Kierownik projektu w HelpAge International in Ukraine, Representative Office

Kierownik projektu 

Lokalizacja: Dnipro, z częstymi wyjazdami na zajęcia w terenie
Typ stanowiska: Krajowe
Status stanowiska: Umowa o pracę na czas określony na czas trwania projektu w pełnym wymiarze godzin
Raportuje do: Dyrektora krajowego (CD)
Kierownictwo liniowe: Kierownicy projektu (PO)
Wsparcie: Pracownicy socjalni (SW)
Współpracuje bezpośrednio z: dyrektorem finansowym, menadżerem MEAL, menadżerem ds. zaopatrzenia i logistyki, lokalnymi partnerskimi organizacjami pozarządowymi i innymi
Wynagrodzenie: na podstawie skali wynagrodzeń HAI

Informacje o HelpAge International

HelpAge International współpracuje z partnerami i zróżnicowana globalna sieć ponad 170 organizacji w 90 krajach, wspierająca miliony osób starszych w prowadzeniu bezpiecznego, godnego i zdrowego życia. Poprzez nasze partnerstwo i współpracę staramy się zapewnić włączenie osób starszych w całe społeczeństwo i staramy się zapewnić sprawiedliwy i sprawiedliwy świat dla wszystkich, niezależnie od ich wieku.

Nasza praca wynika z chęci wywarcia rzeczywistego wpływu na osoby starsze, bycia włączającym, partnerskiej pracy i uczenia się na podstawie naszych wspólnych doświadczeń. Nasza strategia na rok 2030 „Starzenie się w sprawiedliwym świecie” określa, w jaki sposób będziemy współpracować, aby kształtować wspólną przyszłość. Zapewniając, że cała nasza praca promuje dobre samopoczucie, godność i głos, możemy wywrzeć pozytywny wpływ na życie obecnych i przyszłych osób starszych.

 O HelpAge Ukraine

HelpAge działa na Ukrainie od 2014 roku, zakładając biuro w Kijowie i zapewniając programowy zasięg w regionie wschodnim (obwód doniecki i ługański).  

HelpAge na Ukrainie przeniosło swoje główne biuro z Kijowa do Lwowa w kwietniu 2022 r. w związku z pełną inwazją rosyjską. HelpAge ma obecnie biura w Kijowie, Lwowie i Dnieprze. Wewnętrzna koordynacja, w tym regularne spotkania koordynacyjne programu z centralą w Londynie i kolegami z innych krajów, odbywa się co tydzień.

 Streszczenie stanowiska

Kierownik projektu będzie koordynować projekt humanitarny „Włączające usługi w zakresie ochrony humanitarnej, zdrowia i podstawowej opieki dla bezbronnych osób starszych i osób niepełnosprawnych dotkniętych wojną na Ukrainie” finansowany przez niemieckie Federalne Ministerstwo Spraw Zagranicznych (GFFO). Obowiązki obejmują zapewnienie zgodności z polityką HelpAge, zarządzanie realizacją projektów, monitorowanie i raportowanie, kontrolę budżetu oraz koordynację partnerów w obwodach dnieprskim i charkowskim.

Podstawowe obowiązki na stanowisku

Koordynacja (10%):

• Zachęcanie do spójności projektu poprzez koordynację z lokalnymi partnerami.
• Zapewnianie jakości projektu i wywieraj wpływ poprzez współpracę z zespołem ds. jakości programu ze wszystkimi działami
• Buduj relacje z władzami na poziomie społeczności. Zapewnij dobrą komunikację informacji istotnych dla bezpieczeństwa w każdej lokalizacji, w tym w różnych lokalizacjach terenowych i biurach.
• Zapewnij udział w odpowiednich spotkaniach z partnerami oraz władzami regionalnymi/lokalnymi. 

