury budowy i/lub wykonawców, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

 Wsparcie w zakresie dystrybucji rzeczowej (w obiektach zbiorowych i poza nimi)

• Wsparcie zespołu w zbieraniu artykułów higienicznych , niestandardowe instytucje niefinansowe i inne rodzaje pomocy humanitarnej. 
• Wsparcie w procesie zakupowym, w tym przygotowanie dokumentów i formularzy wewnętrznych do rozpoczęcia zakupów.
• Nadzór nad dystrybucją pomocy rzeczowej, w tym gromadzenie dokumentów uzupełniających i aktualizacja wewnętrznych trackerów. 
• Wsparcie w zarządzaniu towarami rzeczowymi w magazynie, zapewniając, że artykuły i ich transport na miejsce są odpowiednio zaplanowane i wyczerpane.
• Bezpośrednia współpraca z mieszkańcami i menedżerami obiektów w celu promowania przejrzystości dystrybucja pomocy, w tym regularne monitorowanie wykorzystania przekazanych wartości oraz wsparcie zespołu MEAL podczas przeglądu wewnętrznego.

 Włączanie ochrony do głównego nurtu

• Uwzględnianie kwestii związanych z płcią, ochroną i przemocą seksualną we wszystkich aspektach działań.
• Promowanie i przestrzeganie polityki i wytycznych dotyczących zapobiegania wykorzystywaniu i molestowaniu seksualnemu (dla mieszkańców ośrodka, personelu ACTED, agencji partnerskich, przypadkowych pracy).
• Wspieranie i promowanie udziału kobiet, młodzieży, osób o szczególnych potrzebach i grup marginalizowanych.
• Odwoływanie się do partnerów zajmujących się ochroną i kontaktowanie się z nimi w zakresie identyfikacji i rozwiązywania przypadków bezbronności na stronie.
• Zapewnij przestrzeganie zasad poufności danych w działaniach związanych z zarządzaniem informacjami oraz ochronę wrażliwych danych beneficjentów podczas ich przechowywania lub udostępniania, jeśli jest to absolutnie konieczne.   
• Zapewnianie, że wszystkie prace konserwacyjne centrum i interwencje w infrastrukturze są przeprowadzane z uwzględnieniem słabych punktów, a za każdym razem, gdy wdrażane są działania związane z konserwacją centrum, zawsze należy brać pod uwagę dostępność infrastruktury i włączenie osób o określonychc potrzebuje. 

Zarządzanie projektami i raportowanie

Planowanie, wdrażanie i raportowanie

• Opracowywanie tygodniowych i długoterminowych planów pracy dotyczących realizacji projektu, wyznaczanie kierunku poprzez ustalanie priorytetów i organizowanie działań i zasobów w celu osiągnięcia celów projektu oraz zapewnienie regularnych działań następczych w zakresie realizacji planów.
• Organizowanie regularnych spotkań wewnętrznych pracowników. 
• Terminowe raportowanie problemów i wyzwań w ośrodku kierownikowi liniowemu i koordynatorowi projektu (np. realizacja działań, pilne skargi i wątpliwości zgłaszane przez społeczność itp.).
• Terminowe składanie wniosków raporty wewnętrzne (raporty tygodniowe, miesięczne i raporty ad hoc darczyńców).
• Wspieranie działań MEAL podczas ewaluacji projektu i uwzględnianie rekomendacji w celu zwiększenia efektywności działań projektowych i maksymalizacji efektów. 

Zarządzanie informacjami

• Regularna aktualizacja wewnętrznych narzędzi do zarządzania informacjami (pulpity nawigacyjne, moduły śledzące itp.) zapewnia, że ​​dane zbierane informacje są rejestrowane na czas i dobrej jakości.
• Nadzorowanie działań związanych z zarządzaniem informacjami oraz udostępnianie informacji partnerom i zainteresowanym stronom w celu poprawy koordynacji.

Logistyka

• Wysyłaj dokładne i precyzyjne formularze zamówień terminowo.
• Potwierdź jakość doboru materiałów, jeśli i tam, gdzie ma to zastosowanie. 
• Zapewnij właściwe zarządzanie aktywami i zapasami projektu oraz ich wykorzystanie.
• Planuj ruchy zespołu w oparciu o dostępną flotę i obowiązujące zasady.

