Wiodący specjalista działu personalnego i kultury korporacyjnej / Senior People and Culture Officer w FHI 360

Lokalizacja stanowiska: Kijów, Ukraina

Długość umowy: do 30 września 2026

Informacje o FHI 360 i EpiC 

FHI 360 to organizacja non-profit zajmująca się rozwojem społecznym, której celem jest trwała poprawa jakości życia poprzez rozwój zintegrowanych rozwiązań napędzanych lokalnie. W skład naszego personelu wchodzą eksperci w dziedzinie zdrowia, edukacji, żywienia, środowiska, rozwoju gospodarczego, młodzieży, badań, technologii, komunikacji i marketingu społecznego — tworząc unikalne połączenie możliwości, aby sprostać współczesnym, wzajemnie powiązanym wyzwaniom rozwojowym. FHI 360 obsługuje ponad 50 krajów oraz wszystkie stany i terytoria USA. 

Projekt Realizacja celów i utrzymanie kontroli epidemicznej (EpiC) to ośmioletni (2019–2027) ogólnoświatowy projekt zdrowotny początkowo finansowany przez Departament Stanu USA (DoS) w ramach prezydenckiego planu awaryjnego dotyczącego AIDS Ulga (PEPFAR). EpiC działa w około 50 krajach, zajmując się kluczowymi wyzwaniami w zakresie zdrowia publicznego, takimi jak HIV/AIDS, gotowość na pandemię i globalne bezpieczeństwo zdrowotne.  

Na Ukrainie projekt otrzymuje fundusze w ramach Globalnego Bezpieczeństwa Zdrowia (GHS) w celu wzmocnienia globalnych, regionalnych i lokalnych systemów zdrowia publicznego w oparciu o szerokie doświadczenie i istniejące możliwości, które są zgodne z krajowymi priorytetami GHS i celami rządu USA. EpiC będzie wspierać krajowe i regionalne instytucje zdrowia publicznego, zakłady opieki zdrowotnej, instytuty badawcze i wydziały regionalne Państwowej Służby Ukrainy ds. Bezpieczeństwa Żywności i Ochrony Konsumentów, instytucje akademickie, a także organizacje społeczeństwa obywatelskiego. wzmocnienie zdolności GHS w zakresie zapobiegania zakażeniom i ich kontroli (IPC), oporności na środki przeciwdrobnoustrojowe (AMR), zarządzania kryzysowego w zakresie zdrowia publicznego (HEM), ze szczególnym naciskiem na zapobieganie, wykrywanie i reagowanie na ogniska chorób zakaźnych o znaczeniu epidemicznym. Wszystkie działania będą zgodne z krajowymi przepisami, wytycznymi i standardami, a także odpowiednimi ramami międzynarodowymi.   

FHI 360 poszukuje wykwalifikowanych kandydatów na starszego specjalistę ds. kadr i kultury, którego siedziba znajduje się w Kijowie na Ukrainie. Stanowisko to jest otwarte dla obywateli Ukrainy mieszkających na Ukrainie lub chcących przenieść się na Ukrainę. Wymagana jest profesjonalna znajomość języka ukraińskiego w mowie i piśmie.   

Podsumowanie zadania: 

Starszy specjalista ds. kadr i kultury  będzie wspierać Menedżera ds. kadr i kultury we wdrażaniu skutecznych standardowych procesów związanych z zasobami ludzkimi (HR), w tym między innymi: administrowania świadczeniami, relacjami z pracownikami, HRIS, szkoleniami i rozwojem oraz zarządzaniem wynikami. Rozwiązuje problemy związane z relacjami z pracownikami, takie jak skargi dotyczące pracy nowego pracownika lub inne problemy pracowników. Służy jako punkt kontaktowy dla zespołu i menedżerów w przypadku pytań związanych z ich danymi osobowymi pracowników. Może przeprowadzać wskazówki dotyczące nowych pracowników i ułatwiać rozmowy kwalifikacyjne z pracownikami.  Przygotowuje specjalne raporty za pomocą HRIS danych oraz nadzoruje składanie i organizowanie dokumentacji kadrowej, a także zapewnia wszelką inną pomoc administracyjną.

Obowiązki:

• Nadzoruj wsparcie administracyjne procesu rekrutacji i wdrażania członków zespołu, aby zapewnić płynny przebieg procesu od identyfikacji wakatu do obsadzenia tego wakatu i wdrożenia nowego personelu.

• Nadzoruj przesyłanie danych pracowników dla nowo zatrudnionych osób do systemów informacji o zasobach ludzkich (HRIS), przetwarzając wymagane formularze i dane; aktualizuje system pod kątem zmian, takich jak awanse pracowników i separacje; upewnij się, że pracownicy i cały personel są prawidłowe w HRIS.  

• Komunikuje się z centralą ESC w sprawie tworzenia nowych identyfikatorów pracowników i aktualizacji organogramów.

• Śledzi oferty wynagrodzeń i współpracuje z Menedżerem ds. kadr i kultury, aby pozyskać kapitał na rynku wewnętrznym i zewnętrznym.

• Przeprowadza rekrutację orientacja/onboarding. Zapewnia nowo zatrudnionym pracownikom ogólne zapoznanie z historią, misją, strukturą, programami, korzyściami, zasadami i procedurami FHI 360.