Projektct Koordynacja (60%) 

• Utrzymuj dogłębną wiedzę na temat kluczowej dokumentacji projektu i upewnij się, że urzędnicy projektu i pracownicy socjalni znają cel, założenia i działania projektu, wymagane procedury darczyńców i zatwierdzoną propozycję projektu.
• Wraz ze swoim bezpośrednim przełożonym przeglądaj istniejący projekt projektu, cele, produkty, wskaźniki i budżet, aby upewnić się, że są one odpowiednie i realistyczne, a w razie potrzeby zasugeruj zmiany.
• Regularnie pracuj z budżetem, aby wprowadzić odpowiednie zmiany
• We wspieranych lokalizacjach zapewnij ogólny nadzór nad procesami planowania pracy, aby zapewnić identyfikację priorytetów i wdrożenie odpowiednich strategii.
• Zapewnij jakość projektu i zastosowanie najlepszych praktyk w Standardach programu HAI:
• Gdzie to możliwe, upewnij się, że zasady programowania HAI Ukraine, w szczególności podejście oparte na płci, podejściu opartym na prawach i zarządzaniu przypadkami, zostaną uwzględnione we wszystkich działaniach projektu.
• Maksymalizuj możliwości włączenia wyciągniętych wniosków i najlepszych praktyk.
• Koordynuj i zapewniaj wkład personelu w terenie.
• Bądź odpowiedzialny za wszystkie aspekty odpowiedzialności za dany projekt.
• W koordynacji z zespołem MEAL przyczyniaj się do gromadzenia, przechowywania i analizy danych.
• Nadzoruj mechanizm reagowania na skargi (CRM) w lokalizacjach projektu, który gwarantuje, że wszyscy beneficjenci HAI będą mogli składać poufne skargi i informacje zwrotne na temat HAI, upewnij się, że dostawcy i świadczeniodawcy znają zasady CRM.
• Zapewnij ochronę i poufność danych na wszystkich etapach procesu.
• Koordynacja gromadzenia informacji i przygotowywania raportów.
• Współpraca z dyrektorem finansowym w celu miesięcznego monitorowania wydatków projektu i działań w ramach projektu podejmowanych w przypadku nadmiernych/niedostatecznych wydatków przy wsparciu bezpośredniego przełożonego.
• Rekrutuj OP i SW poprzez przejrzyste, rygorystyczne i solidnie uzasadnione procedury zgodnie z polityką i wartościami HAI
• Zarządzaj wydajnością OP i SW i rozwój, dostarczanie odpowiednich informacji zwrotnych w odpowiednim czasie.
• Zapewnij przestrzeganie wszystkich polityk HAI Ukraina przez OP i SW.
• Wszystkie informacje o projekcie (zarówno programowe, jak i finansowe) potrzebne do audytu są dostępne w biurze terenowym.
• Pomoc w identyfikacji i przygotowaniu historii sukcesu beneficjentów.
• Zapewnij zgodność z wymogami „widoczności” darczyńców (logo, zdjęcia) itp.).
• Zapewnij wsparcie w kwestiach bezpieczeństwa i ochrony OP i SW pod kierunkiem przełożonego liniowego i specjalisty ds. bezpieczeństwa.
• Prowadź regularne spotkania z partnerami wdrażającymi, aby mieć pewność, że działania w ramach projektu zostaną zrealizowane na czas i pod względem jakości
• Zapewnij całe niezbędne wsparcie, kontroluj je co miesiąc i upewnij się, że zebrano wszystkie niezbędne informacje do raportu darczyńcy.
• Prowadź regularne wizyty monitorujące w terenie u OA

Raportowanie (25%)

 Przygotowywanie miesięcznych raportów, w tym aktualizacja wskaźników KPI.

• Przygotowywanie i redagowanie wymaganych przez darczyńców raportów z projektów w języku angielskim do przeglądu przez bezpośredniego przełożonego.
• Przygotowanie niezbędnych informacji, PPP na różne wydarzenia dotyczące działań w ramach projektu

Inne (5%) 

• Od pracowników anglojęzycznych oczekuje się zapewnienia tłumaczeń ustnych i pisemnych, jeśli jest to wymagane.
• Pomoc w pisaniu raportów z projektu. 
• Inne zadania związane z programem zlecane przez bezpośredniego przełożonego. 

Kwalifikacje

Niezbędne

• Duża wiedza z zakresu zarządzania projektami oraz umiejętność zapewniania jakości i najlepszych praktyk.
• Zrozumienie zasad programowania HAI (płeć, oparte na prawach, zarządzanie przypadkami).
• Doskonałe umiejętności pracy zespołowej i zdolność do pracy w środowisku wielokulturowym.
• Silne umiejętności interpersonalne i networking umiejętności.
• Umiejętność zarządzania członkami zespołu i ich rozwoju.
• Umiejętności pisania wysokiej jakości raportów i opracowywania wniosków.
• Dobre umiejętności komunikacyjne w języku angielskim i ukraińskim.
• Umiejętność przeglądu budżetów i monitorowania wydatków.
• Umiejętność ustalania priorytetów pracy i dotrzymywania napiętych terminów.
• Chęć podróżowania po Ukrainie w ramach programu wymagane.