< u>Przejrzystość i zgodność

• Zapewnianie zgodności z wewnętrznymi procedurami ACTED i procedurami darczyńców.
• Dokładne prowadzenie dokumentacji projektu, w tym zdjęć, oraz prawidłowe archiwizowanie spotkań protokoły, listy obecności, sprawozdania/dokumenty z oceny, przegląd i aktualizacja baz danych itp., w wersji miękkiej i papierowej.

Zasoby ludzkie

• Udział w rekrutacji nowego personelu.

Zasoby ludzkie

• Udział w rekrutacji nowego personelu.
• Wsparcie w zatrudnianiu i zarządzaniu codzienną pracą.
• Zapewnij, że pracownicy aktywnie przestrzegają swoich TOR i Kodeksu postępowania ACTED.
• Identyfikacja potrzeb w zakresie budowania potencjału i możliwości zespołu, aby je osiągnąć poprzez wsparcie lub szkolenie w porozumieniu z Koordynatorem Obszaru/działem TC/HR. 
• Zapewnij pozytywne środowisko pracy i dobrą dynamikę zespołu. 
• Dokonuj regularnych ocen personelu.

Inne

• Zapewniaj tłumaczenie różnych dokumentów (np. raportów , protokoły, listy beneficjentów, znaki informacyjne) w zależności od potrzeb.
• Wykonaj dodatkowe zadania zgodnie z poleceniem przełożonego.

Kluczowe wskaźniki wydajności

• Liczba celów projektu osiągniętych w terminowo i w ramach budżetu.
• Liczba terminowo złożonych raportów wewnętrznych (np. monitorowanie usług, szkolenia, raporty z wyborów) i zewnętrznych (np. cotygodniowe raporty CCCM, wskaźniki ośrodków) złożonych
• Akta i dokumenty (w tym zaświadczenia o darowiznach, listy obecności, protokoły posiedzeń, raporty z oceny/monitorowania) dostępne i odpowiednio przechowywane (kopie miękkie i papierowe)

WYMAGANIA

• Wykształcenie wyższe w zakresie zarządzania lub pokrewnych dyscyplin.
• Co najmniej 2-letnie doświadczenie w zarządzaniu projektami, najlepiej w środowisku INGO/NGO.
• Znajomość ukraińskiego kontekstu humanitarnego.< /li>
• Zrozumienie zasad humanitarnych, Kodeks postępowania
• Preferowana wiedza w jednym (lub wielu) z następujących obszarów interwencji: CCCM, WASH, Schronienie/NFI, Ochrona programowanie.
• Doświadczenie w zarządzaniu cyklem projektowym i stosowaniu powiązanych narzędzi.
• Umiejętność szybkiej analizy bardzo złożonych problemów, zdecydowane podejmowanie decyzji oraz przekładanie programowania i priorytetów na język strategie operacyjne.
• Dobre umiejętności kierowania zespołem i rozwiązywania konfliktów, budowanie zespołu opartego na konsensusie i zdolność adaptacji.
• Dobra znajomość obsługi komputera i IT oraz dobre umiejętności komunikacji i pisania.
• Biegle włada językiem angielskim, rosyjskim i ukraińskim. 
• Wysoki poziom elastyczności i motywacji.

Умови:

• Oficjalny rozmiar:
• Конкурентна офіційна заробітна плата, визначена тарифною сіткою ACTED;
• Регулярна оцінка роботи та підвищення заробітної плати;
• 28 робочих днів оплачуваної відпустки на рік;
• Дружня міжнародна команда професіоналів;
• Можливість розвитку кар'єри;
• Медична 3 miesiące temu ACTED.

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов'язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Uwaga! Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące służbę wojskową muszą w trakcie zatrudnienia przedstawić aktualne wojskowe dokumenty rejestracyjne.

Подача заявки:

Зацікавлені кандидати повинні надіслати резюме англійською aбо українською мовою вказавши в темі листа посаду, на яку претендують (повідомлення без вказання посади не розглядатимуться). Тільки вибрані кандидати будуть запрошені на співбесіду. ACTED — роботодавець рівних можливостей.

_______________________________________________________________________________________________

„AKTYWOWANE stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić dozwolnienie.”