• Ukierunkowanie personelu na zasoby szkoleniowe FHI 360, w tym obowiązkowe szkolenia FHI 360; przegląd potrzeb szkoleniowych z różnymi działami i/lub zespołami projektowymi, przygotowanie i przedstawienie proponowanych działań szkoleniowych oraz harmonogramu w oparciu o potrzeby i prośby. Tworzy raporty z obowiązkowych szkoleń, takich jak Kodeks Etyki i Bezpieczeństwa.

• Zapewnia, że ​​ukraiński HR SharePoint jest zorganizowany, utrzymywany, kompletny i aktualizowany. Opracowuje i wdraża system śledzenia umożliwiający raportowanie kluczowych wskaźników służących do pomiaru i przewidywania działań kadrowych.

• Współpracuje z Menedżerami ds. ludzi i kultury oraz z pracownikami regionalnymi i Culture Partner w razie potrzeby, aby dokonać przeglądu harmonogramu zarządzania wynikami FHI 360; przygotowuje i koordynuje szkolenia z zakresu zarządzania wynikami, w tym szkolenia z procesu oceny rocznej dla pracowników FHI 360; w razie potrzeby prowadzi i szkoli członków personelu w zakresie procesu. 

• Twórz kalendarz i proces przeprowadzania rocznych i okresowych ocen wyników pracowników oraz zarządzaj nimi. Osoby nadzorujące szkolenia, których zadaniem jest przeprowadzanie ocen pracowników w swoich jednostkach i monitorowanie przestrzegania procesu.  

• Utrzymuj, monitoruj i kontroluj okres próbny lokalnego personelu. Powiadamiaj menedżerów o zbliżającym się terminie rocznych ocen – zarządzaj wszelkimi wynikającymi z nich wnioskami o zmiany kadrowe. 

• Koordynuj działania z Działem ds. kształcenia i rozwoju w celu rozwijania i/lub identyfikowania możliwości rozwoju zawodowego i szkoleń dla personelu. Odpowiadaj na wszystkie prośby personelu o wsparcie administracyjne HR w skuteczny i profesjonalny sposób, przy wsparciu Menedżera HR, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

• Wspiera zespół ukraińskiego People & Culture w zakresie administracji świadczeń i procesów płacowych dla Biura na Ukrainie. 

• Poprawia atrakcyjność organizacji poprzez rekomendowanie nowych polityk i praktyk; monitorowanie ofert pracy i praktyk wynagradzania. 

• Uczestniczy w aktualizacji zasad, procedur i innej korespondencji dotyczącej zasobów ludzkich, aby zapewnić zgodność z polityką firmy, promować różnorodność, równość i włączenie społeczne, zgodnie z ukraińskim prawem pracy.  

• Skutecznie komunikuj się werbalnie i pisemnie ze wszystkimi pracownikami na temat zasad i procedur HR. 

• Może pomagać w procesie separacji/rozmowie końcowej. 

• Oznacza często zadawane pytania i zawiera zalecenia dotyczące sposobu przekazywania informacji pracownikom. 

• Przeprowadza analizę trendów HR i raportowanie w celu identyfikacji możliwości i rekomendowania rozwiązań kierownictwu. 

• Może badać i rozwiązywać rutynowe problemy w relacjach z pracownikami. 

• Dodatkowe zadania zgodnie z żądaniem. 

Wykształcenie Kwalifikacje i doświadczenie

• Licencjat lub jego międzynarodowy odpowiednik w dziedzinie administracji biznesowej, nauk społecznych, finansów, HR

• 5-7 lat doświadczenia w zapewnianiu pełnego zakresu wsparcia administracyjnego HR w środowisku biurowym.

• Wcześniejsze doświadczenie w organizacji pozarządowej (NGO) będzie dodatkowym atutem.

• Powiązane specjalistyczne szkolenia HR.

• Znajomość pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) i systemów HRIS/Data Base.

• Wrażliwość kulturowa i należyte zrozumienie potrzeb bezbronnych grup społecznych.

• Płynna znajomość języka ukraińskiego z doskonałą znajomością języka angielskiego w mowie i piśmie.

• Dobre umiejętności pisania raportów i dokumentacji.

• Możliwość zarządzania napiętymi terminami i dostarczania dużych ilości pracy przy minimalnym nadzorze.

• Możliwość podróżowania po kraju lub regionie, a w razie potrzeby za granicę.

• Musi umieć czytać, pisać i mówić płynnie po ukraińsku oraz biegle posługiwać się językiem angielskim

 Typowe wymagania fizyczne:

• Typowe środowisko biurowe.

• Możliwość spędzania długich godzin na patrzeniu na ekran komputera i wykonywaniu powtarzalnych czynności na klawiaturze.

• Możliwość siedzenia i stania przez dłuższy czas.

• Możliwość podnoszenia/przenoszenia do 5 funtów.

• Komputer osobisty/laptop, aplikacje Microsoft (tj. Office 365, SharePoint, Teams), telefony komórkowe/technologia mobilna i standardowy sprzęt biurowy.

Wymagania podróżne: 

• Mniejniż 10% 

Rozpatrywane będą wyłącznie aplikacje przesłane w języku angielskim.

Aplikuj za pośrednictwem linku powyżej dotyczącego oferty pracy odwiedź stronę internetową lub wyślij swoje CV i list motywacyjny na adres [email protected] w temacie „Senior People and Culture Officer”

Do aplikowania zachęcamy kandydatów niepełnosprawnych.