OFICER PROJEKTÓW PARTNERSKICH (ABA Chersoń) w ACTED

ACTED to francuska organizacja pozarządowa założona w 1993 roku, która wspiera bezbronną ludność dotkniętą kryzysami humanitarnymi na całym świecie. ACTED zapewnia stałe wsparcie społecznościom bezbronnym, zapewniając trwałość interwencji pokryzysowych i gotowość na długoterminowe wyzwania stojące przed populacjami, aby przerwać cykl ubóstwa, promować rozwój i zmniejszyć podatność na klęski żywiołowe. Nasi pracownicy są zawsze gotowi reagować w sytuacjach awaryjnych, wspierać i przywracać zrównoważony rozwój poprzez 450 projektów w 43 krajach.

Zadanie

Pod bezpośrednim nadzorem Kierownika Projektu ABA/Zastępcy Kierownika Projektu/Starszego Specjalisty ds. Partnerstwa/Koordynatora Obszaru, Specjalista ds. Projektu będzie głównie zaangażowany w koordynację realizacji grantów przez lokalne organizacje społeczeństwa obywatelskiego, grupy samopomocy i wolontariaty. 

Będzie odpowiedzialny za wspieranie procesu wyboru beneficjenta, nadzorowanie partnerów, do których OP zostanie przydzielony jako główny punkt kontaktowy na etapach zawierania umowy i wdrażania dotacji, zapewnienie zgodności w całym cyklu partnerstwa, monitorowanie i wspieranie wybranych organizacji społeczeństwa obywatelskiego w zakresie sprawozdawczości i wszelkich kwestii umownych. 

Będzie także pomagać specjalistowi ds. budowania potencjału w identyfikowaniu potrzeb w zakresie budowania potencjału i opracowywaniu planów ich zaspokojenia. Obejmuje to między innymi organizowanie sesji szkoleniowych na temat standardów ACTED, zasad humanitarnych, odpowiedzialności wobec dotkniętych populacji (AAP) i ukierunkowania na podatności na zagrożenia. Sesje te pozwolą zapewnić wprowadzenie minimalnych standardów „nie szkodzić” i zapobiec przekierowaniu pomocy do osób potrzebujących.

Funkcje:

Zarządzanie projektami i raportowanie

Planowanie, wdrażanie i raportowanie

• Koordynacja z organizacjami społeczeństwa obywatelskiego przy opracowywaniu wniosków o dotacje, wspieraniu ich rozwoju i przygotowywaniu raportów z wdrażania. 
• Ułatwianie działań związanych z dotacjami, w tym proces zatwierdzania dotacji i przestrzeganie zasad po przyznaniu dotacji.
• Zapewnij codzienny nadzór nad działalnością organizacji pozarządowych na poziomie obszaru, przy wsparciu bezpośredniego przełożonego.
• Monitoruj i dokumentuj procesy, formularze, szablony, raporty i dane dotyczące przyznawania dotacji, aby zapewnić pełną zgodność z kontrolami wewnętrznymi i wymogami prawnymi.
• Opracuj projekt wyciągniętych wniosków i najlepszych praktyk zidentyfikowanych w procesie poddotacji CSO.   
• Wspieranie przełożonego liniowego w opracowywaniu tygodniowych i długoterminowych planów pracy związanych z realizacją projektu.
• Wspieranie specjalisty ds. budowania potencjału w identyfikowaniu potrzeb w zakresie budowania potencjału i opracowywaniu planów ich rozwiązania.
• Uczestniczenie w spotkaniach koordynacyjnych obszaru.
• Współpraca z innymi członkami zespołu, zapewniając spójność i koordynację działań.
• Raportowanie przełożonemu liniowemu problemów i wyzwań podczas pracy z partnerami. 
• Wspieranie opracowywania raportów opisowych/raportów dotyczących klastrów oraz przyczynianie się do opracowywania raportów finansowych poprzez regularne kontrole budżetowe.
• Systematyczna komunikacja z kierownikiem projektu ABA/zastępcą kierownika projektu/Partnership Senior Officer w zakresie postępów w realizacji dotacji oraz dokumentacji i zgodności CSO.
• Wspieraj menedżera liniowego, koordynatora obszarowego i koordynatora technicznego w identyfikowaniu obszarów wymagających poprawy i opracowywaniu strategii.
• Wspieraj działania MEAL podczas monitorowania i oceny działań związanych z wdrażaniem projektu oraz uwzględniania rekomendacji działu MEAL w celu zwiększenia efektywności działań projektowych i maksymalizacji wpływu. 

Logistyka 

• Wysyłaj dokładne i precyzyjne formularze zamówień w odpowiednim czasie, jeśli zażąda tego przełożony.
• Potwierdź jakość doboru materiałów, jeśli ma to zastosowanie.
• Zapewnij właściwe zarządzanie i wykorzystanie aktywów i zapasów projektu
• Planuj ruchy zespołu w oparciu o dostępną flotę i obowiązujące zasady

Finanse

• Wspieraj menedżera liniowego w przeglądach BFU i dostarczaj dokładne prognozy
• Wspieraj menedżera liniowego w prognozowaniu miesięcznych potrzeb finansowych projektu i przedkładaj je AC
• Zapewnij ścisłą komunikację z działem finansowym, aby zapewnić zgodność ze wszystkimi obowiązującymi procedurami i politykami
• Kontroluj terminowość dostarczania sprawozdań finansowych, prognoz i potwierdzeń do działu finansowego

HR

• Zaangażuj się w ciągłe uczenie się poprzez szkolenia i terminową identyfikację potrzeb i możliwości budowania potencjału, w koordynacji z kierownikiem liniowym/działem TC/HR
• Nadzorowanie rekrutacji rachmistrzów, jeśli jest to potrzebne do gromadzenia danych
• Szkolenie rachmistrzów

Przejrzystość i zgodność

• Zapewnianie zgodności z wewnętrznymi procedurami ACTED i wymogami darczyńców
• Prowadzenie dokładnego prowadzenia rejestrów dokumentacji projektu, w tym zdjęć i prawidłowego przechowywania protokołów posiedzeń, baz danych, arkuszy obecności, raportów/dokumentów z oceny, przeglądów i aktualizować bazy danych itp., w wersji miękkiej i papierowej

Inne

• Zapewnij tłumaczenie (JEŚLI TO MOŻLIWE) różnych dokumentów (np. raportów, protokołów, list beneficjentów, znaków informacyjnych) na żądanie przełożonego
• Wykonaj wszelkie dodatkowe zadania zgodnie z poleceniem przełożonego.

Wymagane kwalifikacje i Umiejętności:

• wymagany tytuł magistra lub równoważne doświadczenie; preferowany jest stopień naukowy w zakresie nauk społecznych, psychologii, pracy socjalnej, rozwoju międzynarodowego, zarządzania lub innej pokrewnej dziedziny. 
• Doświadczenie: co najmniej dwa (2) lata doświadczenia w pracy z lokalnymi organizacjami społeczeństwa obywatelskiego lub międzynarodowymi organizacjami pozarządowymi, zarządzaniu umowami o poddotacje, przeglądaniu budżetów i raportów
• Doskonałe umiejętności analityczne i raportowania. Umiejętność analizowania informacji, oceny opcji oraz myślenia i planowania strategicznego. 
• Automotywator i proaktywnie rozwiązujący problemy. 
• Gracz zespołowy, który potrafi współpracować i współpracować z ludźmi z różnych środowisk. 
• Dobre zrozumienie kontekstu ukraińskiego
• Umiejętność pracy zarówno w charakterze doradcy, jak i praktycznego wdrożeniowca. 
• Umiejętność radzenia sobie z dużym obciążeniem pracą i samodzielność. 
• Doskonała znajomość programu Microsoft Excel i aplikacji bazodanowych. 
• Doskonały tekst i prezentacjan umiejętności
• Umiejętności obsługi komputera/edytowania tekstu i standardowych programów biurowych. 
• Profesjonalna znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie oraz języka ukraińskiego i/lub rosyjskiego. Musi umieć czytać i interpretować dokumenty oraz komunikować się z innymi, jeśli jest to konieczne do skutecznego wykonywania obowiązków służbowych.    

„ACTED stosuje podejście zerowej tolerancji wobec wykorzystywania, molestowania i molestowania seksualnego (SEAH). Należy pamiętać, że każdy kandydat, któremu zaoferowano pracę, podpisze Kodeks postępowania i powiązane zasady w ramach umowy o pracę. Niewłaściwe postępowanie może prowadzić do zwolnienia”.