Starszy specjalista ds. HR/administracji w Norwegian People's Aid

Wizja Norweskiej Pomocy Ludowej to Solidarność w działaniu. Jesteśmy niezależną politycznie organizacją opartą na członkostwie, działającą w Norwegii i ponad 30 krajach na całym świecie. Założona w 1939 roku jako organizacja solidarności humanitarnej ruchu robotniczego, NPA ma na celu poprawę warunków życia ludzi i tworzenie bardziej sprawiedliwych i demokratycznych społeczeństw. Międzynarodowa praca NPA obejmuje trzy główne obszary: rozminowywanie i rozbrojenie, demokratyzacja i sprawiedliwa dystrybucja władzy i zasobów oraz akcja humanitarna i reagowanie kryzysowe. NPA uruchomiła program usuwania min i rozbrojenia, aby chronić ludność cywilną przed zagrożeniami stwarzanymi przez amunicję wybuchową (EO) na Ukrainie.

Norweska Organizacja Ludowa (NPA) poszukuje starszego specjalisty ds. kadr/administracji. Głównym miejscem pracy jest Mikołajów. Doświadczenie w prowadzeniu samochodu będzie znaczącym atutem (dostępne samochody służbowe).

Rozważamy również kandydatów niepełnosprawnych.

NPA działa w pełnej zgodności z ukraińskim prawem i oczekujemy, że nasi kandydaci (jeśli są płci męskiej) będą posiadać aktualne dokumenty wojskowe.

Termin nadsyłania CV upływa 5 marca br. 2026

Zadania i obowiązki: 

Kluczowe obowiązki 

Rekrutacja i wdrażanie 

• Zarządzanie kompleksowymi procesami rekrutacyjnymi (wewnętrznymi i zewnętrznymi), od otrzymania wniosków rekrutacyjnych po przekazanie podpisanych ofert wyznaczonym interesariuszom, w tym:

• Koordynacja selekcji kandydatów i komunikacja

• Zbieranie podpisanych listów ofertowych

• Otrzymywanie i weryfikacja elektronicznych potwierdzeń akceptacji od kandydatów

• Zbieranie wymaganej dokumentacji pracowniczej

• Weryfikacja WatchDog

• Referencje kontrole 

• Organizuj i ułatwiaj procesy wdrażania i wdrażania nowych pracowników

• 
  

Akta osobowe, karty czasu pracy i zgodność z prawem

• Zapewnij właściwe prowadzenie dokumentacji kadrowej zgodnie z ukraińskim prawem pracy i wewnętrznymi politykami organizacyjnymi. 

• Nadzoruj dokładność i kompletność dokumentacji kadrowej, w tym między innymi:

• rozporządzeń o zatrudnieniu, przeniesieniu i rozwiązaniu umowy o pracę; 

• umowy o pracę i aneksy; 

• akta osobowe pracowników; 

• rejestracja urlopów, zwolnień lekarskich i innych rodzajów nieobecności. 

• Przeprowadzanie przeglądu i zatwierdzania kart czasu pracy pracowników w przypisanych regionach (Mikołajów i Szyroke), zapewniając:

• dokładność zarejestrowanych godzin pracy; 

• przestrzeganie zatwierdzonych harmonogramów pracy, zamówień i faktycznej obecności; 

• terminowe zatwierdzanie i przesyłanie danych z grafiku do Działu Finansowego. 

• Zapewnij spójność danych w karcie czasu pracy, systemach kadrowych i obliczeniach płac. 

• Monitoruj i kontroluj przestrzeganie ukraińskiego prawa pracy, w tymmiędzy innymi:

• czas pracy i okresy odpoczynku; 

• przepisy dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych; 

• prawa urlopowe i gwarancje socjalne; 

• procedury zatrudnienia, przenoszenia i rozwiązywania stosunku pracy. 

• Identyfikuj potencjalne ryzyko i naruszenia zgodności, inicjuj działania naprawcze i, jeśli to konieczne, eskaluj problemy kierownictwu. 

• Zapewnianie wsparcia doradczego dyrektorom HR i menedżerom liniowym w kwestiach związanych z administracją personelem i prawem pracy. 

• Bierzeć udział w wewnętrznych przeglądach, audytach i przygotowywaniu dokumentacji w odpowiedzi na wnioski organów regulacyjnych lub nadzorczych. 

Systemy HR i raportowanie 

• Wprowadzaj i przechowuj dokładne dane nowo zatrudnionych pracowników w BAS i Soliday. 

• Przygotowywanie i przesyłanie obowiązkowych raportów związanych z zatrudnieniem za pośrednictwem:

• Gabinet podatnika

• Ukraiński Fundusz Emerytalny (PFU) 

• Ewidencjonuj wszystkie rodzaje przeniesień pracowników w BAS i Workday, w tym:

• Tymczasowe transfery 

• Przeniesienia trwałe 

• Zmiany ról 

• Zapewnij terminowe i dokładne aktualizacje zmian statusu pracowników w systemach HR. 

