Asystent programowy, praktyka ds. społeczności i zarządzania w IREX

Kim jesteśmyIREX jest globalną organizacją zajmującą się rozwojem i edukacją. Dążymy do bardziej sprawiedliwego, zamożnego i włączającego świata, w którym jednostki osiągają swój pełny potencjał, rządy służą swoim obywatelom, a społeczności prosperują. Z przewidywanym rocznym portfelem na poziomie ponad 150 milionów dolarów i ponad 750 pracownikami na całym świecie, współpracujemy z partnerami w ponad 100 krajach w czterech obszarach niezbędnych do postępu: kształtowanie liderów, wzmacnianie pozycji młodzieży, wzmacnianie instytucji oraz zwiększanie dostępu do wysokiej jakości edukacji i informacji .IREX poszukuje wykwalifikowanego specjalisty na stanowisko Asystenta Programowego Funduszu Szybkiego Reagowania na Ukrainie (URRF). Asystent programowy będzie wspierał personel programu w pracy z zainteresowanymi stronami, wspierał podmioty lokalne, a w niektórych przypadkach zapewniał bezpośrednią pomoc w zaspokajaniu krytycznych potrzeb i reagowaniu na nieprzewidziane wstrząsy dotykające ludność cywilną i inne zainteresowane strony konfliktu na Ukrainie. Ze względu na niestabilne środowisko programu określone obowiązki i zakres odpowiedzialności mogą się szybko zmieniać, co wymaga od Asystenta Programu dużej elastyczności. Jesteśmy wykonawcami. Nasze dziesięciolecia praktycznego doświadczenia pomagają nam wywierać większy wpływ, praktyczne rekomendacje i trwałe partnerstwa. Czy będziesz kolejnym członkiem naszego zespołu? Twoje pochodzenie i umiejętności Licencjat w dziedzinie nauk społecznych, stosunków międzynarodowych lub podobnej dyscypliny.1+ lat odpowiedniego doświadczenia jako program/projekt/osobisty asystent, najlepiej w sektorze NGO lub INGO oraz przy projektach pomocy technicznej.Dobra znajomość języka angielskiego i ukraińskiego.Wysoko rozwinięte umiejętności międzykulturowe i komunikacyjne.Umiejętność wykonywania wielu zadań i umiejętność utrzymywania spokojna, przyjazna postawa w sytuacjach stresowych.Doskonała umiejętność pisania.Doskonałe umiejętności systematyzacji.Umiejętność szybkiego uczenia się i rozwijania proaktywnego myślenia.Dbałość o szczegóły.Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i organizacyjne.Zaawansowana znajomość aplikacji MS Office.Umiejętność elastyczności i reagowania na pytania. szybko zmieniające się środowisko programu. Należy przedstawić ważny dowód posiadania nieograniczonego zezwolenia na pracę na Ukrainie. Twoje codzienne zadania Zapewnij ogólne wsparcie personelowi programu (starszy kierownik programu i urzędnicy programowi), w tym kserowanie, archiwizacja, sporządzanie notatek i inne istotne zadania. Organizowanie przesyłek pocztowych i dystrybucja materiałów związanych z programem. Tworzenie notatek ze spotkań, podsumowań i innych pisemnych materiałów komunikacyjnych. Zapewnienie wsparcia logistycznego pracownikom, uczestnikom programu i wydarzeń. Organizowanie prezentacji online i offline, dyskusje i spotkania z międzynarodowymi ekspertami i zainteresowanymi stronami. Projektowanie dokumentów związanych z programem, takich jak raporty, historie sukcesu, plany, prezentacje, umowy i umowy o dotacje. W razie potrzeby tłumaczenie dokumentów związanych z programem z języka angielskiego na ukraiński. Usystematyzowanie i organizuj dane i informacje za pomocą SharePoint i innych systemów online. Komunikuj się z podwykonawcami, dostawcami i podwykonawcami (pisemnie i ustnie). Zbieraj opinie i wywieraj wpływ na historie od partnerów, interesariuszy i beneficjentów w różnych formatach (pisemnych, ustnych, wizualnych). Koordynuj prace produkcja i dystrybucja materiałów komunikacyjnych programu, zarówno drukowanych, jak i cyfrowych.Swspiera projekty poddotantów poprzez przeglądanie dokumentów finansowych, przekazywanie informacji zwrotnych i zapewnianie zgodności. Przetwarzanie faktur, przeglądanie dokumentów finansowych oraz wspieranie procesów zamówień i należytej staranności dla poddotantów. Koordynowanie dostaw dostaw i sprzętu do schronów cywilnych, magazynów lub instytucji rządowych, zapewniając odpowiedni branding i przeprowadzanie wizyt