Pożądane

• Doświadczenie lub wiedza na temat starzenia się i problemów stojących przed osobami starszymi w sytuacjach awaryjnych lub w kontekście rozwoju.
• Dobry angielski w mowie i piśmie.

W HelpAge International wierzymy w znaczenie wzmacniania pozycji naszych pracowników, aby mogli być twórcami zmian i liderami na wszystkich poziomach. Oczekujemy, że nasi ludzie przyjmą i będą żyć zgodnie z naszymi wartościami, codziennie rzucając sobie wyzwania, aby zidentyfikować problemy najważniejsze dla osób starszych i ich społeczności oraz wywrzeć znaczący wpływ.

Podstawowe kompetencje pracowników HelpAge International:

Ramy kompetencji Celem HelpAge International jest jasne i przejrzyste określenie umiejętności i zachowań, których potrzebują nasi pracownicy, aby pomóc nam w realizacji naszej wizji i misji. Wspiera kluczowe systemy HR, w tym planowanie siły roboczej, rekrutację i selekcję, zarządzanie wynikami, uczenie się i rozwój oraz planowanie sukcesji. Kompetencje i ich „atrybuty behawioralne” definiują, co każda osoba musi zrobić, aby odnieść sukces i przyczynić się do realizacji misji, wizji i strategii HelpAge International na rok 2030. Dzięki temu mogą być używane przez wszystkich naszych pracowników, w tym personel i wolontariuszy/stażystów.

1. Współpraca z innymi.
2. Możliwość dostosowania i elastyczność. 
3. Wspieranie i ułatwianie zmian.
4. Zwiększanie zasięgu i wpływu HelpAge.
5. Różnorodność i włączenie. 

Ramy opracowano w wyniku włączającego procesu ankiety wśród pracowników, wraz z wkładem i opiniami grupy roboczej ds. Ram Kompetencji. W skład grupy roboczej wchodzili pracownicy z różnych krajów i zespoły globalne, aby zapewnić, że ramy odzwierciedlają:Ogólne potrzeby HelpAge International.

Oczekuje się, że pracownicy HelpAge będą postępować w sposób profesjonalny i szanować lokalne przepisy, zasady, procedury i wartości HelpAge zawsze i we wszystkich miejscach w kraju.

HelpAge is International angażuje się w ochronę, etyczne i wolne od molestowania środowisko pracy:

HelpAge International angażuje się w ochronę wszystkich osób, które mają kontakt z naszą pracą, w tym osób starszych, dorosłych z grup ryzyka, dzieci i naszego personelu. Mamy zerową tolerancję wobec pracownika, który narusza nasz kodeks postępowania i zasady zabezpieczeń, które obejmują:

Zasady Kodeksu postępowania określają następujące zasady:

• Standardy zachowania.
• Przeciwdziałanie dyskryminacji, molestowaniu i zastraszaniu.
• Przeciwdziałanie korupcji. 
• Zasady dotyczące mediów społecznościowych. 

Zasady dotyczące ochrony określają zasady dotyczące:

• wykorzystywania seksualnego beneficjentów i członków społeczności (PSEA),
• ochrony dzieci Polityki, 
• Zasady przeciwdziałania handlowi ludźmi i dziećmi,
• Zasady dotyczące niewłaściwych zachowań seksualnych w miejscu pracy,

Jak złożyć wniosek

Uwaga! To stanowisko jest otwarte dla obywateli Ukrainy i innych krajów. Ostateczny termin przyjmowania zgłoszeń upływa 15 stycznia 2026 r.. Należy pamiętać, że rozmowy kwalifikacyjne będą organizowane na bieżąco do momentu obsadzenia stanowiska, o czym zostaną poinformowani tylko kandydaci znajdujący się na krótkiej liście. Jeśli nie otrzymałeś od nas odpowiedzi w ciągu dwóch tygodni od daty zamknięcia aplikacji, oznacza to, że Twoja aplikacja nie została rozpatrzona pozytywnie.