Recepcjonistka (etat, Kijów) w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do projektów w ramach Klastra Społeczeństwa Odpornego   na stanowisko

Recepcjonistki (etat, Kijów)

(wewnętrzny SAP kod: Recepcjonistka)

 Projekty są finansowane przez niemieckie Federalne Ministerstwo Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ), współfinansowane przez Unię Europejską (UE) i realizowane przez GIZ. Chociaż w ramach Programu planowano szczególnie współpracować ze wschodnimi regionami Charkowa, Czernihowa, Dniepru, Chersoniu, Mikołajowa, Odessy, Zaporoża, Sum, Doniecka i Ługańska (GCA), obecnie stanowi on bezpośrednią odpowiedź na rosyjską inwazję, stopniowo rozszerzając swoje działania pod względem geograficznym; wspierając w ten sposób działania na terenie całej Ukrainy. Ogólnym celem jest poprawa jakości usług socjalnych, medycznych i administracyjnych oraz ich dostępności, w szczególności w odniesieniu do potrzeb bezbronnych grup ludności. W tym celu projekt będzie koordynował i współpracował z szeroką gamą lokalnych/krajowych i międzynarodowych partnerów i interesariuszy.

Kluczowe obowiązki i zadania:

• Spotkanie się z gośćmi i gośćmi RSC (Klaster Społeczeństwa Odpornego):
• odpowiednia obsługa wejść i automatyczna sekretarka;
• zbieranie informacji o gościach i informowanie ochrony Business Center odpowiednio;
• wita gości w recepcji oraz udziela im żądanych informacji i wsparcia.
• Odbiera przychodzące połączenia telefoniczne:
• w profesjonalny sposób odbiera połączenia telefoniczne i wiadomości oraz zbiera informacje, które mają być przekazane odpowiedniemu personelowi.
• Ewiduje  przychodzące i wychodzące faktury oraz inne dokumenty:
• rejestruje  wszystkie przychodzące i wychodzące faktury oraz powiązane dokumenty zgodnie z ustalonymi regulaminu;
• łączy faktury z aktami odbioru i kartami czasu pracy, innymi dokumentami towarzyszącymi;
• tłumaczy faktury i dokumenty uzupełniające w stosownych przypadkach
• Nadzoruje usługi kurierskie:
• zapewnia dokładną rejestrację całej poczty przychodzącej i wychodzącej;
• odbiera, sortuje i rozprowadza całą przychodzącą pocztę, listy, paczki;
• organizuje dostawy różnego rodzaju materiałów i towarów do Biur Kijowskich i biur regionalnych (RO);
• zapewnia dokładne wypełnienie wszystkich wymaganych dokumentów do wysłania wartościowych przesyłek;
• współpracuje z dostawcami usług kurierskich we wszystkich bieżących kwestiach;
• zapewnia wsparcie i wskazówki urzędnikom administracyjnym i innym pracownikom RO w sprawach usług kurierskich
• sprawdza dokładność i poprawność miesięcznych faktur za usługi kurierskie i dzieli je według PN;
• zbiera statystyki dotyczące miesięcznych koszty usług kurierskich.
• Nadzoruje zakupy artykułów papierniczych i innych artykułów biurowych
• śledzi stan zapasów artykułów papierniczych i gospodarstwa domowego, wody i artykułów spożywczych na potrzeby RSC ;
• inicjuje zakup potrzebnej ilości towarów dla RSC;
• zapewnia dokładną rejestracjęewidencjonowanie zakupionych i dystrybuowanych towarów w odpowiednich rejestrach;
• współpracuje z odpowiednimi dostawcami we wszystkich bieżących kwestiach z tym związanych
• uczestniczy w procesach zakupowych (przeprowadza badania rynku, uzasadnia wybór dostawcy, przygotowuje kalkulację kosztów itp.);
• wspomaga pracę biurową, zapewnia pomoc pracownikom RSC:
• zapewnia tworzenie i regularną aktualizację list wizyt/kontaktów/adresów/urodzin/ itp.;
• rezerwuje sale konferencyjne na życzenie i pomaga w ich przygotowaniu;
• przygotowuje pisma biznesowe, e-maile w razie potrzeby;
• zarządza dostępnością czasopism w recepcji (jeśli i kiedy zajdzie taka potrzeba);
• zapewnia profesjonalne usługi zarządzania biurem m.in. realizacja zadań z tym związanych (zapewnienie optymalnych warunków pracy; konserwacja, naprawy i ulepszenia; nadzór i aranżacja wyposażenia sal konferencyjnych, pomieszczeń socjalnych, miejsc pracy, pomieszczeń sanitarnych, schronienia)
• Dalszy rozwój przestrzeni biurowej w celu zapewnienia komfortowych i nowoczesnych warunków pracy; 
• Zgodny z GIZ P+R, Kodeksem Postępowania, Wizją i misją GIZ.

Wymagane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe i kompetencje osobiste:

• Wykształcenie wyższe
• doskonała znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.
• Co najmniej 1-2 lata doświadczenia zawodowego na porównywalnym stanowisku w środowisku międzynarodowym;
• doświadczenie w usługach kurierskich i zakupach towarów to konieczność;
• podstawowa znajomość dokumentów płatności (za towary i usługi) jest koniecznością.
• Schludny i profesjonalny wygląd, uprzejme podejście w kontaktach z gośćmi i personelem RSC;
• odpowiedzialne podejście do codziennych zadań;
• praca w zespole ze zdolnościami komunikacji międzykulturowej, nastawieniem na klienta i obsługę;
• duża dbałość o szczegóły i umiejętność pracy z liczbami
• umiejętność wielozadaniowości;
• gotowość do pracy dostarczanie rozwiązań w zakresie odpowiedzialności;
• dobra praktyczna znajomość aplikacji komputerowych i technologii informatycznych (MS Office, telefon, poczta elektroniczna, internet, sprzęt techniczny do spotkań i konferencji itp.);
• chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od realizowanych zadań – odpowiednie środki uzgadniane są z przełożonym.

Oferujemy:

• Pracę urzędową, wynagrodzenie stałe w EUR, premie zależne od wyników oraz 13-stkę wynagrodzenie.
• Ubezpieczenie medyczne, 29 dni urlopu rocznie.
• Zajęcia językowe, szkolenia umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwa elastyczna i zdalna praca (w zależności od potrzeb projektów do 10 dni w miesiącu na terenie Ukrainy). 
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia:

Praca na pełny etat z 40-godzinnym tygodniem pracy. Miejscem przydziału jest Kijów. Rozpoczęcie pracy tak szybko, jak to możliwe. Czas trwania umowy wyniesie 12 miesięcy z możliwością przedłużenia.

 GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferującym atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z opcjonalnymimożliwości doskonalenia umiejętności.

Aplikacja:

 Czekamy na Twoją aplikację w języku angielskim, zawierającą CV i list motywacyjny wyjaśniający Twoją motywację do ubiegania się o pracę do  17 COB lutego 2026 wtorku. W sprawie dalszych etapów rekrutacji skontaktujemy się wyłącznie z wybranymi kandydatami.

 Kandydaci proszeni są o przesłanie dokumentów opatrzonych następującym tytułem:

• Nazwisko Imię_CV

•  Nazwisko Imię_List motywacyjny

 Wysyłając aplikację wyrażasz zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesów rekrutacyjnych wyłącznie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych GIZ. Z niniejszym regulaminem można zapoznać się pod linkiem Ochrona danych | GIZ