Asystent projektu w Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH

Deutsche Gesellschaft fuer Internationale Zusammenarbeit (GIZ) na Ukrainie poszukuje wykwalifikowanego specjalisty do projektu „IKI Interface Project Ukraine: „Wspieranie Ukrainy w kierunku ambitnej i zintegrowanej polityki klimatycznej (GreenUkraine)” w celu wypełnienia stanowisko:

Asystent Projektu (etat, Kijów)

(wewnętrzny SAP kod: Asystent Projektu)

Projekt ma na celu pogłębienie ukraińsko-niemieckiej współpracy klimatycznej na rzecz osiągnięcia postępu we wdrażaniu dyrektyw klimatycznych i cele różnorodności biologicznej Ukrainy na drodze do UE. Pełniąc funkcję interfejsu IKI dla Ukrainy, projekt wspiera tworzenie sieci kontaktów, wymianę wiedzy, a w szczególności współpracę między niemieckimi i ukraińskimi decydentami zajmującymi się polityką klimatyczną poprzez ułatwianie i budowanie silnych sieci. Proponowane zainteresowane strony uwzględnione w formatach lub dialogach na tematy związane z klimatem sieci IKI na Ukrainie to grupy społeczeństwa obywatelskiego, sektor prywatny, organizacje wdrażające IKI na Ukrainie oraz niemiecko-ukraińskie partnerstwo energetyczne. 

Komponent dotyczący Ukraińskiego Biura Klimatycznego jest współfinansowany przez UE. Jego głównym celem jest utworzenie Centrum Zasobów i Konsultacji w zakresie Innowacji Klimatycznych, a tym samym wzmocnienie potencjału rządów, przedsiębiorstw i organizacji pozarządowych/CSO w zakresie środków ochrony klimatu. W znaczący sposób przyczyni się do osiągnięcia neutralności klimatycznej na Ukrainie w 2050 r. W związku z tym projekt zaleca przygotowanie polityki i wdrożenie na Ukrainie środków, które skutecznie wspierają przejście na neutralne dla klimatu, czyste, zasobooszczędne i bezpieczne dostawy energii i użytkowanie.

Stanowisko Asystenta Projektu znajduje się w Kijowie na Ukrainie i jest podzielone w 50% na cały projekt i 50% na komponent Ukraińskiego Biura Klimatycznego.         

Zadania:

Asystent projektu jest odpowiedzialny za:

• Zapewnianie dobrej komunikacji i przepływu informacji w ramach powiązanych projektów , z Biurem GIZ Ukraina i Centralą GIZ oraz organizacjami partnerskimi.
• Składanie dokumentów w plikach referencyjnych lub w Systemie Zarządzania Danymi (DMS) zgodnie z zasadami archiwizacji GIZ.
• Pomoc dyrektorowi doradca w zadaniach administracyjnych (np. zakup biletów).
• Wsparcie przy pozyskiwaniu konsultantów lokalnych i międzynarodowych.
• Zarządzanie wiedzą, transfer i docieranie do innych osób.
• Przygotowywanie projektów rutynowej korespondencji, ogólnych notatek informacyjnych, dokumentów, tłumaczeń i protokołów spotkań na żądanie.

Zadania

Asystent projektu wykonuje następujące czynności zadania:

1. Praca i usługi sekretariatu 

Asystent projektu:

• Organizuje i koordynuje spotkania dyrektora programu i lidera komponentu.  
• Zarządza korespondencją przychodzącą i wychodzącą (pocztą, faksem, e-mailem), zapewniając jej priorytetowość, organizację i odpowiednią obsługę (w tym odpowiadanie na komunikację i monitorowanie jej).  
• Pomaga organizować wydarzenia i dokumentować spotkania, warsztaty i seminarialub poza projektem.  
• Przygotowuje niezbędne dokumenty (wnioski o usługi, oferty, faktury itp.) wymagane dla konsultantów kontraktujących, obiektów i wykonawców.  
• Przygotowuje i organizuje materiały informacyjne dotyczące wydarzeń.  
• Wykonuje tłumaczenia techniczne dokumentów wewnętrznych, raportów i prezentacji.  
• Pomaga w przygotowaniu programów zwiedzania, sporządza harmonogramy podróży, organizuje transport gości, dokonuje rezerwacji hoteli i biletów.   
• Uczestniczy w wewnętrznych i zewnętrznych (zespołowych) spotkaniach i warsztatach oraz pomaga w ich dokumentowaniu, m.in. pisząc protokoły.   
• Kseruje i skanuje dokumenty w razie potrzeby. 

