Wakat / KIEROWNIK SIEDZIBY / ZASTĘPCA SZEF DZIAŁAŃ ADMINISTRACYJNYCH I PROGRAMOWYCH w Premiere Urgence Internationale

Premier Urzhans International (PUI) to organizacja non-profit, apolityczna i niereligijna humanitarna organizacja pozarządowa PUI rozpoczęło działalność humanitarną na Ukrainie w lutym 2015 roku, której celem jest przywrócenie i zapewnienie dostępu do usług podstawowej opieki zdrowotnej ludności miejscowej i osobom wewnętrznie przesiedlonym dotkniętym konfliktem zbrojnym oraz poprawa warunków życia poprzez zaspokojenie ich podstawowych potrzeb.< /p>

Miasto pracy: Dnipro

META

Pod przewodnictwem Szefa Administracyjnego i działań programowych oraz poprzez delegowanie swoich uprawnień, Zastępca Szefa Działań Administracyjnych i Programowych ponosi ogólną odpowiedzialność za właściwe zarządzanie operacyjne i zarządzanie działalnością PUI w obwodzie donieckim, w ramach jego geograficznego obszaru działalności w Doniecku. Zastępca kierownika działań administracyjnych i programowych monitoruje również sytuację, aby zapewnić trafność programów i ich zgodność z priorytetowymi potrzebami. Na tym stanowisku jest także odpowiedzialny za reprezentowanie PUI w obwodzie donieckim na poziomie lokalnym, w tym podczas wydarzeń koordynacyjnych z innymi instytucjami, a także za zapewnienie bezpośredniej komunikacji pomiędzy koordynatorem terenowym, zespołem i reprezentacją narodową.  Odpowiada także za zarządzanie biurem, flotą i personelem w regionie. Ponadto Zastępca Szefa Działań Administracyjnych i Programowych odpowiada za bezpieczeństwo na swoim obszarze geograficznym i zapewnia wszelkie środki bezpieczeństwa, w tym plany awaryjne i standardowe procedury operacyjne.

ZADANIE ORAZ OBOWIĄZKI

• Zastępca szefa administracji - działalność programowa odpowiada za terminową realizację kompleksu programów PUI na swoim obszarze geograficznym działania (obwód doniecki).
• Przy wsparciu Menedżerów Programów i koordynatora terenowego ponosi całościową odpowiedzialność za prawidłową realizację programów i ich nieprzerwaną pracę w obwodzie donieckim.
• Kieruje także organem koordynatora terenowego ds. ochrony i bezpieczeństwa mienia i osób podlegających PUI w miejscach interwencji na terenie Doniecka regionu.
• Zastępca kierownika działań administracyjnych i programowych jest odpowiedzialny za rozwój programów i wdrażanie operacyjne w obwodzie donieckim, zgodnie z planem strategicznym PUI w kraju oraz we współpracy z programami i operacyjni koordynatorzy techniczni.
• Zastępca kierownika działań administracyjnych i programowych, jako członek zespołu zarządzającego bazą, przyczynia się do realizacji celów i zadań bazy Dniepr PUI w kraju, wykonującoraz inne zadania w miarę potrzeb i/lub pod kierunkiem koordynatora terenowego.
• Analiza kontekstowa i udział w realizacji strategii partnerstwa: Uczestniczy w analizie kontekstowej regionu(ów), w którym znajduje się baza przeprowadzane są interwencje, badania nowych lokalizacji, przedstawia propozycje potencjalnych projektów dla bazy pod kątem zidentyfikowanych luk w pomocy humanitarnej.
• Zapewnia wsparcie działu programowego w komunikacji i współpracy z interesariuszami zewnętrznymi: Odpowiedzialny za nawiązanie i utrzymanie komunikacji i współpracy z interesariuszami zewnętrznymi na poziomie regionalnym, prawidłowy obieg dokumentów w zakresie realizacji działań w koordynacji z zespołem programu, zapewnienie odbioru dokumentów od podmiotów zewnętrznych, a także właściwą archiwizację.
• Koordynacja wewnętrzna i zewnętrzna: Aktywnie uczestniczy w wewnętrznym mapowaniu usług i wspiera dział programowy w tworzeniu mapy poleceń, zwracając szczególną uwagę na organizacje społeczeństwa obywatelskiego. A także współpracuje z kilkoma organizacjami, w tym władzami lokalnymi.
• Komunikacja i interakcja z władzami lokalnymi na poziomie podstawowym: Zapewnia wsparcie kierownictwu bazy i działowi programu w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów z władzami samorządowymi na poziomie obwodu, powiatu i gminy, zapewnia wsparcie podczas spotkań zewnętrznych, uczestniczy w gromadzeniu danych o osiągnięciach działalności PUI na terenach, na których jest ona prowadzona interwencji.