monitorujących. Przeprowadzaj wizyty monitorujące i zapewniaj wsparcie w terenie na terenie Ukrainy. Wspieraj działania monitorujące i ewaluacyjne, w tym gromadzenie danych i raportowanie. Analizuj i przekazuj informacje zwrotne na temat różnych dokumentów, takich jak jako notatki koncepcyjne, budżety, raporty i materiały wizualne. Zapewnianie zgodności z umowami dostawców programów, konsultantów i podwykonawców. Zapewnianie internetowego wsparcia badawczego dla projektów i publikacji. Wspieranie kont i stron internetowych związanych z programem w mediach społecznościowych, w tym tworzenie postów i sugerowanie treści (opcjonalnie w zależności od dostępności). Wspieraj starszego menedżera programu i urzędników programowych w koordynowaniu i utrzymywaniu aktywnej komunikacji pomiędzy personelem projektu, organizacjami partnerskimi, ekspertami, trenerami, koordynatorami regionalnymi, ministerstwami i kluczowymi interesariuszy. Zapewnij wsparcie działań w zakresie monitorowania i oceny, gromadzenia danych i raportowania. Organizuj spotkania i komunikuj się (pisemnie i ustnie) z partnerami, subdofinansowanymi, beneficjentami i dostawcami. Wspieraj personel programu na spotkaniach i innych wydarzeniach. Zbieraj opinie i historie wpływu od partnerów, interesariuszy, beneficjentów (w tym ustne, pisemne, zdjęcia, filmy itp.). Wizyty monitorujące na Ukrainie. Wspieraj starszego menedżera programu i urzędników programowych w koordynowaniu i utrzymywanie aktywnej komunikacji pomiędzy pracownikami projektu, organizacjami partnerskimi, ekspertami, trenerami, koordynatorami regionalnymi, ministerstwami i kluczowymi interesariuszami. Prowadzenie badań internetowych w celu wsparcia rozwoju wniosków i zaangażowania darczyńców. Pomoc w przygotowaniu dokumentów związanych z programem, takich jak raporty, plany i prezentacje, aby wspierać wysiłki partnerów i rozwój biznesu. Komunikowanie się z partnerami, interesariuszami i subgrantami w celu zapewnienia jasnej i skutecznej współpracy. Organizowanie spotkań i dyskusji z interesariuszami w celu wspierania budowania relacji i gromadzenia spostrzeżenia.Zapewnianie wsparcia logistycznego dla wydarzeń i działań związanych z darczyńcami.Prowadzenie procesów zakupowych, w tym przygotowywanie umów, umów z dostawcami i dokumentacji zamówień.Prowadzenie i organizowanie dokumentacji finansowej w celu zapewnienia dokładnego śledzenia i zgodności.Przetwarzanie i wystawianie faktur, przeglądanie finansów dokumentów i odpowiadania na prośby wykonawców. Przeprowadzać należytą staranność w stosunku do poddotantów i sprawdzać referencje dla wykonawców. Przeglądać dokumenty finansowe poddostawców i przedstawiać zalecenia dotyczące ulepszeń. W razie potrzeby pomagać pracownikom programu i zapewniać pracownikom ogólne wsparcie, w tym kopiowanie, archiwizowanie i sporządzanie notatek, i inne istotne obowiązki.Bądź na bieżąco z monitorowaniem konfliktu na Ukrainie i jego wpływem na personel i społeczności, aby zapewnić bezpieczeństwo wszystkich uczestników.Samodzielnie i proaktywnie wykonuj przydzielone obowiązki i obowiązki.Inne obowiązki zgodnie z przydzielonym.You Will GetCommitted, namiętny, coPracowici i zorientowani na misję współpracownicy, dzięki którym IREX jest dobrym miejscem pracy. Otrzymasz najlepsze w swojej klasie możliwości uczenia się, rozwoju i wzrostu, a także kompleksowy pakiet świadczeń zaprojektowany, aby pomóc Ci się rozwijać. Obejmuje to program dobrego samopoczucia i pomocy dla pracowników, ubezpieczenie zdrowotne, elastyczny harmonogram pracy, hojną politykę PTO, stypendium technologiczne, zróżnicowane i włączające środowisko pracy oraz wiele innych świadczeń. Przeprowadzamy weryfikację przeszłości wszystkich wybranych kandydatów. Na tym stanowisku kwalifikuje się do telepracy. Stanowisko to nie kwalifikuje się do sponsorowania imigracyjnego. PROSIMY O ŻADNY TELEFONICZNY – Pracodawca zapewniający równe szanse Jesteśmy pracodawcą zapewniającym równe szanse, w tym niepełnosprawni/weterynarze. Pokaż więcej Pokaż mniej Посадовий рівень Базовий рівень Тип зайнятості Повний робочий день Посадові обов’язки Адміністрація Галузі Некомерційні організації