Recepcjonistka (współpracownik ds. operacji biurowych) w JTI / Japan Tobacco International

Twój obszar odpowiedzialności będzie obejmował:

• Odbiór połączeń krajowych i międzynarodowych, przyjmowanie i dystrybucja korespondencji, dokumentów i paczek
• Monitorowanie utrzymania prawidłowego stanu centrali i recepcji (wyposażenie biura, urządzenia, przestrzeń kuchenna itp.) oraz kontaktowanie się z odpowiednimi służbami lub współpracownikami (np. zespołem IT) w razie potrzeby
• Kontrola i zamawianie potrzeb biurowych (woda, artykuły higieniczne, artykuły papiernicze, wizytówki itp.), sprzętu biurowego, usług kurierskich i transportowych. Sporządzanie miesięcznych raportów z usług transportowych i kurierskich
• Zamawianie i koordynacja usług transportowych (przy pomocy taksówek i kierowców firmowych). Ścisła współpraca z Działem Obsługi Floty
• Kontrola płatności za usługi i towary biurowe, przygotowanie niezbędnych dokumentów dla Działu Księgowości oraz uzgadnianie/podpisywanie umów
• Kontrola budżetu administracji biura i udział w procesach przetargowych wspólnie z Działem Zakupów
• Udział w organizacja wydarzeń korporacyjnych firmy (prezentacje, konferencje, wizyty Globalnego Zarządu), a także w projektach w ramach funkcji administracji biurowej
• Wsparcie informacyjne stron na strona korporacyjna należąca do funkcji administracja biura
• Tymczasowe zastępstwo Asystenta lokalnego zespołu zarządzającego na okres zwolnień lekarskich i urlopów

Wymagane doświadczenie, umiejętności i zdolności:

• Wykształcenie wyższe
• Minimum 1 rok doświadczenia na stanowisku administracyjnym (sekretarka, recepcjonistka)
• Płynny ukraiński, średniozaawansowany angielski
• Bądź doświadczonym użytkownikiem komputera (Word, Excel i Outlook)
• Doświadczenie w SAP-CAS będzie dodatkowym atutem
• Dobra komunikacja i umiejętności interpersonalne z koledzy
• Gotowość do wielozadaniowości – umiejętność planowania i ustalania priorytetów zadań
• Organizacja zlecająca prowadzi dokumentację wojskową wszystkich operacji wojskowych to pracownicy niewolni. Do przygotowania oferty pracy i zawarcia umowy o pracę z organizacją zlecającą wymagana jest obecność odpowiedniego wojskowego dokumentu rejestracyjnego poborowych.

Wykonawca oferuje:  

Urzędowe zatrudnienie (umowa o pracę z organizacją zlecającą)
• Praca w biurze w Kijowie (od 9:00 do 18:00) w Podolu z terenem wyposażonym do pracy w czasie alarmu lotniczego
• Płatne urlopy ( 28 dni) i zwolnienie lekarskie
• Częściowe wynagrodzenie za obiady
• Udział w Program dobrego samopoczucia obejmujący usługę wsparcia psychologicznego dla pracowników i krewnych, seminaria internetowe dotyczące dobrego samopoczucia i inicjatywy wolontariackie
• Szerokie możliwości szkoleń i rozwoju