  
2. Koordynacja biura, zarządzanie biurem i ogólna koordynacja

Asystent projektu:

• Regularnie sporządza listę nadchodzących spotkań i wydarzeń.  
• Zgłasza uszkodzenia/wady w wyposażeniu i sprzęcie biurowym kierownictwu projektu oraz organizuje konserwację i naprawy i monitoruje je.  
• Pomaga w przygotowaniu lokalu na wydarzenia/spotkania hybrydowe/offline.

3. Administracja i zarządzanie wiedzą

Asystent projektu:

• Tworzy plik adresowy z ważnymi adresami kontaktowymi i zarządza nim.  
• Pomaga w tworzeniu i utrzymywaniu systemu archiwizacji dla biura lub projektu, traktując informacje poufnie, szczególnie w obszarach personelu i finansów.  
• Codziennie aktualizuje zbiór danych o korespondencję przychodzącą i wychodzącą. 

4.Zadania ogólne

Asystent projektu:

• Wita gości i dba o ich komfort ( oferuje herbatę, kawę, wodę lub napoje) oraz zapewnia materiały eventowe dla wygody gości (gości, partnerów, personelu projektu lub konsultantów).
• Organizuje i koordynuje personel pomocniczy projektu i dobrze z nim współpracuje. 

 5.Inne obowiązki/zadania dodatkowe

Asystent projektu:

• Wykonuje inne obowiązki i zadania na zlecenie kierownictwa.

Wymagane kwalifikacje, kompetencje i doświadczenie:

Kwalifikacje

• Szkoła średnia wykształcenie.
• Świadectwo/dyplom lub podobne kwalifikacje uznanej uczelni duchownej. 

Doświadczenie zawodowe

• 5 lat doświadczenia zawodowego na porównywalnym stanowisku

Inna wiedza, dodatkowe kompetencje

• Dobra praktyczna znajomość technologii ITC (oprogramowanie z tym związane, telefon, faks, poczta elektroniczna, internet) i aplikacji komputerowych (np. MS Office).
• Angielski (B2 lub wyższy), język ukraiński.
• Dobre zarządzanie i umiejętności organizacyjne.
• Postawa zorientowana na klienta i usługi.
• Chęć podnoszenia kwalifikacji w zależności od zadań do wykonania – odpowiednie środki są uzgadniane z kierownictwem.

Oferujemy:

• Praca urzędowa.
• Wynagrodzenie stałe w EUR.
• Zależne od wyników premie i 13. pensja.
• Medyczne ubezpieczenie.
• 29 dni urlopus rocznie.
• Zajęcia językowe.
• Treningi umiejętności twardych i miękkich.
• Wsparcie psychologiczne indywidualne i grupowe.
• Możliwość pracy zdalnej i elastycznej pracę.
• Sensowna i wartościowa praca, międzynarodowe środowisko.

Warunki zatrudnienia

Pełny etat, 40 osób -godziny pracy w tygodniu. Miejscem przydziału jest Kijów. Umowa obowiązuje do 31.10.2025 z dużą możliwością przedłużenia do 2029 roku. Zadanie rozpoczyna się możliwie jak najszybciej.

GIZ jest pracodawcą zapewniającym równe szanse i oferuje atrakcyjne i pełne wyzwań środowisko pracy z możliwościami rozwoju doskonalenia umiejętności.

Aplikacja

Aplikacja składająca się z CV kandydata oraz listu motywacyjnego w języku angielskim wyjaśniającego motywację do ubiegania się o pracę należy wysłane do [email protected] do COB 29 stycznia 2025 r., środa.

Wysyłając aplikację kandydat przekazuje zgoda na przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w celach rekrutacyjnych. 

W sprawie kolejnych etapów procesu rekrutacyjnego skontaktujemy się wyłącznie z kandydatami z krótkiej listy.