Konkretne cele i powiązane działania

1. < strong>Weź udział w analizie kontekstowej na poziomie bazowym, identyfikacji luk w dostarczaniu pomocy humanitarnej i potencjalnych obszarów interwencji

• Weź udział w opracowaniu planu operacyjnego strategia poziomu bazy, identyfikacja luk w dostarczaniu pomocy humanitarnej, potencjalni partnerzy dla przyszłych projektów;
• Uczestniczy w poszukiwaniu nowych lokalizacji wydarzeń;
• Odpowiada za nawiązanie kontaktów z władzami lokalnymi i właściwą dalszą współpracę z nimi;
• Zapewnia aktualność i aktualność danych i informacji, które PUI udostępnia zewnętrznym interesariuszom;
• Odpowiedzialny za zbieranie informacji zwrotnych na temat działań PUI od lokalnych interesariuszy;
• Monitoruje rozwój pomocy humanitarnej udzielanej przez lokalne podmioty na terenach, na których prowadzone są interwencje bazy.

2.  Zapewnij bezpieczeństwo mienia i osób pracujących w jednostce biznesowej:

• Zapewnia, że ​​plan bezpieczeństwa dla jednostki biznesowej jest aktualny oraz że wszyscy go znają i rozumieją (zarówno pracownicy międzynarodowi, jak i krajowi) . Będzie aktualizował plany bezpieczeństwa na wypadek sytuacji awaryjnych takich jak ostrzał, ataki czy zmiany w kontekście bezpieczeństwa.
• Zapewnia gromadzenie danych o bezpieczeństwie swojego obszaru działania, prowadzi analizy i przekazuje je na bieżąco lub w razie potrzeby w trybie pilnym swojemu bezpośredniemu przełożonemu.
• Kontroluje, czy posiadane zasoby rzeczowe i ludzkie są wystarczające dozapewnienie optymalnego bezpieczeństwa zespołów, materiałów i beneficjentów.
• W przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa (niezależnie od tego, czy miał on miejsce, czy też został uniknięty), zapewnia natychmiastowe przekazywanie informacji swojemu bezpośredniemu przełożonemu oraz raportuje zgodnie z instrukcjami PUI.
• Jest on odpowiedzialny za sporządzenie raportu o zdarzeniu, który należy niezwłocznie przesłać swojemu bezpośredniemu przełożonemu kierownikowi.
• Odpowiada on za monitorowanie pracy pracownika ochrony i komunikacji. Zapewnia, że ​​pracownik ten posiada wszystkie narzędzia niezbędne do nawiązania i utrzymania dobrych relacji z lokalnymi władzami administracyjnymi i służbami bezpieczeństwa.

3 Koordynacja i reprezentacja wewnętrzna i zewnętrzna

3. li>

3. strong>

• Zbiera, analizuje i rozpowszechnia wewnętrznie istotne informacje na temat kontekstu humanitarnego, zidentyfikowanych potrzeb, polityki publicznej i działań interesariuszy informowanie o planowaniu i przyjęciu programu decyzje;
• Zapewnia wsparcie członkom działu programowego podczas spotkań zewnętrznych oraz, w razie potrzeby, zastępuje odpowiednich współpracowników na spotkaniach z Klastrami w przypadku ich nieobecności;
• Przejmuje bierze czynny udział w spotkaniach i przekazywaniu informacji do wewnętrznego mapowania usług;
• Wspiera dział programowy bazy w opracowaniu mapy objazdów, ze szczególnym uwzględnieniem organizacji społeczeństwa obywatelskiego;< /li>

4 . Komunikacja i interakcja z władzami lokalnymi na poziomie obwodu

• Zapewnia wsparcie kierownictwu bazy i wydziałowi programowemu w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów z władzami lokalnymi obwodu, powiatu poziomach oraz na poziomie społeczności, a także w realizacji dalszych działań;
• Zapewnia wsparcie kierownictwu bazy podczas spotkań z władzami lokalnymi;
• Bierze aktywny udział w zbieranie danych o działaniach i osiągnięciach PUI na terytoriach, na których prowadzona jest interwencja oraz w dalszej współpracy z władzami lokalnymi, jeśli zajdzie taka potrzeba;

