Recepcjonista w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanych specjalistów do projektu „Kształcenie i szkolenie zawodowe na Ukrainie \ Skills4Recovery” (zwanego dalej „Projektem”) dla Klastra „Zrównoważony rozwój gospodarczy ” w swoim biurze w Kijowie na stanowisko:

Recepcjonistki (etat, Kijów)

(wewnętrzny kod SAP: Recepcjonista) 

Projekt „Skills4Recovery” jest wdrażane przez Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH na zlecenie niemieckiego Federalnego Ministerstwa Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (BMZ). Partnerami politycznymi są Ministerstwo Edukacji i Nauki Ukrainy oraz Ministerstwo Gospodarki Ukrainy.

Celem projektu «Skills4Recovery» jest zwiększenie dostępności wykwalifikowanej siły roboczej na potrzeby procesu ożywienia gospodarczego na Ukrainie. Zapewnienie wystarczającej liczby wykwalifikowanej siły roboczej polega na stworzeniu odpowiednich możliwości edukacyjnych dla wszystkich osób w wieku produkcyjnym – obejmuje to kształcenie początkowe dla młodych ludzi i dalsze kształcenie dla dorosłych.

Obszar obowiązków: < /strong>

• Ogólne usługi biurowe, codzienna obsługa recepcyjna i sekretarska (odbieranie przychodzących połączeń telefonicznych, przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących itp.)
• Spotyka się i wita gości oraz gości w biurze Klastra, obsługuje i umawia spotkania;
• Nadzoruje usługi kurierskie; organizuje dostawy różnego rodzaju materiałów i towarów (woda, artykuły papiernicze, artykuły gospodarstwa domowego itp.); nadzoruje artykuły papiernicze, artykuły gospodarstwa domowego i inne;
• Nadzoruje utrzymanie biura i utrzymuje kontakt z wynajmującym;
• Zapewnia tworzenie i regularną aktualizację list kontaktów/adresów/urodzeń/itp. ;
• Przygotowuje pisma biznesowe, e-maile w języku angielskim lub ukraińskim, jeśli jest taka potrzeba;
• Uczestniczy w procesach zakupowych (przeprowadzanie badań rynku, uzasadnienie wyboru dostawcy, przygotowanie kalkulacji kosztów, wspiera proces zespół otwierający Specjalistów ds. Zakupów i Kontraktów itp.);
• Składanie dokumentów/papierów zgodnie z zasadami archiwizacji GIZ;
• Wspiera pracę biurową, zapewnia pomoc Zarządowi, Dyrektorowi Personel finansowy/administracyjny i techniczny;
• Wykonuje inne obowiązki i zadania na zlecenie kierownictwa. 

Wymagania: 

• Licencjat lub porównywalny;
• Doskonała znajomość języka ukraińskiego i angielskiego, znajomość języka niemieckiego będzie zaletą;
• Wrażliwość w postępowaniu i utylizacji potencjalnie ważnych dokumentów;
• Co najmniej 1- roczne doświadczenie zawodowe na porównywalnym stanowisku w środowisku międzynarodowym;
• Doświadczenie w zakresie usług kurierskich i zakupu towarów;
• Podstawowa znajomość dokumentów płatniczych (za towary i usługi);
• Schludny i profesjonalny wygląd, uprzejme podejście do gości i pracowników biura Klastra;
• Gracz w zespole ze zdolnością komunikacji międzykulturowejs, nastawienie na klienta i obsługę;
• Duża dbałość o szczegóły i umiejętność pracy z liczbami;
• Dobra praktyczna znajomość aplikacji komputerowych i technologii informatycznych (MS Office, telefon, Outlook program pocztowy, internet, wyposażenie techniczne do spotkań i konferencji itp.);
• Chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od wykonywanych zadań – odpowiednie działania uzgadniane są z przełożonym