Wprowadzenie i szkolenia 

• Organizuj i ułatwiaj procesy wprowadzenia dla:  Uczestników programów szkoleń podstawowych, Uczestników szkoleń odświeżających

• Koordynacja procesów szkoleniowych, w tym: Rekrutacja i rejestracja uczestników, Bieżące wsparcie podczas realizacji szkoleń

• Zbieranie potwierdzonych list akceptacji i transferów od strony odpowiedzialne

• Przesłanie sfinalizowanych list i odpowiednich informacji przełożonemu liniowemu

• Przeprowadzanie szkoleń dla personelu wewnętrznego w zakresie zmian organizacyjnych, aktualizacji i nowych procedur. 

Relacje z pracownikami i zapewnienie zgodności 

• Wsparcie procesów dyscyplinarnych, w tym:

• Przygotowanie spraw

• Udział w postępowaniach dyscyplinarnych

• Przygotowywanie i archiwizacja powiązanej dokumentacji

• Prowadzenie postępowań dyscyplinarnych rejestry spraw dyscyplinarnych

• Utrzymuj regularną komunikację z zespołami operacyjnymi (Ops) w zakresie:

• Datów zakończenia umów o pracę

• Wyników przydziałów tymczasowych

• Awansów, rozszerzeń i zmian ról

• Zarządzanie kontem. Przesyłaj i koordynuj prośby o utworzenie konta systemowego dla: nowo zatrudnionych pracowników, pracowników przeniesionych na stanowiska wymagające dostępu do systemu

Dodatkowe obowiązki 

• Wykonuj inne zadania związane z zasobami ludzkimi, zgodnie z wymaganiami operacyjnymi i priorytetami organizacyjnymi. Wspieraj Menedżera HR we wszystkich kwestiach związanych z HR 

• Kompetencje i kwalifikacje: 

Konieczne posiadanie:  

• Wykształcenia/dyplomu uniwersyteckiego w odpowiednim kierunku.  

• Dobra znajomość ukraińskiego prawa pracy

• Angielski – biegła znajomość języka angielskiego (w mowie i w języku angielskim)itten)

• Native speaker języka ukraińskiego

• Doświadczenie z HRIS (BAS – obowiązkowe, zaleta w przypadku dni roboczych) 

• Duża dbałość o szczegóły i zgodność z przepisami

• Umiejętność nadzorowania i mentorowania pracowników HR

• Doskonałe umiejętności organizacyjne i raportowania

• Efektywna komunikacja i zarządzanie interesariuszami 

Doświadczenie:  

• Minimum trzy lata doświadczenia w rekrutacji (najlepiej w sektorze humanitarnym)

• Minimalnie dwa lata doświadczenia w administracji HR (najlepiej w sektorze humanitarnym)

• Wysoka odporność na stres oraz zdolność do skutecznej pracy pod presją i wyzwaniami warunki.Minimalnie roczny staż w prowadzeniu szkoleń

• 
  

Kompetencje osobiste:

• Dobre umiejętności kulturalne, networkingowe i interpersonalne. 

• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i interpersonalne.   

• Podejście systematyczne i zorganizowane, obejmujące dokładność, konsekwencję i dbałość o szczegóły, wytrwałość i umiejętność pracy pod presją.  

• Umiejętność dotrzymywania terminów i spokojnej pracy pod presją przy ograniczonym nadzorze.  

 Dodatkowe kwestie 

Od wszystkich pracowników oczekuje się wykonywania następujących ogólnych obowiązków: 

• Praca w ramach podstawowych wartości NPA i promowanie wizji NPA „Solidarność w działaniu” 

• Praca na rzecz osiągnięcia celów programu i/lub działu

• Zapewnij znajomość i przestrzegać wszystkich zasad i procedur NPA

• Podejmuj i stosuj wiedzę z odpowiednich programów szkoleniowych i rozwojowych

• Zrozum i przestrzegaj standardów określonych w dokumencie NPA Safeguarding, działając z należytą starannością i uwagą, aby chronić dobro wszystkich osób, które zetkną się z pracą NPA i zgłaszać wątpliwości, jeśli się pojawią. 

Informacje o procesie rekrutacji:

Nieustannie pracujemy nad większą różnorodnością i włączeniem w ramach Norweskiej Pomocy Ludowej. Zachęcamy wszystkich spełniających kryteria kandydatów do aplikowania.  

Uprzejmie prosimy o uważne przeczytanie Kodeksu postępowania, Polityki bezpieczeństwa i Polityki antykorupcyjnej NPA przed przesłaniem aplikacji. Jeśli zostaniesz wybranym kandydatem na to stanowisko, zostaniesz poproszony o wypełnienie i podpisanie oświadczenia własnego w sprawie ochrony oraz naszego Kodeksu postępowania. Wszystkie polityki związane z etyką można znaleźć na naszej stronie strona internetowa.

Czekamy na wiadomość od Ciebie!