5. Zapewnienie wsparcia logistycznego, administracyjnego i finansowego bazie

• Przy wsparciu działu logistyki w bazie, /zapewnia potrzeby jednostki strukturalnej (wsparcie, programowanie) i co miesiąc komunikuje te potrzeby Kierownikowi Administracyjnemu, dbając przy tym o zgodność z procedurami wewnętrznymi i darczyńcami oraz dbając o zgodność zobowiązań z dostępnymi budżet.
• Zapewnia wyposażenie biura oraz dostępność minimalnej infrastruktury (pomieszczenia biurowe i mieszkalne, sklepy, apteka i miejsca do spania), niezbędnej do wykonywania pracy i zakwaterowania zespołów, w optymalne warunki bezpieczeństwa.
• Odpowiedzialny za optymalizację kosztów; wykorzystuje w tym celu kontrolę budżetową; zapewnia wystarczające środki finansowe na funkcjonowanie bazy.
• W zakresie monitorowania budżetu uczestniczy w analizach zespołowych (wraz z kierownikiem technicznym, kierownikiem działań administracyjnych i kierownikiem logistyki) oraz odpowiada za identyfikację anomalii i przedstawianie sugestii swojemu bbezpośredni menadżer i koordynator finansowy w zakresie ich dostosowania.
• Zapewnia przestrzeganie procesów księgowych w dziale administracji, w pionie strukturalnym oraz raportuje kierownikowi działań administracyjnych zgodnie z ustalonym harmonogramem.
• Wraz z kierownikiem działań administracyjnych zapewnia funkcjonowanie systemu nadzoru wewnętrznego w pionie strukturalnym.
• Zapewnia przestrzeganie procedur realizacji obowiązków wydatkowych oraz uczestniczy w procesie zatwierdzania zamówień.

WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE

Edukacja:

• Wykształcenie w specjalności „Nauki polityczne”, „Zarządzanie administracyjne” lub specjalności pokrewnej. 
• Wartości humanitarne i negocjacje humanitarne - obowiązkowe

Doświadczenie działa:

• Minimum 2 lata pracy w sektorze pozarządowym

Preferowane:

• Doświadczenie w pracy z PUI
• Doświadczenie we współpracy z międzynarodowymi organizacjami pozarządowymi
• Doświadczenie w logistyce
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami

Znajomość języków: biegła znajomość języka ukraińskiego i wysoki poziom języka angielskiego.

Wiedza i umiejętności:

• Doskonałe umiejętności pisania
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne

Preferowany:

• Zdolność i zainteresowanie nauką i adaptacją

Znajomość komputera:

• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office (ze szczególnym naciskiem na Excel i Word).

Niezbędne cechy osobowe (dołączenie do zespołu, dopasowanie stanowiska i zadań)

• Zdolność do samodzielnej pracy, przejmowania inicjatywy i odpowiedzialności w proaktywnym podejściu
• Zmotywowany, elastyczny i dostosowujący się do potrzeb zespołu i organizacji
• Ścisłe przestrzeganie zasad humanitarnych 
• Odporność na stres 
• Dyplomacja i otwartość
• Dobre umiejętności analityczne
• Zorganizowany i potrafiący zarządzać priorytetami oraz zróżnicowanym obciążeniem pracą
• Możliwość zagwarantowania wydajnych i terminowych wyników
• Umiejętność rozwiązywania problemów i obecność cech przywódczych
• Zdolność do pracy i zarządzania w sposób profesjonalny i dojrzały
• Możliwość integracji z lokalnym środowiskiem, z uwzględnieniem jego cech politycznych, gospodarczych i historycznych

TERMINY

Kandydaci, którzy pomyślnie przejdą selekcję, zostaną umieszczeni na liście wstępnie zatwierdzonych kandydatów do ewentualnego uwzględnienia w przyszłych wakatach w ramach PUI.

Dni robocze: od poniedziałku do piątku

• Zainteresowani kandydaci powinni przesłać swoje CV w języku angielskim. 
• Test i rozmowa kwalifikacyjna będą również prowadzone wyłącznie w języku angielskim.
• PUI zastrzega sobie prawo do prowadzenia na bieżąco rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami.

***************

Premiere Urgence Internationale (PUI) to organizacja humanitarna non-profit, apolityczna i niereligijna. PUI rozpoczęło interwencję humanitarną na Ukrainie w lutym 2015 r. Misja ma na celu poprawę lub przywrócenie równego dostępu do podstawowej opieki zdrowotnej ludności lokalnej i wysiedlonej dotkniętej konfliktem zbrojnym oraz poprawę jej warunków życia poprzez zaspokojenie jej podstawowych potrzeb.

