Asystent wsparcia projektu w EUAM Ukraine

Asystent ds. wsparcia projektu będzie raportował do Kierownika komórki projektowej. W ramach Komórki Projektowej Asystent Wsparcia Projektu będzie przyczyniał się do sprawnej i efektywnej realizacji powierzonych zadań.

Zadania i odpowiedzialność

Projekt Asystent wsparcia będzie zobowiązany, zgodnie z mandatem EUAM, kodeksem postępowania i ogólnymi warunkami świadczenia usług dla personelu kontraktowego zatrudnionego lokalnie przez EUAM Ukraine, pełniącego służbę na Ukrainie, do wykonywania następujących zadań:

• Pomóż Głowie Komórki Projektowej w przydzielonych zadaniach;
• Zapewnianie wsparcia Działowi Operacji, Wsparcia Misji, Wydziałowi Politycznemu, Analiz i Koordynacji, Wydziałowi Planowania, Sprawozdawczości i Oceny w procesie administrowania projektami przez cały cykl projektowy; 
• Ściśle współpracuj z Kierownikami Projektów (w tym z Jednostką Mobilną i Biurami Terenowymi), aby zapewnić komunikację na temat administrowania projektem i wytycznych;
• Koordynuj rejestrację projektów Misji z właściwymi władzami ukraińskimi i pomaga kierownikom projektów w procesie sporządzania umów o darowiznach;
• Wraz z innymi asystentami wsparcia projektu pełnią funkcję międzykomponentowej struktury wsparcia w ramach Komórki Projektowej dla operacji Misji w obszarze administracyjnym projektu sprawami, w szczególności finansowymi i zaopatrzeniowymi na etapie realizacji projektów;
• Wspieranie kierowników projektów misji w opracowywaniu i przygotowywaniu propozycji projektów, w tym budżetów i wykresów Gantta;
• Podczas gdy utrzymanie obowiązków administracyjnych Kierownika Projektu zgodnie z odpowiednimi SOP (np. Zarządzanie Projektami, Zakupy, Finanse), centralizowanie i usprawnianie zarządzania administracyjnego oraz wsparcie projektów i wydarzeń operacyjnych;
• Identyfikowanie i przewidywanie od administracji terminowo oceniać potencjalne ryzyka i problemy specyficzne dla prognozy realizacji projektów oraz doradzać zespołom projektowym w zakresie środków łagodzących;
• wnosić wkład w wiedzę o procedurach zarządzania projektami z perspektywy administracyjnej, dzielić się i wdrażać najlepsze praktyki do działów operacyjnych i operacyjnych Departament Wsparcia Misji; 
• Tłumaczenie drobnych dokumentów związanych z projektem z języka angielskiego na język ukraiński i odwrotnie, zgodnie z przydziałem; 
• Tworzenie oficjalnych pism i notatek w komunikacji ze swoimi odpowiednikami;
• Zapewnianie wsparcia w opracowywaniu, planowaniu i organizowaniu szkoleń i wydarzeń w związku z kwestiami administracyjnymi z Komórką Projektową i MSD dla Menedżerów Projektów ;
• Praca w charakterze menedżera umów ramowych w przypadku niektórych umów ramowych zgodnie z wyznaczonym stanowiskiem;
• Utrzymywanie, opracowywanie i archiwizowanie dokumentów oraz rejestrowanych danych w odpowiednich bazach danych, arkuszach kalkulacyjnych i wszystkich związanych z danymi pliki;
• Traktuj informacje z zachowaniem poufności i dyskrecji;
• Wykonuj wszelkie inne powiązane zadania zgodnie z poleceniem swojego bezpośredniego przełożonego.

Kwalifikacje i doświadczenie

Kryteria kwalifikacyjne:

• Ciesz się pełnymi prawami obywatelskimi i nie jesteś karany; 
• Obywatelstwo Ukrainy i/lub hoposiadanie zezwoleń na pobyt stały i pracę zgodnie z prawem ukraińskim;
• Ukończenie szkoły średniej potwierdzonej świadectwem;
• Po uzyskaniu Świadectwa ukończenia szkoły średniej ukończenie co najmniej trzech ( 3) lata odpowiedniego i udokumentowanego doświadczenia zawodowego w pełnym wymiarze czasu pracy w sektorze prywatnym i/lub publicznym; najlepiej przy realizacji projektu z organizacjami międzynarodowymi lub pozarządowymi.

Zasadnicze kryteria:

• Być sprawnym fizycznie do wykonywania obowiązków związane ze stanowiskiem;
• Doskonała znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w mowie i piśmie;
• Doskonała znajomość języka angielskiego i ukraińskiego w komunikacji;
• Bardzo dobra znajomość i doświadczenie Pakietu Office;
• Doświadczenie na stanowiskach wymagających analiz i umiejętności organizacyjne, z podejściem zorientowanym na usługi i projekty;
• Doświadczenie w analizie danych i arkuszach kalkulacyjnych.

Dodatkowe atuty:

• Doświadczenie zawodowe w środowisku unijnym i/lub międzynarodowym;  
• Doświadczenie pracy w środowisku międzykulturowym, z poszanowaniem różnorodności.

Atuty osobowości:

• Masz silne poczucie inicjatywy, odpowiedzialności i autonomii; 
• Utrzymuj najwyższy poziom poufności i dyskrecji podczas postępowania z informacjami;
• Umiejętność budowania produktywnych i opartych na współpracy relacji roboczych z innymi członkami misji;
• Umiejętność radzenia sobie pomocnie i uprzejmie w stosunku do ludzi, także do kontaktów zewnętrznych;
• Umiejętność ustalania priorytetów zadań i terminowego dostarczania wysokiej jakości pracy nawet pod presją.

aplikować, prosimy o wypełnienie formularza zgłoszeniowego -https://www.euam-ukraine.eu/our-mission/vacancies/