Współpracownik ds. wsparcia zarządzania programami w UNOPS

Wspólnie budujemy przyszłość UNOPS – operacyjne ramię Organizacji Narodów Zjednoczonych – wspiera realizację Celów Zrównoważonego Rozwoju (SDG), skutecznie wdrażając projekty pokojowe, humanitarne i rozwojowe swoich partnerów na całym świecie. Naszą misją jest pomaganie ludziom w budowaniu lepszego życia, a krajom w osiąganiu pokoju i zrównoważonego rozwoju. Jesteśmy dumni z naszych ludzi. Rodzina  UNOPS skupia około 160 narodowości, reprezentowanych przez ponad 5000 pracowników UNOPS oraz około 7800 pracowników rekrutowanych w imieniu naszych partnerów. Nasi pracownicy, rozproszeni w 80 krajach, charakteryzują się różnorodnością i kulturą, a ich podstawą jest integracja. Rozumiemy, jak ważne jest równoważenie wymagań zawodowych i osobistych i oferujemy kilka elastycznych opcji pracy.

Stacje służbowe - W domu.

Data zakończenia publikacji - 18-marca-2026.

Czas trwania - Otwarty - w zależności od wymagań organizacyjnych, dostępności funduszy i zadowalającej wydajności.

Rola CelPracownik ds. wsparcia zarządzania programem przyczynia się do wydajnego i skutecznego świadczenia usług, zapewniając zgodność z politykami i procedurami UNOPS oraz celami strategicznymi ATscale.

Funkcje / oczekiwane kluczowe wyniki

1 usługi wsparcia w podróży

• Współpraca z kluczowymi interesariuszami wewnętrznymi w celu planowania i przygotowywania kwartalnych planów podróży.
• Przygotowywanie i monitorowanie budżetu podróży oraz zapewnianie planowania i stanu faktycznego.
• Przygotowywanie regularnych analiz i statystyki w celu znalezienia trendów i obszarów wymagających ulepszeń.
• Regularnie aktualizuj i ulepszaj standardowe procedury operacyjne dotyczące zarządzania podróżami.
• Udzielaj wskazówek w kwestiach związanych z podróżami, w tym wymogów wizowych, poświadczeń bezpieczeństwa, opcji oszczędnościowych i podróży ubezpieczenie.
• Rozwijaj, regularnie utrzymuj i aktualizuj kompleksowy system śledzenia podróży, analizując wzorce i koszty podróży w celu zidentyfikowania możliwości poprawy wydajności.
• Koordynuj współpracę z biurami podróży, aby zapewnić najlepsze dostępne opcje w zakresie korzystnych stawek, połączeń i czasu podróży.
• Przetwarzaj zezwolenia na podróż dla podróżnych zewnętrznych i zarządzaj organizacjami lotów oraz płatnościami związanymi z podróżą zgodnie z polityką UNOPS i wewnętrznymi SOP.

2 Zarządzanie wydarzeniami i spotkaniami

• Zapewnij wsparcie współpracownikom w planowaniu i realizacji wydarzeń zewnętrznych i wewnętrznych, w tym międzynarodowych konferencji, warsztatów i spotkań, zapewniając płynne ustalenia logistyczne.
• Wspieraj Specjalistę ds. wsparcia programu w przygotowywaniu i nadzorowaniu budżetów wydarzeń oraz finansowych aspektów planowania i realizacji wydarzeń.
• Identyfikuj i negocjuj z dostawcami, w tym obiektami, firmami cateringowymi i dostawcami usług audiowizualnych, aby zapewnić opłacalne usługi o wysokiej jakości.
• Dodaj szczegóły logistyczne i listy uczestników, zapewniając skuteczną komunikację i koordynację między wszystkimi zainteresowanymi stronami.
• Koordynuj procesy pozyskiwania klientów i umowy związane z wydarzeniami, zapewniając zgodność z wytycznymi dotyczącymi zamówień UNOPS.
• Zapewnia wsparcie administracyjne podczas warsztatów, szkoleń, spotkań i misji, zapewniając terminowe ustalenia logistyczne, finansowe i podróżne.

3 Wsparcie w zakresie zakupów

• Działać jako centralny punkt wszystkich procesów zaopatrzenia w towary i usługi, zapewniając zgodność z zasadami i przepisami UNOPS dotyczącymi zamówień, w koordynacji z genewskim zespołem ds. zakupów.

Umiejętności: Pomoc administracyjna, Planowanie kosztów, Planowanie wydarzeń, Zakupy, Zarządzanie projektami, Zarządzanie podróżami.

Wymagania edukacyjne

Wymagane

• Szkoła średnia (lub równoważna) z 6-letnim doświadczeniem LUB.
• Wymagany jest tytuł licencjata (lub równoważny) w dziedzinie administracji biznesowej, administracji publicznej, zarządzania projektami lub pokrewnej dyscypliny z 2-letnim odpowiednim doświadczeniem.

Wymagania dotyczące doświadczenia

Wymagane:

• Wymagane jest co najmniej 6 lat (ze świadectwem ukończenia szkoły średniej) lub 2 lata (z tytułem licencjata) stopniowo odpowiedzialnego doświadczenia w zakresie wsparcia programu, administracji, operacji, zarządzania podróżami, zarządzania aktywami, zaopatrzenia lub pokrewnej dziedziny.
• Wymagane doświadczenie w procesach zakupowych, w tym wsparcie w opracowywaniu specyfikacji, ocenie ofert i zarządzaniu umowami.
• Doświadczenie w zapewnianiu wsparcia przy skomplikowanych organizacjach podróży i wydarzeniach jest wymagane wymagane.
• Wymagane jest doświadczenie we wspieraniu budżetowania i planowania.
• Wymagane są udokumentowane umiejętności i doświadczenie w obsłudze systemów CRM.

Pożądane:

• Pożądane jest doświadczenie w organizacjach systemu ONZ.
• Wymagania językowe: Angielski, płynny.

  Pożądane: Francuski, średniozaawansowany.
  

  Możliwości nauki i rozwoju

  • Zaangażowanie w doskonałość: Naszewsparcie obejmuje cały personel na każdym szczeblu organizacji.
  • Ciągły rozwój: zapewniamy ciągłe możliwości pomagania naszym pracownikom w uczeniu się, rozwijaniu i doskonaleniu w swojej pracy.
  • Najnowocześniejsza nauka: dostęp do szerokiej gamy programów nauczania mieszanego, obejmujących rozwój przywództwa oraz rozwój osobisty i zawodowy.
  • Kluczowe referencje: Możliwość korzystania z uznawanych na całym świecie certyfikatów technicznych i członkostwa w stowarzyszeniach zawodowych z różnych dziedzin.
  • Kultura wewnętrzna: Tworzymy środowisko, które zachęca i wspiera dzielenie się wiedzą i współpracę.