Miejsce pracy - Dnipro

CEL OGÓLNY

Pod nadzorem Koordynatora Terenowego i poprzez delegowanie jego uprawnień, Szef Oddziału ponosi ogólną odpowiedzialność za właściwe zarządzanie operacyjne i kierowanie działalnością PUI w obwodzie donieckim, na jego obszarze geograficznym interwencji w Doniecku. Szef oddziału monitoruje również kontekst, aby zapewnić, że programowanie jest odpowiednie i odpowiada priorytetowym potrzebom. Na tym stanowisku jest/jest również odpowiedzialny za reprezentowanie PUI w obwodzie donieckim na szczeblu terenowym, w tym na forach koordynacyjnych z innymi agencjami, oraz za zapewnienie bezpośredniego łącza komunikacyjnego pomiędzy koordynatorem terenowym, zespołem i zespołem krajowym. 

Odpowiada również za zarządzanie biurem, flotą i personelem w Regionie.

Na koniec szef oddziału zapewnia zarządzanie bezpieczeństwem na swoim obszarze geograficznym i zapewnia całe bezpieczeństwo i środki bezpieczeństwa, w tym plany awaryjne i standardowe procedury operacyjne.

ZADANIA I OBOWIĄZKI

• Kierownik oddziału jest odpowiedzialny za ogólną terminową realizację portfela programów PUI w swoich geograficznych obszarach działalności (obwód doniecki). 
• Przy wsparciu kierowników programów i koordynatora terenowego ponosi ogólną odpowiedzialność za prawidłową realizację programów i sprawne funkcjonowanie usług wsparcia w obwodzie donieckim. 

• S/On także ma delegacjępowołanie Koordynatora terenowego ds. bezpieczeństwa dóbr i osób podlegających PUI na obszarach interwencji w obwodzie donieckim. 
• Kierownik oddziału jest źródłem rozwoju programu i pozycjonowania operacyjnego w rejonie Doniecka, zgodnie ze strategią krajową PUI oraz we współpracy z programowymi i operacyjnymi koordynatorami technicznymi. 
• Kierownik oddziału, jako członek Zespołu Zarządzania Bazą, przyczynia się do realizacji celów i zadań Bazy PUI Dnipro w kraju poprzez inne zadania wymagane i/lub kierowane przez Koordynatora Terenowego .
• Analiza kontekstu i udział w realizacji strategii partnerstw: Bierze udział w analizie kontekstu regionu(ów) bazowych obszarów interwencji, eksploracji nowych lokalizacji, wnosi swój wkład dla potencjalnych projektów bazę pod kątem zidentyfikowanych braków w zakresie udzielania pomocy humanitarnej.
• Wsparcie zespołu programu w komunikacji i współpracy z interesariuszami zewnętrznymi: Jest odpowiedzialny za nawiązanie i utrzymanie komunikacji i współpracy z interesariuszami zewnętrznymi na poziomie obwodu, właściwy obieg dokumentów, realizacja działań w porozumieniu z zespołem programowym, współpraca przy gromadzeniu dokumentów od podmiotów zewnętrznych, właściwa archiwizacja. 
• Koordynacja wewnętrzna i zewnętrzna: Aktywnie uczestniczy w wewnętrznym mapowaniu usług i zapewnia wsparcie zespołowi programowemu w oparciu o mapowanie poleceń, ze szczególnym uwzględnieniem organizacji społeczeństwa obywatelskiego. Oraz tworzenie sieci kontaktów z kilkoma podmiotami, w tym władzami lokalnymi
• Łączność i zaangażowanie z władzami lokalnymi na poziomie podstawowym: Zapewnia wsparcie kierownictwu bazy i zespołowi programowemu w nawiązywaniu i utrzymywaniu kontaktów z obwodem, rejonem i władz lokalnych szczebla hromada, zapewnia wsparcie podczas spotkań zewnętrznych oraz uczestniczy w gromadzeniu danych o osiągnięciach działań PUI w obszarach interwencji.

Cele szczegółowe i powiązane działania

1. Weź udział w analizie kontekstowej na poziomie bazowym, identyfikacji luk w udzielaniu pomocy humanitarnej i potencjalnych obszarów interwencji.

< li>Bierze udział w opracowywaniu strategii operacyjnej na poziomie bazowym, identyfikuje luki w dostarczaniu pomocy humanitarnej, potencjalnych partnerów do przyszłych projektów;
• Bierze udział w eksploracji nowych lokalizacji za realizację działań;
• Odpowiada za nawiązanie kontaktów z władzami lokalnymi i właściwymi kontaktować się z nimi;
• Zapewnia, że ​​dane i informacje dostarczane przez PUI zewnętrznym interesariuszom są istotne i aktualne; 
• Odpowiada/jest odpowiedzialny za zbieranie informacji zwrotnych na temat działań PUI od lokalnych interesariuszy;
• Monitoruje ewolucję wsparcia humanitarnego zapewnianego przez podmioty lokalne w podstawowych obszarach interwencji.< /li>

 2. Zapewnij bezpieczeństwo mienia i ludzi w podległym biurze: