Associate projektu, zastępca kierownika projektu (Ease-2) w Team4ua

1. Kontekst

Team4UA to ukraińska organizacja charytatywna założona w marcu 2022 r., która wdraża inicjatywy humanitarne, odbudowę i odbudowę na całej Ukrainie.

Team4UA koordynuje TERA realizujące narodowy projekt humanitarny EASE 2.0  — pomoc w sytuacjach kryzysowych i wsparcie w ewakuacji, który zapewnia wielosektorową pomoc opartą na ochronie osobom przesiedlonym wewnętrznie i ludności dotkniętej konfliktem. Projekt obejmuje 16 obwodów Ukrainy i wspiera ludzi na każdym etapie cyklu przesiedleń – od ewakuacji i reagowania kryzysowego po reintegrację i odbudowę społeczności.

Aby zapewnić skuteczną realizację projektu, wymagana jest ścisła koordynacja między zespołami programowymi a działami wsparcia, w tym finansami, zasobami ludzkimi, zaopatrzeniem i logistyką oraz administracja.

2. Cel zlecenia

Pod nadzorem Menedżera projektu współpracownik projektu zapewnia wsparcie operacyjne, administracyjne i koordynacyjne przy wdrażaniu projektu EASE 2.0.

Rola ta wspiera planowanie projektu, koordynację z partnerami konsorcjum, zarządzanie informacjami i procesy raportowania, aby zapewnić terminowe i odpowiedzialne dostarczanie pomocy humanitarnej.

3. Kluczowe obowiązki

A. Wsparcie w zakresie koordynacji i zarządzania

• Wspieraj Menedżera projektu w koordynowaniu działań projektu z partnerami konsorcjum i interesariuszami.
• Pomagaj w organizowaniu spotkań koordynacyjnych, przygotowywaniu programów i dokumentowaniu wyników spotkań.
• Utrzymuj kanały komunikacji między zespołami terenowymi, zarządem i organizacjami partnerskimi.

B. Wsparcie operacyjne i wdrożeniowe

• Pomoc w przełożeniu celów projektu na plany wdrożeniowe i działania operacyjne.
• Wsparcie w monitorowaniu wydajności partnerów i postępu we wdrażaniu w różnych sektorach.
• Przyczyniaj się do utrzymania gotowości operacyjnej do szybkich reakcji humanitarnych.

C. Wsparcie finansowe, POSIŁKI i raportowanie

• Pomoc w śledzeniu wydatków projektu i monitorowaniu postępu wdrażania.
• Wsparcie konsolidacji wkładu partnerów w narrację id raporty ilościowe.
• Utrzymuj moduły śledzenia projektu związane z działaniami, ryzykiem i zasięgiem geograficznym.
• Zapewnij wsparcie administracyjne organizacjom partnerskim w spełnianiu wymagań w zakresie raportowania i zgodności.

4. Elementy dostarczane

• Terminowe przygotowanie i konsolidacja danych wejściowych partnerów na potrzeby raportowania projektu.
• Aktualne narzędzia do śledzenia projektów i systemy monitorowania działań.
• Zorganizowana dokumentacja spotkań koordynacyjnych, decyzji i punktów działań.
• Dokładna dokumentacja administracyjna i operacyjna wspierająca realizację projektu.
• Efektywne wsparcie koordynacji i komunikacji konsorcjum procesów.

5. Kwalifikacje i doświadczenie

Wykształcenie

Ukończone studia wyższe w zakresie nauk humanitarnych, nauk społecznych, administracji publicznej, stosunków międzynarodowych lub pokrewnej dziedziny.

Doświadczenie

• 1-3 lata doświadczenia zawodowego w programowaniu pomocy humanitarnej, administrowaniu projektami lub zarządzaniu dotacjami.
• Doświadczenie w pracy z osobami wewnętrznie przesiedlonymi lub bezbronną ludnością to zaleta.
• Pożądane jest doświadczenie w pracy z organizacjami pozarządowymi lub organizacjami społeczeństwa obywatelskiego.

Umiejętności i kompetencje techniczne

• Zrozumienie zarządzania cyklem projektu (planowanie, wdrażanie, monitorowanie).
• Podstawowa znajomość systemów MEAL i zarządzania danymi projektu.
• Dobre umiejętności analityczne i dokumentacyjne.
• Dobre zdolności organizacyjne i koordynacyjne.

Języki

Wymagana jest biegła znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Nadzór i raportowanie

Współpracownik projektu podlega Kierownikowi projektu i ściśle współpracuje z zespołami programowymi, partnerami konsorcjum i odpowiednimi działami wsparcia.

7. Czas trwania i służba

Czas trwania: 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia w zależności od finansowania. Stacja dyżurna: Dniepr, Ukraina, regularne podróże do lokalizacji projektu.

8. Rezerwacja

Podlega ustawodawstwu ukraińskiemu i kwalifikacjom organizacyjnymW przypadku tego stanowiska stanowisko może kwalifikować się do rezerwacji personelu (odroczenia wojskowego) zgodnie z przepisami krajowymi.

9. Zobowiązania organizacyjne

Team4UA promuje różnorodność, równe szanse zatrudnienia i zerową tolerancję dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Cały personel musi przestrzegać ukraińskiego ustawodawstwa, Kodeksu postępowania, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.

1. Informacje ogólne

Team4UA to ukraińska organizacja charytatywna utworzona w marcu 2022 roku, która realizuje projekty humanitarne, resocjalizacyjne i społeczne na terenie całej Ukrainy. Fundusz koordynuje konsorcjum TERA, które realizuje projekt humanitarny EASE 2.0 (Pomoc w sytuacjach kryzysowych i wsparcie ewakuacji) — wielosektorowy program pomocy osobom wewnętrznie przesiedlonym i ludności dotkniętej wojną.

Projekt realizowany jest w 16 obwodach Ukrainy i obejmuje pełny cykl wspierania ludzi podczas wysiedleń – od ewakuacji i pomocy w sytuacjach awaryjnych po integrację społeczności i powrót do zdrowia.

2. Cel stanowiska

Asystent Kierownika Projektu zapewnia wsparcie operacyjne, administracyjne i koordynacyjne Menedżerowi Projektu w realizacji projektu EASE 2.0. Stanowisko polega na wspieraniu procesów planowania, koordynowaniu działań partnerów konsorcjum, zarządzaniu informacją i przygotowywaniu raportów zapewniających efektywną realizację projektu.

3. Główne obowiązki

A. Koordynacja i wsparcie zarządzania

• Wsparcie Kierownika Projektu w koordynowaniu działań partnerów konsorcjum i interesariuszy.
• Organizowanie spotkań koordynacyjnych, przygotowywanie agend i dokumentowanie wyników spotkań.
• Zapewnianie skutecznej komunikacji pomiędzy zespołami terenowymi, kierownictwem i partnerami.

B. Wsparcie realizacji projektu

• Pomoc w przygotowaniu i realizacji planów realizacji projektów.
• Monitorowanie postępu realizacji projektu i działań partnerów.
• Wsparcie gotowości projektu do szybkiego reagowania na potrzeby humanitarne.

V. Wsparcie finansowe, MEAL i raportowanie

• Pomoc w śledzeniu kosztów i postępu realizacji projektu.
• Konsolidacja informacji od partnerów w celu przygotowaniaraportowanie.
• Utrzymanie trackerów działań projektowych, ryzyk i geografii realizacji projektu.
• Wsparcie administracyjne partnerów w kwestiach raportowania i zgodności z wymaganiami darczyńców.

4. Oczekiwane rezultaty prac

• Terminowa konsolidacja informacji od partnerów w celu przygotowania raportów.
• Rzeczywiste narzędzia do śledzenia realizacji projektu.
• Prawidłowo udokumentowane spotkania koordynacyjne i decyzje.
• Wsparcie skutecznej komunikacji pomiędzy partnerami konsorcjum.
• Jakościowe wsparcie administracyjne i operacyjne przy realizacji projektu.

5. Wymagania wobec kandydata

Wykształcenie

Wykształcenie wyższe w zakresie nauk humanistycznych, administracji publicznej, stosunków międzynarodowych lub dziedzin pokrewnych.

Doświadczenie

• 1-3 lata doświadczenia zawodowego w dziedzinie programów humanitarnych, administrowania projektami lub zarządzania dotacjami.
• Doświadczenie w pracy z osobami wewnętrznie przesiedlonymi lub bezbronnymi grupami ludności będzie dodatkowym atutem.
• Pożądane doświadczenie we współpracy z organizacjami publicznymi lub pozarządowymi.

Umiejętności

• Zrozumienie cyklu zarządzania projektem
• Umiejętności dotyczące danych i dokumentacji
• Doskonałe umiejętności organizacyjne i komunikacyjne
• Możliwość pracy w dynamicznym środowisku humanitarnym

Języki

Płynna znajomość języka ukraińskiego i praktyczna znajomość języka angielskiego.

6. Podporządkowanie i raportowanie

Asystent Kierownika Projektu podlega Kierownikowi Projektu i ściśle współpracuje z zespołami programowymi, partnerami konsorcjum i jednostkami wsparcia organizacji.

7. Czas trwania umowy i miejsce pracy

Czas trwania umowy: 12 miesięcy z możliwością przedłużenia. Miejsce pracy: Dniepr, Ukraina.

8. Rezerwacja

Zgodnie z ustawodawstwem Ukrainy i pod warunkiem spełnienia przez organizację ustalonych wymagań, stanowisko może przewidywać rezerwację pracownika (odroczenie mobilizacji).

9. Zasady organizacjiiii

Team4UA wspiera równe szanse w zatrudnieniu, różnorodność i politykę zerowej tolerancji dla nadużyć, molestowania i niewłaściwego postępowania. Wszyscy pracownicy są zobowiązani do przestrzegania ustawodawstwa Ukrainy, Kodeksu postępowania organizacji, zasad ochrony i standardów odpowiedzialności humanitarnej.